Кадровые документы при приеме на работу: полный перечень и образцы

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству
• Рецепиенты и руководители, занимающиеся оформлением сотрудников

• Студенты и те, кто хочет освоить профессию в области HR и кадрового учета

  Оформление нового сотрудника только на первый взгляд кажется рутинной задачей. На практике это целый документальный квест, где пропущенная подпись или отсутствующая форма могут обернуться серьезными последствиями — от штрафов до проблем с проверками. По статистике, 64% компаний допускают ошибки в кадровом документообороте, а 37% из них получают административные взыскания. Разберем, какие документы обязательны при приеме на работу, как их правильно оформить и где найти актуальные образцы 2025 года. ??

Хотите стать экспертом в кадровом делопроизводстве и избежать ошибок при оформлении сотрудников? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваш путь к профессиональному успеху! Программа включает детальное изучение всех аспектов кадрового документооборота, практические кейсы и шаблоны документов от ведущих HR-экспертов. Бонус для студентов — полный комплект актуальных форм и образцов, соответствующих законодательству 2025 года. Инвестируйте в свои знания — избегайте штрафов и проверок!

Обязательные кадровые документы при приеме на работу

Грамотное оформление сотрудника начинается с понимания полного перечня необходимых документов. Трудовой кодекс РФ и сопутствующие нормативные акты устанавливают четкие требования к кадровому документообороту. Рассмотрим обязательный пакет документов, который должен быть оформлен при трудоустройстве нового работника. ??

Марина Котова, главный HR-директор Однажды к нам пришла проверка из трудовой инспекции. Мы были уверены, что все в порядке — ведь у нас крупная компания с отлаженными процессами. Каково же было мое удивление, когда инспектор указал на отсутствие ознакомления сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка под роспись! Этот, казалось бы, формальный момент обернулся штрафом в 50 000 рублей. С тех пор я создала чек-лист обязательных документов и требую его заполнения при оформлении каждого сотрудника. За три года — ни одного замечания от проверяющих органов.

Обязательные документы при приеме на работу разделяются на две категории: те, что оформляет работодатель, и те, что предоставляет соискатель. Рассмотрим первую группу:

• Трудовой договор — основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем (ст. 56-84 ТК РФ)
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) — издается на основании заключенного трудового договора
• Личная карточка работника (форма Т-2) — содержит персональные и учетные данные сотрудника
• Лист ознакомления с локальными нормативными актами — подтверждение того, что сотрудник ознакомлен с правилами работы в компании
• Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ согласно ФЗ "О персональных данных"
• Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) — ведется с первого дня работы

Дополнительные документы, которые зависят от специфики должности и организации:

Важно помнить, что отсутствие любого из обязательных документов может повлечь административную ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы за нарушение трудового законодательства достигают 50 000 рублей для организаций и 5 000 рублей для должностных лиц. При повторном нарушении суммы увеличиваются вдвое. ??

Документы, предоставляемые соискателем при трудоустройстве

Прежде чем приступить к оформлению сотрудника, HR-специалисту необходимо получить от кандидата определенный набор документов. Статья 65 Трудового кодекса РФ четко регламентирует, какие документы работодатель вправе требовать, а какие — нет. ??

Обязательные документы, которые предоставляет соискатель:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР), кроме случаев первичного трудоустройства
• Документ об образовании и квалификации (при наличии специальных требований)
• Документы воинского учета — для военнообязанных и подлежащих призыву

Документы, которые могут быть запрошены в отдельных случаях:

• Справка о наличии (отсутствии) судимости — для педагогов, медработников, сотрудников правоохранительных органов и др.
• Медицинское заключение — для работников пищевой промышленности, образования, медицины
• Разрешение на работу — для иностранных граждан
• ИНН — не является обязательным, но часто запрашивается для удобства бухгалтерии

Особое внимание следует уделить проверке подлинности предоставляемых документов. В 2025 году участились случаи фальсификации документов об образовании и трудового стажа. По данным исследований, около 12% соискателей на управленческие позиции предоставляют недостоверные сведения о своем опыте работы. ??

Тест на профориентацию от Skypro — незаменимый инструмент для HR-специалистов при подборе персонала! Включите его в процесс найма, чтобы определить, подходит ли кандидат для конкретной должности не только по формальным критериям, но и по личностным качествам. Это поможет снизить текучесть кадров и повысить эффективность сотрудников. Дополнительный бонус: результаты теста можно приложить к личной карточке работника для более полного понимания его профессионального потенциала.

Важно: работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом или иными федеральными законами. Запрещено запрашивать:

• Характеристики с предыдущих мест работы (если соискатель их не предоставляет добровольно)
• Справки о семейном положении или наличии детей
• Информацию о политических, религиозных убеждениях, национальной принадлежности
• Сведения о частной жизни кандидата

После получения всех необходимых документов от соискателя, копии документов нужно заверить надлежащим образом. На копии должна быть проставлена отметка "Копия верна", дата заверения, должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию. ??

Порядок оформления трудового договора и его основные пункты

Трудовой договор — краеугольный камень трудовых отношений. Это юридический документ, закрепляющий права и обязанности сторон, условия труда и его оплаты. Статьи 57-59 ТК РФ регламентируют содержание и форму трудового договора. ??

Рассмотрим порядок оформления трудового договора:

1. Подготовка проекта договора — составляется на основе типовой формы с учетом специфики должности
2. Согласование условий — обсуждение с будущим сотрудником особенностей работы, оплаты труда и других существенных условий
3. Подписание — договор составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами
4. Регистрация — присвоение порядкового номера и внесение в журнал регистрации трудовых договоров
5. Выдача экземпляра работнику — один экземпляр остается у работодателя, второй передается сотруднику

Обязательные условия, которые должны быть включены в трудовой договор:

Особое внимание следует уделить дополнительным условиям, которые могут быть включены в трудовой договор:

• Испытательный срок — не может превышать 3 месяцев (для руководителей — 6 месяцев)
• Условия о неразглашении — коммерческой тайны, персональных данных клиентов
• Дополнительные гарантии — медицинское страхование, компенсация расходов, дополнительный отпуск
• Условия об удаленной работе — порядок взаимодействия, обеспечение оборудованием
• Условия об обучении — обязательства работника по отработке после обучения за счет компании

Распространенные ошибки при оформлении трудового договора:

• Отсутствие обязательных условий или их размытые формулировки
• Включение условий, ухудшающих положение работника по сравнению с законодательством
• Несоответствие наименования должности штатному расписанию или профстандартам
• Установление испытательного срока категориям работников, для которых он запрещен
• Отсутствие подписи работника на экземпляре работодателя или отметки о получении своего экземпляра

Алексей Петров, HR-директор В моей практике был случай, который обошелся компании в 350 000 рублей. При увольнении топ-менеджера возник спор о размере компенсации. В трудовом договоре была некорректная формулировка о премиальной части — «до 200% от оклада по результатам работы». Суд истолковал это в пользу работника, постановив выплатить максимальную сумму, так как критерии оценки результатов не были четко прописаны. С тех пор в наших договорах все формулировки предельно конкретны, с измеримыми KPI и точными алгоритмами расчета. Документы проверяет не только HR, но и юрист компании.

В 2025 году особое внимание следует уделить оформлению трудовых договоров с удаленными работниками. Современное законодательство требует более детального прописывания условий электронного взаимодействия, учета рабочего времени и оснащения рабочего места. ????

Правила заполнения личной карточки работника и приказа

После подписания трудового договора следующим шагом является оформление приказа о приеме на работу и личной карточки сотрудника. Эти документы — обязательная часть кадрового учета, регламентированная Трудовым кодексом и Постановлением Госкомстата России. ??

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 (для одного сотрудника) или Т-1а (для нескольких сотрудников). Алгоритм заполнения приказа:

1. Присвоение порядкового номера и даты издания приказа
2. Внесение персональных данных работника (ФИО полностью)
3. Указание структурного подразделения и должности
4. Определение характера работы (основная или по совместительству)
5. Установление условий оплаты труда (оклад, надбавки, доплаты)
6. Указание срока трудового договора (для срочных договоров)
7. Внесение информации об испытательном сроке (при наличии)
8. Подписание приказа руководителем организации
9. Ознакомление работника с приказом под роспись

Личная карточка работника (форма Т-2) — это документ, содержащий подробные сведения о сотруднике. Она включает 11 разделов и требует особой тщательности при заполнении:

• Раздел I — Общие сведения (ФИО, дата рождения, гражданство, образование)
• Раздел II — Сведения о воинском учете (для военнообязанных)
• Раздел III — Прием на работу и переводы (информация о назначениях и перемещениях)
• Раздел IV — Аттестация (даты и результаты проведенных аттестаций)
• Раздел V — Повышение квалификации (информация о дополнительном образовании)
• Раздел VI — Профессиональная переподготовка
• Раздел VII — Награды, поощрения, почетные звания
• Раздел VIII — Отпуск (учет всех видов отпусков)
• Раздел IX — Социальные льготы (информация о предоставленных льготах)
• Раздел X — Дополнительные сведения
• Раздел XI — Основание прекращения трудового договора (заполняется при увольнении)

Важные нюансы при заполнении личной карточки:

• Все записи должны соответствовать данным документов работника
• Используются чернила синего или черного цвета (в 2025 году допускается ведение электронных карточек при наличии ЭЦП)
• Работник должен подписать карточку в соответствующих графах
• Сокращения допускаются только в строго установленных случаях
• Исправления должны быть заверены подписью уполномоченного лица

Типичные ошибки при оформлении приказа и личной карточки:

• Несоответствие данных в приказе, трудовом договоре и личной карточке
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом
• Неполное заполнение обязательных разделов личной карточки
• Неверное указание кода профессии по ОКПДТР
• Отсутствие сведений об образовании или неточное указание специальности

С 2025 года вступают в силу изменения, расширяющие возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде. Многие организации переходят на цифровые системы учета с использованием электронных подписей. Однако даже при электронном документообороте требования к содержанию и порядку оформления документов сохраняются. ???

Шаблоны и образцы кадровых документов для скачивания

Для оптимизации процесса оформления новых сотрудников предлагаем воспользоваться готовыми шаблонами документов, соответствующими актуальным требованиям законодательства 2025 года. Использование проверенных образцов позволит избежать типичных ошибок и сэкономить время HR-специалистов. ??

Основные документы для оформления приема на работу, которые должны быть в арсенале каждого HR-специалиста:

• Трудовой договор — базовый шаблон с возможностью адаптации под различные должности и условия труда
• Приказ о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а) — унифицированные формы с примерами заполнения
• Личная карточка работника (форма Т-2) — с инструкцией по заполнению всех разделов
• Согласие на обработку персональных данных — актуализированная форма с учетом последних требований законодательства
• Должностная инструкция — типовые шаблоны для различных позиций
• Лист ознакомления с локальными нормативными актами — удобная форма для документирования факта ознакомления

Дополнительные документы, которые могут потребоваться в зависимости от специфики работы:

• Договор о полной материальной ответственности — для материально-ответственных лиц
• Соглашение о неразглашении — для защиты конфиденциальной информации
• Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — для документирования выбора работника
• Обходной лист — для учета выданного имущества и доступов
• Акт об отсутствии претензий — документ, подтверждающий отсутствие взаимных претензий при увольнении

При использовании шаблонов необходимо адаптировать их под специфику вашей организации, учитывая:

• Организационно-правовую форму компании
• Отраслевые особенности и требования
• Действующие в организации системы оплаты труда
• Внутренние политики и процедуры
• Региональные особенности трудового законодательства

Современные тенденции в кадровом документообороте 2025 года:

• Цифровизация кадрового учета — все больше компаний переходят на электронные системы документооборота с использованием ЭЦП
• Упрощение форм — тренд на сокращение избыточных сведений в документах при сохранении всей необходимой информации
• Интеграция с государственными системами — прямая передача кадровых данных в ФНС, ПФР и другие госорганы
• Персонализация трудовых договоров — включение индивидуальных условий для удержания ценных сотрудников
• Расширение разделов о конфиденциальности — усиление защиты данных компании в связи с ростом рисков утечек

Практический совет: создайте в своей компании электронную библиотеку шаблонов с системой контроля версий. Это позволит оперативно обновлять документы при изменении законодательства и гарантирует, что все сотрудники HR-отдела используют актуальные формы. ??

Правильно оформленные кадровые документы — это не просто бюрократическая формальность, а надежная защита интересов как работодателя, так и сотрудника. Они создают четкие рамки взаимоотношений, предотвращают конфликты и спорные ситуации, а также обеспечивают соблюдение трудового законодательства. Инвестируя время в качественное оформление документов при приеме на работу, вы закладываете фундамент для стабильных трудовых отношений и минимизируете юридические риски. Помните: грамотный кадровый документооборот — признак профессионализма HR-службы и всей компании в целом.