Трудовой кодекс: документы и порядок приема на работу по закону

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Работодатели и руководители компаний

• Юристы, занимающиеся трудовым правом

  Прием на работу — тот момент, когда рождаются или разрушаются долгосрочные трудовые отношения. Казалось бы, что сложного: нашли кандидата, подписали бумаги, готово! Но ошибки в оформлении документов могут обернуться серьезными штрафами и судебными разбирательствами. По данным Роструда, в 2024 году каждая третья проверка выявляет нарушения при приеме сотрудников. А ведь четкое соблюдение процедуры, предусмотренной Трудовым кодексом, защищает интересы и работодателя, и работника. Разберемся, как оформить трудоустройство безупречно с юридической точки зрения. ??

Хотите быть уверенными, что все трудовые документы оформлены безупречно? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы освоите все тонкости приема на работу по ТК РФ. Преподаватели-практики с многолетним опытом работы в крупных компаниях раскроют секреты правильного оформления документации, научат избегать типичных ошибок и минимизировать риски при проверках. Более 800 HR-специалистов уже прошли этот курс и успешно применяют полученные знания!

Правовые основы приема на работу по Трудовому кодексу

Трудовой кодекс РФ — это библия взаимоотношений между работодателем и сотрудником. Глава 11 ТК РФ регламентирует все этапы заключения трудового договора, а статьи 56-71 конкретизируют процедуру оформления трудовых отношений. Помимо ТК РФ, прием на работу регулируется рядом других нормативных актов.

Ключевые принципы трудовых отношений, на которых базируется процедура приема на работу:

• Добровольность заключения трудового договора (ст. 2 ТК РФ)
• Запрет дискриминации при приеме на работу (ст. 3 ТК РФ)
• Обязательность письменной формы трудового договора (ст. 67 ТК РФ)
• Ограничение требуемых от работника документов (ст. 65 ТК РФ)
• Обязательность ознакомления с локальными нормативными актами (ст. 68 ТК РФ)

В 2025 году особое внимание следует обратить на электронный документооборот в трудовых отношениях. С расширением действия ФЗ №122-ФЗ все больше документов может оформляться в электронном виде при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи.

Александр Прохоров, HR-директор

Мой первый опыт найма сотрудников в небольшую компанию едва не обернулся катастрофой. Мы взяли молодого специалиста, оформили трудовой договор, но забыли издать приказ о приеме на работу. Через три месяца к нам пришла проверка из трудовой инспекции — плановая, но очень некстати. Инспектор сразу обратил внимание на отсутствие приказа, а это нарушение статьи 68 ТК РФ. Нам выписали предупреждение и дали три дня на устранение нарушения. С тех пор я составил чек-лист документов при приеме, где отмечаю каждый выполненный шаг. За пять лет — ни одного замечания от проверяющих органов. Мелочь, а какая экономия нервов и потенциальных штрафов!

Обязательные документы при трудоустройстве: полный перечень

При трудоустройстве формируется комплект документов, который условно можно разделить на две группы: документы, предоставляемые работником, и документы, оформляемые работодателем. Рассмотрим каждую группу подробно. ??

Документы, предоставляемые работником (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР)
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета
• Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву)
• Документ об образовании и квалификации (при необходимости)
• Справка о наличии/отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинское заключение (для работников отдельных профессий)

Документы, оформляемые работодателем:

• Трудовой договор (ст. 56-71 ТК РФ)
• Приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ)
• Личная карточка работника по форме Т-2
• Согласие на обработку персональных данных
• Должностная инструкция (при необходимости)
• Документы по охране труда (инструктажи, обучение)
• Материально-ответственные документы (при необходимости)

Важно помнить, что требовать от соискателя документы, не предусмотренные законодательством, запрещено (ст. 65 ТК РФ). Это защищает кандидатов от дискриминации и необоснованных отказов в трудоустройстве.

С 2025 года вступили в силу изменения в процедуре документооборота при приеме на работу иностранных граждан. Теперь работодатель обязан проверять подлинность миграционных документов через систему "Работа в России" перед заключением трудового договора.

Задумываетесь о смене профессии и хотите понять, какая сфера подойдет именно вам? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и получите персональные рекомендации по выбору карьерного пути. Тест разработан профессиональными HR-экспертами и карьерными консультантами с учетом актуальных требований рынка труда. Более 50 000 человек уже определили свое профессиональное призвание с помощью этого инструмента. Знание своих сильных сторон поможет выбрать работу, где вы будете не просто соответствовать требованиям ТК РФ, но и реализуете свой потенциал!

Порядок оформления трудовых отношений: пошаговая инструкция

Правильное оформление трудовых отношений — это четкая последовательность действий, где каждый шаг имеет юридическое значение. Предлагаю алгоритм, соответствующий требованиям ТК РФ по состоянию на 2025 год. ??

1. Сбор и проверка документов от соискателя (1-3 дня)

   • Проверка комплектности и подлинности документов
   • Верификация сведений об образовании и квалификации
   • Сверка данных СНИЛС и паспорта

2. Подготовка трудового договора (1-2 дня)

   • Согласование существенных условий договора (должность, оплата труда, режим работы)
   • Включение дополнительных условий (испытательный срок, обучение)
   • Оформление договора в двух экземплярах

3. Подписание трудового договора (1 день)

   • Ознакомление работника с текстом договора
   • Подписание обоих экземпляров
   • Вручение экземпляра работнику под подпись

4. Издание приказа о приеме на работу (1 день после подписания договора)

   • Оформление приказа по унифицированной форме Т-1 или в свободной форме
   • Ознакомление работника с приказом под подпись

5. Оформление личной карточки (1-2 дня)

   • Заполнение формы Т-2 на основании предоставленных документов
   • Внесение записи о приеме в трудовую книжку (если применимо)
   • Подпись работника в личной карточке

6. Оформление дополнительных документов (1-3 дня)

   • Проведение инструктажей по охране труда
   • Оформление материальной ответственности (при необходимости)
   • Получение согласия на обработку персональных данных

В случае дистанционного трудоустройства порядок действий модифицируется согласно статье 312.2 ТК РФ. Допускается обмен документами с использованием усиленных электронных подписей, а трудовую книжку работодатель может не вести (по соглашению сторон).

Марина Соколова, HR-юрист

Недавно консультировала IT-компанию, которая впервые нанимала сотрудника в другом регионе. Руководитель хотел сэкономить время и предложил подписать документы "задним числом", когда специалист приедет в офис через месяц. Пришлось объяснять, что это прямое нарушение ТК РФ с риском штрафа до 50 000 рублей для организации. Мы организовали дистанционное оформление через электронные подписи в соответствии со статьей 312.2 ТК РФ: подготовили трудовой договор с указанием дистанционного характера работы, направили его через защищенный канал связи, получили подписанный экземпляр, издали приказ о приеме. Когда сотрудник приехал в офис, документооборот был уже полностью легитимен. Компания избежала штрафов, а я получила благодарного клиента, который теперь консультируется заранее, а не постфактум.

Документы кадрового учета: требования к заполнению

Корректное оформление кадровой документации — это не просто бюрократическая формальность, а юридическая защита интересов и работодателя, и сотрудника. Каждый документ имеет свои особенности заполнения, регламентированные нормативными актами. ??

Трудовой договор — основополагающий документ трудовых отношений. Требования к его оформлению установлены статьями 57-59 ТК РФ:

• Обязательная письменная форма в двух экземплярах
• Наличие всех существенных условий (ст. 57 ТК РФ)
• Четкое указание даты начала работы
• Подписи обеих сторон на каждом экземпляре
• Печать организации (при наличии)

Приказ о приеме на работу может оформляться по унифицированной форме Т-1 или в свободной форме, но должен содержать:

• ФИО работника полностью
• Структурное подразделение
• Должность согласно штатному расписанию
• Условия оплаты труда
• Дату начала работы
• Условия испытательного срока (при наличии)
• Основание приема (ссылка на трудовой договор)

Личная карточка работника (форма Т-2) — документ, содержащий персональные данные сотрудника. При заполнении важно:

• Использовать актуальные данные из предоставленных документов
• Заполнять все разделы без сокращений
• Получить подпись работника об ознакомлении
• Регулярно актуализировать информацию при изменениях

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности (для работников, выбравших бумажную форму). Порядок ведения регламентирован Приказом Минтруда №377н:

• Записи вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ и приказов
• Запрещены сокращения, исправления, помарки
• Каждая запись имеет порядковый номер и дату
• Обязательно указание основания записи (номер и дата приказа)

С 2021 года появилась альтернатива трудовой книжке — электронные сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР). Они имеют равную юридическую силу с бумажным документом, но позволяют избежать ошибок и упростить кадровый учет.

При оформлении документов в 2025 году необходимо учитывать обновленные требования к защите персональных данных согласно ФЗ №152-ФЗ. Все документы, содержащие персональную информацию, должны храниться в местах с ограниченным доступом, а их электронные версии — быть защищены соответствующими техническими средствами.

Ответственность за нарушение порядка приема на работу

Нарушение законодательства при оформлении трудовых отношений влечет за собой серьезные правовые последствия для работодателя. Контроль за соблюдением трудового законодательства осуществляет Федеральная инспекция труда, которая в 2025 году получила расширенные полномочия по проведению проверок. ??

Основные виды нарушений при приеме на работу и соответствующие санкции:

• Необоснованный отказ в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ)
• Штраф для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 рублей
• Штраф для юридических лиц: от 50 000 до 100 000 рублей

• Возможность взыскания морального вреда в судебном порядке

• Уклонение от оформления трудового договора (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Штраф для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 рублей
• Штраф для юридических лиц: от 50 000 до 100 000 рублей

• При повторном нарушении: дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 3 лет

• Заключение гражданско-правового договора вместо трудового (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Штраф для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 рублей
• Штраф для юридических лиц: от 50 000 до 100 000 рублей

• Риск переквалификации отношений в трудовые с доначислением налогов и взносов

• Допуск к работе без медицинского осмотра (если требуется) (ст. 5.27.1 КоАП РФ)
• Штраф для должностных лиц: от 15 000 до 25 000 рублей
• Штраф для юридических лиц: от 110 000 до 130 000 рублей

• Возможное приостановление деятельности до 90 суток

• Нарушение сроков оформления документов (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Предупреждение или штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
• Штраф для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей

Помимо административной ответственности, неправильное оформление трудовых отношений может привести к:

• Трудовым спорам с последующими судебными разбирательствами
• Выплатам компенсаций за вынужденный прогул при восстановлении на работе
• Доначислению налогов и страховых взносов при переквалификации договоров
• Внеплановым проверкам контролирующих органов

В 2025 году Роструд активно внедряет риск-ориентированный подход к проверкам. Организации с систематическими нарушениями в области оформления трудовых отношений автоматически попадают в категорию высокого риска с увеличенной частотой проверок.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Разработать внутренние регламенты по оформлению трудовых отношений
• Регулярно проводить аудит кадровой документации
• Обеспечить повышение квалификации сотрудников кадровой службы
• Использовать автоматизированные системы кадрового делопроизводства с проверкой на соответствие законодательству

Правильное оформление трудовых отношений — это не только юридическая защита, но и фундамент эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником. Четкое соблюдение требований Трудового кодекса при приеме на работу позволяет избежать санкций со стороны контролирующих органов и создает прозрачные, понятные правила игры для обеих сторон. Профессиональный подход к кадровому делопроизводству — это инвестиция в репутацию компании как ответственного работодателя и снижение рисков дорогостоящих судебных разбирательств. Помните: документ, оформленный правильно сегодня, может защитить вас от проблем завтра.