Должностные обязанности делопроизводителя в детском саду: полный список

Для кого эта статья:

• Делопроизводители и администраторы детских садов.
• Специалисты в сфере образования, желающие повысить квалификацию.

• Родители, заинтересованные в организации и документации детских садов.

  Если профессия делопроизводителя в детском саду кажется простой задачей по "разбору бумажек", реальность опровергает это заблуждение. Работа с документами дошкольного учреждения требует системного подхода, знания нормативно-правовой базы и особой внимательности — ведь каждая справка, приказ или личное дело ребенка напрямую влияет на функционирование сада. От четкости документооборота зависят не только административные процессы, но и безопасность детей, правильность финансовых операций и даже репутация учреждения. Разберемся детально, какие обязанности входят в функционал делопроизводителя детского сада и как эффективно справляться с этой многозадачной работой. ???

Хотите повысить свою эффективность как делопроизводитель? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro — идеальное решение для специалистов детских садов! Вы научитесь создавать автоматизированные базы данных воспитанников, формировать отчеты одним кликом и использовать формулы для быстрого расчета посещаемости. Вместо часов монотонной работы — минуты для создания безупречной документации, которая произведет впечатление на любую проверку.

Должностные обязанности делопроизводителя в детском саду

Делопроизводитель в детском саду — ключевое административное звено, обеспечивающее документационное сопровождение всех процессов дошкольного учреждения. В отличие от делопроизводителей в коммерческих структурах, специалист ДОУ работает с особой категорией документов, связанных с детьми, образовательным процессом и государственными требованиями к дошкольным учреждениям. ??

Основные должностные обязанности делопроизводителя детского сада включают:

• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции
• Формирование и ведение личных дел воспитанников и сотрудников
• Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников
• Регистрация приказов по основной деятельности и личному составу
• Подготовка проектов приказов и распоряжений заведующего
• Оформление и учет трудовых книжек сотрудников
• Ведение электронного документооборота
• Учет и хранение бланков строгой отчетности
• Подготовка документов для архивного хранения

Важно понимать, что должностные обязанности могут варьироваться в зависимости от специфики конкретного детского сада. В частных дошкольных учреждениях функционал может быть шире, тогда как в государственных садах все строго регламентировано нормативными актами.

Елена Степанова, главный делопроизводитель дошкольного учреждения с 12-летним стажем

Когда я только начинала работать делопроизводителем в детском саду, я была убеждена, что моя работа сводится к простой регистрации документов. В первую же неделю мне пришлось срочно готовить документы для проверки Роспотребнадзора, и я обнаружила, что в личных медицинских картах детей не хватает обязательных прививочных сертификатов. Заведующая была в отпуске, а ответственность лежала на мне.

Пришлось в экстренном порядке связываться с родителями, районной поликлиникой и организовывать доставку недостающих документов. С тех пор я разработала собственную систему контроля документации: ежемесячно провожу аудит личных дел и заблаговременно уведомляю родителей о необходимости обновления документов. Такой подход избавил нас от авралов при проверках и значительно повысил организованность всего коллектива.

Отдельное внимание делопроизводитель уделяет конфиденциальным документам и персональным данным. С 2025 года требования к их обработке ужесточились, что требует дополнительных мер по защите информации:

• Работа с персональными данными в соответствии с ФЗ "О персональных данных"
• Получение согласий на обработку персональных данных от сотрудников и родителей
• Ограничение доступа к личным делам и базам данных
• Соблюдение требований к хранению документов с персональными данными
• Уничтожение документов с соблюдением требований конфиденциальности

В эпоху цифровизации особенно ценными становятся навыки работы с электронным документооборотом. Современный делопроизводитель детского сада должен уверенно пользоваться специализированными программами и информационными системами для образовательных учреждений. ??

Документооборот: организация и ведение в детском саду

Грамотная организация документооборота — фундамент эффективной работы дошкольного учреждения. Делопроизводитель выступает главным архитектором этой системы, обеспечивая оперативное движение документов, их сохранность и доступность. ??

Структура документооборота в детском саду включает три основных потока:

• Входящие документы — корреспонденция от вышестоящих организаций, контролирующих органов, родителей
• Исходящие документы — письма, отчеты, справки, направляемые в другие организации
• Внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, должностные инструкции

Для каждого потока делопроизводитель организует отдельную систему регистрации и контроля. С 2023 года многие детские сады перешли на смешанную систему документооборота, где часть документов ведется в электронном виде, а часть — в бумажном.

Алгоритм работы с входящей документацией:

1. Прием и первичная обработка (проверка целостности, наличия приложений)
2. Регистрация в журнале входящей корреспонденции с присвоением регистрационного номера
3. Передача руководителю для рассмотрения и резолюции
4. Передача исполнителям и постановка на контроль
5. Проверка исполнения и снятие с контроля
6. Подшивка в дело для последующего хранения

Для исходящих документов последовательность действий иная:

1. Подготовка проекта документа исполнителем
2. Согласование с заинтересованными лицами
3. Проверка правильности оформления
4. Подписание руководителем
5. Регистрация в журнале исходящей корреспонденции
6. Отправка адресату и подшивка копии в дело

Ирина Петрова, делопроизводитель высшей категории

Однажды в наш детский сад внезапно нагрянула комплексная проверка от департамента образования. Заведующая в тот момент была на больничном, и мне пришлось самостоятельно предоставлять все запрашиваемые документы. Комиссия запросила документы за последние три года — от приказов о зачислении до журналов инструктажей по безопасности.

Благодаря тому, что я внедрила цветовую маркировку папок и создала электронный реестр всех документов с указанием мест хранения, я смогла в течение часа предоставить все необходимое. Председатель комиссии отметил безупречную организацию документооборота и даже попросил поделиться опытом с другими садами района. После этого случая моя методика была принята как рекомендуемая для всех дошкольных учреждений нашего округа. Главное правило — не просто хранить документы, а создать систему, в которой любой документ можно найти за 2-3 минуты.

Особую группу составляют документы строгой отчетности, к которым относятся:

• Трудовые книжки и вкладыши к ним
• Личные дела сотрудников и воспитанников
• Приказы по личному составу
• Медицинские книжки сотрудников
• Финансовые документы

Для обеспечения сохранности таких документов делопроизводитель должен организовать:

• Хранение в сейфе или металлическом шкафу
• Ограниченный доступ с регистрацией в журнале выдачи
• Регулярную инвентаризацию
• Соблюдение сроков хранения согласно номенклатуре дел

В 2025 году особое внимание уделяется формированию номенклатуры дел — систематизированного перечня заголовков дел с указанием сроков их хранения. Делопроизводитель ежегодно актуализирует номенклатуру, согласовывает ее с архивной службой и организует хранение документов в соответствии с установленными сроками. ??

Отчетность и делопроизводство: специфика работы

Отчетность в детском саду — это системная работа по сбору, обработке и представлению информации в установленные сроки и по определенным формам. Делопроизводитель часто выступает координатором процесса подготовки отчетов, даже если их составление входит в обязанности других специалистов. ??

Современный детский сад формирует следующие основные виды отчетов:

• Статистические отчеты — сведения о контингенте воспитанников, кадровом составе, материально-технической базе
• Финансовые отчеты — информация о расходовании бюджетных средств, внебюджетных поступлениях
• Отчеты по питанию — данные о выполнении натуральных норм, качестве продуктов
• Отчеты о заболеваемости — показатели здоровья детей, количество пропусков по болезни
• Отчеты о методической работе — информация о проведенных мероприятиях, повышении квалификации педагогов

Календарь отчетности делопроизводителя детского сада выглядит следующим образом:

Спецификой делопроизводства в детском саду является необходимость взаимодействия с различными системами электронной отчетности:

• АИС "Электронный детский сад" — система учета контингента воспитанников
• ЕГИССО — единая государственная информационная система социального обеспечения
• ФИС ФРДО — федеральная информационная система "Федеральный реестр сведений о документах об образовании"
• Региональные информационные системы мониторинга образования

Для повышения эффективности работы с отчетностью делопроизводителю рекомендуется:

1. Создать календарь отчетности с системой напоминаний
2. Разработать шаблоны наиболее часто используемых отчетов
3. Вести базу данных, из которой можно оперативно извлекать необходимую информацию
4. Внедрить систему промежуточного сбора данных для снижения нагрузки в периоды сдачи отчетов
5. Организовать архив электронных копий отчетов для возможности сравнения и анализа

Вы чувствуете, что выбор профессии делопроизводителя был верным решением? Или задумываетесь о смене направления деятельности? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить ваши профессиональные склонности и потенциал. За 10 минут вы получите персонализированный отчет о своих сильных сторонах и оптимальных карьерных траекториях — будь то развитие в административной сфере или освоение новых профессиональных горизонтов. Особенно полезно для специалистов образовательной сферы, стремящихся к профессиональному росту!

Одним из наиболее трудоемких процессов в работе делопроизводителя является подготовка статистического отчета 85-К. Этот документ содержит комплексную информацию о деятельности детского сада и требует сбора данных из различных источников:

• Сведения о воспитанниках и группах
• Информация о персонале, включая образование и стаж
• Данные о материально-технической базе
• Сведения о финансово-экономической деятельности

Для оптимизации процесса подготовки этого отчета опытные делопроизводители начинают сбор информации заблаговременно и ведут промежуточные таблицы в течение года. ??

Взаимодействие с персоналом и родителями

Делопроизводитель в детском саду — не просто "бумажный работник", но и важное звено коммуникации между администрацией, сотрудниками и родителями. От качества этого взаимодействия зависит эффективность работы всего учреждения и его репутация. ??

Основные направления взаимодействия делопроизводителя с персоналом:

• Информирование сотрудников о приказах и распоряжениях администрации
• Сбор и обработка информации от педагогов для формирования отчетов
• Оформление кадровой документации (трудовые договоры, дополнительные соглашения)
• Контроль сроков повышения квалификации и медицинских осмотров
• Подготовка документов для аттестации педагогических работников
• Консультирование по вопросам документационного обеспечения

При взаимодействии с родителями воспитанников делопроизводитель выполняет следующие функции:

• Прием и оформление документов при зачислении ребенка
• Подготовка договоров об образовательных услугах
• Информирование о необходимости обновления документов
• Выдача справок и характеристик по запросу
• Регистрация обращений и жалоб
• Консультирование по вопросам оплаты, льгот и компенсаций

Для эффективного взаимодействия современный делопроизводитель использует различные каналы коммуникации:

1. Очные встречи — прием родителей в установленные часы
2. Телефонные консультации — оперативное решение текущих вопросов
3. Электронная почта — обмен документами и информацией
4. Мессенджеры — быстрое информирование по неотложным вопросам
5. Информационные стенды — размещение объявлений и памяток

В работе с персоналом и родителями особое значение имеет соблюдение этических норм и принципов профессионального общения:

• Вежливость и тактичность при любых обстоятельствах
• Конфиденциальность при работе с персональными данными
• Оперативность в предоставлении необходимой информации
• Объективность и беспристрастность при рассмотрении конфликтных ситуаций
• Готовность к конструктивному диалогу и поиску решений

Часто делопроизводитель становится первым представителем детского сада, с которым сталкиваются родители при оформлении ребенка. От того, насколько профессионально и доброжелательно пройдет это взаимодействие, во многом зависит первое впечатление о дошкольном учреждении в целом. ????????

Одной из сложных ситуаций во взаимодействии с родителями является работа с конфликтными обращениями. Делопроизводителю важно уметь:

• Корректно регистрировать жалобы и предложения
• Оперативно передавать информацию руководству
• Отслеживать сроки рассмотрения обращений
• Корректно информировать заявителей о принятых мерах
• Сохранять нейтральную позицию и профессиональное спокойствие

С 2024 года в детских садах активно внедряются электронные формы взаимодействия с родителями, включая личные кабинеты на сайтах образовательных учреждений. Делопроизводитель часто выступает администратором таких систем, обеспечивая актуальность размещаемой информации и обработку электронных заявлений. ??

Квалификационные требования к делопроизводителю ДОУ

Успешное выполнение обязанностей делопроизводителя в детском саду требует соответствия определенным квалификационным требованиям, которые включают образовательный ценз, профессиональные навыки и личностные качества. ??

Согласно актуальным профессиональным стандартам, к делопроизводителю ДОУ предъявляются следующие требования к образованию:

• Среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена
• Дополнительное профессиональное образование по программам повышения квалификации в области документационного обеспечения (желательно)
• Профессиональная переподготовка по направлению "Делопроизводство" (при отсутствии профильного образования)

Для эффективной работы делопроизводитель должен обладать следующими профессиональными навыками:

1. Знание нормативно-правовой базы:
   • Закон "Об образовании в Российской Федерации"
   • ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация"
   • Закон "О персональных данных"
   • Трудовой кодекс РФ
   • Локальные нормативные акты ДОУ
2. Владение компьютерными программами:
   • Офисные приложения (Word, Excel, PowerPoint)
   • Системы электронного документооборота
   • Специализированные программы для образовательных учреждений
   • Базовые навыки работы с оргтехникой
3. Делопроизводственные навыки:
   • Составление и оформление документов
   • Организация документооборота
   • Систематизация и хранение документов
   • Ведение архива
   • Подготовка документов к уничтожению

Не менее важны и личностные качества делопроизводителя:

• Внимательность и скрупулезность
• Организованность и пунктуальность
• Ответственность и исполнительность
• Стрессоустойчивость
• Коммуникабельность
• Умение работать в режиме многозадачности
• Этичность и дипломатичность

Для профессионального роста и повышения квалификации делопроизводителю ДОУ рекомендуется:

• Регулярно проходить курсы повышения квалификации (не реже одного раза в три года)
• Участвовать в профессиональных семинарах и вебинарах
• Осваивать новые информационные технологии
• Изучать изменения в законодательстве
• Обмениваться опытом с коллегами из других учреждений

В 2025 году особенно ценятся делопроизводители, обладающие дополнительными компетенциями:

• Знание основ кадрового делопроизводства
• Навыки работы с системами электронной отчетности
• Умение работать с большими массивами данных
• Базовые знания в области информационной безопасности
• Владение методами оптимизации документооборота

Карьерный рост делопроизводителя в системе дошкольного образования может развиваться в следующих направлениях:

• Специалист по кадрам
• Заведующий канцелярией
• Секретарь руководителя
• Заместитель заведующего по административно-хозяйственной части
• Специалист по делопроизводству в управлении образования

Профессиональная ценность делопроизводителя определяется не только формальным соответствием квалификационным требованиям, но и способностью выстраивать эффективные рабочие процессы, предотвращать проблемы с документацией и находить оптимальные решения в нестандартных ситуациях. ??

Роль делопроизводителя в детском саду трудно переоценить — это профессионал, обеспечивающий документационную основу всей деятельности учреждения. За кажущейся рутинностью работы с бумагами скрывается творческий процесс организации системы, в которой каждый документ находится на своем месте и служит конкретной цели. Специалист, владеющий полным комплексом знаний и навыков в этой области, становится незаменимым звеном команды образовательного учреждения, гарантируя его стабильное функционирование и развитие даже в самых сложных условиях.