Как оформить отпуск за свой счет на один день: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Работники, интересующиеся процедурой оформления отпусков без сохранения заработной платы
• HR-специалисты и кадровые работники, желающие улучшить знания о трудовом законодательстве

• Индивиды, стремящиеся к карьерному росту в сфере управления персоналом

  Внезапная необходимость отлучиться с работы на один день ставит многих сотрудников перед дилеммой: как правильно оформить отсутствие, не нарушая трудовое законодательство? Отпуск за свой счет — популярное и законное решение для подобных ситуаций. Однако даже на оформление однодневного отпуска без сохранения заработной платы существуют строгие правила и порядок действий, незнание которых может привести к неприятным последствиям — от отказа в предоставлении отпуска до дисциплинарного взыскания за прогул. 👨‍💼

Хотите стать незаменимым специалистом по кадровому делопроизводству? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас профессионально оформлять все типы отпусков, включая отпуска без содержания, согласно последним изменениям в трудовом законодательстве. Вы освоите автоматизированные HR-системы, электронный документооборот и получите практические навыки, которые сразу примените в работе!

Что такое отпуск за свой счет: правовые основы

Отпуск без сохранения заработной платы (в разговорной речи — "отпуск за свой счет") — это период, когда работник временно освобождается от выполнения трудовых обязанностей по личным обстоятельствам, при этом за ним сохраняется рабочее место, но не выплачивается заработная плата. 📑

Правовое регулирование такого отпуска осуществляется статьей 128 Трудового кодекса РФ. Согласно законодательству, предоставление отпуска без сохранения заработной платы возможно по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Анна Викторовна, главный специалист по кадровому делопроизводству

Самый сложный случай в моей практике был связан с оформлением срочного отпуска за свой счет для сотрудника, который должен был присутствовать на слушании в суде. Он обратился ко мне буквально за день до заседания. Я объяснила, что по закону такой отпуск — это право работодателя, а не обязанность, если человек не относится к льготным категориям. Однако мы быстро составили правильно оформленное заявление с приложенной копией судебной повестки. Благодаря грамотному обоснованию и корректному сопроводительному документу руководитель одобрил заявление в течение часа. С тех пор для экстренных случаев я всегда рекомендую прикладывать к заявлению документы, подтверждающие необходимость отпуска.

Важно понимать, что минимальной и максимальной продолжительности отпуска за свой счет законодательно не установлено — можно оформить как на один день, так и на более длительный срок. Однако стоит учитывать некоторые ограничения:

• Период отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в течение рабочего года не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ)
• При длительном отпуске за свой счет работодатель не обязан начислять страховые взносы, что может повлиять на будущую пенсию работника
• Работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отпуска, если он не относится к категории обязательных

Кто имеет право на однодневный отпуск без оплаты

По общему правилу, решение о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы является правом работодателя, а не его обязанностью. Однако существуют категории работников, которым работодатель не может отказать в предоставлении такого отпуска, в том числе однодневного. 🧓👨‍👩‍👧

Категории работников, которым отпуск за свой счет предоставляется в обязательном порядке:

• Участники Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий — до 35 календарных дней в году
• Работающие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в году
• Родители и супруги военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы — до 14 календарных дней в году
• Работающие инвалиды — до 60 календарных дней в году
• Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней
• Сотрудники, допущенные к вступительным экзаменам в вузы — 15 календарных дней
• Работники-совместители, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы — на соответствующее количество дней
• Другие категории работников, указанные в коллективном договоре организации

Михаил Петрович, юрист по трудовому праву

На консультацию пришел клиент, которому отказали в предоставлении однодневного отпуска за свой счет для участия в похоронах дальнего родственника. Руководство ссылалось на производственную необходимость. Мы детально изучили ситуацию и выяснили, что в коллективном договоре организации был пункт о предоставлении до 3 дней отпуска без сохранения заработной платы в случае смерти родственников, включая двоюродных. Это стало решающим аргументом, и клиенту предоставили отпуск, ссылаясь на нарушение не только коллективного договора, но и трудового законодательства. Этот случай показывает важность знания не только ТК РФ, но и локальных нормативных актов организации.

Для остальных категорий работников предоставление отпуска за свой счет на один день зависит от решения работодателя. Чтобы повысить шансы на одобрение заявления, рекомендуется:

• Заранее обсудить необходимость отпуска с непосредственным руководителем
• Указать уважительную причину для отпуска
• По возможности приложить подтверждающие документы (медицинское направление, повестка в суд и т.д.)
• Предложить варианты, как будет выполнена ваша работа в этот день (перераспределение задач между коллегами)

Не уверены, что карьера в HR подходит именно вам? Пройдите бесплатный Тест на профориентацию от Skypro и определите, соответствуют ли ваши навыки и личностные качества требованиям профессии HR-менеджера. Возможно, именно вы обладаете теми качествами, которые позволят грамотно управлять персоналом и эффективно решать вопросы с оформлением отпусков и другими кадровыми процедурами! Тест займет всего 5 минут и даст четкое понимание ваших карьерных перспектив.

Как написать заявление на отпуск за свой счет

Корректно составленное заявление — залог быстрого одобрения отпуска без сохранения заработной платы. В заявлении должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие работодателю принять обоснованное решение. ✍️

Заявление на отпуск за свой счет должно содержать:

• Данные адресата (руководителя организации, ФИО, должность)
• Данные заявителя (ФИО полностью, должность, структурное подразделение)
• Просьбу о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
• Конкретную дату отпуска (при однодневном отпуске) или период (с указанием даты начала и окончания)
• Причину необходимости отпуска (указывается по желанию, если работник не относится к льготным категориям)
• Ссылку на статью 128 ТК РФ, а для льготных категорий — на соответствующую часть этой статьи
• Дату составления заявления и личную подпись заявителя

Образец заявления на отпуск за свой счет на один день:

Генеральному директору ООО "Альфа" 
Иванову А.А. 
от менеджера отдела продаж 
Петровой Елены Сергеевны 

Заявление 

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 1 (один) день 15 июня 2025 года по семейным обстоятельствам. 

12.06.2025 
________ Петрова Е.С.

Важные нюансы при составлении заявления:

• Подавайте заявление заблаговременно, чтобы у работодателя было время для рассмотрения и принятия решения
• Если вы относитесь к льготной категории, которой работодатель обязан предоставить отпуск, укажите это в заявлении и сделайте ссылку на соответствующий пункт статьи 128 ТК РФ
• Если причина отпуска относится к уважительным (например, похороны, свадьба, рождение ребенка), приложите к заявлению копии подтверждающих документов
• Сохраните копию заявления с отметкой о принятии на случай возникновения спорных ситуаций

Помните, что форма заявления на отпуск за свой счет на один день законодательно не установлена, поэтому оно может быть составлено в свободной форме с учетом сложившейся в организации практики оформления кадровых документов. В некоторых компаниях могут быть разработаны типовые бланки таких заявлений.

Пошаговая процедура оформления отпуска на один день

Оформление отпуска без сохранения заработной платы на один день включает несколько последовательных этапов, которые необходимо соблюсти для соблюдения трудового законодательства. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий. 📋

1. Предварительное согласование с руководством — неформальное обсуждение с непосредственным руководителем необходимости взять отпуск за свой счет. Этот шаг не обязателен, но повышает вероятность одобрения заявления.
2. Написание заявления — составление и подача заявления на отпуск без сохранения заработной платы по форме, принятой в организации.
3. Регистрация заявления — заявление регистрируется в журнале входящих документов с проставлением отметки о принятии на вашей копии.
4. Рассмотрение заявления руководителем — наложение резолюции руководителем организации (или уполномоченным лицом).
5. Издание приказа — в случае положительного решения кадровая служба готовит приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
6. Ознакомление с приказом — работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
7. Внесение записи в табель учета рабочего времени — в табеле день отпуска без сохранения заработной платы обычно отмечается кодом "ДО" или "16".

На практике данная процедура может занять от нескольких часов до нескольких дней, поэтому рекомендуется начинать процесс оформления заблаговременно.

Типичные ошибки при оформлении отпуска за свой счет на один день и способы их избежать:

• Отсутствие документального обоснования — всегда прикладывайте подтверждающие документы для уважительных причин
• Устное согласование без письменного заявления — даже при положительной реакции руководителя всегда оформляйте письменное заявление
• Самовольный уход в отпуск до получения одобрения — не уходите в отпуск до получения официального разрешения, иначе это может быть расценено как прогул
• Несвоевременная подача заявления — подавайте заявление заблаговременно, чтобы у работодателя было время для принятия решения

Документооборот при оформлении отпуска на один день:

Альтернативы отпуску за свой счет на один день

В ситуациях, когда необходимо отсутствовать на работе всего один день, отпуск без сохранения заработной платы — не единственное решение. Существуют альтернативные варианты, которые могут быть более выгодны как для работника, так и для работодателя. 🔄

• Отгул — компенсация за ранее отработанное сверхурочное время. При наличии переработок можно договориться об отгуле, который не повлияет на заработную плату.
• Использование части ежегодного оплачиваемого отпуска — согласно ст. 125 ТК РФ, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
• Дистанционная работа — если характер работы позволяет выполнять обязанности удаленно, можно договориться о работе из дома в нужный день.
• Изменение графика работы — временное изменение начала и окончания рабочего дня или перенос выходного дня (при сменном графике).
• Компенсационный отгул — если вы планируете работать в выходной или праздничный день, можно договориться о предоставлении другого дня отдыха.

Сравнение альтернативных вариантов:

• С точки зрения оплаты: ежегодный оплачиваемый отпуск и дистанционная работа сохраняют заработную плату, в отличие от отпуска за свой счет.
• С точки зрения оформления: отгул и изменение графика часто требуют меньше документального оформления, чем отпуск без сохранения заработной платы.
• С точки зрения планирования: отпуск за свой счет может быть оформлен быстрее, чем часть ежегодного оплачиваемого отпуска, на который обычно нужно подавать заявление за 2 недели.

Рекомендации по выбору оптимального варианта:

1. Оцените финансовую сторону — насколько критична для вас потеря дневного заработка.
2. Учитывайте политику компании и отношения с руководством — некоторые варианты могут быть более предпочтительными с точки зрения корпоративной культуры.
3. Рассмотрите специфику вашей работы — возможность дистанционной работы или гибкого графика зависит от должностных обязанностей.
4. Учитывайте срочность — некоторые альтернативы требуют предварительного согласования и планирования.

Важно помнить, что любой из вариантов отсутствия на рабочем месте должен быть согласован с работодателем и надлежащим образом оформлен, чтобы избежать недоразумений и возможных дисциплинарных взысканий.

Грамотное решение кадровых вопросов — это искусство, требующее точного знания законодательства и практических нюансов. Отпуск за свой счет на один день — это законная возможность решить личные вопросы без нарушения трудовой дисциплины. Обоснованное заявление, поданное заблаговременно, корректное оформление и документальное подтверждение уважительной причины существенно повышают шансы на одобрение такого отпуска даже в организациях с жесткой кадровой политикой. Помните, что открытая коммуникация с руководством и знание своих прав — ключевые элементы успешного решения любых рабочих вопросов.