Как правильно написать объяснительную на работе: образец и советы

Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите

Я предпочитаю
0%
Работать самостоятельно и не зависеть от других
Работать в команде и рассчитывать на помощь коллег
Организовывать и контролировать процесс работы

Для кого эта статья:

  • Сотрудники, которым требуется написать объяснительную записку
  • Специалисты по управлению персоналом и HR-менеджеры
  • Люди, стремящиеся развивать навыки делового общения и документооборота

    Каждый из нас может совершить халатность, опоздать или нарушить дисциплину — и первое, что потребует начальник, это "написать объяснительную". Но как составить документ, который не усугубит ситуацию, а поможет её разрешить? 📝 Правильно оформленная объяснительная способна превратить потенциальное увольнение в простое предупреждение. В этой статье я предлагаю пошаговую инструкцию с готовыми шаблонами, которые помогут вам выйти из неприятной ситуации с минимальными потерями.

Если вы хотите повысить свой профессиональный уровень и освоить все тонкости работы с персоналом, включая правильное выстраивание коммуникации и документооборота, рекомендую обратить внимание на Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Вы научитесь грамотно оформлять все виды документов, управлять конфликтными ситуациями и организовывать эффективное взаимодействие в коллективе. Работодатели особенно ценят специалистов, владеющих этими навыками!

Что такое объяснительная: назначение и когда она нужна

Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник составляет по требованию руководства для разъяснения причин определенных действий, бездействия или происшествий. Она выполняет несколько важных функций:

  • Документирует версию событий со стороны работника
  • Служит основанием для принятия управленческих решений
  • Является частью дисциплинарного производства при нарушениях
  • Входит в пакет документов при оформлении взыскания

Запрос на написание объяснительной обычно поступает в ситуациях, когда сотрудник:

НарушениеРаспространенные примеры
Трудовая дисциплинаОпоздание, ранний уход с работы, прогул, отсутствие на рабочем месте
Материальные ценностиПорча имущества, недостача, перерасход средств, утеря документов
Качество работыСрыв сроков, ошибки в отчетах, неисполнение поручений
КоммуникацияКонфликт с коллегами, неподобающее поведение с клиентами
БезопасностьНарушение техники безопасности, несчастный случай

Важно понимать, что написание объяснительной — это не просто формальность. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан запросить письменное объяснение перед наложением дисциплинарного взыскания. У сотрудника есть 2 рабочих дня на предоставление такого объяснения. Если работник отказывается писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Марина Соколова, HR-директор Однажды ко мне обратился сотрудник в слезах — ему грозило увольнение за грубое нарушение трудовой дисциплины. Он опоздал на важную встречу с клиентом, и руководитель потребовал объяснительную с намерением оформить взыскание. Мы вместе составили грамотный документ, где были четко указаны объективные причины (авария на дороге, подтвержденная официальными данными ГИБДД). Я также посоветовала включить информацию о том, что сотрудник предупредил клиента по телефону и частично провёл встречу дистанционно. В результате вместо увольнения сотрудник получил лишь устное предупреждение. Правильно составленная объяснительная полностью изменила восприятие ситуации руководством.

Не путайте объяснительную с докладной запиской. Докладную пишет сотрудник по собственной инициативе или по запросу руководства, чтобы сообщить о каких-либо фактах или предложить идеи. Объяснительная же всегда является ответом на претензию, связанную с нарушением или происшествием. 📊

Кинга Идем в IT: пошаговый план для смены профессии

Структура и правила оформления объяснительной

Объяснительная записка, как любой деловой документ, имеет определенную структуру, соблюдение которой поможет вам грамотно изложить свою позицию. В 2025 году многие компании переходят на электронный документооборот, но базовые правила составления объяснительных остаются неизменными.

Стандартная объяснительная записка должна содержать следующие элементы:

  1. Шапка документа — указывается адресат (должность и ФИО руководителя) и автор (ваша должность и ФИО)
  2. Название документа — «Объяснительная записка» с указанием о чём именно
  3. Основная часть — изложение фактов и обстоятельств случившегося
  4. Заключение — выводы, обещания, предложения по исправлению ситуации
  5. Дата и подпись — документ должен быть датирован и подписан

При оформлении объяснительной необходимо соблюдать деловой стиль изложения — ясный, лаконичный, без эмоциональной окраски. Избегайте разговорных выражений, жаргонизмов и сленга. 🧐

Андрей Петров, руководитель отдела кадров В моей практике был случай с сотрудницей, написавшей объяснительную в неформальном стиле, полную эмоций и оправданий: "Я очень старалась, но этот ужасный отчет никак не хотел сходиться, и я просто не могла больше смотреть на эти цифры!!!" Такой подход только усугубил ситуацию, создав впечатление непрофессионализма. После консультации мы переписали документ в деловом стиле, четко описав технические трудности с отчетной системой и меры, предпринятые для решения проблемы. Директор оценил конструктивный подход и даже инициировал проверку программного обеспечения, которая выявила системную ошибку. Помните: объяснительная — это не место для выражения эмоций, а инструмент делового общения.

Для оформления объяснительной в 2025 году придерживайтесь следующих правил:

ПараметрРекомендации
Формат документаA4, стандартные поля (верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см)
ШрифтTimes New Roman или Arial, 12-14 пт
ОбъемОптимально 1 страница, максимум 2
АбзацыЛогически структурированные, каждый абзац — одна мысль
СтильДеловой, без эмоциональной окраски
ТонНейтральный, уважительный

Важно учесть, что в некоторых организациях существуют внутренние стандарты оформления документов. Перед написанием объяснительной уточните наличие корпоративных шаблонов в отделе кадров или у непосредственного руководителя.

Инструкция: как правильно написать объяснительную

Написание объяснительной требует стратегического подхода. Рассмотрим пошаговую инструкцию, которая поможет вам составить документ, максимально снижающий риск серьезных взысканий.

Шаг 1: Подготовка к написанию

  • Восстановите хронологию событий и соберите факты
  • Определите объективные причины произошедшего
  • Подготовьте доказательства, если они есть (скриншоты, свидетельства коллег и т.д.)
  • Определите, какие меры вы уже приняли для исправления ситуации

Шаг 2: Оформление шапки документа В правом верхнем углу листа укажите:

  • Должность руководителя, которому адресована записка
  • Фамилию и инициалы руководителя в дательном падеже
  • Название организации
  • Вашу должность
  • Ваши фамилию и инициалы в родительном падеже

Шаг 3: Написание заголовка По центру страницы напишите "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА", а под ним уточните, о каком именно происшествии идет речь (например, "О причинах опоздания 15.04.2025").

Шаг 4: Изложение ситуации В основной части:

  • Начните с признания факта нарушения (если оно действительно имело место)
  • Изложите обстоятельства в хронологическом порядке
  • Укажите объективные причины (не оправдания!)
  • Опишите предпринятые вами действия по минимизации последствий

⚠️ Избегайте фраз "я не виноват/а", "это не моя ответственность". Лучше используйте конструкции "произошло из-за", "причиной стало", "ситуация возникла вследствие".

Шаг 5: Заключительная часть В заключении:

  • Выразите понимание серьезности ситуации
  • Опишите, какие уроки вы извлекли
  • Укажите, как планируете не допустить повторения ситуации
  • При необходимости попросите не применять строгие меры взыскания

Шаг 6: Дата и подпись В левом нижнем углу проставьте дату написания объяснительной, а справа — вашу подпись с расшифровкой.

Не знаете, подходит ли вам работа с документами и деловой коммуникацией? Задумываетесь о смене профессионального пути? Тест на профориентацию от Skypro поможет выявить ваши сильные стороны и природные склонности. Это особенно полезно, если текущая работа вызывает постоянный стресс или вы часто попадаете в ситуации, требующие написания объяснительных. Тест займет всего 10 минут и даст ценные рекомендации по развитию карьеры в соответствии с вашим личностным типом!

Советы по формулировкам:

  • Вместо: "Я проспал" — Лучше: "В связи с техническим сбоем в работе будильника произошло опоздание"
  • Вместо: "Ничего страшного не случилось" — Лучше: "Предпринятые меры позволили минимизировать негативные последствия"
  • Вместо: "Это не моя вина" — Лучше: "Ситуация возникла вследствие ряда объективных факторов"
  • Вместо: "Я больше так не буду" — Лучше: "В дальнейшем будут предприняты все необходимые меры для предотвращения подобных ситуаций"

Помните, что при составлении объяснительной необходимо соблюдать баланс между признанием ответственности и объяснением объективных обстоятельств. 🔄

Образец объяснительной записки и готовые шаблоны

Чтобы облегчить вам задачу составления объяснительной, предлагаю ознакомиться с универсальным образцом, который можно адаптировать под различные ситуации.

Универсальный образец объяснительной записки:

Директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о причинах опоздания на работу 10.05.2025

10 мая 2025 года я опоздал на работу на 45 минут в связи с непредвиденными обстоятельствами на пути следования. На участке дороги по улице Ленина произошло ДТП, что привело к образованию значительного затора, подтверждением чему служит официальная сводка ГИБДД (прилагается скриншот с сайта ГИБДД).

При возникновении данной ситуации мною были предприняты следующие действия:

  1. В 8:45 я проинформировал руководителя отдела о возникшей проблеме по телефону.
  2. Попытался выбрать альтернативный маршрут, однако прилегающие улицы также оказались загружены.

Понимаю важность соблюдения трудовой дисциплины и ценность рабочего времени. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем планирую выходить из дома с дополнительным временным запасом и установить мобильное приложение с информацией о дорожной ситуации.

Прошу учесть указанные обстоятельства при рассмотрении данного инцидента.

10.05.2025 Петров П.П.

А теперь рассмотрим шаблоны для наиболее распространенных ситуаций, требующих написания объяснительной:

1. Шаблон объяснительной при опоздании:

  • Указать точную дату и продолжительность опоздания
  • Объяснить причину (транспортные проблемы, личные обстоятельства и т.д.)
  • Описать принятые меры (звонок руководителю, попытка добраться альтернативным маршрутом)
  • Предложить способы предотвращения подобных случаев в будущем

2. Шаблон объяснительной при невыполнении поручения:

  • Обозначить конкретное поручение, которое не было выполнено
  • Указать объективные причины невыполнения (высокая загруженность, технические проблемы, отсутствие необходимых ресурсов)
  • Описать предпринятые попытки решить проблему
  • Предложить новые сроки выполнения и меры по предотвращению повторения ситуации

3. Шаблон объяснительной при ошибке в работе:

  • Кратко описать суть допущенной ошибки без самобичевания
  • Указать объективные факторы, способствовавшие возникновению ошибки
  • Перечислить предпринятые меры по исправлению последствий
  • Предложить конкретные шаги по недопущению подобных ошибок в будущем

4. Шаблон объяснительной при отсутствии на работе:

  • Указать точный период отсутствия
  • Объяснить причину отсутствия, приложить подтверждающие документы (если имеются)
  • Описать, как было организовано выполнение ваших обязанностей в период отсутствия
  • Выразить готовность компенсировать пропущенное время (если уместно)

При использовании шаблонов необходимо адаптировать их под конкретную ситуацию и специфику вашей организации. Помните, что искренность и конкретика в сочетании с деловым стилем — ключ к эффективной объяснительной. 📋

Советы для смягчения конфликтной ситуации с руководством

Грамотно составленная объяснительная — это только часть процесса урегулирования сложной ситуации с руководством. Как показывает практика, подход к коммуникации в целом может существенно повлиять на исход дела. 🤝

Ключевые советы для смягчения конфликта:

  1. Действуйте оперативно — не затягивайте с написанием объяснительной, даже если у вас есть 2 рабочих дня по закону. Быстрая реакция демонстрирует вашу ответственность.
  2. Признайте факт нарушения — если нарушение действительно было, не отрицайте очевидное. Признание ошибки — признак зрелой личности.
  3. Разделяйте объяснения и оправдания — объясняйте причины, но избегайте попыток полностью снять с себя ответственность.
  4. Подкрепляйте слова действиями — если вы обещаете в объяснительной что-то исправить, начните делать это немедленно.
  5. Предлагайте конструктивные решения — покажите, что вы не просто осознаете проблему, но и видите пути её устранения.

При личном обсуждении ситуации с руководителем:

  • Сохраняйте спокойствие и профессиональный тон
  • Используйте технику активного слушания
  • Выражайте готовность к диалогу и поиску решений
  • Демонстрируйте заинтересованность в улучшении своей работы
  • Задавайте уточняющие вопросы для полного понимания претензий

Важно учитывать личностные особенности вашего руководителя при выборе стратегии коммуникации:

Тип руководителяРекомендуемый подход
Ориентированный на результатАкцентируйте внимание на том, как быстро вы исправите ситуацию и какие конкретные шаги предпримете
Ориентированный на процессДетально опишите причины произошедшего и систематический подход к недопущению повторения ситуации
ЭмоциональныйПродемонстрируйте понимание важности проблемы и искреннее сожаление о произошедшем
АналитическийПодготовьте факты, цифры и доказательства, подкрепляющие вашу позицию

Что категорически не рекомендуется делать:

  • Обвинять коллег или обстоятельства
  • Спорить и проявлять агрессию
  • Минимизировать серьезность произошедшего
  • Отказываться признавать факты
  • Создавать впечатление безразличия

И помните: даже после написания объяснительной и обсуждения ситуации, ваша дальнейшая работа должна демонстрировать стремление к улучшению. Руководители ценят сотрудников, которые извлекают уроки из ошибок и растут профессионально. 🌱

Грамотно составленная объяснительная записка — это не только способ избежать серьезных дисциплинарных взысканий, но и возможность продемонстрировать свой профессионализм даже в сложной ситуации. Владение навыком составления деловых документов и умение конструктивно разрешать конфликтные ситуации выделят вас среди коллег как зрелого и ответственного сотрудника. Не воспринимайте необходимость написания объяснительной как наказание — используйте этот инструмент для построения более прозрачной и эффективной коммуникации с руководством.