Как правильно оформить трудовой договор: пошаговая инструкция по ТК РФ

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Руководители и собственники бизнеса

• Студенты и начинающие специалисты в области управления персоналом

  Трудовой договор — это не просто бумага, а юридический щит как для работодателя, так и для сотрудника. Неправильно составленный документ может обернуться штрафами до 100 000 рублей для организации и увольнением для HR-специалиста. По данным Роструда, более 70% трудовых споров в 2024 году возникают из-за некорректно оформленных договоров. Давайте разберёмся, как составить безупречный трудовой договор, соответствующий всем требованиям ТК РФ, и избежать типичных ошибок, которые могут дорого стоить. ??

Чтобы минимизировать риски при оформлении трудовых отношений, стоит повысить свою экспертизу в HR-сфере. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это возможность освоить все тонкости кадрового делопроизводства, включая правильное составление трудовых договоров. За 6 месяцев вы научитесь оформлять документы без ошибок, а дипломный проект можно сразу внедрить в работу. Инвестиция в знания сэкономит сотни тысяч на штрафах!

Требования к трудовому договору по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ устанавливает чёткие требования к трудовому договору, соблюдение которых обязательно для всех работодателей. Основные положения закреплены в статьях 56-71 ТК РФ, которые регламентируют форму, содержание и порядок заключения трудового договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ, трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Факт получения работником своего экземпляра договора подтверждается его подписью на экземпляре работодателя.

Анна Петрова, главный специалист по кадровому делопроизводству

В моей практике был случай, когда руководитель небольшой компании по производству мебели решил сэкономить на юристе и самостоятельно составил трудовые договоры для 15 новых сотрудников. Через полгода в компанию пришла проверка из трудовой инспекции, которая выявила отсутствие обязательных условий в договорах: не были указаны компенсации за вредные условия труда для работников цеха, отсутствовала конкретизация трудовых функций, а некоторые пункты противоречили действующему законодательству. В результате компания получила штраф в размере 70 000 рублей и предписание об устранении нарушений в течение месяца. Руководителю пришлось не только заплатить штраф, но и срочно нанимать юриста для переоформления всей документации, что обошлось ещё дороже первоначальной "экономии".

Трудовой договор считается заключенным, если соблюдены следующие требования:

• Включены все обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ
• Отсутствуют условия, ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством (ст. 9 ТК РФ)
• Документ составлен в письменной форме в двух экземплярах
• Оба экземпляра подписаны обеими сторонами
• Работник получил свой экземпляр договора (подтверждается его подписью)

Важно помнить, что фактическое допущение работника к работе считается заключением трудового договора независимо от того, был ли он оформлен надлежащим образом (ст. 67 ТК РФ). Однако в этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Обязательные и дополнительные условия трудового договора

Статья 57 ТК РФ четко разграничивает обязательные условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и дополнительные условия, которые стороны могут включать по своему усмотрению. ??

Обязательные условия трудового договора:

• Место работы (с указанием структурного подразделения)
• Трудовая функция (работа по должности согласно штатному расписанию, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы)
• Дата начала работы (а в случае срочного трудового договора — срок его действия и причины заключения срочного договора)
• Условия оплаты труда (размер оклада, тарифной ставки, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты)
• Режим рабочего времени и отдыха (если для данного работника отличается от правил внутреннего трудового распорядка)
• Компенсации и льготы за работу с вредными и/или опасными условиями труда
• Условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки
• Характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.)
• Условие об обязательном социальном страховании

Дополнительные условия трудового договора:

• Испытательный срок (не более 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев)
• Неразглашение коммерческой или служебной тайны
• Обязанность работника отработать после обучения определенный срок
• Улучшение социально-бытовых условий работника и членов его семьи
• Дополнительное страхование работника
• Права и обязанности работника и работодателя, установленные локальными нормативными актами

Важно понимать, что отсутствие хотя бы одного из обязательных условий может стать основанием для признания трудового договора незаключенным или для привлечения работодателя к административной ответственности.

Если вы не уверены, что карьера в HR — ваше призвание, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Он поможет определить, подходит ли вам работа с кадровыми документами и юридическими тонкостями. Тест основан на методике, учитывающей ваши навыки, психотип и ценности. За 7 минут вы получите персональный отчет с рекомендациями подходящих профессий и перспективных направлений для развития карьеры.

Пошаговый алгоритм оформления трудового договора

Правильное оформление трудового договора — это последовательный процесс, требующий внимания к деталям. Следуя этому алгоритму, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить соответствие документа требованиям законодательства. ??

1. Подготовка проекта трудового договора
   • Используйте актуальный шаблон, соответствующий последним изменениям в ТК РФ
   • Адаптируйте шаблон под специфику вашей организации и должность работника
   • Проверьте наличие всех обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ
2. Включение персональных данных сторон
   • Для работодателя: полное и сокращенное наименование, ИНН, юридический адрес, должность и ФИО лица, подписывающего договор, основание его полномочий
   • Для работника: ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН, СНИЛС
3. Формулирование трудовой функции
   • Укажите должность согласно штатному расписанию
   • При необходимости детализируйте должностные обязанности или сделайте ссылку на должностную инструкцию
   • Если должность связана с ограничениями (например, для педагогов, водителей), укажите это
4. Определение условий оплаты труда
   • Укажите размер оклада/тарифной ставки (цифрами и прописью)
   • Перечислите надбавки, доплаты, премии и порядок их начисления
   • Укажите сроки и порядок выплаты заработной платы
5. Установление режима работы
   • Укажите продолжительность рабочей недели, рабочего дня
   • Определите время начала и окончания работы, перерывов
   • При необходимости установите сменный график, ненормированный рабочий день и т.д.
6. Включение дополнительных условий
   • Определите необходимость и продолжительность испытательного срока
   • Включите пункты о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)
   • Добавьте иные условия, актуальные для конкретной должности
7. Согласование проекта договора с работником
   • Предоставьте работнику время для ознакомления с проектом
   • Обсудите спорные или неясные моменты
   • Внесите необходимые корректировки по согласованию сторон
8. Подписание трудового договора
   • Распечатайте договор в двух экземплярах
   • Обе стороны подписывают оба экземпляра
   • На экземпляре работодателя работник делает отметку о получении своего экземпляра
9. Издание приказа о приеме на работу
   • На основании заключенного трудового договора издайте приказ по форме № Т-1 или в свободной форме
   • Ознакомьте работника с приказом под подпись
10. Регистрация трудового договора
    • Присвойте договору регистрационный номер
    • Внесите сведения о договоре в журнал регистрации трудовых договоров
    • Подшейте экземпляр работодателя в личное дело работника

Дмитрий Сергеев, HR-директор

Однажды в нашу компанию обратился ИП, который решил масштабировать бизнес и нанять первых официальных сотрудников. Он попросил помочь с оформлением трудовых договоров, так как сам не имел опыта в этой сфере. Мы разработали для него пошаговый чек-лист по оформлению трудовых отношений и помогли составить шаблон договора. Через полгода предприниматель снова связался с нами — его бизнес проверяла трудовая инспекция. К его удивлению, инспектор не нашел нарушений в оформлении документов и даже отметил высокое качество договоров. Предприниматель признался, что следование четкому алгоритму оформления помогло ему избежать штрафов в размере минимум 50 000 рублей. Кроме того, правильно оформленные документы помогли ему в получении кредита для бизнеса, так как банк тщательно проверял кадровую документацию.

Типичные ошибки при составлении трудового договора

Даже опытные HR-специалисты и юристы допускают ошибки при составлении трудовых договоров. Понимание наиболее распространенных просчетов поможет вам избежать проблем при проверках и трудовых спорах. ??

Помимо вышеперечисленных, часто встречаются следующие ошибки:

• Включение условий, ухудшающих положение работника по сравнению с законодательством (например, штрафы, не предусмотренные ТК РФ)
• Неправильное указание режима работы, не соответствующего фактическому
• Отсутствие условий о компенсациях за вредные условия труда, когда они обязательны
• Включение условия о материальной ответственности, когда она не может быть установлена для данной категории работников
• Неуказание конкретного размера заработной платы (использование формулировок "по договоренности", "согласно штатному расписанию")
• Противоречие условий трудового договора локальным нормативным актам организации

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

1. Регулярно обновлять шаблоны трудовых договоров в соответствии с изменениями законодательства
2. Проводить юридическую экспертизу договоров перед их заключением
3. Использовать специализированные справочно-правовые системы для проверки актуальности требований
4. Повышать квалификацию сотрудников, ответственных за оформление трудовых отношений

Правовая защита сторон при оформлении трудовых отношений

Корректно составленный трудовой договор служит правовым инструментом защиты интересов как работодателя, так и работника. Понимание механизмов защиты своих прав позволяет обеим сторонам чувствовать себя уверенно в трудовых отношениях. ???

Правовая защита работника:

• Гарантия условий труда — трудовой договор фиксирует все существенные условия, на которые согласился работник, и работодатель не может их изменить в одностороннем порядке
• Основание для требования выплат — зафиксированные в договоре условия оплаты труда являются юридическим основанием для требования их исполнения
• Защита от необоснованного увольнения — расторжение трудового договора возможно только по основаниям, предусмотренным ТК РФ
• Доказательство трудовых отношений — при возникновении спора договор является первичным документом, подтверждающим факт и условия трудовых отношений

Правовая защита работодателя:

• Регламентация обязанностей работника — четкое определение трудовой функции и должностных обязанностей дает основание требовать их исполнения
• Установление ограничений и ответственности — договор может содержать условия о неразглашении информации, материальной ответственности (в рамках закона)
• Обоснование для дисциплинарных взысканий — нарушение условий договора может служить основанием для применения дисциплинарных мер
• Регулирование специфических условий — возможность закрепить особенности режима работы, удаленный труд, разъездной характер работы

Дополнительные меры защиты прав сторон:

1. Предварительное согласование проекта договора — обсуждение условий до подписания помогает избежать недопонимания
2. Приложения к трудовому договору — детализация отдельных условий в приложениях (должностная инструкция, соглашение о неразглашении)
3. Фиксация изменений условий — оформление всех изменений в виде дополнительных соглашений
4. Ознакомление с локальными нормативными актами — письменное подтверждение ознакомления с документами, регулирующими трудовые отношения

В случае возникновения трудовых споров, связанных с условиями трудового договора, стороны могут обратиться в следующие инстанции:

• Комиссия по трудовым спорам (КТС) организации
• Государственная инспекция труда
• Прокуратура
• Суд

Срок исковой давности по большинству трудовых споров составляет 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — 1 месяц со дня вручения копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки.

Важно помнить, что при рассмотрении трудовых споров в суде действует принцип презумпции добросовестности работника. Это означает, что в случае возникновения неясностей и противоречий в трудовом договоре, они толкуются в пользу работника.

Правильно оформленный трудовой договор — основа здоровых и продуктивных трудовых отношений. Следуя требованиям законодательства и избегая типичных ошибок, вы обеспечиваете юридическую защиту как для работодателя, так и для сотрудника. Помните, что экономия на качестве оформления трудовых отношений может обернуться значительными финансовыми и репутационными потерями в будущем. Инвестируйте время в составление грамотных трудовых договоров сейчас, чтобы избежать проблем и конфликтов завтра.