Запрос объяснительной записки у работника – образец и правила

Для кого эта статья:

• Руководители и HR-менеджеры компаний
• Специалисты по кадровому делопроизводству

• Юристы, работающие в области трудового права

  Дисциплинарные нарушения сотрудников — головная боль любого руководителя. От опозданий до грубых нарушений трудовой дисциплины — все эти ситуации требуют официального документирования. Ключевой элемент дисциплинарного процесса — запрос объяснительной записки, без которого невозможно законное применение взысканий. Многие руководители допускают критические ошибки при оформлении этих запросов, что приводит к проигрышам в трудовых спорах. Давайте разберемся, как юридически грамотно составить запрос объяснительной, чтобы обезопасить компанию и соблюсти все требования трудового законодательства 2025 года. 📝

Хотите овладеть всеми тонкостями HR-документооборота и выстроить безупречную дисциплинарную процедуру? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это погружение в практические аспекты кадрового делопроизводства от признанных экспертов отрасли. Получите шаблоны всех критически важных документов и алгоритмы действий в сложных ситуациях, включая безупречное оформление дисциплинарных процедур. Ваши кадровые решения будут 100% защищены от претензий трудовой инспекции!

Запрос объяснительной записки: правовые основания и случаи применения

Правовое основание для запроса объяснительной записки закреплено в статье 193 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Без соблюдения этой процедуры любое дисциплинарное взыскание может быть признано незаконным. 🧾

Запрос объяснительной записки необходим в следующих случаях:

• Опоздание или ранний уход с рабочего места
• Невыполнение трудовых обязанностей
• Нарушение правил внутреннего трудового распорядка
• Появление на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения
• Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин (прогул)
• Нарушение требований охраны труда
• Разглашение коммерческой или иной защищаемой законом тайны
• Хищение или порча имущества работодателя

Важно понимать, что запрос объяснительной не является дисциплинарным взысканием сам по себе — это лишь обязательный этап дисциплинарной процедуры. Он документально фиксирует факт предоставления работнику возможности объяснить свое поведение.

Андрей Михайлов, директор по персоналу

В моей практике был случай с увольнением системного администратора за прогул. Мы выявили его отсутствие на рабочем месте в течение всего дня, но при оформлении документов не направили официальный запрос объяснительной, а просто попросили устно объяснить причину. В результате он оспорил увольнение в суде и выиграл дело, так как мы не смогли документально подтвердить соблюдение дисциплинарной процедуры. Суд восстановил его в должности, а компания выплатила компенсацию за вынужденный прогул и моральный вред. С тех пор мы разработали строгий регламент оформления дисциплинарных нарушений, где запрос объяснительной — первый обязательный шаг.

Факт нарушения трудовой дисциплины должен быть зафиксирован до направления запроса объяснительной. Это может быть акт, служебная записка руководителя, показания свидетелей или другие документы, подтверждающие совершенное нарушение. В запросе следует указывать не предполагаемое нарушение, а конкретный установленный факт.

Структура и образец запроса объяснительной от работника

Грамотно составленный запрос объяснительной записки должен содержать все необходимые элементы, обеспечивающие его юридическую силу. Хотя законодательство не устанавливает строгой формы такого документа, практика показывает, что наличие определенной структуры минимизирует риски оспаривания дисциплинарного взыскания в будущем. 📄

Ключевые элементы запроса объяснительной записки:

1. Шапка документа — наименование организации, должностное лицо, от которого исходит запрос
2. Название документа — "Запрос о предоставлении письменного объяснения"
3. ФИО и должность работника, от которого требуется объяснение
4. Описание нарушения с указанием даты, времени, места и сути нарушения
5. Ссылка на статью 193 ТК РФ как правовое основание запроса
6. Срок предоставления объяснения (2 рабочих дня согласно ТК РФ)
7. Дата составления запроса
8. Подпись должностного лица с расшифровкой
9. Отметка о вручении с подписью работника

Сомневаетесь в своих карьерных перспективах в HR? Возможно, вам стоит оценить свои склонности к работе с документами и людьми! Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам профессия HR-менеджера или специалиста по кадровому делопроизводству. Тест учитывает не только ваши навыки, но и личные качества, необходимые для успешного управления дисциплинарными процедурами и кадровой документацией. Узнайте свой карьерный потенциал за 10 минут!

Приведем образец запроса объяснительной записки:

ООО "Прогресс" От: Директора по персоналу Ивановой А.В.

ЗАПРОС о предоставлении письменного объяснения

Петрову Сергею Ивановичу менеджеру отдела продаж

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу предоставить письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте 15.03.2025 с 9:00 до 17:30 без предварительного уведомления руководства и без уважительных причин.

Отсутствие на рабочем месте зафиксировано актом от 15.03.2025, подписанным начальником отдела продаж Сидоровым И.П. и сотрудниками отдела.

Объяснение прошу предоставить в течение двух рабочих дней с момента получения настоящего запроса.

В соответствии с частью 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ, непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

16.03.2025

Директор по персоналу _ /Иванова А.В./

С запросом ознакомлен, копию получил: _ /Петров С.И./ "" _ 2025 г.

При составлении запроса важно избегать эмоциональных оценок и субъективных суждений, а опираться исключительно на факты. Не стоит использовать формулировки вроде "злостное нарушение" или "неоднократное нарушение", если эти факты не доказаны. Такие формулировки могут быть восприняты как предвзятость работодателя и использованы против него в случае судебного разбирательства. 🔍

Процедура вручения запроса объяснительной записки сотруднику

Правильное вручение запроса объяснительной записки — критически важный этап дисциплинарного процесса. Ошибки на этом этапе могут привести к признанию всей процедуры незаконной, даже если само нарушение трудовой дисциплины очевидно. 📨

Существует несколько способов вручения запроса объяснительной записки:

• Личное вручение — наиболее предпочтительный способ, при котором работник расписывается в получении запроса на втором экземпляре, остающемся у работодателя
• Направление по электронной почте — допустимо, если в организации предусмотрен электронный документооборот с использованием электронной подписи
• Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении — используется, когда работник отсутствует на рабочем месте
• Составление акта об отказе от получения — в присутствии свидетелей, если работник отказывается принять запрос

Алгоритм действий при вручении запроса объяснительной записки:

1. Подготовить два экземпляра запроса
2. Лично вручить документ работнику в рабочее время
3. Попросить работника поставить подпись, дату и время получения на экземпляре работодателя
4. При отказе работника от подписи составить соответствующий акт в присутствии не менее двух свидетелей
5. Хранить подписанный экземпляр или акт об отказе от подписи как доказательство соблюдения процедуры

Елена Соколова, HR-директор

Однажды мы столкнулись с ситуацией, когда сотрудник категорически отказывался получать запрос объяснительной. Он просто вставал и уходил, когда видел меня с документами. После консультации с юристами мы решили зачитать содержание запроса вслух в присутствии двух коллег, а затем составили акт о том, что работник был ознакомлен с содержанием запроса устно, но отказался его получить. В акте указали дату, время, место и привели подписи свидетелей. Когда дело дошло до суда, этот акт был признан надлежащим доказательством соблюдения процедуры запроса объяснений, и увольнение сотрудника за прогулы было признано законным.

При отправке запроса по почте следует учитывать, что срок предоставления объяснений (2 рабочих дня) начинает течь с момента фактического получения запроса работником, а не с момента отправки. Поэтому важно сохранять квитанцию об отправке и уведомление о вручении. 🕒

Электронный формат вручения запроса становится все более распространенным. Однако для его легитимности необходимо соблюдение ряда условий:

Независимо от способа вручения, важно помнить, что бремя доказывания факта вручения лежит на работодателе. Поэтому необходимо тщательно документировать каждый шаг процедуры и сохранять все связанные с ней документы. 📎

Сроки предоставления объяснений и правила их фиксации

Согласно статье 193 ТК РФ, работнику предоставляется 2 рабочих дня на предоставление письменного объяснения с момента предъявления ему соответствующего требования. Этот срок является императивной нормой и не может быть сокращен работодателем, даже если речь идет о грубых нарушениях трудовой дисциплины. ⏱️

Отсчет двухдневного срока начинается:

• При личном вручении — со следующего рабочего дня после вручения запроса
• При отправке по почте — со следующего рабочего дня после фактического получения запроса (дата в уведомлении о вручении)
• При отправке по электронной почте — согласно правилам, установленным в локальных нормативных актах организации (обычно со следующего рабочего дня после подтверждения получения)

Работник может предоставить объяснение несколькими способами:

1. Написать объяснительную записку и передать ее непосредственному руководителю или в отдел кадров
2. Направить объяснение по почте заказным письмом с уведомлением
3. Отправить скан подписанного объяснения по электронной почте (если это предусмотрено локальными нормативными актами)

При получении объяснительной записки важно зафиксировать дату ее поступления. Для этого на документе делается отметка о получении с указанием даты, должности и подписи принявшего лица. Если объяснение поступило по почте, сохраняется конверт с почтовым штемпелем. 📆

Особые ситуации при получении объяснений:

• Частичное объяснение — если работник предоставил объяснение, но не по всем пунктам запроса, это считается исполнением обязанности по предоставлению объяснений
• Устное объяснение — не заменяет письменное; работодатель должен предложить работнику оформить его письменно
• Объяснение не по существу — считается предоставленным, даже если работник не признает вину или приводит неубедительные доводы
• Объяснение с нецензурными выражениями или оскорблениями — также считается предоставленным, но может стать основанием для дополнительного дисциплинарного взыскания

По истечении двухдневного срока, если объяснение не предоставлено, необходимо составить акт о непредоставлении объяснения. Этот документ является юридическим обоснованием для продолжения дисциплинарной процедуры. 📃

Пример акта о непредоставлении объяснения:

АКТ о непредоставлении письменного объяснения

г. Москва 20.03.2025

Мы, нижеподписавшиеся:

1. Директор по персоналу ООО "Прогресс" Иванова А.В.
2. Начальник отдела продаж Сидоров И.П.
3. Специалист по кадрам Петрова Е.С.

составили настоящий акт о том, что менеджеру отдела продаж Петрову Сергею Ивановичу 16.03.2025 был вручен запрос о предоставлении письменного объяснения по факту отсутствия на рабочем месте 15.03.2025.

По состоянию на 18:00 20.03.2025 (по истечении 2 рабочих дней) письменное объяснение от Петрова С.И. не поступило.

Настоящий акт составлен в соответствии с требованиями части 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ для приобщения к материалам дисциплинарного производства.

Подписи:

1. _ /Иванова А.В./
2. _ /Сидоров И.П./
3. _ /Петрова Е.С./

Правовые последствия отказа работника от дачи объяснений

Отказ работника от предоставления письменных объяснений — распространенная ситуация, с которой сталкиваются работодатели. Важно понимать, что такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Это прямо указано в части 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Однако работодатель должен правильно зафиксировать факт отказа или непредоставления объяснений. 🛑

Правовые последствия отказа от предоставления объяснений различаются в зависимости от ситуации:

1. Открытый отказ от получения запроса — работодатель составляет акт об отказе от получения запроса в присутствии свидетелей
2. Получение запроса, но непредоставление объяснений — по истечении 2 рабочих дней составляется акт о непредоставлении объяснений
3. Уклонение от получения запроса (работник не появляется на работе) — запрос направляется по почте, после чего отсчитывается срок с момента получения работником

Важно отметить, что отказ работника от дачи объяснений сам по себе не является дополнительным дисциплинарным проступком и не может служить основанием для наложения еще одного взыскания. Это его право, предусмотренное статьей 51 Конституции РФ, которое не влечет негативных последствий, кроме продолжения дисциплинарной процедуры без учета позиции работника.

Типичные ошибки работодателей в случае отказа работника от дачи объяснений:

• Наложение дисциплинарного взыскания без составления акта о непредоставлении объяснений
• Составление акта ранее истечения двухдневного срока
• Отсутствие свидетелей при фиксации отказа
• Халатное оформление акта (отсутствие даты, неполные данные о присутствующих)
• Применение дисциплинарного взыскания за сам факт отказа от дачи объяснений

Судебная практика показывает, что отсутствие документального подтверждения запроса объяснений или неправильное оформление акта о непредоставлении объяснений часто приводит к признанию дисциплинарного взыскания незаконным, даже если факт нарушения трудовой дисциплины был доказан. 👨‍⚖️

Рассмотрим сравнительную таблицу действий работодателя при различных сценариях отказа работника:

После надлежащего оформления факта непредоставления объяснений работодатель вправе продолжить дисциплинарное производство. Однако необходимо помнить, что дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников). 📅

Правильное оформление запроса объяснительной записки — краеугольный камень всей дисциплинарной процедуры. Следуя представленным рекомендациям и используя предложенные шаблоны, вы минимизируете риски оспаривания дисциплинарных взысканий и обеспечите правовую защищенность компании. Помните: дисциплина в коллективе начинается не с наказаний, а с грамотно выстроенных процедур, где каждая сторона имеет возможность представить свою позицию и быть услышанной.