Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку: плюсы и минусы

Для кого эта статья:

• Работники, рассматривающие возможность перехода на электронную трудовую книжку
• HR-специалисты и те, кто планирует работать в области управления персоналом

• Люди, заинтересованные в современных HR-трендах и цифровизации трудовой деятельности

  Бумажные трудовые книжки постепенно становятся артефактом прошлого. С 2020 года россиянам предоставили выбор: остаться верными традиционному формату или перейти на цифровой аналог. Решение это не простое — оно затрагивает вопросы сохранности данных о вашей карьере, удобства доступа к информации и юридической защищенности. Для многих выбор осложняется недостатком информации о реальных преимуществах и рисках электронных трудовых книжек. Давайте разберемся, что скрывается за цифровой трансформацией этого важнейшего документа и как принять взвешенное решение между привычным и новым. 📊

Если вы HR-специалист или планируете им стать, понимание тонкостей работы с электронными трудовыми книжками станет вашим конкурентным преимуществом. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы не только освоите все нюансы цифрового кадрового делопроизводства, но и научитесь грамотно консультировать сотрудников по вопросам перехода на электронные трудовые книжки. Курс разработан с учетом последних изменений в законодательстве 2025 года!

Что такое электронная трудовая книжка и стоит ли на неё переходить

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности работника в базе Пенсионного фонда России. Фактически, это не отдельный документ, а запись в информационной системе, которая содержит те же сведения, что и бумажная трудовая книжка: данные о работнике, местах работы, должностях, переводах, увольнениях и основаниях прекращения трудовых отношений.

С 1 января 2020 года работодатели начали передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности в электронном виде, а у работников появилось право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Важно понимать: этот выбор делается один раз, и если вы отказались от бумажной трудовой в пользу электронной, вернуться назад уже нельзя.

Елена Кравцова, HR-директор

Когда мы впервые объявили о переходе на ЭТК, в компании началась настоящая паника. Особенно среди сотрудников старше 45 лет. Ирина Петровна, наш главный бухгалтер с 30-летним стажем, категорически отказывалась расставаться с потрёпанной книжкой: "Я ей больше верю, чем всем вашим компьютерам".

Мы организовали информационную сессию, пригласив специалиста из ПФР. После подробного объяснения и демонстрации, как работает система, как можно получить выписку и насколько защищены данные, уровень тревоги заметно снизился. Ирина Петровна, кстати, первая написала заявление о переходе на электронный формат, когда узнала, что бумажную книжку ей отдадут на руки. "Теперь у меня и памятная реликвия, и современные технологии," — пошутила она.

Критерии для принятия решения о переходе на ЭТК стоит рассматривать с учетом ваших индивидуальных обстоятельств:

Переход на электронную трудовую книжку имеет смысл, если вы:

• Активно пользуетесь цифровыми сервисами и личным кабинетом на госуслугах
• Цените возможность быстрого доступа к данным о вашем трудовом стаже
• Беспокоитесь о сохранности бумажной трудовой книжки
• Часто меняете места работы и не хотите зависеть от скорости оформления документов
• Планируете работать удаленно с работодателями из разных регионов России

Сохранение бумажной трудовой книжки может быть предпочтительным, если вы:

• Испытываете трудности с цифровыми технологиями
• Предпочитаете физические документы цифровым записям
• Работаете в отдаленных районах с нестабильным интернет-соединением
• Опасаетесь технических сбоев в электронных системах

Преимущества и возможности электронной трудовой книжки

Переход на электронную трудовую книжку открывает ряд важных преимуществ, которые могут существенно упростить взаимодействие с кадровой документацией и обеспечить дополнительную защиту ваших трудовых прав. 🔒

• Доступность и оперативность — информация о вашей трудовой деятельности доступна в любой момент через личный кабинет на портале госуслуг или сайте ПФР. Больше не нужно обращаться в кадровую службу для получения сведений.
• Высокий уровень защиты данных — информация хранится в защищенной государственной системе, что минимизирует риски подделки, потери или повреждения документа.
• Удобство при трудоустройстве — можно оперативно предоставить сведения о трудовой деятельности потенциальному работодателю, отправив выписку по электронной почте.
• Минимизация ошибок — снижается вероятность опечаток и неточностей, которые часто случаются при ручном заполнении бумажных трудовых книжек.
• Упрощение межрегионального трудоустройства — данные о вашем стаже доступны вне зависимости от территориального местоположения, что упрощает процесс трудоустройства в другом регионе.
• Прозрачность учета стажа — вы можете самостоятельно отслеживать корректность внесения данных о вашей трудовой деятельности и своевременно выявлять несоответствия.

Отдельно стоит отметить снижение бюрократической нагрузки. При использовании ЭТК отпадает необходимость:

• Восстанавливать документ в случае утери
• Оформлять дубликат при повреждении
• Физически передавать трудовую книжку при смене работы
• Беспокоиться о хранении и учете бланков строгой отчетности на предприятии

Для работодателей электронные трудовые книжки также предоставляют существенные преимущества:

Максим Соколов, руководитель кадровой службы

Работаю в строительной компании с штатом более 300 человек. Ежегодная текучка кадров около 25% — обычное дело для нашей отрасли. До перехода на ЭТК на обработку документов при увольнении и приеме сотрудников у нас уходило непропорционально много времени.

Помню случай с Сергеем, опытным прорабом, которого мы пригласили на объект в Краснодаре. Он работал в Москве, и нам пришлось ждать почти неделю, пока его бумажная трудовая книжка дойдёт по почте. Из-за этой задержки запуск важного этапа строительства пришлось отложить.

После перехода на электронные трудовые время оформления сократилось в разы. Теперь нам требуется буквально один день, чтобы получить все необходимые сведения о сотруднике и оформить его на работу. За первый год использования ЭТК мы сэкономили примерно 120 человеко-часов только на кадровом документообороте и смогли реорганизовать работу отдела кадров, направив высвободившиеся ресурсы на программы адаптации новых сотрудников.

Потенциальные недостатки перехода на электронный формат

Несмотря на очевидные преимущества, переход на электронную трудовую книжку сопряжен с определенными рисками и ограничениями, которые следует учитывать при принятии решения. 🤔

Основные недостатки электронных трудовых книжек:

• Необратимость решения — выбрав электронную трудовую книжку, вы уже не сможете вернуться к бумажной версии. Это важный момент, особенно для тех, кто не до конца уверен в своем решении.
• Цифровое неравенство — не все граждане, особенно пожилые люди или жители отдаленных регионов, имеют постоянный доступ к интернету или навыки работы с электронными сервисами.
• Зависимость от технической инфраструктуры — доступ к данным требует работающего интернета и функционирующих государственных серверов. В случае временного сбоя получение сведений может быть затруднено.
• Неполные данные о прошлых периодах — электронные трудовые книжки содержат только информацию, внесенную начиная с 1 января 2020 года. Данные о предыдущих периодах трудовой деятельности переносятся не автоматически, а на основании имеющихся записей в бумажной трудовой книжке.
• Психологический дискомфорт — многие работники, особенно старшего поколения, испытывают беспокойство из-за отсутствия физического документа и необходимости полагаться на электронную систему.

Дополнительные факторы, которые могут вызвать затруднения:

• Необходимость изучать новые цифровые инструменты (личный кабинет на госуслугах, сайт ПФР)
• Возможные сложности с восприятием формата электронной выписки потенциальными работодателями, особенно в консервативных сферах
• Риск временной недоступности данных при технических работах на государственных порталах
• Освоение процедуры получения и подтверждения подлинности выписок из ЭТК

Подбираете направление для развития карьеры в 2025 году? Сфера HR активно трансформируется под влиянием цифровизации, включая переход на электронные трудовые книжки. Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам карьера HR-специалиста нового поколения. Тест учитывает ваши навыки работы с цифровыми инструментами и готовность к изменениям в кадровом делопроизводстве. Результат получите сразу после прохождения!

Надежность хранения данных и правовая защита

Один из ключевых вопросов при переходе на электронные трудовые книжки — безопасность хранения данных и их юридическая значимость. Рассмотрим, какие механизмы защиты предусмотрены законодательством и техническими решениями. 🛡️

Система защиты данных электронных трудовых книжек многоуровневая:

• Государственная информационная система — сведения о трудовой деятельности хранятся в защищенной федеральной базе данных Пенсионного фонда РФ с многоуровневой защитой от несанкционированного доступа.
• Резервное копирование — информация дублируется на нескольких серверах, расположенных в разных географических точках, что исключает возможность безвозвратной потери данных.
• Шифрование данных — все передаваемые сведения шифруются по протоколам, соответствующим высоким стандартам кибербезопасности.
• Электронная подпись — все вносимые данные заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных лиц, что гарантирует их юридическую силу.
• Аудит действий — все операции с данными фиксируются в системных журналах, что позволяет отследить любые изменения и их инициаторов.

Правовая защита обеспечивается следующими нормативными актами:

• Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"»
• Статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, устанавливающей статус электронных сведений о трудовой деятельности
• Федеральным законом «О персональных данных» в части защиты персональной информации граждан

Сравнение защищенности данных бумажного и электронного форматов:

Механизм защиты прав работника при обнаружении ошибок в электронной трудовой книжке:

1. Работник имеет право запросить у работодателя исправление неверных или неполных сведений
2. Работодатель обязан исправить ошибку и представить корректные сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня
3. При отказе работодателя исправить ошибку работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд
4. Предусмотрена административная ответственность работодателя за предоставление неверных сведений

Важно знать, что выписка из электронной трудовой книжки, полученная через портал госуслуг или в отделении ПФР, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная трудовая книжка. Она может быть предоставлена по запросу работодателя при трудоустройстве или в иные государственные органы.

Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговый процесс

Переход на электронную трудовую книжку — процесс несложный, но требующий определенной последовательности действий. Давайте рассмотрим пошаговый алгоритм как для работников, так и для работодателей. 📝

Для работника:

1. Получение уведомления от работодателя — до 30 июня 2020 года работодатель должен был уведомить каждого сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки. Если вы устраиваетесь на работу в 2025 году впервые, то для вас будет вестись только электронная трудовая книжка.
2. Принятие решения — взвесьте все "за" и "против" с учетом своей ситуации. Помните, что отказ от бумажной трудовой книжки необратим.
3. Подача заявления работодателю — напишите заявление о своем решении. Даже если вы решили сохранить бумажную трудовую книжку, заявление все равно необходимо. Для новых сотрудников 2025 года, впервые вступающих в трудовые отношения, заявление не требуется, так как для них ведется только электронная трудовая книжка.
4. Получение бумажной трудовой книжки на руки — если вы выбрали электронный формат, работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью. Сохраните ее как документ, подтверждающий трудовой стаж до 2020 года.
5. Регистрация на госуслугах — для удобного доступа к сведениям о трудовой деятельности зарегистрируйтесь на портале госуслуг и подтвердите свою учетную запись.
6. Проверка данных — после перехода на электронную трудовую книжку регулярно проверяйте корректность внесенных сведений через личный кабинет на госуслугах или сайте ПФР.

Для работодателя:

1. Уведомление сотрудников — информирование работников о праве выбора формата трудовой книжки (актуально было до 30 июня 2020 года).
2. Сбор и учет заявлений сотрудников — организация процесса приема заявлений от работников и их регистрация.
3. Внесение изменений в документы организации — адаптация локальных нормативных актов с учетом ведения электронных трудовых книжек.
4. Формирование отчетности — регулярное предоставление в ПФР сведений о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД.
5. Выдача бумажных трудовых книжек — возврат бумажных трудовых книжек работникам, выбравшим электронный формат.
6. Обеспечение защиты данных — организация хранения и передачи сведений с соблюдением требований к защите персональных данных.

Сроки предоставления заявления в 2025 году:

• Для тех, кто работал до 2020 года — право выбора формата сохраняется бессрочно, можно подать заявление в любой момент
• Для впервые трудоустраивающихся в 2025 году — автоматически оформляется электронная трудовая книжка
• Для работодателя срок передачи сведений в ПФР при трудоустройстве, переводе или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа

Где получить выписку из электронной трудовой книжки:

• В личном кабинете на сайте Госуслуг (www.gosuslugi.ru)
• В личном кабинете на сайте ПФР (www.pfrf.ru)
• В офисе МФЦ (многофункциональном центре)
• В территориальном отделении ПФР
• У текущего работодателя (по последнему месту работы)

Выписка может быть предоставлена как в электронном виде с электронной подписью, так и на бумажном носителе. Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу.

Принимая решение о переходе на электронную трудовую книжку, вы выбираете не просто формат документа, а новую парадигму защиты своих трудовых прав. Цифровой формат обеспечивает надежность хранения, прозрачный доступ и снижает бюрократические барьеры. Однако ключевым остается ваша личная цифровая грамотность и внимательность к своим данным. Сохраните бумажную трудовую книжку как исторический документ, но смело смотрите в будущее, где данные о вашей карьере защищены надежнее, чем любая бумага.