Электронная трудовая книжка при увольнении: что делать работодателю

Для кого эта статья:

• Кадровые специалисты и HR-менеджеры
• Работодатели, занимающиеся оформлением увольнений

• Студенты и профессионалы, желающие улучшить свои знания в области трудового законодательства и кадрового учета

  Переход на электронные трудовые книжки стал серьезным вызовом для кадровых специалистов и работодателей — особенно когда дело касается увольнения сотрудников. Ошибки в этом процессе могут обернуться штрафами и судебными разбирательствами. По статистике Роструда, количество нарушений при оформлении увольнений с ЭТК в 2024 году снизилось на 15%, но всё еще остается значительным. Как правильно оформить увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой и избежать юридических проблем? Разберем пошагово. ??

Правильное оформление электронных трудовых книжек при увольнении требует актуальных знаний и навыков. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить все нюансы работы с электронной документацией. Вы научитесь безошибочно оформлять увольнения, передавать данные в ПФР и избегать типичных ошибок. Наши выпускники становятся востребованными специалистами, умеющими работать в новой цифровой реальности кадрового учета.

Электронные трудовые книжки: особенности процесса увольнения

С января 2020 года работодатели начали переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2025 году этот процесс стал практически повсеместным. Электронная трудовая книжка — это цифровая версия документа, содержащая сведения о трудовой деятельности работника, которые передаются в информационную систему Пенсионного фонда России (с 2023 года — Социального фонда России).

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой возникают определенные особенности, которые необходимо учитывать работодателю:

• Отсутствие необходимости делать запись в физическом документе
• Обязательное предоставление сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
• Передача информации об увольнении в Социальный фонд России
• Соблюдение строгих сроков для отправки отчетности

Главное отличие от классической процедуры — вместо внесения записи в бумажную трудовую книжку работодатель обязан предоставить сотруднику форму СТД-Р в день увольнения и направить соответствующие сведения в СФР.

Елена Павлова, главный специалист по кадровому учету

В прошлом году я столкнулась с непростой ситуацией при увольнении IT-специалиста, перешедшего на электронную трудовую книжку. Из-за незнания точной процедуры мы не предоставили ему форму СТД-Р в день увольнения, а отправили позже по электронной почте. Сотрудник подал жалобу в трудовую инспекцию, и компании пришлось заплатить штраф. После этого случая я разработала четкий алгоритм действий при увольнении для сотрудников с ЭТК, и теперь этот процесс проходит без сбоев. Главный урок — нельзя пренебрегать формальностями, даже если кажется, что электронный формат упрощает процедуру.

Важно понимать, что сама процедура увольнения не меняется в зависимости от типа трудовой книжки. Основания для увольнения, соблюдение сроков предупреждения, выплаты — всё это регулируется Трудовым кодексом и не зависит от формата ведения сведений о трудовой деятельности. ??

Документальное оформление: что подготовить работодателю

Правильное документальное оформление увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой — залог отсутствия претензий как со стороны работника, так и контролирующих органов. Рассмотрим подробный перечень документов, которые необходимо подготовить работодателю:

1. Приказ об увольнении — оформляется по унифицированной форме Т-8 или по форме, разработанной организацией, с обязательным указанием основания увольнения и ссылкой на статью ТК РФ.
2. Форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем. Этот документ выдается сотруднику с электронной трудовой книжкой вместо бумажной трудовой.
3. Расчетный лист — документ с детализацией всех выплат, причитающихся работнику при увольнении.
4. Справка о заработке за два года (форма по приказу Минтруда России от 30.04.2013 № 182н) — необходима для расчета пособий на новом месте работы.
5. Форма СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц.

Особое внимание следует уделить заполнению формы СТД-Р. В ней должны быть указаны:

• Полное наименование работодателя, его ИНН и КПП
• Данные о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС)
• Сведения о приеме на работу и переводах (при наличии)
• Информация об увольнении с точным указанием даты, основания и реквизитов приказа

Форма СТД-Р должна быть заверена подписью руководителя или уполномоченного лица. При наличии электронной подписи документ может быть предоставлен в электронном виде (при согласии работника). ??

Важно помнить, что отказ в выдаче работнику документов, связанных с работой, или нарушение сроков их выдачи влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы за такие нарушения для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей. ??

Порядок передачи данных в ПФР при увольнении сотрудника

Ключевым этапом оформления увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой является передача сведений в Социальный фонд России (бывший ПФР). Этот процесс регламентируется Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ и имеет свои особенности.

Информация об увольнении передается в СФР посредством формы СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица). Рассмотрим поэтапно весь процесс:

1. Подготовка формы СЗВ-ТД. В отчет включаются данные только о факте увольнения сотрудника с указанием даты, основания (ссылка на статью ТК РФ) и реквизитов приказа.
2. Проверка корректности заполнения. Особое внимание следует уделить правильности указания кодов и формулировок оснований увольнения.
3. Отправка отчета. Форма СЗВ-ТД направляется в СФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
4. Получение подтверждения. После отправки отчета следует дождаться протокола проверки от СФР, подтверждающего прием сведений или указывающего на ошибки.

Дмитрий Никитин, руководитель отдела кадров

Когда мы только начинали работать с электронными трудовыми книжками, я допустил серьезную ошибку при увольнении финансового директора. Мы своевременно оформили все документы и выдали ему форму СТД-Р, но из-за технического сбоя отправка СЗВ-ТД в ПФР затянулась на три дня. Бывший сотрудник не смог своевременно оформиться на новое место работы, поскольку данные о его увольнении отсутствовали в системе. В результате мы не только получили штраф, но и потеряли репутацию надежного работодателя. С тех пор я внедрил практику проверки доставки отчетов в день отправки и настроил систему оповещений о критических сроках сдачи отчетности.

Важно отметить, что с 2023 года изменились сроки передачи сведений об увольнении. Если ранее работодателю давалось время до 15-го числа следующего месяца, то теперь информацию необходимо передать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. ??

При возникновении ошибок в ранее поданных сведениях об увольнении необходимо:

• Немедленно сформировать и отправить уточняющую форму СЗВ-ТД
• В графе "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" проставить значение "1"
• Одновременно внести правильные сведения об увольнении

Оформление электронных трудовых книжек при увольнении — сложный процесс, требующий постоянного обновления знаний. Не уверены в своих профессиональных навыках? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, насколько вам подходит профессия кадровика или HR-специалиста, и подскажет направление для профессионального роста. Современный рынок труда требует специалистов, уверенно владеющих цифровыми инструментами кадрового учета.

Сроки и ответственность работодателя при работе с ЭТК

Соблюдение установленных законодательством сроков при работе с электронными трудовыми книжками — критически важный аспект деятельности работодателя. Нарушение этих сроков влечет за собой административную ответственность, которая может существенно ударить по бюджету организации. ??

Основные сроки, которые необходимо соблюдать при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой:

• Предоставление формы СТД-Р работнику — в день увольнения (последний рабочий день)
• Передача сведений в СФР (форма СЗВ-ТД) — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении
• Выдача справок о заработке и стаже — в день увольнения
• Выплата всех причитающихся сумм — в день увольнения

Ответственность работодателя за нарушение правил работы с ЭТК регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и включает следующие санкции:

• Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц
• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц
• При повторном нарушении — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет для должностных лиц
• При повторном нарушении — штраф от 50 000 до 70 000 рублей для юридических лиц

Помимо административной ответственности, несоблюдение сроков может привести к судебным разбирательствам с бывшими сотрудниками, которые вправе требовать компенсацию за задержку выдачи документов и материальный ущерб, если из-за этого они не смогли своевременно трудоустроиться. ??

Чтобы избежать нарушений и связанных с ними рисков, рекомендуется:

1. Внедрить систему напоминаний о критических сроках сдачи отчетности
2. Назначить ответственное лицо за своевременную передачу данных в СФР
3. Проводить регулярный внутренний аудит процесса оформления увольнений
4. Обеспечить бесперебойную работу программного обеспечения для отправки отчетности
5. Иметь резервные каналы связи для передачи данных в СФР

Важно также учитывать, что ответственность за достоверность сведений, передаваемых в СФР, лежит на работодателе. Поэтому перед отправкой формы СЗВ-ТД необходимо тщательно проверять все данные, особенно основания увольнения и реквизиты приказов.

Отличия процедур увольнения с бумажной и электронной ТК

Несмотря на то, что основные принципы трудового законодательства одинаковы для всех работников, процедура увольнения сотрудников с электронными и бумажными трудовыми книжками имеет ряд существенных различий. Понимание этих отличий позволит работодателю избежать ошибок и корректно оформить все необходимые документы. ??

Рассмотрим ключевые отличия в процедурах увольнения:

Важно отметить, что при увольнении сотрудника с бумажной трудовой книжкой работодатель по-прежнему обязан передавать сведения в СФР, но делать это можно было до 15 числа следующего месяца (до 2023 года). Сейчас сроки унифицированы для всех типов трудовых книжек.

При оформлении увольнения работника с ЭТК следует учитывать несколько практических нюансов:

• Форма СТД-Р должна содержать все сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, а не только информацию об увольнении
• При выдаче формы СТД-Р в электронном виде необходимо получить письменное согласие работника
• Если работник отказывается получать форму СТД-Р, следует составить акт об отказе
• При увольнении работника в выходной день форма СТД-Р выдается в последний рабочий день перед выходным

Особое внимание следует уделить согласованию дат. Дата увольнения в приказе, форме СТД-Р и отчете СЗВ-ТД должна быть одинаковой. Расхождение в датах может привести к путанице в информационных системах и проблемам при последующем трудоустройстве работника. ??

Успешная работа с электронными трудовыми книжками требует от HR-специалистов и кадровиков глубокого понимания всех аспектов цифрового кадрового учета. Правильное оформление увольнения, своевременная передача данных в СФР и четкое следование законодательным нормам — залог безопасности компании и уважения прав сотрудников. Держите руку на пульсе изменений в трудовом законодательстве, инвестируйте в профессиональное развитие кадровой службы и используйте современные технологические решения для автоматизации кадрового учета.