Как оформить человека на работу: пошаговая инструкция с документами

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и кадровики
• Владельцы и руководители малых и средних предприятий

• Студенты и начинающие специалисты в области управления персоналом

  Оформление сотрудника на работу – процедура, которую нельзя проводить "на глазок". Неправильное документирование трудовых отношений грозит штрафами от 30 000 до 100 000 рублей для юридических лиц. Обидно платить такие суммы из-за незнания элементарных правил, не так ли? В этой статье представлена детальная пошаговая инструкция по официальному трудоустройству работника в 2025 году – от первого знакомства с документами кандидата до финального оформления всех необходимых бумаг. Разберем типичные ошибки и дадим проверенные рекомендации, которые защитят ваш бизнес от претензий трудовой инспекции. 📝

Хотите избежать ошибок при оформлении сотрудников и освоить правильное ведение кадрового делопроизводства? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам стать экспертом в этой области. Вы получите актуальные знания о трудовом законодательстве, научитесь правильно оформлять все необходимые документы и сможете уверенно управлять кадровыми процессами в компании любого размера. Инвестируйте в свои знания сейчас, чтобы избежать дорогостоящих ошибок в будущем!

Пошаговая инструкция оформления сотрудника на работу

Правильное оформление сотрудника – это не просто бюрократическая формальность, а юридическая защита как для работодателя, так и для работника. Следуйте этому алгоритму, чтобы процесс прошел гладко и без нарушений закона. 💼

Ирина Петрова, руководитель отдела кадров Однажды к нам обратился владелец небольшой IT-компании, который прежде оформлял всех сотрудников как фрилансеров по гражданско-правовым договорам. Когда бизнес вырос до 12 человек, трудовая инспекция пришла с проверкой и выявила подмену трудовых отношений. Штраф составил 80 000 рублей, плюс обязанность оформить всех задним числом по трудовым договорам с выплатой компенсаций. Этой истории могло не быть, если бы предприниматель сразу знал правильный порядок действий.

Вот полная пошаговая инструкция по оформлению сотрудника:

1. Проверка документов кандидата. Перед заключением трудового договора запросите у будущего сотрудника необходимые документы (список приведен в следующем разделе).
2. Проверка подлинности документов. Особенно внимательно проверьте паспорт, документы об образовании и трудовую книжку (если ведется).
3. Ознакомление с локальными нормативными актами. Предоставьте работнику для ознакомления все необходимые локальные документы компании под подпись.
4. Подготовка трудового договора. Составьте трудовой договор в двух экземплярах, включив все существенные условия.
5. Подписание трудового договора. Обе стороны подписывают трудовой договор, один экземпляр передается работнику.
6. Издание приказа о приеме на работу. Оформляется по унифицированной форме Т-1 или по форме, разработанной компанией.
7. Ознакомление работника с приказом. Работник должен расписаться в приказе о своем ознакомлении.
8. Оформление трудовой книжки. Если это первое место работы или ведется бумажная трудовая книжка.
9. Направление сведений в ПФР (СФР). Подача формы СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня после издания приказа.
10. Оформление личной карточки. Заполнение формы Т-2.

Важно помнить, что трудовой договор считается заключенным с даты, указанной в нем как день начала работы. Если работник не приступил к работе в этот день без уважительных причин, вы имеете право аннулировать трудовой договор. ⚠️

Какие документы нужно собрать при трудоустройстве

Правильно собранный пакет документов – это фундамент законного трудоустройства. Отсутствие даже одного обязательного документа может повлечь проблемы при проверках. Вот полный перечень документов для 2025 года. 📋

Обязательные документы (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС (страховое свидетельство)
• Документ об образовании (при необходимости)
• Трудовая книжка (кроме случаев первичного трудоустройства или если человек выбрал электронную трудовую книжку)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинская книжка (для отдельных профессий)

Дополнительные документы, которые может запросить работодатель:

• ИНН (хотя требовать его работодатель не вправе, но может попросить)
• Справка о заработной плате с предыдущего места работы (для расчета пособий)
• Фотографии для личного дела (по желанию работодателя)
• Сведения о прививках (для медицинских работников и некоторых других категорий)
• Свидетельства о рождении детей (для предоставления льгот и вычетов)

Александр Никитин, HR-директор При оформлении руководителя IT-отдела мы допустили серьезную оплошность: не проверили подлинность его диплома об образовании. Через три месяца выяснилось, что документ был поддельным. Помимо немедленного расторжения договора, мы столкнулись с угрозой административной ответственности за ненадлежащую проверку документов. Теперь мы обязательно проверяем подлинность всех документов об образовании через официальные запросы в учебные заведения или через специализированные сервисы. Это занимает дополнительное время, но полностью оправдывает себя.

📌 Важно: Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами. Запрещено требовать характеристики с предыдущего места работы, информацию о политических, религиозных убеждениях, частной жизни.

При трудоустройстве иностранных граждан дополнительно проверьте наличие разрешения на работу и соблюдение миграционных правил. Штрафы за нарушения в этой области особенно высоки – до 800 000 рублей за каждого нелегально трудоустроенного иностранца. 🌎

Не уверены в своем профессиональном направлении или хотите понять, подходит ли вам HR-сфера? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro! Это бесплатный инструмент, который поможет определить ваши сильные стороны и профессиональные наклонности. Особенно полезен для тех, кто задумывается о работе в кадровом делопроизводстве и управлении персоналом. Уделите всего 10 минут, чтобы получить персонализированные рекомендации по развитию карьеры!

Трудовой договор: правила составления и подписания

Трудовой договор – ключевой документ, регулирующий взаимоотношения между работником и работодателем. Его отсутствие или неправильное оформление может обернуться серьезными штрафами. Рассмотрим, как грамотно составить этот документ. ✍️

Обязательные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ):

• Данные работодателя и работника (ФИО, паспортные данные, ИНН, юридический адрес)
• Место работы (с указанием структурного подразделения)
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность с указанием квалификации)
• Дата начала работы (а для срочного договора – срок его действия и причины заключения)
• Условия оплаты труда (размер оклада, тарифной ставки, доплаты, надбавки, премии)
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте (класс условий труда)
• Условия об обязательном социальном страховании
• Другие условия, предусмотренные трудовым законодательством

Дополнительные условия, которые могут быть включены в трудовой договор:

• Испытательный срок (не более 3 месяцев, для руководящих должностей – до 6 месяцев)
• Неразглашение коммерческой, служебной и иной охраняемой законом тайны
• Обязанность работника отработать после обучения
• Улучшенный социальный пакет (ДМС, дополнительный отпуск и т.д.)
• Условия о дистанционной работе или гибком графике

🚩 Важные моменты при составлении и подписании трудового договора:

1. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
2. Один экземпляр передается работнику, получение которого работник подтверждает подписью на экземпляре работодателя.
3. Договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров (если такой ведется).
4. Срочный трудовой договор может заключаться только в случаях, прямо предусмотренных ст. 59 ТК РФ.
5. Испытательный срок нельзя устанавливать для беременных женщин, лиц до 18 лет, выпускников, впервые поступающих на работу, и некоторых других категорий.

В 2025 году особое внимание следует уделить условиям о дистанционной (удаленной) работе, если такая предусмотрена. Отразите в договоре порядок обмена документами, обеспечение работника оборудованием, компенсацию расходов на интернет и связь. 🖥️

При возникновении особых требований к работнику (например, необходимость командировок), обязательно укажите это в трудовом договоре. В противном случае, работник вправе отказаться от таких обязанностей.

Обязательная кадровая документация при найме

После подписания трудового договора следует правильно заполнить обязательную кадровую документацию. Эти документы должны быть в порядке у каждого работодателя, независимо от размера компании. 📊

Основные документы, которые необходимо оформить при найме:

1. Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или самостоятельно разработанная форма). Издается после подписания трудового договора, работник должен быть ознакомлен с ним под подпись в течение трех дней.
2. Личная карточка работника (форма Т-2). Содержит основные сведения о работнике: персональные данные, образование, стаж, воинский учет, сведения о приеме на работу и переводах.
3. Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД). Передается в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
4. Трудовая книжка – оформляется при первичном трудоустройстве или ведется в бумажном виде по желанию работника.

Дополнительная документация, которая может понадобиться:

• Должностная инструкция (может быть приложением к трудовому договору)
• Согласие на обработку персональных данных
• Обязательство о неразглашении коммерческой тайны
• Заявление о предоставлении налоговых вычетов
• Материально-ответственный договор (для определенных должностей)

Все документы, связанные с трудовыми отношениями, должны храниться определенный срок. Например, личные дела сотрудников хранятся 50 лет (для документов, созданных до 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных после 2003 года). 🗄️

Действия, которые необходимо выполнить при оформлении сотрудника:

• Зарегистрировать приказ о приеме в журнале регистрации приказов
• Внести запись в трудовую книжку (если ведется)
• Внести данные в книгу учета движения трудовых книжек (если ведется)
• Включить работника в табель учета рабочего времени
• Сформировать личное дело
• Ознакомить с локальными нормативными актами под подпись

Типичные ошибки и штрафы при оформлении работников

Ошибки при оформлении трудовых отношений могут дорого обойтись работодателю. Знание типичных нарушений поможет их избежать и защитить компанию от штрафных санкций. 💰

Наиболее распространенные ошибки при оформлении:

• Фактический допуск к работе без оформления трудового договора
• Подмена трудовых отношений гражданско-правовыми
• Неправильное оформление испытательного срока
• Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре
• Нарушение сроков оформления кадровых документов
• Несвоевременное или неполное ознакомление работника с локальными нормативными актами
• Неправильное внесение записей в трудовую книжку
• Несвоевременное представление сведений в СФР

Штрафы за нарушения трудового законодательства (по состоянию на 2025 год):

Как избежать типичных ошибок:

• Выделите ответственное лицо за кадровое делопроизводство
• Используйте чек-листы при оформлении новых сотрудников
• Регулярно проводите аудит кадровой документации
• Отслеживайте изменения в трудовом законодательстве
• Используйте специализированное ПО для автоматизации кадрового учета
• Сразу корректно определяйте характер отношений с работником (трудовые или ГПХ)
• Обучайте персонал, ответственный за кадровую работу

⚠️ Обратите внимание: С 2025 года усилен контроль за соблюдением трудового законодательства при дистанционной работе. Убедитесь, что все особенности удаленной работы правильно отражены в трудовом договоре и соответствующих приказах.

Помните, что повторные нарушения могут привести к более серьезным последствиям, вплоть до административного приостановления деятельности организации на срок до 90 суток. Инвестиции в правильное оформление трудовых отношений – это инвестиции в юридическую безопасность вашего бизнеса.

Правильное оформление сотрудников – это не просто бюрократическая процедура, а важный элемент защиты интересов компании и построения прозрачных отношений с персоналом. Следуя приведенной пошаговой инструкции, вы значительно снизите риск штрафов и претензий со стороны контролирующих органов. В условиях цифровизации и изменений в трудовом законодательстве особенно важно оставаться информированным и следить за актуальностью кадровых процедур. Чтобы обезопасить бизнес, регулярно проводите внутренний аудит кадрового делопроизводства и инвестируйте в повышение квалификации ответственных сотрудников.