Требования к делопроизводителю: квалификация, навыки, обязанности

Для кого эта статья:

• Для начинающих и опытных делопроизводителей, желающих развивать свою карьеру.
• Для работодателей, заинтересованных в найме или оценке квалификации делопроизводителей.

• Для студентов и специалистов, ищущих информацию о требованиях и перспективах в профессии делопроизводителя.

  Качественное делопроизводство — основа функционирования любой организации. За порядком в документообороте стоит ключевая фигура — делопроизводитель, который одновременно должен быть и дотошным педантом, и коммуникабельным координатором. Требования к этой профессии становятся всё более комплексными: уже недостаточно просто уметь заполнять бланки и систематизировать папки. Современный делопроизводитель — это профессионал, обладающий цифровыми навыками, знанием законодательства и способностью эффективно управлять информационными потоками. Давайте разберемся, каким должен быть делопроизводитель в 2025 году и какие требования предъявляют к этим специалистам работодатели ??

Для делопроизводителей владение Excel — не просто преимущество, а необходимость. От создания реестров документов до учета корреспонденции — этот инструмент незаменим в ежедневной работе. Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro поможет вам освоить все необходимые функции за 2 месяца. Вы научитесь создавать автоматизированные отчеты, отслеживать сроки исполнения документов и анализировать данные — навыки, которые моментально выделят вас среди других кандидатов на должность.

Квалификационные требования к делопроизводителю

Профессия делопроизводителя предъявляет четкие квалификационные требования, которые определяются как законодательством, так и спецификой конкретной организации. Рассмотрим ключевые критерии, необходимые для успешной работы в этой должности.

Прежде всего, важно понимать, что требования к образованию делопроизводителя варьируются в зависимости от уровня позиции:

• Для начальных позиций (помощник делопроизводителя) — достаточно среднего профессионального образования по специальностям "Документационное обеспечение управления и архивоведение", "Делопроизводство"
• Для полноценной должности делопроизводителя — рекомендуется высшее образование по специальностям "Документоведение и архивоведение", "Документационное обеспечение управления"
• Альтернативой может быть профессиональная переподготовка по направлению "Документационное обеспечение управления" для специалистов с иным образованием

Помимо базового образования, работодатели ценят курсы повышения квалификации по направлениям "Электронный документооборот", "Архивное дело", "Кадровое делопроизводство" — такие сертификаты значительно повышают конкурентоспособность кандидата. ??

Что касается опыта работы, требования работодателей распределяются следующим образом:

Важным аспектом является знание нормативно-правовой базы. Делопроизводитель должен уверенно ориентироваться в следующих документах:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация"
• Федеральный закон №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
• Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов"
• Федеральный закон №63-ФЗ "Об электронной подписи" (для работы с электронным документооборотом)

Ирина Валентинова, старший специалист по делопроизводству Когда я пришла на собеседование на должность делопроизводителя в крупную логистическую компанию, руководитель отдела первым делом спросил о моем знании ГОСТов и нормативных актов. Вместо стандартного ответа я продемонстрировала, как применяла эти знания на практике: рассказала, как оптимизировала процесс регистрации входящей документации, строго соблюдая ГОСТ Р 7.0.97-2016, и разработала номенклатуру дел в полном соответствии с Приказом Росархива. Это произвело впечатление намного сильнее, чем просто перечисление известных мне нормативных документов. Меня приняли на работу в тот же день, хотя изначально планировали провести еще два этапа собеседований.

Отдельного внимания заслуживает владение специализированным программным обеспечением. Современный делопроизводитель должен уверенно работать с:

• Системами электронного документооборота (Directum, Дело, 1С:Документооборот)
• Офисными программами (MS Office с акцентом на Excel, Word, Outlook)
• Справочно-правовыми системами (КонсультантПлюс, Гарант)
• Программами для сканирования и распознавания текста (ABBYY FineReader)

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя охватывают весь цикл работы с документами — от создания до хранения. Понимание этого функционала критически важно как для соискателей, так и для работодателей, составляющих должностные инструкции. Рассмотрим ключевые аспекты работы делопроизводителя.

Прежде всего, делопроизводитель отвечает за организацию документооборота, что включает:

• Прием и регистрацию входящей корреспонденции
• Распределение документов между структурными подразделениями
• Регистрацию и отправку исходящей корреспонденции
• Контроль движения и исполнения документов
• Составление реестров почтовых отправлений

Вторым важным блоком обязанностей является создание и оформление документов:

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок
• Редактирование документов на соответствие нормативным требованиям
• Согласование документов с ответственными лицами
• Подготовка документов к подписанию руководством
• Заверение копий документов

Нельзя недооценивать и функцию контроля. Делопроизводитель — это профессиональный "хранитель сроков", отвечающий за:

• Контроль сроков исполнения поручений руководства
• Напоминания исполнителям о приближающихся дедлайнах
• Составление отчетов об исполнительской дисциплине
• Мониторинг просроченных документов и эскалацию проблем

Отдельно стоит выделить работу с архивом, которая включает:

• Формирование дел в соответствии с номенклатурой
• Подготовку документов к архивному хранению
• Составление описей дел
• Организацию хранения и выдачу архивных документов
• Участие в работе экспертной комиссии по определению сроков хранения

Особенно важно понимать, как распределяются обязанности в зависимости от типа организации и специфики ее деятельности:

В современных условиях к традиционным обязанностям добавляются функции, связанные с цифровизацией делопроизводства:

• Работа с электронными подписями
• Организация электронного архива
• Администрирование систем электронного документооборота
• Конвертация бумажных документов в электронный формат
• Обеспечение информационной безопасности при работе с документами ??

Задумываетесь о карьере делопроизводителя, но не уверены, подходит ли вам эта профессия? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, соответствуют ли ваши личностные качества и склонности требованиям этой профессии. За 10 минут вы получите детальный анализ своих сильных сторон и рекомендации по развитию карьеры в сфере делопроизводства или смежных областях. Результаты помогут вам сделать осознанный выбор профессионального пути!

Необходимые навыки и компетенции для работы

Профессия делопроизводителя требует уникального сочетания технических навыков и личностных качеств. Рассмотрим компетенции, которые делают специалиста по-настоящему ценным для работодателя.

Среди профессиональных навыков особенно выделяются:

• Скоростная обработка документов — способность быстро регистрировать и систематизировать большие объемы корреспонденции
• Грамотность — безупречное владение деловым стилем письма, отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок
• Знание терминологии — свободное владение профессиональным языком делопроизводства
• Навыки редактирования — умение выявлять и исправлять ошибки в документах
• Архивирование — знание принципов систематизации и хранения документации

Цифровые компетенции современного делопроизводителя включают:

• Быстрый набор текста (от 160 знаков в минуту)
• Продвинутое владение MS Office (особенно Word, Excel, Outlook)
• Работа с СЭД (системами электронного документооборота)
• Базовые навыки обработки изображений для работы со сканами
• Уверенное использование оргтехники (сканеры, принтеры, факсы) ???

Не менее важны организационные навыки:

• Тайм-менеджмент — умение планировать работу и соблюдать сроки
• Многозадачность — способность одновременно вести несколько процессов
• Внимание к деталям — замечать несоответствия в документах
• Системное мышление — понимание взаимосвязей в документообороте
• Стрессоустойчивость — сохранение эффективности в периоды пиковых нагрузок

Отдельного внимания заслуживают коммуникативные компетенции:

• Деловая этика — соблюдение профессиональных стандартов общения
• Клиентоориентированность — внимательное отношение к запросам сотрудников и контрагентов
• Дипломатичность — умение корректно напоминать о сроках и требованиях
• Четкая речь — способность ясно объяснять требования к оформлению документов
• Конфиденциальность — понимание границ служебной информации

Михаил Петров, руководитель отдела делопроизводства Я помню случай, когда мы искали делопроизводителя в наш юридический департамент. Среди кандидатов выделялись две претендентки: одна с 10-летним опытом и впечатляющим резюме, вторая — с опытом всего 3 года. Мы выбрали вторую, и вот почему. На практическом задании, где нужно было обработать пакет входящих документов, определить их приоритетность и подготовить проекты ответов, кандидат с меньшим опытом продемонстрировала исключительное внимание к деталям. Она не только безошибочно определила срочные документы, но и заметила несоответствие в датах на одном из писем, которое мы намеренно допустили как проверку. Более того, она грамотно расставила приоритеты, в то время как более опытный специалист действовала по шаблону, не адаптируясь к ситуации. Этот случай еще раз подтвердил: в делопроизводстве решающими факторами часто становятся не годы опыта, а развитые soft skills и скрупулезность.

Для профессионального роста делопроизводителям рекомендуется развивать дополнительные компетенции:

• Знание основ трудового законодательства
• Понимание бизнес-процессов организации
• Базовые навыки управления проектами
• Знание английского языка (особенно для работы в международных компаниях)
• Элементы юридической грамотности

Особенности профессиональных стандартов в делопроизводстве

Профессиональные стандарты в делопроизводстве представляют собой формализованные требования к квалификации работников. Они служат ориентиром как для работодателей, так и для специалистов, стремящихся к профессиональному росту. Рассмотрим особенности этих стандартов и их практическое применение.

В Российской Федерации деятельность делопроизводителей регламентируется несколькими профессиональными стандартами:

• Профстандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 №333н)
• Профстандарт "Специалист по управлению документацией организации" (утвержден приказом Минтруда России от 10.05.2017 №416н)
• Профстандарт "Специалист архива" (утвержден приказом Минтруда России от 18.03.2021 №140н)

Каждый из этих стандартов описывает трудовые функции разного уровня сложности. Для делопроизводителей особенно важны следующие обобщенные трудовые функции:

• Документационное обеспечение деятельности организации
• Организационное обеспечение деятельности организации
• Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка руководителя

Профессиональные стандарты определяют уровни квалификации делопроизводителей:

Особенностью профстандартов в делопроизводстве является их многогранность. Они охватывают не только технические аспекты работы с документами, но и организационные, коммуникативные, аналитические компетенции. Например, даже для базовой должности делопроизводителя стандарт предусматривает такие трудовые функции, как:

• Прием и первичная обработка входящих документов
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов
• Подготовка проектов исходящих документов
• Организация работы с документами в системе электронного документооборота
• Ведение информационно-справочной работы

Важно понимать, что профстандарты в делопроизводстве постоянно обновляются, отражая изменения в законодательстве и технологиях. Так, в последних редакциях уделяется особое внимание цифровым компетенциям: работе с электронными подписями, обеспечению информационной безопасности, управлению электронными архивами. ??

Для работодателей профстандарты служат основой при:

• Разработке должностных инструкций
• Определении требований к кандидатам при найме
• Проведении аттестации персонала
• Планировании обучения и повышения квалификации
• Формировании систем оплаты труда

Для самих специалистов профстандарты — это "дорожная карта" профессионального развития. Они позволяют:

• Оценить свой текущий уровень квалификации
• Определить направления для обучения
• Планировать карьерный рост
• Подготовиться к профессиональной сертификации

С 2023 года наблюдается тенденция к интеграции профстандартов в делопроизводстве с требованиями по информационной безопасности. Это связано с возрастающими рисками утечки конфиденциальной информации при работе с документами в цифровом формате.

Карьерный рост и перспективы для делопроизводителя

Вопреки распространенному мнению, профессия делопроизводителя открывает разнообразные возможности для карьерного развития. При правильном подходе эта стартовая позиция может стать трамплином для построения успешной карьеры в различных направлениях. Рассмотрим основные карьерные треки и перспективы для делопроизводителей.

Классическая карьерная лестница в делопроизводстве выглядит следующим образом:

• Помощник делопроизводителя ? Делопроизводитель ? Старший делопроизводитель ? Заведующий канцелярией ? Руководитель отдела документационного обеспечения

При этом возможно развитие в нескольких специализированных направлениях:

• Документоведение — углубление экспертизы в области создания и оформления документов, разработка локальных нормативных актов, оптимизация документопотоков
• Архивное дело — развитие в сторону управления архивом, экспертизы ценности документов, организации долговременного хранения
• Кадровое делопроизводство — специализация на работе с кадровой документацией с перспективой перехода в HR
• Электронный документооборот — развитие технической экспертизы, администрирование СЭД, внедрение цифровых решений ??

Важно понимать возможности роста доходов при движении по карьерной лестнице:

Перспективными направлениями развития для делопроизводителей в 2025 году становятся:

• Управление данными и информацией — развитие в сторону информационного менеджмента, где документы рассматриваются как часть общего информационного массива компании
• Цифровая трансформация бизнес-процессов — участие в проектах автоматизации, роботизации рутинных операций с документами
• Комплаенс и управление рисками — развитие экспертизы в области соответствия документов нормативным требованиям
• Проектное управление — координация проектов по внедрению новых систем документооборота

Для успешного карьерного продвижения делопроизводителям рекомендуется:

• Постоянно повышать квалификацию, отслеживая изменения в законодательстве и технологиях
• Осваивать смежные области знаний (право, менеджмент, информационные технологии)
• Развивать управленческие навыки даже на начальных этапах карьеры
• Получать профессиональные сертификаты (например, международный сертификат AIIM – Association for Intelligent Information Management)
• Участвовать в профессиональных сообществах и отраслевых мероприятиях

Стоит отметить, что опыт работы делопроизводителем высоко ценится при переходе в смежные области:

• Административный менеджмент
• Управление офисом
• Секретариат руководителя
• HR-администрирование
• Управление бизнес-процессами

Интересной тенденцией становится развитие удаленной работы для делопроизводителей. С распространением электронного документооборота всё больше компаний готовы нанимать специалистов на удаленную или гибридную работу, что расширяет географию возможного трудоустройства. ??

Профессия делопроизводителя — это фундамент для множества карьерных траекторий. Ключ к успеху в этой сфере — баланс между скрупулезным соблюдением стандартов и готовностью осваивать новые технологии. Тот, кто видит в делопроизводстве не просто работу с бумагами, а управление информационными потоками организации, получает практически неограниченные возможности для профессионального роста. Делопроизводитель, который постоянно развивает свои компетенции, становится незаменимым специалистом, способным трансформировать бюрократические процедуры в эффективные инструменты управления.