Как оформить прием на должность: образцы приказов и документы

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-специалисты
• Кадровики и менеджеры по персоналу

• Люди, заинтересованные в карьере в сфере HR и трудового законодательства

  Ошибки при оформлении приема на должность могут обойтись работодателю в десятки тысяч рублей штрафов и испорченные отношения с сотрудниками. Допустить ошибку легко: пропустить документ, неправильно заполнить приказ или внести в трудовой договор недопустимые условия. В этой статье я расскажу, как грамотно оформить трудоустройство, предоставлю шаблоны приказов и документов, которые помогут избежать ошибок и конфликтов с инспекцией труда. 🧾✅

Хотите уверенно оформлять прием на работу и разбираться во всех тонкостях трудового права? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам не только теоретические знания, но и практические инструменты: шаблоны документов, алгоритмы действий и кейсы из реальной практики. Вы научитесь безошибочно готовить приказы, составлять трудовые договоры и вести кадровый учет по всем правилам.

Правильное оформление приема на должность: основные этапы

Процесс оформления нового сотрудника — это четкая последовательность действий, где каждый шаг имеет юридическое значение. Правильный алгоритм не только защищает компанию от штрафов и претензий, но и создает надежную основу для дальнейших трудовых отношений. 📝

Рассмотрим пошаговый план действий при приеме нового работника:

1. Получение и проверка документов от соискателя
2. Подписание заявления о приеме на работу
3. Ознакомление будущего сотрудника с локальными нормативными актами
4. Заключение трудового договора
5. Издание приказа о приеме на работу
6. Внесение записи в трудовую книжку (если работник предпочитает бумажный вариант)
7. Оформление личной карточки по форме Т-2
8. Внесение сведений в реестр СЗВ-ТД

Важно соблюдать хронологическую последовательность. Например, приказ о приеме издается только после подписания трудового договора. В противном случае трудовые правоотношения могут быть признаны ненадлежащим образом оформленными.

Елена Васильева, руководитель отдела кадров

В нашей компании был случай, когда мы оформили приказ о приеме нового сотрудника раньше, чем подписали с ним трудовой договор. При плановой проверке ГИТ это нарушение было выявлено, и нам выписали штраф в размере 50 000 рублей. С тех пор мы строго соблюдаем последовательность оформления: сначала заключаем договор, потом издаем приказ. Кроме того, мы разработали чек-лист, который заполняется при приеме каждого сотрудника — это исключает риск пропустить какой-либо документ или процедуру.

Соблюдение сроков — одно из ключевых требований при оформлении. Например, информация о приеме на работу должна быть передана в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Нарушение этого срока влечет административную ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Пакет документов при трудоустройстве: что важно знать

При оформлении нового сотрудника критически важно собрать полный пакет документов, предусмотренных законодательством. Этот этап нельзя игнорировать — от него зависит как легальность трудоустройства, так и дальнейшее беспроблемное ведение кадрового учета. 📋

Перечень обязательных документов определен статьей 65 Трудового кодекса РФ:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности
• Документ об образовании и квалификации
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета (СНИЛС)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)

В некоторых случаях список расширяется. Например, для водителей обязательно наличие водительского удостоверения соответствующей категории, а для медицинских работников — медицинской книжки.

Анатолий Соколов, HR-директор

Столкнулся с ситуацией, когда после приема работника в IT-отдел через три месяца выяснилось, что его диплом о высшем образовании — подделка. Мы проверили это, запросив информацию в вузе, так как заметили странности в документе. Пришлось расторгнуть трудовой договор по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (предоставление подложных документов при заключении трудового договора). Теперь мы проводим обязательную проверку документов об образовании для ключевых позиций — звоним в учебные заведения или проверяем через специальные сервисы. Это занимает время, но защищает от серьезных рисков.

Важно помнить, что работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законодательством. Например, запрос информации о семейном положении, политических взглядах или справки о беременности является нарушением закона. ⚠️

Вот правила работы с документами при приеме на работу:

1. Не храните оригиналы документов (кроме трудовой книжки) — достаточно сделать заверенные копии
2. Получите письменное согласие на обработку персональных данных
3. Создайте личное дело сотрудника для систематизации всех кадровых документов
4. Обеспечьте защиту персональных данных (хранение в сейфе или запираемом шкафу, ограниченный доступ)

Задумываетесь о карьере в HR или хотите улучшить свои знания в кадровом делопроизводстве? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить свою готовность к работе в сфере управления персоналом. Тест поможет оценить ваши сильные стороны и определить области, требующие развития. Профессиональная аналитика покажет, подходит ли вам карьера HR-специалиста и какие навыки стоит прокачать.

Приказ о приеме на должность: шаблоны и образцы

Приказ о приеме на работу — ключевой документ, фиксирующий факт начала трудовых отношений. От правильности его оформления зависит юридическая чистота процедуры трудоустройства и возможность избежать претензий со стороны контролирующих органов. 📑

Для оформления приказа работодатель может использовать:

• Унифицированную форму Т-1 (для одного сотрудника)
• Унифицированную форму Т-1а (для группы сотрудников)
• Собственную форму приказа, разработанную компанией

Хотя использование унифицированных форм не является обязательным с 2013 года, большинство работодателей продолжают их применять, поскольку они содержат все необходимые реквизиты и привычны для кадровых специалистов.

Обязательные элементы приказа о приеме на работу:

1. Наименование организации
2. Регистрационный номер и дата документа
3. Фамилия, имя, отчество работника (полностью)
4. Наименование структурного подразделения (при наличии)
5. Наименование должности/профессии в соответствии со штатным расписанием
6. Условия приема на работу (постоянно, временно, по совместительству)
7. Срок трудового договора (для срочных договоров)
8. Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка, надбавки)
9. Дата начала работы
10. Испытательный срок (если установлен)
11. Основание приема (№ и дата трудового договора)

После оформления приказа работник должен быть ознакомлен с ним под подпись в трехдневный срок с даты фактического начала работы. Отказ от ознакомления с приказом оформляется соответствующим актом. 🖋️

Вот типичные ошибки при оформлении приказа:

• Несоответствие наименования должности в приказе и трудовом договоре
• Расхождения в размере заработной платы в разных документах
• Неверное указание структурного подразделения
• Установление испытательного срока категориям работников, для которых он не предусмотрен законом
• Отсутствие подписи руководителя или ознакомительной подписи работника

Издание приказа о приеме на работу имеет строго определенный срок — не позднее трех рабочих дней с даты, когда работник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей (ст. 68 ТК РФ). Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность.

Хранить приказы о приеме на работу необходимо не менее 75 лет согласно требованиям Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Трудовой договор: ключевые пункты и особенности

Трудовой договор — основополагающий документ, закрепляющий права и обязанности работника и работодателя. От его корректного составления зависит правовая защищенность обеих сторон трудовых отношений. Грамотно составленный договор минимизирует риски возникновения трудовых споров и снижает вероятность привлечения к административной ответственности. 📄

В соответствии со статьей 57 ТК РФ, в трудовом договоре обязательно должны быть указаны:

• Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя
• Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя
• ИНН работодателя
• Место и дата заключения трудового договора
• Место работы с указанием структурного подразделения
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность с указанием квалификации)
• Дата начала работы (для срочного договора — срок его действия и причина заключения)
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Условия об обязательном социальном страховании

Помимо обязательных условий, в трудовой договор могут включаться дополнительные положения, не ухудшающие положение работника: об испытательном сроке, о дополнительных отпусках, о неразглашении коммерческой тайны и прочие. 🔒

Некоторые категории работников требуют особого внимания при составлении трудового договора:

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр хранится у работника, второй — у работодателя. Получение работником экземпляра договора подтверждается его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя.

При составлении трудового договора следует избегать следующих ошибок:

1. Включение условий, ухудшающих положение работника по сравнению с законодательством
2. Установление штрафов за нарушение трудовой дисциплины
3. Возложение на работника полной материальной ответственности без оформления соответствующего договора
4. Включение положений о возможности изменения существенных условий в одностороннем порядке
5. Установление испытательного срока для категорий работников, которым он не может быть установлен по закону

Типичные ошибки при оформлении приема сотрудников

Даже опытные HR-специалисты иногда допускают ошибки при оформлении трудовых отношений. Эти ошибки могут привести к серьезным последствиям: от штрафов до признания трудового договора недействительным. Разберем типичные ошибки, которые встречаются при приеме сотрудников на работу, и способы их предотвращения. ⚠️

Распространенные ошибки при оформлении приема на работу:

1. Неправильная последовательность оформления документов — например, издание приказа до заключения трудового договора
2. Нарушение сроков оформления — несвоевременное издание приказа, запоздалая подача сведений в СФР
3. Некорректное наименование должности — использование должностей, не соответствующих штатному расписанию или профстандартам
4. Ошибки при установлении испытательного срока — назначение испытания для беременных женщин, молодых специалистов и других категорий, защищенных законом
5. Неполный пакет документов — отсутствие обязательных документов или подписей в них
6. Требование избыточных документов — запрос документов, не предусмотренных трудовым законодательством
7. Несоответствие условий трудового договора нормам ТК РФ — включение дискриминационных условий или условий, ухудшающих положение работника

Наиболее серьезным нарушением является фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора. За это работодателю грозит штраф:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей
• Для индивидуальных предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать следующие практические инструменты:

• Чек-листы для проверки комплектности документов
• Шаблоны трудовых договоров для разных категорий сотрудников
• Автоматизированные системы кадрового учета
• Регулярное обучение кадровых специалистов изменениям в законодательстве
• Внутренний аудит кадровой документации

Особое внимание следует уделять соответствию локальных нормативных актов компании актуальному законодательству. Многие ошибки возникают именно из-за использования устаревших форм документов или несвоевременного обновления внутренних регламентов. 🔄

Практика показывает, что тщательная проверка каждого документа перед подписанием и использование автоматизированных систем значительно снижают риск ошибок. Это особенно важно при массовом найме, когда объем документации существенно увеличивается.

Правильное оформление приема на должность — это не просто бюрократическая процедура, а важный правовой механизм защиты интересов как работодателя, так и сотрудника. Следуя четким алгоритмам, используя проверенные шаблоны документов и учитывая требования законодательства, вы создаете прочный фундамент для долгосрочных трудовых отношений. Регулярно обновляйте свои знания в области трудового права, проводите аудит кадровой документации и не пренебрегайте деталями при оформлении — это убережет вас от штрафов и репутационных рисков.