Запись в трудовой о работе по совместительству: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Работники, желающие корректно оформить свою трудовую книжку при работе по совместительству
• Специалисты по кадровому учету и HR-менеджеры, отвечающие за ведение трудовой документации

• Юристы и консультанты в области трудового права, нуждающиеся в актуальной информации о законодательстве по совместительству

  Правильная запись в трудовой книжке о работе по совместительству — не просто формальность, а юридически значимый документ, который может сыграть ключевую роль при расчете пенсии, трудовом споре или смене работы. По данным Роструда, более 65% нарушений в сфере трудового законодательства связаны с неправильным оформлением документации, включая трудовые книжки совместителей. Разберемся, как в 2025 году грамотно зафиксировать ваш дополнительный трудовой опыт и избежать проблем с законом. ??

Хотите избежать ошибок при оформлении трудовых книжек и других кадровых документов? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам не только теоретические знания о трудовом законодательстве, но и практические навыки оформления всех типов трудовых отношений, включая совместительство. Наши выпускники с успехом проходят проверки трудовой инспекции и минимизируют риски штрафов для компаний.

Особенности внесения записи в трудовую при совместительстве

Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. При этом законодательство разделяет два вида совместительства: внутреннее (в той же организации) и внешнее (в другой организации).

Главная особенность записей о совместительстве в трудовой книжке заключается в том, что они вносятся только по желанию работника и только по основному месту работы. То есть, работодатель по совместительству не имеет права делать какие-либо записи в трудовой книжке сотрудника.

Елена Соколова, руководитель отдела кадров

Когда ко мне обратился Игорь, ведущий разработчик, с просьбой внести запись о его пятилетнем опыте преподавания в вузе по совместительству, я заметила его удивление, когда сообщила, что нам потребуется справка от второго работодателя. "Я думал, достаточно просто принести трудовой договор", — признался он.

На деле процедура оказалась более формализованной. Мы запросили у университета справку о работе с указанием должности, периода работы и номера приказа об увольнении. Только после получения этих документов я смогла внести запись в его трудовую книжку. Через месяц Игорь поблагодарил за настойчивость — эта запись помогла ему получить более высокую категорию при переходе в новую компанию.

Чтобы работа по совместительству была корректно отражена в трудовой книжке, необходимо учитывать следующие особенности:

• Запись вносится только по желанию работника
• Внесение происходит на основании документального подтверждения от работодателя-совместителя
• Запись делается исключительно по основному месту работы
• Информация вносится как при работе по совместительству, так и после увольнения с этой работы
• В записи обязательно указывается, что работа выполнялась по совместительству

Важно понимать, что отсутствие записи о работе по совместительству не влияет на трудовые права работника по этой работе, но может повлиять на пенсионные права, если работа имела льготный характер.

Правовые основы оформления работы по совместительству

Правовое регулирование работы по совместительству и порядок внесения соответствующих записей в трудовую книжку определяется несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (глава 44, статьи 282-288) — определяет особенности регулирования труда совместителей
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках» — устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» — регламентирует порядок внесения записей
• Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» — вводит электронные трудовые книжки

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной. В свою очередь, статья 283 ТК РФ устанавливает, что при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, но не трудовую книжку.

Для внесения записи о работе по совместительству существует правовой механизм, закрепленный в п. 20 Правил ведения трудовых книжек:

«По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».

Александр Петров, юрист по трудовому праву

Ко мне обратилась Марина, работавшая главным бухгалтером в крупной компании и параллельно 3 года преподававшая в колледже. После увольнения из колледжа она попросила внести запись в трудовую, но получила отказ от кадровика основного места работы со словами: "Мы не обязаны отражать вашу подработку".

Я объяснил Марине, что согласно пункту 20 Правил ведения трудовых книжек, это не право, а обязанность работодателя — внести запись по её желанию при наличии подтверждающих документов. Мы составили официальное заявление с ссылкой на нормы закона и приложили справку из колледжа. После этого работодатель внес запись без дальнейших возражений.

Этот случай показателен: многие кадровики ошибочно считают внесение записей о совместительстве своим правом, а не обязанностью, что приводит к необоснованным отказам и нарушению прав работников.

В 2025 году сохраняется актуальность правовых норм, касающихся внесения записей о совместительстве, несмотря на переход на электронные трудовые книжки. Для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку, порядок внесения записей остается прежним, а для перешедших на электронную — информация о совместительстве также может быть внесена в электронную базу данных ПФР.

Пошаговая инструкция внесения записи в трудовую книжку

Процесс внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку требует соблюдения определенной последовательности действий. Ниже приведена пошаговая инструкция, которая поможет как работникам, так и специалистам по кадрам правильно оформить эту процедуру. ??

1. Получение документального подтверждения — работник должен запросить у работодателя-совместителя документ, подтверждающий факт работы. Это может быть справка, заверенная копия приказа о приеме на работу/увольнении или копия трудового договора.
2. Составление заявления — работник пишет заявление на имя руководителя по основному месту работы с просьбой внести запись о совместительстве.
3. Подача документов в отдел кадров — заявление и подтверждающие документы передаются в кадровую службу основного места работы.
4. Проверка документов кадровой службой — специалист по кадрам проверяет корректность и полноту предоставленных документов.
5. Внесение записи в трудовую книжку — при положительном решении вопроса сотрудник отдела кадров вносит соответствующую запись.
6. Заверение записи — запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
7. Ознакомление работника с записью — работнику предоставляется возможность проверить правильность внесенной записи.

Важно! Если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы эта информация была отражена в трудовой книжке, не откладывайте процедуру внесения записи. Лучше всего инициировать этот процесс сразу после приема на работу по совместительству или не позднее момента увольнения с этой работы.

Не уверены, подходит ли вам карьера в HR или другая профессиональная сфера? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подсказать оптимальное карьерное направление. Особенно полезен для специалистов, размышляющих о смене профессии или выборе между работой по совместительству и полной смене карьерного трека. Тест учитывает не только ваши навыки, но и личностные особенности, что помогает найти действительно подходящую сферу.

Типичные ошибки при оформлении совместительства

При внесении записей о работе по совместительству в трудовую книжку нередко допускаются ошибки, которые могут повлечь за собой юридические проблемы. По статистике Роструда, около 40% трудовых споров в 2024 году были связаны с некорректным оформлением записей в трудовых книжках. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их избежать. ??

• Отсутствие указания на совместительство — многие кадровики забывают добавить фразу "по совместительству" после наименования должности, что искажает характер трудовых отношений.
• Внесение записи работодателем-совместителем — запись о работе по совместительству должна вноситься исключительно по основному месту работы, а не организацией-совместителем.
• Неправильное документальное оформление — запись производится без наличия подтверждающих документов от работодателя-совместителя.
• Нарушение хронологии — запись о совместительстве вносится без учета хронологического порядка.
• Неточные формулировки — использование некорректных формулировок, не соответствующих требованиям инструкции по заполнению трудовых книжек.
• Отказ от внесения записи — неправомерный отказ работодателя внести запись о работе по совместительству при наличии соответствующего заявления работника и подтверждающих документов.

Особое внимание следует уделить проблеме внесения записи о совместительстве задним числом. Если с момента увольнения с работы по совместительству прошло значительное время, некоторые работодатели отказываются вносить соответствующую запись. Однако, законодательство не устанавливает срока давности для внесения таких записей, поэтому отказ является неправомерным.

Еще одна распространенная ошибка — неправильное оформление периода работы по совместительству. В случае если работник трудился по совместительству с перерывами, каждый период работы должен быть оформлен отдельной записью с указанием конкретных дат начала и окончания.

Образцы записей в трудовой о работе в другой организации

Правильно оформленная запись о работе по совместительству должна соответствовать нормативным требованиям и отражать все необходимые сведения. Ниже приведены образцы корректных записей для различных ситуаций, которые помогут вам избежать ошибок при оформлении. ??

Образец записи о приеме на работу по совместительству:

• В графе 1: порядковый номер записи (например, "12")
• В графе 2: дата приема на работу (например, "15.03.2024")
• В графе 3: "Принят в ООО "Горизонт" на должность инженера-программиста по совместительству"
• В графе 4: "Приказ от 15.03.2024 № 35-к"

Образец записи об увольнении с работы по совместительству:

• В графе 1: порядковый номер записи (например, "13")
• В графе 2: дата увольнения (например, "10.02.2025")
• В графе 3: "Уволен из ООО "Горизонт" с должности инженера-программиста, работавшего по совместительству, по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"
• В графе 4: "Приказ от 10.02.2025 № 18-к"

Образец записи о приеме и увольнении одной записью (если сведения вносятся после увольнения):

• В графе 1: порядковый номер записи (например, "14")
• В графе 2: дата увольнения (например, "10.02.2025")
• В графе 3: "Работал в ООО "Горизонт" в должности инженера-программиста по совместительству с 15.03.2024 по 10.02.2025"
• В графе 4: "Справка от 15.02.2025 № 45"

При внесении записей о работе по совместительству важно помнить следующие правила:

1. Запись должна содержать четкое указание на то, что работа выполнялась по совместительству
2. Необходимо указывать полное наименование организации-совместителя
3. Должность должна соответствовать той, которая указана в подтверждающих документах
4. Основание для записи (приказ или справка) должно содержать номер и дату
5. В случае внесения записи одной строкой (о приеме и увольнении) необходимо указать полный период работы

Если запись о работе по совместительству вносится после того, как в трудовой книжке уже имеются более поздние по дате записи, необходимо указать в графе 3: "Работал с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ в [наименование организации] в должности [наименование должности] по совместительству. Запись внесена ДД.ММ.ГГГГ".

Правильное оформление трудовой книжки — не просто бюрократическая формальность, а важный элемент защиты ваших трудовых прав. Особенно это касается записей о совместительстве, которые часто становятся предметом споров и неточностей. Следуя пошаговой инструкции и используя приведенные образцы, вы обеспечите юридическую чистоту своих трудовых отношений, подтвердите стаж работы и создадите надежную основу для расчета пенсии в будущем. Помните: грамотно оформленный трудовой путь — ваше профессиональное наследие, которое работает на вас даже после завершения конкретных трудовых отношений.