Как правильно оформить запись в трудовой об увольнении по желанию

Для кого эта статья:

• Специалисты в области HR и кадрового делопроизводства
• Работодатели и руководители, отвечающие за оформление увольнений

• Работники, планирующие увольнение и желающие знать свои права

  Казалось бы, что может быть проще, чем оформить запись об увольнении по собственному желанию? Однако именно здесь кроется множество юридических нюансов, способных обернуться серьезными проблемами — от отказа в приеме на новую работу до сложностей с подтверждением трудового стажа при оформлении пенсии. По статистике, более 40% записей в трудовых книжках содержат ошибки, а каждая пятая — именно в формулировках об увольнении. Разберемся, как избежать типичных ошибок и правильно оформить увольнение по собственному желанию в строгом соответствии с требованиями закона. ??

Хотите быть уверены в своей компетенции при оформлении кадровых документов? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это глубокое погружение в мир кадрового делопроизводства. Вы научитесь не только правильно оформлять записи в трудовых книжках, но и освоите все тонкости работы с персоналом — от найма до увольнения. Никаких ошибок в документах и уверенное продвижение по карьерной лестнице!

Правила оформления записи об увольнении в трудовой книжке

Корректное оформление записи об увольнении по собственному желанию — это не просто формальность, а юридически значимая процедура. Неправильная запись может привести к оспариванию увольнения, затруднениям при трудоустройстве и проблемам с Пенсионным фондом при подсчете стажа.

Основные требования к записи в трудовой книжке регламентируются Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Рассмотрим ключевые правила, действующие в 2025 году:

• Запись должна быть внесена в день увольнения (последний рабочий день)
• Формулировка увольнения строго должна соответствовать тексту статьи 77 пункт 3 ТК РФ
• Указание основания — приказ с номером и датой
• Наличие подписи работника и ответственного лица
• Проставление печати организации (при наличии)

Важно помнить, что все записи вносятся чернилами, аккуратно, без сокращений. Любая ошибка может привести к необходимости оформления дубликата трудовой книжки. ???

Елена Петрова, руководитель отдела кадров

Недавно к нам обратился соискатель с трудовой книжкой, где в записи об увольнении было указано просто "Уволен по собственному желанию". Без ссылки на статью ТК РФ! Человек три месяца не мог устроиться на работу, так как предыдущие работодатели считали такую запись подозрительной — не скрывает ли она увольнение по негативным причинам? Нам пришлось запрашивать официальное подтверждение из предыдущей компании. Правильная формулировка с указанием пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ избавила бы его от всех этих проблем.

Законодательная база для увольнения по собственному желанию

Правовое регулирование процедуры увольнения по собственному желанию и оформления соответствующих записей в трудовой книжке основывается на нескольких ключевых нормативных актах, актуальных на 2025 год:

• Трудовой кодекс РФ (статья 77 п. 3, статья 80) — основной документ, регламентирующий расторжение трудового договора по инициативе работника
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 — "О трудовых книжках" (с последующими изменениями)
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н — "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 — "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

Согласно статье 80 ТК РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. По соглашению сторон трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения.

Важно отметить, что существуют случаи, когда работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника:

• В случае невозможности продолжения работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и др.)
• При нарушении работодателем законодательства, условий коллективного или трудового договора
• По состоянию здоровья, препятствующему продолжению работы
• При необходимости ухода за больным членом семьи или ребенком-инвалидом

Законодательство предусматривает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с соответствующей записью об увольнении и произвести с ним полный расчет. ??

Пошаговая инструкция внесения записи в трудовую книжку

Процесс оформления записи об увольнении по собственному желанию требует внимательности и следования строгому алгоритму. Рассмотрим последовательность действий, которая поможет избежать ошибок:

Шаг 1: Подготовка необходимых документов

• Заявление работника об увольнении по собственному желанию
• Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или самостоятельно разработанная форма)
• Трудовая книжка работника
• Личная карточка работника (форма Т-2)

Шаг 2: Оформление приказа об увольнении

• Составить приказ об увольнении с указанием точной формулировки основания — "По собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"
• Зарегистрировать приказ в журнале регистрации приказов
• Ознакомить работника с приказом под подпись

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

1. В графе 1 проставить порядковый номер записи
2. В графе 2 указать дату увольнения (последний день работы) в формате ДД.ММ.ГГГГ
3. В графе 3 внести запись: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"
4. В графе 4 указать основание: "Приказ от ДД.ММ.ГГГГ № ХХХ"

Шаг 4: Заверение записи

• Поставить подпись ответственного лица с расшифровкой
• Проставить печать организации (при наличии)
• Получить подпись работника об ознакомлении с записью в трудовой книжке

Шаг 5: Оформление сопутствующих документов

• Внести соответствующую запись в личную карточку работника (форма Т-2)
• Подготовить справку о сумме заработка за два года (форма 182н)
• Оформить справку о периоде работы у данного работодателя (СТД-Р)

При выдаче трудовой книжки необходимо получить подпись работника в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отсутствует в последний рабочий день, направьте ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на отправку по почте. ??

Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам карьера в HR и кадровом делопроизводстве. Если вы часто сталкиваетесь с оформлением документов при увольнении сотрудников и хотите развиваться в этом направлении, пройдите бесплатное тестирование. Всего за 5 минут вы получите персональные рекомендации по развитию карьеры и поймете, стоит ли вам углубляться в изучение тонкостей кадрового администрирования.

Алексей Смирнов, HR-консультант

Однажды ко мне обратилась организация, которая получила предписание трудовой инспекции. Причина — некорректная запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника. Вместо полной формулировки с указанием "пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ" они написали просто "Уволен согласно ст. 77 ТК РФ". Казалось бы, мелочь, но компании пришлось заплатить штраф 35 000 рублей, а сотрудника пришлось разыскивать для исправления записи, так как он уже уехал в другой город. Точное следование алгоритму внесения записей избавило бы компанию от этих проблем.

Типичные ошибки при оформлении увольнения по желанию

Даже опытные кадровики допускают ошибки при оформлении записей об увольнении. Рассмотрим наиболее распространенные из них, чтобы вы могли их избежать:

• Неполная формулировка основания увольнения — отсутствие указания на конкретный пункт и часть статьи ТК РФ
• Использование сокращений — "п." вместо "пункт", "ст." вместо "статья", "ТК РФ" вместо "Трудового кодекса Российской Федерации"
• Ошибочные ссылки на статьи ТК РФ — указание только статьи 80 вместо пункта 3 части 1 статьи 77
• Неверные формулировки — "Уволен по собственному желанию согласно заявлению" или "Уволен по инициативе работника"
• Отсутствие или неверное указание основания — номера и даты приказа об увольнении
• Оформление записи задним числом — внесение записи не в день увольнения, а позже
• Внесение записи без ознакомления работника — отсутствие подписи работника об ознакомлении

Исправление ошибок в трудовой книжке — сложная процедура, которая требует оформления специального документа. Поэтому лучше сразу правильно оформить запись. ??

Рассмотрим примеры правильных и неправильных формулировок:

Проверка корректности записи об увольнении в трудовой

После внесения записи об увольнении необходимо тщательно проверить ее на соответствие всем требованиям. Это поможет избежать потенциальных проблем в будущем. Предлагаю чек-лист для самопроверки:

1. Проверка даты увольнения

   • Соответствует ли дата в трудовой книжке последнему дню работы?
   • Совпадает ли она с датой в приказе об увольнении?
   • Записана ли дата в формате ДД.ММ.ГГГГ?

2. Проверка формулировки увольнения

   • Начинается ли запись со слова "Уволен"?
   • Указано ли "по собственному желанию"?
   • Присутствует ли полная ссылка на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ?
   • Отсутствуют ли сокращения?

3. Проверка основания

   • Указан ли приказ как основание?
   • Присутствуют ли дата и номер приказа?
   • Соответствуют ли они фактическому приказу об увольнении?

4. Проверка оформления

   • Читаема ли запись (качество чернил, почерк)?
   • Проставлена ли печать организации (при наличии)?
   • Стоит ли подпись ответственного лица с расшифровкой?
   • Ознакомлен ли работник с записью (наличие его подписи)?

Для дополнительной уверенности рекомендую использовать образец правильной записи:

В графе 1: 12 В графе 2: 15.03.2025 В графе 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации В графе 4: Приказ от 15.03.2025 № 45-к

При выявлении ошибок необходимо действовать в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек: неправильная запись признается недействительной, и рядом вносится правильная. Такое исправление должно быть заверено подписью работодателя и печатью организации (при наличии). ??

Также важно удостовериться, что работник получил на руки все необходимые документы при увольнении:

• Трудовую книжку с правильной записью об увольнении
• Справку о сумме заработка за два календарных года (форма 182н)
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
• Справку о среднем заработке для службы занятости (по запросу)
• Копию приказа об увольнении (по запросу)

Правильное оформление записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию — это не просто бюрократическая формальность, а важное юридическое действие, влияющее на трудовую биографию человека. Скрупулезное соблюдение всех требований законодательства гарантирует защиту прав как работника, так и работодателя. Помните: точная формулировка с указанием пункта 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации и отсутствие сокращений — залог корректной записи, которая не вызовет вопросов у будущих работодателей и контролирующих органов.