Смена фамилии в электронной трудовой книжке: алгоритм действий

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Работодатели и менеджеры по персоналу

• Юристы и специалисты по трудовому праву

  Смена фамилии — значимое событие в жизни человека, которое влечёт за собой целый каскад бюрократических процедур. Особого внимания заслуживает обновление данных в электронной трудовой книжке, ведь от правильности этой информации зависит будущая пенсия и подтверждение трудового стажа. HR-специалисты и кадровики ежедневно сталкиваются с необходимостью корректно отразить изменения персональных данных сотрудников в официальных документах. Как же грамотно организовать этот процесс, избежать ошибок и соблюсти все законодательные требования? 🔍 Разбираем пошаговый алгоритм смены фамилии в цифровой трудовой книжке, который сэкономит время и нервы всем участникам процесса.

Управление кадровыми процессами требует особых компетенций, особенно когда речь идет о таких юридически значимых процедурах, как изменение персональных данных в электронных трудовых книжках. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы не только освоите все тонкости работы с кадровой документацией, но и получите практические навыки решения нестандартных ситуаций. Наши выпускники уверенно проводят любые кадровые процедуры, включая смену персональных данных сотрудников, в полном соответствии с актуальным законодательством.

Законодательная база смены фамилии в электронной трудовой

Смена фамилии в электронной трудовой книжке регулируется несколькими ключевыми нормативными документами, которые в 2025 году продолжают задавать правовые рамки этой процедуры. Прежде всего, это Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и Федеральный закон №1-ФЗ "Об электронной подписи".

С 2020 года введение электронных трудовых книжек кардинально изменило подход к внесению изменений в кадровые документы. Законодательство постоянно эволюционирует, адаптируясь к цифровой реальности. В 2023-2024 годах были внесены существенные поправки, уточняющие порядок передачи и обработки данных.

Основные законодательные акты, регулирующие процедуру смены фамилии в ЭТК:

• Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"
• Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 №730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица"
• Приказ Минтруда России от 20.01.2020 №23н "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем"
• Федеральный закон от 24.04.2020 №136-ФЗ "О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"

В соответствии с последними законодательными поправками 2024 года, работодатели обязаны передавать сведения об изменении персональных данных работника в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Внесение данных о смене фамилии должно осуществляться на основании формы СЗВ-ТД.

Важно отметить, что законодательство четко разграничивает процедуру смены фамилии для бумажных и электронных трудовых книжек. Если для бумажных трудовых требуется внесение записи на титульном листе с зачеркиванием прежней фамилии, то в электронной системе производится обновление данных в информационной системе СФР.

Елена Викторовна, директор по персоналу

Мой первый опыт оформления смены фамилии в электронной трудовой был, мягко говоря, стрессовым. В 2021 году наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Я была уверена, что процедура не сильно отличается от работы с бумажной трудовой книжкой — внести изменения, заверить, поставить печать. Однако вместо этого нам пришлось полностью погрузиться в изучение новых нормативных актов и форматов передачи данных.

Самым сложным оказалось определить правильный код мероприятия в форме СЗВ-ТД — программа отказывалась принимать отчет. После нескольких консультаций с юристами и специалистами СФР мы наконец разобрались в процедуре. С тех пор мы разработали внутренний чек-лист по смене фамилий, который значительно упростил процесс. Теперь такие изменения проходят быстро и без ошибок, но первый опыт научил меня всегда проверять актуальные требования законодательства перед выполнением любых кадровых процедур.

Документы для оформления смены фамилии в трудовой книжке

Корректное оформление смены фамилии в электронной трудовой книжке невозможно без правильно подготовленного пакета документов. Основой для инициации процесса служат как документы, предоставляемые работником, так и формы, которые заполняет работодатель. В 2025 году перечень необходимой документации остается стабильным, хотя требования к форматам передачи данных уточняются.

Сотрудник обязан предоставить следующие документы:

• Заявление о смене фамилии для внесения изменений в кадровые документы
• Оригинал и копию свидетельства о заключении/расторжении брака (или иного документа, подтверждающего смену фамилии)
• Копию нового паспорта
• Копию нового СНИЛС (при наличии)

На основании полученных от работника документов HR-специалист подготавливает следующие формы:

• Приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные данные работника
• Форма СЗВ-ТД с указанием корректного кода изменения
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости)
• Справка о смене фамилии для сотрудника (по форме СТД-Р)

Особое внимание следует уделить правильности заполнения формы СЗВ-ТД, поскольку именно этот документ является основой для внесения изменений в информационную систему СФР. В разделе с кодами мероприятий необходимо выбрать код "ИЗМЕНЕНИЕ", а в разделе "Основание" указать реквизиты документа, послужившего причиной изменения фамилии.

В 2024-2025 годах особое внимание стоит обратить на заполнение электронных форм. СФР усилил проверки корректности заполнения сведений и соответствия указанных в форме СЗВ-ТД данных документам, подтверждающим смену фамилии. Обязательно указывайте полные реквизиты документа-основания: серию, номер, дату выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

При возникновении ошибок в заполнении формы за организацией сохраняется право внести корректировки путем подачи уточненной формы СЗВ-ТД. Однако подобные исправления могут вызвать дополнительные проверки со стороны контролирующих органов, поэтому рекомендуется с особой тщательностью проверять правильность заполнения всех документов.

Пошаговый алгоритм смены фамилии в электронной трудовой

Для успешного проведения процедуры изменения фамилии в электронной трудовой книжке необходимо следовать четкому пошаговому алгоритму. Этот процесс включает в себя действия как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя. Рассмотрим последовательность действий, актуальную на 2025 год. 📝

Шаг 1: Инициация процесса работником

Сотрудник должен выполнить следующие действия:

• Подготовить копии документов, подтверждающих изменение фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение суда)
• Составить письменное заявление на имя работодателя с просьбой внести изменения в кадровые документы
• Предоставить комплект документов в отдел кадров или HR-специалисту компании

При составлении заявления важно указать все документы, прилагаемые к заявлению, а также конкретную дату изменения фамилии согласно официальным документам.

Шаг 2: Обработка документов работодателем

После получения заявления и сопутствующих документов работодатель выполняет следующие действия:

1. Проверяет подлинность и комплектность представленных документов
2. Создает приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные данные работника
3. Вносит изменения во внутренние информационные системы компании
4. Заполняет форму СЗВ-ТД с указанием соответствующих кодов изменения
5. Подписывает форму СЗВ-ТД электронной подписью ответственного лица

Особое внимание следует уделить правильности заполнения полей в приказе и форме СЗВ-ТД. Документы должны содержать точное указание прежней и новой фамилии, а также реквизиты документа-основания для изменения.

Шаг 3: Передача данных в Социальный фонд

После подготовки всех документов работодатель обязан:

• Направить форму СЗВ-ТД в электронном виде в территориальный орган СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения данных
• Получить подтверждение о приеме данных от СФР
• При наличии ошибок в представленных сведениях – оперативно исправить их и повторно направить форму

Для передачи данных можно использовать специализированное программное обеспечение или личный кабинет страхователя на портале СФР.

Шаг 4: Информирование сотрудника

После успешного внесения изменений в электронную трудовую книжку работодатель обязан:

• Подготовить уведомление работнику об изменении его персональных данных
• По запросу сотрудника предоставить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) с актуальными данными
• Внести изменения в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения (в случае необходимости)

Выписка из электронной трудовой книжки должна быть предоставлена работнику не позднее 3 рабочих дней со дня его обращения.

Михаил Андреевич, юрист по трудовому праву

В моей практике был показательный случай, когда небольшая компания пропустила срок передачи данных об изменении фамилии сотрудницы в СФР. Сотрудница вышла замуж и предоставила все необходимые документы, но из-за отпуска единственного кадровика процесс затянулся на два месяца.

Проблема обнаружилась, когда женщина обратилась за ипотечным кредитом, и банк запросил справку о подтверждении трудового стажа из СФР, где все еще фигурировала девичья фамилия. Возникла нестыковка данных, и банк приостановил рассмотрение заявки на кредит.

Компании пришлось в экстренном порядке подготовить форму СЗВ-ТД, а также составить сопроводительное письмо с объяснением причин задержки. К счастью, обошлось без штрафов, но процесс выдачи кредита затянулся на несколько недель.

Этот случай наглядно показал, насколько важно соблюдать установленные сроки передачи данных и не откладывать процедуру смены фамилии в долгий ящик. Теперь я рекомендую всем работодателям внедрять систему автоматических напоминаний о необходимости передачи данных в СФР и обязательно иметь замещающего специалиста, который может выполнить эту работу в отсутствие основного кадрового работника.

Шаг 5: Завершение процедуры и архивация документов

На заключительном этапе необходимо:

• Актуализировать личное дело работника, добавив в него копии всех документов, связанных с изменением фамилии
• Обновить данные в других внутренних системах компании (пропуск, электронная почта, корпоративные аккаунты)
• Проверить внесение изменений в системах налогового учета
• Архивировать документы в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации

Для удобства рекомендуется создать чек-лист по процедуре изменения фамилии, который поможет отслеживать выполнение каждого этапа и не упустить важные моменты. В 2025 году такой подход является стандартом работы эффективных HR-отделов.

Сроки и ответственность при изменении персональных данных

Соблюдение сроков при процедуре смены фамилии в электронной трудовой книжке — критически важный аспект, напрямую влияющий на юридическую безопасность организации. Законодательство 2025 года устанавливает четкие временные рамки для каждого этапа процесса и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. ⏱️

Ключевые сроки для работника:

• Уведомление работодателя об изменении фамилии — рекомендуется в течение 5 рабочих дней с момента получения новых документов (хотя в законодательстве точный срок не установлен)
• Предоставление документов, подтверждающих смену фамилии — до начала следующего рабочего месяца с момента получения документов

Обязательные сроки для работодателя:

• Издание приказа о внесении изменений в учетные данные — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления и подтверждающих документов
• Передача сведений в СФР (форма СЗВ-ТД) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло изменение фамилии
• Выдача сотруднику выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) — в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника

Важно понимать, что несоблюдение установленных сроков влечет за собой различные виды ответственности для работодателя.

Ответственность работника

Хотя законодательство не устанавливает прямых штрафных санкций для сотрудника, не уведомившего своевременно работодателя о смене фамилии, необходимо учитывать следующие потенциальные негативные последствия:

• Проблемы при получении социальных выплат и пособий
• Сложности при оформлении пенсии в будущем
• Затруднения при подтверждении трудового стажа
• Задержки при оформлении банковских кредитов и других финансовых продуктов

Ответственность кадровых служб

В 2024-2025 годах усилена внутрикорпоративная ответственность HR-специалистов за своевременное и корректное оформление смены фамилии сотрудников:

• Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор)
• Лишение премиальных выплат
• Снижение KPI отдела кадров
• В случае систематических нарушений — решение вопроса о профессиональном соответствии

Для минимизации рисков ответственным лицам рекомендуется внедрить систему контроля за соблюдением сроков, например:

• Настроить автоматические напоминания в HR-системах
• Создать календарь отчетности с указанием крайних дат подачи сведений в СФР
• Разработать внутренний регламент обработки изменений персональных данных
• Регулярно проводить аудит полноты и корректности данных в электронных трудовых книжках сотрудников

В случае обнаружения ошибок в поданных сведениях работодатель обязан незамедлительно внести исправления, подав уточненную форму СЗВ-ТД. При этом чем быстрее будет выявлена и исправлена ошибка, тем меньше вероятность применения штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Знание трудового законодательства и понимание правильных процедур смены персональных данных — это не просто требование для HR-специалиста, но и конкурентное преимущество на рынке труда. Если вы хотите повысить свою ценность как профессионала или сменить направление карьеры, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Результаты помогут определить ваши сильные стороны в HR-сфере и подскажут, какие навыки стоит развивать, чтобы уверенно справляться с такими задачами, как управление изменениями персональных данных в компании.

Особые случаи при смене фамилии в электронной трудовой

Стандартная процедура смены фамилии в электронной трудовой книжке не всегда применима к нестандартным ситуациям, которые требуют особого подхода. В 2025 году HR-специалисты и кадровики должны быть готовы к различным сценариям, выходящим за рамки типового алгоритма. Рассмотрим наиболее распространенные особые случаи и специфику их оформления. 🔄

1. Смена фамилии во время отпуска или больничного

Если сотрудник изменил фамилию, находясь в отпуске или на больничном, процедура требует дополнительных шагов:

• Работник может уведомить работодателя дистанционно (по электронной почте или через корпоративную систему)
• Скан-копии документов принимаются для предварительной обработки, но оригиналы должны быть предоставлены в течение 3 рабочих дней после выхода сотрудника
• В форме СЗВ-ТД необходимо отразить как факт нахождения в отпуске/на больничном, так и изменение фамилии

Важно: в документах, оформляемых во время отсутствия работника (например, в листке нетрудоспособности), используется та фамилия, которая была действительна на момент начала отпуска или заболевания.

2. Двойная смена фамилии в течение короткого периода

Ситуации, когда сотрудник меняет фамилию несколько раз в течение короткого периода (например, при расторжении брака и быстром заключении нового), требуют особой тщательности:

• Каждая смена фамилии оформляется отдельным пакетом документов
• В СФР направляются формы СЗВ-ТД на каждое изменение фамилии с точным указанием дат и оснований
• В информационных системах компании создается история изменений персональных данных
• Дополнительные соглашения к трудовому договору оформляются для каждой смены фамилии

3. Смена фамилии непосредственно перед увольнением

Если сотрудник меняет фамилию непосредственно перед расторжением трудового договора, необходимо:

• Сначала оформить изменение фамилии в обычном порядке
• Затем оформлять увольнение уже с указанием новой фамилии
• В форме СЗВ-ТД последовательно отразить оба события, сохраняя хронологию
• Выдать работнику справку о смене фамилии по форме СТД-Р

4. Смена фамилии при трудоустройстве

Если кандидат изменил фамилию непосредственно перед трудоустройством, и его трудовая деятельность ранее велась под другой фамилией:

• В трудовом договоре указывается актуальная фамилия
• В форме СЗВ-ТД при приеме на работу указывается текущая фамилия
• В личное дело включается информация о предыдущей фамилии и документы, подтверждающие ее изменение
• При необходимости работодатель может запросить в СФР выписку из индивидуального лицевого счета для подтверждения трудового стажа

5. Изменение фамилии дистанционным работником

В условиях роста числа удаленных сотрудников в 2025 году все чаще возникает необходимость оформления смены фамилии для дистанционных работников:

• Документы могут быть предоставлены в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи
• Допускается обмен скан-копиями документов с последующей отправкой оригиналов по почте
• Заявление может быть подано через специализированные HR-платформы или корпоративные системы
• Дополнительное соглашение к трудовому договору может быть подписано с использованием электронной подписи

6. Изменение фамилии руководителя организации

Особой спецификой обладает процесс изменения фамилии руководителя организации:

• Помимо стандартной процедуры, требуется внесение изменений в ЕГРЮЛ
• Необходимо обновление данных в банковских карточках с образцами подписей
• Требуется переоформление электронной подписи руководителя
• Возможно потребуется внесение изменений в учредительные документы (если в них указаны персональные данные руководителя)

7. Технические сбои при передаче данных в СФР

В случае технических проблем при передаче сведений о смене фамилии в СФР:

• Необходимо зафиксировать факт сбоя и сохранить подтверждающие документы (скриншоты ошибок, протоколы)
• Направить письменное уведомление в территориальный орган СФР о возникших технических проблемах
• Повторить попытку передачи данных после устранения технических проблем
• При необходимости лично обратиться в отделение СФР для консультации и решения проблемы

В 2025 году большинство системных проблем с передачей данных решаются через единое окно цифровой обратной связи на портале СФР, что значительно упрощает процесс коммуникации с государственными органами.

Электронные трудовые книжки и процедуры обновления персональных данных в них — только часть современной HR-экосистемы. Правильное понимание всех нюансов смены фамилии в кадровых документах позволяет избежать множества проблем как работникам, так и работодателям. Своевременная передача данных, соблюдение законодательных требований и внимание к деталям в процессе оформления изменений — залог правовой защищенности и корректного учета трудового стажа. Автоматизация процессов и внедрение четких алгоритмов действий при смене фамилии сотрудника поможет кадровым специалистам эффективно управлять данными и обеспечивать непрерывность учёта персональных данных.