Как принять на работу сотрудника в ИП: пошаговая инструкция и документы

Для кого эта статья:

• Индивидуальные предприниматели, планирующие нанять своих первых сотрудников
• Наставники и консультанты по управлению персоналом для малого бизнеса

• Специалисты по HR, заинтересованные в оптимизации кадрового делопроизводства для ИП

  Расширение бизнеса неизбежно приводит к потребности в дополнительных руках. Когда ваше ИП достигает этапа, когда собственных усилий недостаточно, приходит время нанимать сотрудников. Этот процесс сопряжен с юридическими формальностями и новыми обязательствами, которые многих индивидуальных предпринимателей застают врасплох. Ошибки при оформлении персонала могут обернуться штрафами до 100 000 рублей. Давайте разберемся, как правильно принять первого сотрудника в ИП, избежав правовых ловушек и минимизировав риски. ??

Статус работодателя существенно меняет правовой ландшафт для предпринимателя. Чтобы избежать ошибок и штрафов при найме сотрудников, пройдите Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Вы освоите все аспекты кадрового делопроизводства – от составления трудовых договоров до организации учета рабочего времени и расчета заработной платы. Инвестиция в профессиональные знания поможет защитить ваш бизнес от рисков и санкций контролирующих органов.

Подготовка ИП к найму первого сотрудника

Прежде чем разместить вакансию, необходимо юридически подготовить ваше ИП к статусу работодателя. Это требует определенных действий и регистрационных процедур, которые значительно расширят ваши обязательства перед государством. ??

Первое, что нужно сделать — проверить возможность найма в рамках выбранной системы налогообложения. Если вы используете патентную систему, изучите, включает ли ваш патент право на наем сотрудников. При работе на УСН или ОСНО ограничений по найму персонала нет.

Виктор Полозов, налоговый консультант

Ко мне обратился предприниматель Алексей, решивший расширить свой бизнес по ремонту бытовой техники. Он работал на патенте и хотел нанять двух мастеров. Мы проверили его патент и обнаружили, что он не предусматривал наем сотрудников. Пришлось срочно перейти на УСН, подав уведомление в налоговую. Этот случай показывает, как важно заранее проверить совместимость вашей налоговой системы с планами по найму персонала. Промедление могло привести к штрафам и приостановке расширения бизнеса.

Подготовка к найму включает следующие обязательные шаги:

• Регистрация в качестве работодателя в Фонде пенсионного и социального страхования (СФР) — в течение 30 дней с момента заключения первого трудового договора
• Разработка штатного расписания (хотя для ИП это не обязательно, но рекомендуется)
• Создание внутренних нормативных документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда
• Организация кадрового делопроизводства и учета
• Оборудование рабочих мест в соответствии с требованиями охраны труда

Важно заранее оценить финансовую нагрузку, связанную с наймом. Помимо заработной платы, ИП обязан выплачивать страховые взносы за каждого сотрудника.

Эти расходы необходимо учесть при планировании бюджета и определении финансовой целесообразности найма. Помните, что занижение зарплаты в целях экономии на взносах может привлечь внимание налоговых органов.

Оформляем трудовой договор в ИП: особенности и требования

Трудовой договор — основополагающий документ при найме сотрудника в ИП. От его корректного составления зависит правовая защищенность как работодателя, так и работника. ??

В отличие от договоров ГПХ, трудовой договор предполагает подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка и регулярную выплату заработной платы независимо от финансовых результатов деятельности ИП.

При составлении трудового договора необходимо включить следующие обязательные элементы:

• Полные реквизиты сторон (ФИО, паспортные данные, ОГРНИП и ИНН для ИП)
• Место работы
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность с указанием квалификации)
• Дата начала работы
• Условия оплаты труда (оклад, надбавки, премии, компенсации)
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой)
• Условия об обязательном социальном страховании
• Другие условия, не ухудшающие положение работника

Отдельно стоит обратить внимание на условия испытательного срока. Максимальная продолжительность испытания не может превышать трех месяцев, а для руководящих должностей — шести месяцев.

Елена Краснова, HR-директор

В практике нашей консалтинговой фирмы был случай с предпринимателем Сергеем, владельцем небольшой столярной мастерской. Он принял на работу мастера, но оформил с ним договор ГПХ, хотя фактически человек работал по графику, использовал оборудование Сергея и подчинялся правилам мастерской. Когда возник конфликт, и мастер обратился в трудовую инспекцию, договор был переквалифицирован в трудовой со всеми вытекающими последствиями — Сергею пришлось выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, больничные и внести все страховые взносы с пенями. Этот пример наглядно демонстрирует, почему важно правильно определить тип договорных отношений с самого начала.

Особое внимание следует уделить материальной ответственности работников. При необходимости заключите дополнительные соглашения о полной материальной ответственности с лицами, имеющими доступ к товарно-материальным ценностям.

Для определенных категорий работников существуют дополнительные требования к трудовым договорам:

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается работнику.

Обязательные кадровые документы при приёме на работу в ИП

Оформление сотрудника требует ведения определенного набора кадровых документов. Для ИП, в отличие от юридических лиц, перечень обязательной документации несколько сокращен, но основные документы необходимо вести в любом случае. ??

При приеме на работу необходимо получить от соискателя следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС
• Документ об образовании (при необходимости)
• Трудовую книжку (если не оформляются электронные сведения о трудовой деятельности)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Медицинскую книжку (для определенных категорий работников)
• Справку об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)

С 2021 года работодатели могут полностью перейти на электронный формат трудовых книжек, но только при согласии работника. Для сотрудников, впервые поступающих на работу, трудовые книжки в бумажном формате уже не оформляются — вся информация передается в электронном виде в СФР.

После получения всех необходимых документов ИП должен оформить следующие кадровые документы:

1. Приказ о приеме на работу — хотя унифицированная форма Т-1 не обязательна, рекомендуется ее использовать или разработать собственную форму
2. Личная карточка работника — опять же, форма Т-2 не обязательна, но удобна для учета
3. Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ согласно закону о персональных данных
4. Журнал регистрации трудовых договоров — для учета и контроля
5. Табель учета рабочего времени — необходим для правильного начисления заработной платы

Дополнительно могут потребоваться следующие документы:

• Должностная инструкция
• Договор о полной материальной ответственности
• Обязательство о неразглашении коммерческой тайны
• Согласие на привлечение к сверхурочной работе (при необходимости)

ИП не обязан иметь штатное расписание, но его наличие упорядочивает структуру персонала и облегчает контроль за расходами на оплату труда. То же касается правил внутреннего трудового распорядка — формально они не обязательны для ИП, но их наличие существенно упрощает управление персоналом и разрешение потенциальных трудовых споров.

Найм первого сотрудника — ответственный шаг для любого предпринимателя. Чтобы убедиться, что вы двигаетесь в правильном направлении, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Он поможет оценить ваши управленческие навыки и готовность к роли работодателя. Результаты теста дадут представление о том, в каких аспектах вам может потребоваться дополнительное обучение перед расширением команды. Инвестиция в несколько минут может предотвратить месяцы ошибок.

Регистрация ИП как работодателя: налоги и взносы

Принятие на работу сотрудника автоматически наделяет ИП статусом работодателя со всеми вытекающими обязательствами перед государственными органами. Своевременная регистрация и корректное выполнение обязательств по налогам и взносам позволят избежать штрафов и проблем в будущем. ??

После заключения трудового договора с первым сотрудником ИП должен:

1. Зарегистрироваться в качестве работодателя в СФР — в течение 30 календарных дней с даты заключения первого трудового договора
2. Встать на учет в ФСС в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве — в тот же срок
3. Уведомить налоговую инспекцию о найме первого сотрудника (если ранее ИП применял НПД или иные специальные режимы, несовместимые с наймом персонала)

Размер страховых взносов за работников в 2025 году составляет:

• На обязательное пенсионное страхование — 22% от заработной платы в пределах установленной предельной величины базы (в 2025 году — 2 150 000 рублей), свыше этой суммы — 10%
• На обязательное медицинское страхование — 5,1% от заработной платы (без предельной величины базы)
• На обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 2,9% от заработной платы в пределах установленной предельной величины базы (в 2025 году — 1 980 000 рублей)
• На обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска, определяемого основным видом деятельности

С заработной платы каждого сотрудника ИП также обязан удерживать и перечислять НДФЛ по ставке 13% (для резидентов РФ) или 15% (для нерезидентов).

С появлением сотрудников у ИП возникают новые обязанности по сдаче отчетности:

За несвоевременную сдачу отчетности или неуплату налогов и взносов предусмотрены серьезные штрафы. Например, за непредставление расчета по страховым взносам штраф составляет 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

Помимо обязательных платежей, ИП как работодатель должен обеспечить своим сотрудникам оплачиваемые отпуска, больничные листы, выходные пособия при увольнении по сокращению штата и другие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Пошаговый план действий для найма сотрудника в ИП

Грамотное последовательное выполнение всех необходимых действий позволит избежать ошибок и штрафов при найме первого сотрудника. Рассмотрим пошаговый алгоритм, который поможет вам корректно оформить трудовые отношения. ??

Шаг 1. Предварительная подготовка

• Проверьте совместимость вашей системы налогообложения с наймом сотрудников
• Рассчитайте финансовую нагрузку, связанную с наймом (зарплата, налоги, взносы)
• Подготовьте базовые кадровые документы: шаблон трудового договора, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание (опционально)
• Ознакомьтесь с требованиями охраны труда для вашей сферы деятельности

Шаг 2. Поиск и отбор кандидатов

• Составьте описание вакансии с четкими требованиями к кандидату
• Разместите вакансию на профильных площадках или обратитесь в кадровое агентство
• Проведите собеседования и выберите подходящего кандидата
• Запросите необходимые документы у будущего сотрудника

Шаг 3. Оформление трудовых отношений

1. Заключите трудовой договор в двух экземплярах
2. Издайте приказ о приеме на работу
3. Оформите личную карточку работника
4. Внесите запись в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или направьте сведения в СФР по форме СЗВ-ТД
5. Получите подпись работника об ознакомлении с локальными нормативными актами
6. Оформите согласие на обработку персональных данных

Шаг 4. Регистрация в государственных органах

1. Подайте заявление о регистрации в качестве страхователя в СФР — в течение 30 дней с даты заключения трудового договора
2. Встаньте на учет в ФСС как страхователь по страхованию от несчастных случаев на производстве — в тот же срок
3. При необходимости уведомите налоговую инспекцию о найме сотрудника

Шаг 5. Организация рабочего процесса

• Обеспечьте сотрудника рабочим местом и необходимыми инструментами
• Проведите инструктаж по охране труда и технике безопасности
• Установите порядок учета рабочего времени
• Определите порядок выплаты заработной платы (не реже двух раз в месяц)

Шаг 6. Выполнение обязательств работодателя

• Своевременно выплачивайте заработную плату
• Удерживайте и перечисляйте НДФЛ
• Уплачивайте страховые взносы
• Сдавайте отчетность в установленные сроки
• Оформляйте необходимые документы при изменении условий труда, отпусках, больничных и т.д.

Обратите особое внимание на сроки выполнения обязательств — за их нарушение предусмотрены значительные штрафы. Например, за задержку заработной платы работодатель может быть привлечен к административной и даже уголовной ответственности.

Помните, что найм первого сотрудника — это качественное изменение статуса ИП. Вы становитесь не просто предпринимателем, но и работодателем, со всеми вытекающими правами и обязанностями. Правильное оформление трудовых отношений с самого начала поможет избежать проблем и конфликтов в будущем.

Наем сотрудника в ИП — это не просто расширение возможностей вашего бизнеса, но и принятие на себя новых обязательств. Вдумчивый подход к этому процессу, внимание к деталям и соблюдение всех юридических формальностей защитит вас от потенциальных проблем с контролирующими органами. Правильно оформленные трудовые отношения — это инвестиция в стабильность и репутацию вашего бизнеса, которая многократно окупится в долгосрочной перспективе.