Как оформить удаленную работу: юридические правила и пошаговые инструкции

Для кого эта статья:

• Работники, работающие дистанционно или планирующие перейти на удаленную работу
• Работодатели и HR-менеджеры, заинтересованные в организации удаленной работы

• Юристы и специалисты по трудовому праву, работающие с трудовыми отношениями в контексте дистанционной работы

  Удаленная работа из временного явления превратилась в постоянную реальность для миллионов россиян. По данным исследований, к 2025 году около 40% трудящихся будут работать дистанционно хотя бы часть рабочего времени. Однако за кажущейся простотой "работы из дома" скрывается юридический лабиринт, пройти который без потерь можно только при грамотном оформлении. Вооружившись пошаговыми инструкциями и четким пониманием законодательства, вы сможете избежать рисков и защитить свои права — независимо от того, являетесь ли вы работником или работодателем. ????

Полное погружение в тонкости трудового законодательства при дистанционной работе можно получить на Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Программа включает актуальные знания о правовых аспектах удаленной работы, практические кейсы по оформлению дистанционных сотрудников и шаблоны всех необходимых документов. Вы не только освоите весь процесс легального оформления, но и научитесь предвидеть подводные камни, что особенно ценно в условиях меняющегося законодательства.

Что такое удаленная работа: законодательное регулирование

Удаленная работа (она же дистанционная) — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя при использовании информационно-телекоммуникационных сетей для взаимодействия с работодателем. В Трудовом кодексе РФ данная форма занятости регулируется главой 49.1, которая была существенно обновлена в декабре 2020 года (Федеральный закон №407-ФЗ).

Законодательство выделяет три основных формата дистанционной работы:

• Постоянная удаленная работа — трудовая деятельность осуществляется дистанционно на протяжении всего срока действия трудового договора;
• Временная удаленная работа — дистанционная работа осуществляется непрерывно в течение определенного срока, не превышающего 6 месяцев;
• Периодическая удаленная работа — чередование периодов работы дистанционно и на стационарном рабочем месте.

Важно отметить, что удаленная работа — это полноценная трудовая деятельность, предполагающая наличие трудового договора и всех сопутствующих гарантий. Её не следует путать с фрилансом или самозанятостью, которые относятся к гражданско-правовым отношениям.

Дистанционный формат работы требует четкого юридического оформления, поскольку его специфика затрагивает множество аспектов трудовых отношений: от организации рабочего времени до обеспечения оборудованием. Несоблюдение требований законодательства может привести к признанию трудовых отношений незаключенными или оспариванию их условий, что чревато штрафами для работодателя и потерей гарантий для сотрудника.

Елена Самойлова, юрист по трудовому праву К нам обратился программист Михаил, которого компания перевела на "удаленку" просто устным распоряжением, без оформления соответствующих документов. Спустя полгода при увольнении ему отказались выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, аргументируя тем, что "удаленщики работают по своему графику". Пришлось доказывать в суде, что Михаил находился в полноценных трудовых отношениях. К счастью, переписка в корпоративном мессенджере и регулярные отчеты о выполненной работе послужили доказательством. Суд обязал работодателя не только выплатить компенсацию, но и оформить задним числом дополнительное соглашение о дистанционной работе. Из этого кейса важно вынести, что даже при фактическом переходе на удаленную работу необходимо настаивать на юридическом оформлении этих изменений.

Способы оформления дистанционной занятости по ТК РФ

В российском законодательстве предусмотрено несколько легальных способов оформления дистанционной работы. Выбор конкретного варианта зависит от исходной ситуации: заключается ли новый трудовой договор или изменяются условия существующего. ??

Рассмотрим основные способы оформления удаленной работы:

1. Заключение трудового договора о дистанционной работе — для новых сотрудников, изначально принимаемых на удаленную позицию;
2. Заключение дополнительного соглашения — для действующих сотрудников, переводимых на дистанционный формат;
3. Временный перевод на дистанционную работу — оформляется приказом работодателя в исключительных случаях.

При выборе способа оформления необходимо учитывать особенности каждого варианта:

Согласно последним изменениям в законодательстве, при заключении трудового договора о дистанционной работе или дополнительного соглашения к нему допускается использование электронных документов с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако в трудовой книжке отметка о дистанционном характере работы не делается.

Для оформления временного перевода на дистанционную работу в связи с чрезвычайными обстоятельствами достаточно приказа работодателя, но с обязательным указанием причины, срока перевода и порядка обеспечения работника необходимым оборудованием.

Независимо от выбранного способа оформления, в документах необходимо четко зафиксировать:

• Характер дистанционной работы (постоянная, временная или периодическая);
• Порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием;
• Режим рабочего времени и времени отдыха;
• Способы взаимодействия работодателя и работника;
• Порядок вызова работника на стационарное рабочее место (если это предусмотрено).

Пошаговая инструкция: как оформить работу на удаленке

Процесс оформления удаленной работы должен следовать определенному алгоритму, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и минимизировать риски для обеих сторон. Ниже представлена детальная пошаговая инструкция, актуальная на 2025 год. ???

Шаг 1. Определение формата дистанционной работы Первым делом необходимо определить, какой именно формат удаленной работы будет использоваться:

• Постоянная дистанционная работа;
• Временная дистанционная работа (до 6 месяцев);
• Периодическая дистанционная работа (чередование удаленной работы и работы в офисе).

Шаг 2. Подготовка необходимых документов В зависимости от ситуации потребуется подготовить:

• Для нового сотрудника: трудовой договор о дистанционной работе;
• Для действующего сотрудника: дополнительное соглашение к трудовому договору;
• В исключительных случаях: приказ о временном переводе на дистанционную работу.

Шаг 3. Составление и согласование документов При составлении трудового договора или дополнительного соглашения необходимо включить следующие пункты:

• Указание на дистанционный характер работы и его формат;
• Рабочее место (указывается населенный пункт, где будет выполняться работа);
• Порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием;
• Порядок компенсации расходов, связанных с использованием личного оборудования;
• Режим рабочего времени и способы учета рабочего времени;
• Способы взаимодействия с работодателем (электронная почта, мессенджеры и т.д.);
• Порядок обмена документами, включая способы электронного документооборота;
• Условия предоставления отпуска и порядок оплаты временной нетрудоспособности;
• Основания для вызова работника в офис (если это предусмотрено).

Шаг 4. Подписание документов Документы могут быть подписаны как традиционным способом (на бумаге), так и в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При электронном подписании необходимо соблюдать требования Федерального закона №63-ФЗ "Об электронной подписи".

Шаг 5. Издание сопутствующих приказов После подписания основных документов работодателю необходимо издать приказ о приеме на работу или о переводе на дистанционную работу. В приказе указываются основные условия дистанционной работы, ссылки на соответствующие документы.

Шаг 6. Ознакомление с локальными нормативными актами Работник должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции. Ознакомление может происходить:

• Путем направления документов по электронной почте;
• Через корпоративный портал;
• Посредством системы электронного документооборота.

Шаг 7. Организация рабочего места и передача оборудования Работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации, либо компенсировать расходы на их использование. Этот процесс должен быть документально оформлен актами приема-передачи.

Шаг 8. Установление порядка отчетности и контроля Необходимо зафиксировать в документах:

• Формы и периодичность отчетов о выполненной работе;
• Способы контроля за деятельностью работника;
• Порядок согласования и подтверждения выполнения заданий.

Не уверены, подходит ли вам формат удаленной работы или стоит искать офисную позицию? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, который поможет определить ваши сильные стороны и оптимальный формат трудоустройства. Тест учитывает не только профессиональные навыки, но и особенности характера, влияющие на эффективность в различных рабочих средах. Особенно полезен для тех, кто сомневается в своей способности самоорганизации при удаленной работе или ищет баланс между гибкостью и структурированностью.

Андрей Викторов, HR-директор В 2023 году наша компания решила перевести 70% сотрудников на гибридный формат работы. Процесс начался с хаоса: юридический отдел настаивал на одних формулировках в дополнительных соглашениях, руководители отделов — на других, а сотрудники волновались о сохранении соцпакета. Мы столкнулись с отказами подписывать документы и даже с угрозами увольнения. Решение нашлось в создании рабочей группы, которая разработала единый шаблон дополнительного соглашения, учитывающий специфику разных отделов. Ключевым моментом стало проведение серии вебинаров, где мы подробно объяснили все юридические аспекты и ответили на вопросы. В результате процесс занял вместо запланированных двух недель почти два месяца, но был завершен без потери ценных кадров. Главный урок: прозрачность и четкость формулировок в документах критически важны при переводе на удаленную работу.

Права и обязанности удаленного сотрудника

Сотрудник, работающий дистанционно, обладает теми же основными правами и несет те же обязанности, что и офисный работник, с определенной спецификой, обусловленной удаленным форматом. Четкое понимание этих прав и обязанностей поможет избежать конфликтных ситуаций и обеспечит эффективное взаимодействие. ?????

Права дистанционного работника:

• Право на безопасные условия труда — работодатель обязан обеспечить безопасность работника даже при удаленной работе, в том числе проводить инструктажи по охране труда;
• Право на оплату труда — заработная плата дистанционного работника не может быть ниже, чем у аналогичных сотрудников, работающих стационарно;
• Право на отпуск — дистанционный работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и другие виды отпусков, предусмотренные ТК РФ;
• Право на больничный — при временной нетрудоспособности дистанционный работник имеет право на оплату больничного листа;
• Право на обеспечение необходимым оборудованием — работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимыми для работы техническими средствами или компенсировать расходы на их использование;
• Право на уважение рабочего времени — работодатель не может требовать от сотрудника постоянной доступности вне установленного рабочего времени, если это не предусмотрено трудовым договором;
• Право на защиту от необоснованного увольнения — основания для расторжения трудового договора с дистанционным работником те же, что и для обычных сотрудников, с некоторыми особенностями, установленными в договоре.

Обязанности дистанционного работника:

• Выполнение трудовой функции — своевременное и качественное выполнение поставленных задач;
• Соблюдение режима рабочего времени — если он установлен трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка;
• Поддержание связи с работодателем — обязанность отвечать на запросы работодателя в установленное время и установленным способом;
• Обеспечение сохранности оборудования — бережное отношение к предоставленному работодателем оборудованию;
• Соблюдение требований к защите информации — выполнение установленных работодателем требований по защите конфиденциальной информации;
• Предоставление отчетов о выполненной работе — если это предусмотрено трудовым договором;
• Уведомление о болезни — своевременное информирование работодателя о временной нетрудоспособности.

При возникновении споров между работодателем и дистанционным работником применяются те же механизмы их разрешения, что и в случае с обычными трудовыми отношениями: переговоры, обращение в комиссию по трудовым спорам, обращение в трудовую инспекцию или суд.

Одной из особенностей дистанционной работы является возможность включения в трудовой договор дополнительных оснований для его расторжения по инициативе работодателя. Однако эти основания не должны быть дискриминационными и должны быть четко сформулированы.

Важно понимать, что трудовое законодательство устанавливает минимальные гарантии для работников, которые не могут быть ограничены даже при дистанционном формате работы. Любые условия договора, ухудшающие положение работника по сравнению с установленным законодательством, являются недействительными.

Документооборот и технические аспекты дистанционной работы

Эффективная организация документооборота и решение технических вопросов — фундамент успешной дистанционной работы. Грамотно выстроенные процессы не только обеспечивают юридическую защищенность сторон, но и существенно повышают продуктивность удаленного взаимодействия. ??

Электронный документооборот при дистанционной работе Законодательство разрешает использование электронных документов при взаимодействии с дистанционными работниками. Для придания юридической силы электронным документам могут применяться:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — для работодателя при подписании трудового договора, дополнительных соглашений и других кадровых документов;
• Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись — для работника;
• Простая электронная подпись — может использоваться в случаях, предусмотренных локальными нормативными актами, если обеспечивается достаточная защита от подделки.

Конкретный порядок электронного взаимодействия должен быть закреплен в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а также в локальных нормативных актах организации.

Обязательные документы для оформления дистанционной работы:

1. Трудовой договор о дистанционной работе или дополнительное соглашение к существующему договору;
2. Приказ о приеме на работу/переводе на дистанционную работу;
3. Акт приема-передачи оборудования (если оно предоставляется работодателем);
4. Соглашение о компенсации расходов (если работник использует личное оборудование);
5. Положение об особенностях дистанционной работы в организации (локальный нормативный акт);
6. Соглашение о конфиденциальности и защите информации.

Технические аспекты организации дистанционной работы Для эффективной организации удаленной работы необходимо решить ряд технических вопросов:

Особенности учета рабочего времени При дистанционной работе возможны следующие варианты учета рабочего времени:

• Фиксированный график — работник обязан соблюдать определенный режим рабочего времени;
• Гибкий график — работник самостоятельно определяет режим рабочего времени при соблюдении общей продолжительности;
• Учет по результатам — контроль не времени работы, а достижения конкретных результатов.

Выбранный вариант должен быть четко зафиксирован в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Защита персональных данных и конфиденциальной информации При организации дистанционной работы особое внимание следует уделить защите информации:

• Разработать и утвердить политику безопасности для дистанционных работников;
• Обеспечить защищенный доступ к корпоративным ресурсам (VPN, двухфакторная аутентификация);
• Организовать шифрование данных при передаче и хранении;
• Провести обучение работников правилам информационной безопасности;
• Регулярно проводить аудит соблюдения правил безопасности.

Юридически защита информации должна быть закреплена в соглашении о конфиденциальности, которое является неотъемлемой частью трудового договора с дистанционным работником.

При организации документооборота и решении технических вопросов необходимо учитывать требования не только трудового законодательства, но и законов "О персональных данных", "Об электронной подписи", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Юридически грамотное оформление удаленной работы — это не просто соблюдение формальностей, а надежный фундамент для построения эффективных и защищенных трудовых отношений в цифровую эпоху. Детальная проработка всех аспектов — от выбора формата дистанционной работы до технического обеспечения и защиты информации — позволяет минимизировать риски и создать комфортные условия как для работника, так и для работодателя. Важно помнить, что удаленная работа — это полноценная трудовая деятельность со всеми правами и гарантиями, предусмотренными законодательством.