Как правильно написать объяснительную на работе за допущенную ошибку

Для кого эта статья:

• Сотрудники, сталкивающиеся с необходимостью написания объяснительных записок.
• HR-менеджеры и руководители, разрабатывающие регламенты по работе с документами.

• Люди, интересующиеся развитием своему карьеры и профессиональной ответственности.

  Одна неверная подпись, опоздание на важную встречу или ошибка в отчете — и вот уже на столе лежит требование написать объяснительную. Документ этот пугает многих сотрудников, хотя по сути представляет собой всего лишь официальное пояснение случившегося. Правильно составленная объяснительная записка способна не только смягчить последствия ошибки, но и продемонстрировать вашу профессиональную зрелость. Как же грамотно объяснить причины произошедшего, не усугубив ситуацию и сохранив лицо? ??

Столкнулись с необходимостью составить объяснительную и не знаете, с чего начать? Или вы HR-специалист, которому нужно разработать регламент для таких ситуаций? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет освоить все аспекты кадрового делопроизводства. Участники курса получают не только теоретические знания, но и практические навыки работы с документацией, включая составление и анализ объяснительных записок в соответствии с актуальным трудовым законодательством.

Что такое объяснительная записка и когда она требуется

Объяснительная записка — это документ, содержащий пояснение сотрудника о причинах нарушения трудовой дисциплины, допущенных ошибках или неисполнении должностных обязанностей. По сути, это ваша версия произошедшего события, изложенная в официальной форме.

Законодательно право работодателя требовать объяснительную закреплено в статье 193 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Типичные ситуации, требующие объяснительной записки:

• Опоздание или прогул
• Невыполнение рабочего задания в срок
• Нарушение техники безопасности
• Порча имущества компании
• Ошибки в документах, отчетах или расчетах
• Конфликты с коллегами или клиентами
• Нарушение корпоративных правил

Важно понимать: объяснительная записка — это не признание вины, а возможность изложить свою версию случившегося. Отказ от предоставления объяснений не спасет от дисциплинарного взыскания, а лишь усугубит ситуацию — работодатель составит акт об отказе и может расценить это как дополнительное нарушение трудовой дисциплины.

Елена Коршунова, HR-директор

В моей практике был показательный случай. Сотрудник дважды отказался писать объяснительную по поводу систематических опозданий, считая это "формальностью". В итоге были составлены акты об отказе, и когда дело дошло до увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, у него не оказалось возможности официально объяснить причины своего поведения. Суд полностью поддержал решение компании. Если бы сотрудник воспользовался своим правом на объяснение и указал уважительные причины опозданий (например, документально подтвержденные проблемы с транспортом), исход мог быть совершенно другим.

Структура и формат объяснительной за ошибку на работе

Правильно оформленная объяснительная записка должна соответствовать деловому стилю и содержать все необходимые элементы. Структура документа имеет решающее значение для его восприятия руководством. ??

Обязательные элементы объяснительной записки:

1. Шапка документа: В правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя, название организации) и автор (должность, ФИО сотрудника)
2. Название документа: По центру страницы пишется "Объяснительная записка"
3. Содержательная часть: Описание ситуации, причины возникновения ошибки, меры по исправлению
4. Заключение: Выводы, которые сотрудник сделал из ситуации, обещание не допускать подобных ошибок
5. Дата и подпись: Дата составления документа и личная подпись сотрудника

Текст объяснительной должен быть написан лаконично, в деловом стиле, без эмоциональных оценок. Оптимальный объем — не более одной страницы формата А4. Предпочтительно печатное оформление, но допускается и рукописный вариант при условии разборчивого почерка.

При составлении объяснительной стоит соблюдать баланс между признанием ошибки и защитой своей профессиональной репутации. Важно продемонстрировать, что вы осознаете серьезность ситуации, но при этом не "посыпать голову пеплом".

Не уверены, подходит ли вам ваша текущая профессия или пора менять направление карьеры? Рабочие конфликты и ошибки часто указывают на профессиональное выгорание или несоответствие занимаемой должности. Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подобрать оптимальную сферу деятельности. Потратив всего 10 минут, вы получите персонализированные рекомендации по развитию карьеры, которые помогут избежать профессиональных ошибок в будущем.

Правильные формулировки при описании допущенной ошибки

Искусство написания объяснительной во многом заключается в умении выбрать правильные формулировки. Ваша задача — объективно описать произошедшее, не преуменьшая и не преувеличивая значимость ошибки. ???

Рекомендуемые формулировки для описания ошибки:

• "В связи с большим объемом работы была допущена ошибка в расчетах..."
• "По причине недостаточной проверки данных произошло..."
• "Вследствие технического сбоя не удалось своевременно..."
• "В результате непредвиденных обстоятельств (указать каких) возникла ситуация..."
• "Из-за отсутствия необходимой информации было принято решение..."

Формулировки, которых следует избегать:

• "Я не виноват, потому что..."
• "Это произошло по вине коллеги/отдела..."
• "Никто меня не предупредил, что..."
• "Я всегда так делал, и раньше никто не жаловался"
• "Эта ошибка несущественна, потому что..."

Важно сохранять баланс: признавать факт ошибки, но при этом указывать на объективные обстоятельства, которые к ней привели. Избегайте обвинений в адрес коллег и не перекладывайте ответственность, даже если в ситуации замешаны другие сотрудники.

При описании мер по исправлению ситуации будьте конкретны:

• "Мною были предприняты следующие действия для исправления ситуации: ..."
• "Для предотвращения подобных ситуаций в будущем я предлагаю следующие меры: ..."
• "В настоящее время ошибка исправлена путем ..."

Максим Вершинин, руководитель отдела продаж

Я часто получаю объяснительные от сотрудников и могу с уверенностью сказать: формулировки решают все. Однажды к нам пришли два объяснения по одной и той же ситуации — срыву сроков поставки товара клиенту. Первый менеджер написал: "Виновен в том, что не проконтролировал отгрузку товара, т.к. был занят другими клиентами". Второй подошел иначе: "В связи с одновременным обслуживанием 15 клиентов в пиковый период не смог должным образом отследить статус поставки. Для исправления ситуации лично связался с клиентом, предложил компенсацию и разработал систему приоритизации задач". Угадайте, кто получил выговор, а кто — благодарность за проактивный подход? При одинаковой ошибке разница была лишь в формулировках и предложенных решениях.

Юридические аспекты составления объяснительной записки

Объяснительная записка — не просто формальность, а юридически значимый документ, который может сыграть решающую роль в трудовых спорах. Понимание правовых аспектов ее составления критически важно для защиты своих интересов. ??

Ключевые юридические моменты, которые следует учитывать:

1. Срок предоставления: По ТК РФ на предоставление объяснительной отводится 2 рабочих дня с момента запроса работодателя.
2. Право на отказ: Вы имеете право отказаться от написания объяснительной, но в этом случае работодатель составит акт о вашем отказе.
3. Фиксация фактов: Указывайте только проверяемые факты, которые при необходимости можно подтвердить документально.
4. Копия документа: Рекомендуется сохранить копию объяснительной с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего).
5. Срок давности: Дисциплинарное взыскание может быть наложено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.

Юридически грамотная объяснительная должна содержать только достоверную информацию. Любые ложные сведения могут быть расценены как предоставление недостоверной информации работодателю, что само по себе является дисциплинарным нарушением.

Если вы считаете, что требование написать объяснительную необоснованно, укажите это в тексте документа, ссылаясь на конкретные положения трудового законодательства, должностной инструкции или локальных нормативных актов компании.

В юридическом смысле объяснительная выполняет несколько функций:

• Является доказательством соблюдения процедуры дисциплинарного взыскания
• Позволяет зафиксировать позицию сотрудника
• Может использоваться как доказательство в суде при трудовых спорах
• Служит основанием для принятия решения о виде дисциплинарного взыскания

При составлении объяснительной помните, что этот документ может быть использован и для защиты ваших прав в случае необоснованного наказания. Четко изложенные обстоятельства, ссылки на нормативные акты и документальные подтверждения существенно усилят вашу позицию.

Готовые шаблоны объяснительных для разных ситуаций

Чтобы максимально упростить процесс составления объяснительной записки, предлагаю готовые шаблоны для наиболее распространенных ситуаций. Эти образцы можно адаптировать под конкретные обстоятельства, заменив информацию в скобках на свои данные. ??

Шаблон №1: Объяснительная об опоздании

Директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера по продажам Петрова П.П.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Петров Петр Петрович, опоздал на работу 15.05.2025 на 45 минут по причине непредвиденной аварийной ситуации на линии метро (станция "Центральная"). В результате технической неисправности поезда движение было приостановлено на 40 минут, о чем имеется официальное сообщение в новостной ленте транспортной компании.

О возникшей ситуации я незамедлительно сообщил своему непосредственному руководителю по телефону. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем мною проработан альтернативный маршрут следования на работу.

Приношу свои извинения за доставленные неудобства.

15.05.2025 Петров П.П.

Шаблон №2: Объяснительная о допущенной ошибке в работе

Руководителю отдела маркетинга ООО "Компания" Сидорову С.С. от контент-менеджера Васильевой В.В.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Васильева Вера Владимировна, 20.05.2025 допустила ошибку при публикации рекламного поста в корпоративном блоге, указав некорректную цену на товар (было указано 1500 руб. вместо 2500 руб.).

Ошибка произошла вследствие использования устаревшего прайс-листа, который не был обновлен в общей базе данных. Как только ошибка была обнаружена (спустя 35 минут после публикации), я немедленно внесла исправления и разместила дополнительное уведомление для клиентов, которые могли видеть неверную информацию.

Для предотвращения подобных ситуаций в будущем предлагаю внедрить систему двойной проверки всех ценовых показателей перед публикацией и утвердить регламент обновления прайс-листов в общей базе.

20.05.2025 Васильева В.В.

Шаблон №3: Объяснительная о невыполнении задания в срок

Генеральному директору ЗАО "Компания" Николаеву Н.Н. от ведущего программиста Кузнецова К.К.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Кузнецов Константин Константинович, не выполнил в установленный срок (до 25.05.2025) задание по разработке модуля интеграции CRM-системы с сайтом компании по следующим причинам:

1. В процессе разработки была выявлена критическая уязвимость в API сайта, требующая немедленного исправления для обеспечения безопасности данных клиентов.
2. Решение этой непредвиденной проблемы потребовало привлечения дополнительных ресурсов и заняло 3 рабочих дня, что документально отражено в системе контроля версий и подтверждено руководителем отдела безопасности.

На данный момент уязвимость полностью устранена, и работа над модулем интеграции продолжается. Новый реалистичный срок завершения проекта — 30.05.2025. Для минимизации последствий задержки мною подготовлено временное решение, позволяющее осуществлять базовый обмен данными между системами.

25.05.2025 Кузнецов К.К.

Шаблон №4: Объяснительная о нарушении корпоративных правил

Директору по персоналу ООО "Компания" Дмитриевой Д.Д. от офис-менеджера Антоновой А.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Антонова Анна Александровна, 22.05.2025 нарушила корпоративную политику конфиденциальности, отправив рабочий документ (внутренний график отпусков) со своей личной электронной почты вместо корпоративной.

Данное действие было совершено в условиях технических проблем с корпоративной почтой, о которых было сообщено в IT-отдел (заявка №2134 от 22.05.2025). Документ был направлен только уполномоченным сотрудникам компании, внешние лица доступа к информации не получили.

Осознаю, что нарушила установленный порядок даже в условиях технических сбоев. В дальнейшем обязуюсь строго следовать политике информационной безопасности и в случае возникновения подобных ситуаций обращаться к непосредственному руководителю для получения инструкций.

23.05.2025 Антонова А.А.

При использовании этих шаблонов помните о необходимости адаптации под конкретную ситуацию. Указывайте только достоверные факты и обстоятельства, которые при необходимости можно подтвердить.

Столкнувшись с необходимостью написать объяснительную, помните: это не конец карьеры, а возможность продемонстрировать профессионализм и ответственность. Правильно составленный документ способен превратить ошибку в ценный опыт для вас и всей компании. Признавайте факты, но сохраняйте достоинство, предлагайте решения вместо оправданий, и помните, что самая убедительная объяснительная — та, которая соответствует истине и отражает ваше стремление к профессиональному росту.