Что делать при устройстве на работу без трудовой книжки: инструкция

Для кого эта статья:

• Соискатели, которые потеряли трудовую книжку или впервые устраиваются на работу.
• Специалисты в области HR и кадрового делопроизводства.

• Люди, интересующиеся переходом на электронные трудовые книжки и новыми законодательными нормами.

  Потеряли трудовую книжку перед важным собеседованием? Или, возможно, это ваше первое официальное трудоустройство? Не паникуйте! Отсутствие этого документа — не приговор для вашей карьеры. В 2025 году процесс трудоустройства без традиционного "паспорта работника" стал проще и понятнее. Разберемся, как грамотно оформиться на работу, даже если заветной книжки нет на руках, и какие альтернативные способы подтверждения вашего опыта существуют сегодня. ??

Если вы работаете в HR или планируете развиваться в этом направлении, вопросы правильного оформления сотрудников без трудовой книжки — только верхушка айсберга профессиональных знаний. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет освоить все тонкости кадрового делопроизводства — от оформления нестандартных случаев приема на работу до создания эффективной HR-стратегии компании. Современный HR должен решать проблемы еще до их возникновения!

Почему можно трудоустроиться без трудовой книжки

Многие соискатели ошибочно считают, что отсутствие трудовой книжки — это непреодолимое препятствие при трудоустройстве. На самом деле, законодательство РФ достаточно гибко в этом вопросе. Согласно статье 65 Трудового кодекса, трудовая книжка входит в перечень основных документов при трудоустройстве, однако её отсутствие не является основанием для отказа в приеме на работу.

Существует несколько законных ситуаций, когда человек может устраиваться на работу без трудовой книжки:

• Первое трудоустройство (у вас просто не было трудовой книжки раньше)
• Утеря или порча документа
• Трудовая книжка находится у предыдущего работодателя
• Переход на электронную трудовую книжку
• Работа по совместительству (когда основная трудовая находится по основному месту работы)

Важно понимать, что работодатель обязан принять сотрудника без трудовой книжки при наличии уважительной причины. В этом случае оформляется новая трудовая книжка или используются электронные форматы учета трудовой деятельности.

Анна Соколова, HR-директор Помню случай с Михаилом, талантливым разработчиком, которого мы очень хотели видеть в своей команде. На финальном этапе собеседования выяснилось, что его трудовая книжка была утеряна при переезде. Парень был в панике, думал, что это станет проблемой. Я объяснила, что по закону мы обязаны оформить ему новую трудовую книжку, а стаж можно подтвердить другими способами. Заказали дубликат, запросили справки от предыдущих работодателей, и через две недели Михаил уже работал над новым проектом. С тех пор в нашей компании появилась памятка для соискателей о том, что делать, если трудовой книжки нет под рукой.

Необходимые документы при отсутствии трудовой книжки

Когда трудовая книжка отсутствует, вам потребуется предоставить работодателю альтернативные документы. Их набор зависит от конкретной ситуации с вашим трудоустройством. ??

Базовый комплект документов для трудоустройства включает:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• СНИЛС (страховое свидетельство)
• Документ об образовании (диплом, сертификат)
• Документ воинского учета (для военнообязанных)
• Заявление о приеме на работу
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (для определенных должностей)

При отсутствии трудовой книжки дополнительно могут потребоваться:

• Письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки
• Справки с предыдущих мест работы (для подтверждения стажа)
• Копии приказов о приеме/увольнении с прошлых мест работы
• Выписка из ПФР о трудовой деятельности
• Трудовые договоры с предыдущими работодателями

Планируете сменить профессию или только начинаете свой карьерный путь? Не уверены, какое направление выбрать? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и найти идеальную профессиональную нишу. Особенно полезно пройти тест перед тем, как оформлять новую трудовую книжку — это поможет выбрать карьерный путь, который действительно принесет удовлетворение!

Помните, что в случае первого трудоустройства достаточно только базового пакета документов, так как вопрос подтверждения предыдущего стажа не стоит. Если же вы потеряли трудовую книжку, но имеете опыт работы, важно собрать максимум документов, подтверждающих ваш стаж.

При подаче заявления о приеме на работу обязательно укажите причину отсутствия трудовой книжки. Например:

• "Прошу принять меня на работу и оформить трудовую книжку в связи с первым трудоустройством"
• "Прошу принять меня на работу и оформить дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинала"

Оформление новой трудовой книжки: пошаговая инструкция

Если вам необходимо оформить новую трудовую книжку (из-за утери или первого трудоустройства), следуйте этому алгоритму действий. Процедура в 2025 году стала еще более упорядоченной, и при правильном подходе не займет много времени. ??

1. Приобретение бланка трудовой книжки – Вы можете купить бланк в специализированных магазинах канцтоваров, в отделениях Почты России или в книжных магазинах. Стоимость бланка варьируется от 250 до 500 рублей. Убедитесь, что приобретаете официальный бланк государственного образца.
2. Подготовка заявления – Напишите заявление на имя работодателя с просьбой оформить новую трудовую книжку. Обязательно укажите причину отсутствия предыдущей книжки.
3. Предоставление документов работодателю – Передайте бланк трудовой книжки, заявление и остальные необходимые документы в отдел кадров.
4. Заполнение трудовой книжки кадровой службой – Работодатель обязан заполнить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после приема на работу.
5. Ознакомление с записями – После оформления попросите показать вам записи в трудовой книжке, чтобы убедиться в их корректности.

Важно: если это не первое ваше трудоустройство, и вы хотите восстановить информацию о предыдущем стаже, этот процесс происходит отдельно от оформления новой трудовой книжки.

При заполнении новой трудовой книжки работодатель должен строго соблюдать установленные правила:

• Все записи вносятся аккуратно, без сокращений, перьевой или гелевой ручкой
• На титульном листе указываются полные ФИО, дата рождения, образование
• Первая запись должна содержать дату и номер приказа о приеме на работу
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации

Как подтвердить предыдущий трудовой стаж

Восстановление информации о предыдущих местах работы — одна из ключевых задач при утере трудовой книжки. Особенно это важно, если вы претендуете на должность, требующую определенного стажа, или хотите сохранить непрерывность трудового стажа для пенсионных начислений. ?

Существует несколько способов подтвердить свой предыдущий трудовой стаж:

1. Запрос справок от бывших работодателей – Направьте письменные запросы в отделы кадров компаний, где вы работали. Они обязаны предоставить вам справку о периоде работы.
2. Получение выписки из ПФР – Обратитесь в Пенсионный фонд России за выпиской о состоянии индивидуального лицевого счета. Это официальный документ, содержащий информацию обо всех периодах официального трудоустройства.
3. Использование сохранившихся трудовых договоров – Если у вас сохранились копии трудовых договоров, они могут служить доказательством вашей работы в определенной организации.
4. Сбор копий приказов о приеме/увольнении – Запросите у бывших работодателей копии соответствующих приказов.
5. Получение архивных справок – Если организация ликвидирована, обратитесь в государственный или муниципальный архив по месту нахождения компании.

Михаил Березин, HR-консультант К нам обратилась Елена, руководитель с 15-летним стажем, которая потеряла трудовую книжку при переезде. Ситуация осложнялась тем, что две компании, где она работала, уже не существовали. Мы разработали комплексный подход: запросили справки из действующих организаций, получили выписку из ПФР, нашли архивные данные о ликвидированных компаниях. Параллельно Елена восстановила контакты с бывшими руководителями, которые предоставили рекомендательные письма, подтверждающие её опыт. В итоге удалось полностью восстановить трудовой стаж, что было критически важно для её новой руководящей позиции и будущей пенсии.

После сбора всех подтверждающих документов необходимо:

• Составить заявление работодателю с просьбой внести в дубликат трудовой книжки записи о предыдущих местах работы
• Приложить все собранные документы
• Получить подтверждение от работодателя о внесении соответствующих записей

Важно помнить, что работодатель вносит записи о предыдущих местах работы только на основании надлежащим образом оформленных документов. Простого устного подтверждения недостаточно.

В дубликате трудовой книжки в графе "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Дубликат выдан взамен утерянной трудовой книжки" с указанием даты выдачи.

Электронная трудовая книжка как альтернатива

С 2020 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая к 2025 году уже стала надежной альтернативой бумажным носителям. Это цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности гражданина в системе Пенсионного фонда России. ??

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Минимизация рисков потери данных о трудовом стаже
• Удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности
• Возможность дистанционного трудоустройства без физического предъявления документа
• Снижение бюрократической нагрузки при оформлении и увольнении сотрудников
• Защита от подделок и несанкционированных изменений данных

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, но ранее перешли на электронный формат, процесс трудоустройства значительно упрощается. Вам достаточно предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР или СТД-Р.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуг
2. В отделении ПФР по месту жительства или работы
3. В МФЦ по предварительной записи
4. У последнего работодателя (форма СТД-Р)

Полученный документ имеет юридическую силу и содержит всю необходимую информацию о вашей трудовой деятельности, включая наименования организаций, периоды работы, должности и основания увольнения.

Важно отметить, что многие работодатели сегодня активно используют электронный формат трудовых книжек. Если в компании, куда вы устраиваетесь, внедрена система электронного документооборота, процесс вашего оформления будет максимально оптимизирован.

Для новых сотрудников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, ведение трудовых книжек осуществляется только в электронном виде. Это значительно упрощает процесс трудоустройства для молодых специалистов и снижает риски, связанные с потерей или повреждением бумажного документа.

Потеря трудовой книжки — не повод для паники. Современное законодательство предлагает гибкие решения для трудоустройства без этого документа. Главное — знать свои права и следовать пошаговой инструкции. При оформлении новой трудовой книжки или переходе на электронный формат вы можете не только сохранить, но и восстановить всю информацию о своем трудовом пути. Помните, что будущее за электронными трудовыми книжками — они надежнее, удобнее и отвечают требованиям цифровой эпохи трудовых отношений.