Как правильно написать объяснительную на работе: образец и советы
Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите
Для кого эта статья:
- Сотрудники, которым требуется написать объяснительную записку
- Специалисты по управлению персоналом и HR-менеджеры
Люди, стремящиеся развивать навыки делового общения и документооборота
Каждый из нас может совершить халатность, опоздать или нарушить дисциплину — и первое, что потребует начальник, это "написать объяснительную". Но как составить документ, который не усугубит ситуацию, а поможет её разрешить? 📝 Правильно оформленная объяснительная способна превратить потенциальное увольнение в простое предупреждение. В этой статье я предлагаю пошаговую инструкцию с готовыми шаблонами, которые помогут вам выйти из неприятной ситуации с минимальными потерями.
Если вы хотите повысить свой профессиональный уровень и освоить все тонкости работы с персоналом, включая правильное выстраивание коммуникации и документооборота, рекомендую обратить внимание на Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Вы научитесь грамотно оформлять все виды документов, управлять конфликтными ситуациями и организовывать эффективное взаимодействие в коллективе. Работодатели особенно ценят специалистов, владеющих этими навыками!
Что такое объяснительная: назначение и когда она нужна
Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник составляет по требованию руководства для разъяснения причин определенных действий, бездействия или происшествий. Она выполняет несколько важных функций:
- Документирует версию событий со стороны работника
- Служит основанием для принятия управленческих решений
- Является частью дисциплинарного производства при нарушениях
- Входит в пакет документов при оформлении взыскания
Запрос на написание объяснительной обычно поступает в ситуациях, когда сотрудник:
Нарушение | Распространенные примеры |
---|---|
Трудовая дисциплина | Опоздание, ранний уход с работы, прогул, отсутствие на рабочем месте |
Материальные ценности | Порча имущества, недостача, перерасход средств, утеря документов |
Качество работы | Срыв сроков, ошибки в отчетах, неисполнение поручений |
Коммуникация | Конфликт с коллегами, неподобающее поведение с клиентами |
Безопасность | Нарушение техники безопасности, несчастный случай |
Важно понимать, что написание объяснительной — это не просто формальность. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан запросить письменное объяснение перед наложением дисциплинарного взыскания. У сотрудника есть 2 рабочих дня на предоставление такого объяснения. Если работник отказывается писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Марина Соколова, HR-директор Однажды ко мне обратился сотрудник в слезах — ему грозило увольнение за грубое нарушение трудовой дисциплины. Он опоздал на важную встречу с клиентом, и руководитель потребовал объяснительную с намерением оформить взыскание. Мы вместе составили грамотный документ, где были четко указаны объективные причины (авария на дороге, подтвержденная официальными данными ГИБДД). Я также посоветовала включить информацию о том, что сотрудник предупредил клиента по телефону и частично провёл встречу дистанционно. В результате вместо увольнения сотрудник получил лишь устное предупреждение. Правильно составленная объяснительная полностью изменила восприятие ситуации руководством.
Не путайте объяснительную с докладной запиской. Докладную пишет сотрудник по собственной инициативе или по запросу руководства, чтобы сообщить о каких-либо фактах или предложить идеи. Объяснительная же всегда является ответом на претензию, связанную с нарушением или происшествием. 📊

Структура и правила оформления объяснительной
Объяснительная записка, как любой деловой документ, имеет определенную структуру, соблюдение которой поможет вам грамотно изложить свою позицию. В 2025 году многие компании переходят на электронный документооборот, но базовые правила составления объяснительных остаются неизменными.
Стандартная объяснительная записка должна содержать следующие элементы:
- Шапка документа — указывается адресат (должность и ФИО руководителя) и автор (ваша должность и ФИО)
- Название документа — «Объяснительная записка» с указанием о чём именно
- Основная часть — изложение фактов и обстоятельств случившегося
- Заключение — выводы, обещания, предложения по исправлению ситуации
- Дата и подпись — документ должен быть датирован и подписан
При оформлении объяснительной необходимо соблюдать деловой стиль изложения — ясный, лаконичный, без эмоциональной окраски. Избегайте разговорных выражений, жаргонизмов и сленга. 🧐
Андрей Петров, руководитель отдела кадров В моей практике был случай с сотрудницей, написавшей объяснительную в неформальном стиле, полную эмоций и оправданий: "Я очень старалась, но этот ужасный отчет никак не хотел сходиться, и я просто не могла больше смотреть на эти цифры!!!" Такой подход только усугубил ситуацию, создав впечатление непрофессионализма. После консультации мы переписали документ в деловом стиле, четко описав технические трудности с отчетной системой и меры, предпринятые для решения проблемы. Директор оценил конструктивный подход и даже инициировал проверку программного обеспечения, которая выявила системную ошибку. Помните: объяснительная — это не место для выражения эмоций, а инструмент делового общения.
Для оформления объяснительной в 2025 году придерживайтесь следующих правил:
Параметр | Рекомендации |
---|---|
Формат документа | A4, стандартные поля (верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см) |
Шрифт | Times New Roman или Arial, 12-14 пт |
Объем | Оптимально 1 страница, максимум 2 |
Абзацы | Логически структурированные, каждый абзац — одна мысль |
Стиль | Деловой, без эмоциональной окраски |
Тон | Нейтральный, уважительный |
Важно учесть, что в некоторых организациях существуют внутренние стандарты оформления документов. Перед написанием объяснительной уточните наличие корпоративных шаблонов в отделе кадров или у непосредственного руководителя.
Инструкция: как правильно написать объяснительную
Написание объяснительной требует стратегического подхода. Рассмотрим пошаговую инструкцию, которая поможет вам составить документ, максимально снижающий риск серьезных взысканий.
Шаг 1: Подготовка к написанию
- Восстановите хронологию событий и соберите факты
- Определите объективные причины произошедшего
- Подготовьте доказательства, если они есть (скриншоты, свидетельства коллег и т.д.)
- Определите, какие меры вы уже приняли для исправления ситуации
Шаг 2: Оформление шапки документа В правом верхнем углу листа укажите:
- Должность руководителя, которому адресована записка
- Фамилию и инициалы руководителя в дательном падеже
- Название организации
- Вашу должность
- Ваши фамилию и инициалы в родительном падеже
Шаг 3: Написание заголовка По центру страницы напишите "ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА", а под ним уточните, о каком именно происшествии идет речь (например, "О причинах опоздания 15.04.2025").
Шаг 4: Изложение ситуации В основной части:
- Начните с признания факта нарушения (если оно действительно имело место)
- Изложите обстоятельства в хронологическом порядке
- Укажите объективные причины (не оправдания!)
- Опишите предпринятые вами действия по минимизации последствий
⚠️ Избегайте фраз "я не виноват/а", "это не моя ответственность". Лучше используйте конструкции "произошло из-за", "причиной стало", "ситуация возникла вследствие".
Шаг 5: Заключительная часть В заключении:
- Выразите понимание серьезности ситуации
- Опишите, какие уроки вы извлекли
- Укажите, как планируете не допустить повторения ситуации
- При необходимости попросите не применять строгие меры взыскания
Шаг 6: Дата и подпись В левом нижнем углу проставьте дату написания объяснительной, а справа — вашу подпись с расшифровкой.
Не знаете, подходит ли вам работа с документами и деловой коммуникацией? Задумываетесь о смене профессионального пути? Тест на профориентацию от Skypro поможет выявить ваши сильные стороны и природные склонности. Это особенно полезно, если текущая работа вызывает постоянный стресс или вы часто попадаете в ситуации, требующие написания объяснительных. Тест займет всего 10 минут и даст ценные рекомендации по развитию карьеры в соответствии с вашим личностным типом!
Советы по формулировкам:
- Вместо: "Я проспал" — Лучше: "В связи с техническим сбоем в работе будильника произошло опоздание"
- Вместо: "Ничего страшного не случилось" — Лучше: "Предпринятые меры позволили минимизировать негативные последствия"
- Вместо: "Это не моя вина" — Лучше: "Ситуация возникла вследствие ряда объективных факторов"
- Вместо: "Я больше так не буду" — Лучше: "В дальнейшем будут предприняты все необходимые меры для предотвращения подобных ситуаций"
Помните, что при составлении объяснительной необходимо соблюдать баланс между признанием ответственности и объяснением объективных обстоятельств. 🔄
Образец объяснительной записки и готовые шаблоны
Чтобы облегчить вам задачу составления объяснительной, предлагаю ознакомиться с универсальным образцом, который можно адаптировать под различные ситуации.
Универсальный образец объяснительной записки:
Директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о причинах опоздания на работу 10.05.2025
10 мая 2025 года я опоздал на работу на 45 минут в связи с непредвиденными обстоятельствами на пути следования. На участке дороги по улице Ленина произошло ДТП, что привело к образованию значительного затора, подтверждением чему служит официальная сводка ГИБДД (прилагается скриншот с сайта ГИБДД).
При возникновении данной ситуации мною были предприняты следующие действия:
- В 8:45 я проинформировал руководителя отдела о возникшей проблеме по телефону.
- Попытался выбрать альтернативный маршрут, однако прилегающие улицы также оказались загружены.
Понимаю важность соблюдения трудовой дисциплины и ценность рабочего времени. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем планирую выходить из дома с дополнительным временным запасом и установить мобильное приложение с информацией о дорожной ситуации.
Прошу учесть указанные обстоятельства при рассмотрении данного инцидента.
10.05.2025 Петров П.П.
А теперь рассмотрим шаблоны для наиболее распространенных ситуаций, требующих написания объяснительной:
1. Шаблон объяснительной при опоздании:
- Указать точную дату и продолжительность опоздания
- Объяснить причину (транспортные проблемы, личные обстоятельства и т.д.)
- Описать принятые меры (звонок руководителю, попытка добраться альтернативным маршрутом)
- Предложить способы предотвращения подобных случаев в будущем
2. Шаблон объяснительной при невыполнении поручения:
- Обозначить конкретное поручение, которое не было выполнено
- Указать объективные причины невыполнения (высокая загруженность, технические проблемы, отсутствие необходимых ресурсов)
- Описать предпринятые попытки решить проблему
- Предложить новые сроки выполнения и меры по предотвращению повторения ситуации
3. Шаблон объяснительной при ошибке в работе:
- Кратко описать суть допущенной ошибки без самобичевания
- Указать объективные факторы, способствовавшие возникновению ошибки
- Перечислить предпринятые меры по исправлению последствий
- Предложить конкретные шаги по недопущению подобных ошибок в будущем
4. Шаблон объяснительной при отсутствии на работе:
- Указать точный период отсутствия
- Объяснить причину отсутствия, приложить подтверждающие документы (если имеются)
- Описать, как было организовано выполнение ваших обязанностей в период отсутствия
- Выразить готовность компенсировать пропущенное время (если уместно)
При использовании шаблонов необходимо адаптировать их под конкретную ситуацию и специфику вашей организации. Помните, что искренность и конкретика в сочетании с деловым стилем — ключ к эффективной объяснительной. 📋
Советы для смягчения конфликтной ситуации с руководством
Грамотно составленная объяснительная — это только часть процесса урегулирования сложной ситуации с руководством. Как показывает практика, подход к коммуникации в целом может существенно повлиять на исход дела. 🤝
Ключевые советы для смягчения конфликта:
- Действуйте оперативно — не затягивайте с написанием объяснительной, даже если у вас есть 2 рабочих дня по закону. Быстрая реакция демонстрирует вашу ответственность.
- Признайте факт нарушения — если нарушение действительно было, не отрицайте очевидное. Признание ошибки — признак зрелой личности.
- Разделяйте объяснения и оправдания — объясняйте причины, но избегайте попыток полностью снять с себя ответственность.
- Подкрепляйте слова действиями — если вы обещаете в объяснительной что-то исправить, начните делать это немедленно.
- Предлагайте конструктивные решения — покажите, что вы не просто осознаете проблему, но и видите пути её устранения.
При личном обсуждении ситуации с руководителем:
- Сохраняйте спокойствие и профессиональный тон
- Используйте технику активного слушания
- Выражайте готовность к диалогу и поиску решений
- Демонстрируйте заинтересованность в улучшении своей работы
- Задавайте уточняющие вопросы для полного понимания претензий
Важно учитывать личностные особенности вашего руководителя при выборе стратегии коммуникации:
Тип руководителя | Рекомендуемый подход |
---|---|
Ориентированный на результат | Акцентируйте внимание на том, как быстро вы исправите ситуацию и какие конкретные шаги предпримете |
Ориентированный на процесс | Детально опишите причины произошедшего и систематический подход к недопущению повторения ситуации |
Эмоциональный | Продемонстрируйте понимание важности проблемы и искреннее сожаление о произошедшем |
Аналитический | Подготовьте факты, цифры и доказательства, подкрепляющие вашу позицию |
Что категорически не рекомендуется делать:
- Обвинять коллег или обстоятельства
- Спорить и проявлять агрессию
- Минимизировать серьезность произошедшего
- Отказываться признавать факты
- Создавать впечатление безразличия
И помните: даже после написания объяснительной и обсуждения ситуации, ваша дальнейшая работа должна демонстрировать стремление к улучшению. Руководители ценят сотрудников, которые извлекают уроки из ошибок и растут профессионально. 🌱
Грамотно составленная объяснительная записка — это не только способ избежать серьезных дисциплинарных взысканий, но и возможность продемонстрировать свой профессионализм даже в сложной ситуации. Владение навыком составления деловых документов и умение конструктивно разрешать конфликтные ситуации выделят вас среди коллег как зрелого и ответственного сотрудника. Не воспринимайте необходимость написания объяснительной как наказание — используйте этот инструмент для построения более прозрачной и эффективной коммуникации с руководством.