Документ о трудовой деятельности: виды, получение и хранение

Для кого эта статья:

• Работники, интересующиеся трудовыми документами и их значением
• Специалисты по кадрам и HR-менеджеры, желающие улучшить свои навыки

• Люди, планирующие трудоустройство или смену профессии, особенно за границей

  Потеря трудовой книжки, переход на электронные документы, запросы из пенсионного фонда – эти ситуации знакомы каждому работнику. От правильно оформленных документов о трудовой деятельности зависит ваша пенсия, социальные гарантии и даже возможность работать за рубежом. Тем не менее, 68% россиян путаются в видах трудовых документов, а каждый третий не знает, как восстановить утерянную трудовую книжку. Давайте разберемся в тонкостях документооборота, который касается вашей карьеры. ??

Хотите стать экспертом в оформлении и учете трудовых документов? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас правильно вести кадровый документооборот, соблюдать законодательство и избегать штрафов. Вы освоите электронные системы учета, поймете тонкости оформления трудовых книжек и электронных сведений о стаже. Уже через 6 месяцев вы сможете уверенно управлять всеми HR-процессами в компании!

Документы о трудовой деятельности: основные виды

Подтверждение трудовой деятельности — важнейший аспект взаимоотношений работника и государства. В России существует несколько документов, которые официально фиксируют ваш профессиональный путь. Рассмотрим основные из них.

Традиционная трудовая книжка — это бумажный документ установленного образца, который содержит информацию о трудовой деятельности гражданина. В ней указываются сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой формат сведений о трудовой деятельности, который ведется в системе индивидуального (персонифицированного) учета Социального фонда России (СФР). С 2020 года работники могут выбрать электронный формат учета трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р и СТД-ПФР/СТД-СФР) — выписки, которые содержат данные из электронной трудовой книжки. СТД-Р выдает работодатель, а СТД-СФР — Социальный фонд России.

Трудовые договоры — документы, определяющие взаимоотношения между работником и работодателем. Они содержат данные о должности, условиях труда, оплате и являются подтверждением факта трудовой деятельности.

Помимо этого, к документам, подтверждающим трудовую деятельность, относятся:

• Справки с мест работы (архивные справки)
• Выписки из приказов
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы
• Трудовые договоры и служебные контракты
• Договоры гражданско-правового характера (с указанием периода выполнения работ)

Елена Сергеева, HR-директор

Ко мне обратилась Марина, которой нужно было срочно подтвердить опыт работы для иностранного работодателя. Она полагала, что достаточно будет копии трудовой книжки, но столкнулась с тем, что за рубежом такой формат непонятен и не принимается. Мы подготовили пакет документов: получили СТД-СФР с переводом на английский, запросили у бывших работодателей рекомендательные письма с детальным описанием опыта и достижений, добавили копии трудовых договоров с указанием должностных обязанностей. Этот комплексный подход помог Марине успешно подтвердить свой профессиональный опыт. Важно понимать, что разные ситуации требуют разных подтверждающих документов, а международные стандарты значительно отличаются от российских.

Трудовая книжка vs электронный документ: что выбрать

С 2020 года перед российскими работниками встал выбор: сохранить традиционную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат учета трудовой деятельности. Этот выбор имеет далеко идущие последствия, поэтому важно понимать особенности каждого варианта. ??

Бумажная трудовая книжка — привычный для многих формат, который имеет свои преимущества:

• Содержит полную информацию о трудовой деятельности до 2020 года
• Является физическим документом, который всегда под рукой
• Не зависит от технических сбоев и доступности электронных систем
• Привычна для работников старшего поколения

Однако у бумажного формата есть и существенные недостатки:

• Риск утери или порчи документа
• Возможность внесения ошибок в записи
• Необходимость физического присутствия для получения данных
• Сложность восстановления в случае утраты

Электронная трудовая книжка представляет современный подход к учету трудовой деятельности и обладает следующими преимуществами:

• Удобный доступ к сведениям через личный кабинет на порталах Госуслуг и СФР
• Минимизация риска потери данных
• Снижение вероятности ошибок при внесении информации
• Быстрое получение выписок в электронном виде
• Защита данных от подделки

Недостатки электронного формата:

• Необходимость освоения цифровых технологий для доступа к данным
• Зависимость от работы электронных систем и интернет-соединения
• В электронной трудовой книжке отражаются только сведения с 2020 года

Важно понимать, что выбор в пользу электронной трудовой книжки необратим — после отказа от бумажной версии вернуться к ней уже нельзя. Однако, даже выбрав электронный формат, вы можете сохранить бумажную трудовую книжку как документ, содержащий сведения о работе до 2020 года.

Для тех, кто начал трудовую деятельность с 2021 года, бумажные трудовые книжки не оформляются — для них действует только электронный формат учета.

Как получить или восстановить трудовые документы

Получение или восстановление документов о трудовой деятельности — процедура, с которой сталкивается практически каждый работник. Рассмотрим основные сценарии и алгоритмы действий для различных случаев. ??

Первичное получение трудовой книжки

Для тех, кто впервые устраивается на работу до 31 декабря 2020 года, трудовая книжка оформляется работодателем в течение 5 дней после приема на работу. Стоимость бланка может оплачиваться работодателем или взиматься с работника.

Для тех, кто начал трудовую деятельность после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся — сведения формируются только в электронном виде.

Восстановление утраченной трудовой книжки

Если вы потеряли трудовую книжку, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подать заявление о выдаче дубликата последнему работодателю
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с прежних мест работы, выписки из приказов)
3. Получить СТД-СФР из Социального фонда России, которая поможет восстановить хронологию трудовой деятельности
4. При необходимости запросить архивные справки из организаций, где вы работали ранее

В случае ликвидации последнего работодателя обратитесь в архивные учреждения по месту нахождения организации. Дубликат в этом случае оформляется новым работодателем на основании подтверждающих документов.

Получение сведений из электронной трудовой книжки

Выписку СТД-СФР можно получить несколькими способами:

• В личном кабинете на портале Госуслуг (www.gosuslugi.ru)
• В личном кабинете на сайте СФР (www.sfr.gov.ru)
• В отделении СФР по месту жительства или работы
• В многофункциональном центре (МФЦ)

Выписку СТД-Р можно запросить у текущего или бывшего работодателя. Работодатель обязан предоставить ее в течение трех рабочих дней.

Михаил Орлов, юрист по трудовому праву

Мой клиент Алексей столкнулся с нетипичной ситуацией. Он проработал 15 лет в компании, которая была реорганизована трижды, меняя юридическое лицо, но фактически оставаясь тем же предприятием. При выходе на пенсию оказалось, что записи в трудовой книжке содержат ошибки, а первое юрлицо ликвидировано без правопреемника. Пенсионный фонд отказал в учете 5 лет стажа. Мы разработали стратегию: запросили архивные данные по ведомостям заработной платы, получили показания свидетелей, подтверждающих факт работы, собрали косвенные доказательства (служебные удостоверения, грамоты). В суде удалось доказать непрерывность стажа и добиться перерасчета пенсии. Этот случай показывает, насколько важно хранить дополнительные подтверждения своей трудовой деятельности, особенно при работе в организациях, проходящих реорганизацию.

Не уверены в выборе профессии или хотите сменить сферу деятельности? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подобрать оптимальную карьерную траекторию. После теста вы получите персональные рекомендации по профессиям, где ваши навыки будут наиболее востребованы, а также план развития для достижения карьерных целей. Точное понимание своего профессионального пути поможет выстроить впечатляющую трудовую историю! ??

Хранение и учет сведений о трудовой деятельности

Правильное хранение и учет сведений о трудовой деятельности — залог беспроблемного подтверждения стажа и получения социальных гарантий. Рассмотрим особенности хранения различных видов трудовых документов и ответственность сторон. ??

Хранение бумажной трудовой книжки

Ответственность за хранение трудовых книжек распределяется следующим образом:

• В период трудоустройства трудовая книжка хранится у работодателя в специальных сейфах или несгораемых шкафах
• Доступ к трудовым книжкам имеют только специально уполномоченные лица
• При увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний день работы
• В случае если работник отсутствует в день увольнения, работодатель должен направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки или дать согласие на ее отправку по почте

После выдачи трудовой книжки работнику, ответственность за ее сохранность переходит к нему. Рекомендуется хранить трудовую книжку в надежном месте, защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений.

Хранение электронных сведений о трудовой деятельности

Данные электронных трудовых книжек хранятся в системе индивидуального (персонифицированного) учета Социального фонда России. Ответственность за сохранность этих данных несет государство.

Работодатели обязаны передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников в следующие сроки:

• При приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа
• При переводе на другую постоянную работу и подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным

Сроки хранения документов, связанных с трудовой деятельностью

Законодательство устанавливает следующие сроки хранения документов:

• Невостребованные трудовые книжки — 50 лет
• Личные дела руководителей — 50 лет
• Личные дела работников — 50 лет
• Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) — 50 лет
• Документы по учету трудовых книжек — 50 лет
• Трудовые договоры — 50 лет
• Сведения о трудовой деятельности в электронном виде — постоянно

Учет трудовых документов работодателем

Работодатель обязан вести следующие регистрационные формы учета трудовых книжек:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Для электронных трудовых книжек работодатель формирует и передает отчеты по форме СЗВ-ТД в СФР в установленные законодательством сроки.

Обеспечение сохранности личных трудовых документов

Для обеспечения сохранности документов о трудовой деятельности рекомендуется:

1. Хранить бумажную трудовую книжку в сухом, защищенном от солнечных лучей месте
2. Сделать заверенную копию трудовой книжки и хранить ее отдельно от оригинала
3. Регулярно проверять данные в личном кабинете СФР и на Госуслугах
4. Сохранять все документы, связанные с трудовой деятельностью (трудовые договоры, приказы, справки)
5. При смене работы запрашивать у работодателя форму СТД-Р

Использование трудовых документов для подтверждения стажа

Документы о трудовой деятельности играют ключевую роль при подтверждении стажа для различных целей: назначения пенсии, получения пособий, оформления визы или трудоустройства за рубежом. Рассмотрим основные сценарии использования трудовых документов. ??

Подтверждение стажа для назначения пенсии

При оформлении пенсии Социальный фонд России учитывает сведения о трудовом стаже из следующих источников:

• Данные индивидуального (персонифицированного) учета (с 2002 года)
• Записи в трудовой книжке (до 2002 года)
• Справки от работодателей
• Архивные документы
• Свидетельские показания (в исключительных случаях)

Для периодов работы после 2002 года основное значение имеют сведения персонифицированного учета, которые формируются на основе страховых взносов работодателей. Записи в трудовой книжке за этот период являются дополнительным подтверждением.

Для периодов до 2002 года основным документом является трудовая книжка. При отсутствии или неточности записей в трудовой книжке могут использоваться:

• Письменные трудовые договоры
• Справки, выданные работодателями или архивными учреждениями
• Выписки из приказов
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы

Использование трудовых документов при трудоустройстве

При трудоустройстве вы можете предоставить потенциальному работодателю:

• Бумажную трудовую книжку (если вы сохранили этот формат)
• Форму СТД-СФР из Социального фонда России
• Форму СТД-Р от предыдущего работодателя

Любой из этих документов юридически равнозначен для подтверждения опыта работы при трудоустройстве.

Подтверждение трудового стажа для зарубежных организаций

При трудоустройстве за рубежом или получении визы может потребоваться подтверждение трудового опыта. В этом случае рекомендуется:

1. Получить форму СТД-СФР из Социального фонда России
2. Запросить рекомендательные письма от бывших работодателей с указанием периода работы, должности и обязанностей
3. Сделать перевод документов на требуемый язык и заверить его у нотариуса
4. При необходимости провести процедуру апостилирования или легализации документов

Использование трудовых документов для специальных видов стажа

Для подтверждения специального стажа (педагогического, медицинского, льготного) требуются дополнительные документы:

• Документы, подтверждающие работу во вредных условиях труда (карты специальной оценки условий труда)
• Документы о квалификации (дипломы, сертификаты)
• Документы, подтверждающие нормы рабочего времени (тарификационные списки для педагогов, графики сменности)

Важно отметить, что для подтверждения стажа имеют значение не только сами документы, но и правильность их оформления. Неточности в записях трудовой книжки, ошибки в наименовании должностей или неполнота сведений могут создать проблемы при подтверждении стажа.

Рекомендуется регулярно проверять правильность сведений в электронной трудовой книжке через личный кабинет на сайте СФР или портале Госуслуг и своевременно исправлять обнаруженные ошибки.

Правильно оформленные и сохраненные документы о трудовой деятельности — ваша страховка от неприятных сюрпризов при оформлении пенсии или смене работы. Независимо от того, какой формат учета трудовой деятельности вы выбрали, регулярно проверяйте актуальность и корректность данных, сохраняйте дополнительные подтверждающие документы и своевременно исправляйте ошибки. Помните: ваша трудовая история — это не просто записи в документах, это основа ваших социальных прав и гарантий.