Работник не выходит на работу – пошаговые действия работодателя

Для кого эта статья:

• Работодатели и руководители компаний
• Специалисты по управлению персоналом (HR)

• Юридические консультанты, занимающиеся трудовым правом

  Ситуация, когда сотрудник без предупреждения не является на рабочее место, способна парализовать производственные процессы и поставить руководство в затруднительное положение. Статистика показывает, что 47% работодателей сталкиваются с прогулами минимум раз в квартал, однако лишь 23% из них оформляют эти случаи юридически корректно, что впоследствии приводит к невозможности применить дисциплинарные меры. Разберем алгоритм действий, который поможет защитить интересы компании и не допустить нарушений трудового законодательства при работе с отсутствующими сотрудниками. 🧩

Грамотное управление кадровыми процессами требует специальных знаний и навыков. Освойте системный подход к решению HR-задач на Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Вы научитесь не только правильно документировать прогулы и проводить дисциплинарные процедуры, но и выстраивать комплексную систему мотивации, снижающую вероятность нарушений трудовой дисциплины. Программа включает разбор реальных кейсов и шаблоны всех необходимых документов — от актов об отсутствии до приказов об увольнении.

Правовая квалификация прогула: действия работодателя

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, необходимо понять, что считается прогулом с точки зрения закона. Согласно подпункту "а" пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, прогулом является:

• Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены)
• Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены)
• Самовольное использование дней отгулов
• Самовольный уход в отпуск

Однако не каждое отсутствие работника является прогулом. Действия работодателя должны начинаться с установления факта: действительно ли имеет место неправомерное отсутствие или существуют объективные причины невыхода.

Елена Викторовна, директор по персоналу Мы столкнулись с ситуацией, когда ведущий инженер не появлялся на работе три дня подряд. Телефон не отвечал, коллеги ничего не знали. Мы уже готовили документы о прогуле, когда выяснилось, что сотрудник попал в больницу с сердечным приступом и физически не мог нас уведомить. Если бы мы поторопились с оформлением прогула, компания оказалась бы в крайне неприятной юридической ситуации. С тех пор у нас действует правило: до составления официальных документов о прогуле мы обязательно пытаемся связаться с сотрудником всеми возможными способами и запрашиваем информацию у его экстренных контактов.

Алгоритм первичных действий при отсутствии сотрудника включает: 📝

• Попытки связаться с работником по всем доступным каналам
• Запрос информации у коллег и родственников (при наличии контактов)
• Проверку отсутствия заявлений на отпуск или отгул
• Фиксацию факта отсутствия на рабочем месте

Необходимо помнить, что законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда отсутствие не может рассматриваться как прогул:

Только после исключения уважительных причин отсутствия можно переходить к юридическому оформлению прогула и применению дисциплинарных мер.

Первичная фиксация невыхода работника на работу

Процесс фиксации отсутствия сотрудника является критически важным этапом, от которого зависит возможность последующего применения дисциплинарного взыскания. Неправильное оформление документов может стать основанием для признания дисциплинарного взыскания незаконным при судебном разбирательстве. 📊

Порядок фиксации невыхода работника:

1. Табельный учет — отметка в табеле рабочего времени кодом "НН" (неявка по невыясненным причинам) или "ПР" (прогул)
2. Составление акта об отсутствии на рабочем месте — документ, подтверждающий факт отсутствия
3. Документирование попыток связи с работником — записи телефонных звонков, скриншоты сообщений
4. Сбор свидетельских показаний — письменные подтверждения от коллег

Акт об отсутствии на рабочем месте должен содержать следующую информацию:

• Дата и время составления
• Полное имя отсутствующего работника, его должность и подразделение
• Период отсутствия (с указанием точного времени начала рабочего дня)
• Подтверждение факта отсутствия (обход рабочих мест, проверка журнала учета прихода/ухода)
• Подписи составителей акта (минимум трех человек)

Антон Сергеевич, HR-директор Наш опыт показывает, что установка систем электронного доступа значительно упрощает процедуру фиксации прогулов. Однажды мы столкнулись с ситуацией, когда сотрудник утверждал, что находился на рабочем месте весь день, но был занят в переговорной комнате. История проходов через турникеты показала, что сотрудник покинул здание через час после прихода и вернулся только к концу рабочего дня. Дополнительно мы использовали записи с камер видеонаблюдения, которые подтвердили его отсутствие. Все эти данные были приложены к акту о прогуле, что сделало нашу позицию юридически неуязвимой. Этот случай убедил меня в необходимости комплексного подхода к фиксации присутствия сотрудников.

Практический совет: создайте шаблон акта об отсутствии заранее, чтобы в случае необходимости оперативно заполнить его. Это особенно актуально для компаний с большим штатом или сменным графиком работы. 🗓️

При фиксации прогула важно учитывать режим работы сотрудника:

Для удаленных сотрудников фиксация прогула имеет особую специфику — необходимо документировать недоступность сотрудника в рабочее время и невыполнение трудовых обязанностей. Это могут быть скриншоты статусов в корпоративных мессенджерах, логи входа в рабочие системы, записи о неотвеченных звонках.

Задумываетесь, эффективно ли вы справляетесь с кадровыми вызовами? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и проверьте свою предрасположенность к работе в HR. Результаты теста помогут определить ваши сильные стороны в управлении персоналом и выявить области для развития. Особенно ценно для руководителей, самостоятельно решающих вопросы с прогулами сотрудников без поддержки HR-отдела.

Документальное оформление отсутствия сотрудника

После первичной фиксации факта отсутствия сотрудника на рабочем месте необходимо перейти к формальному документальному оформлению прогула. Этот этап критически важен, поскольку именно корректно составленные документы станут основанием для последующего дисциплинарного взыскания. 📑

Ключевые документы, которые необходимо подготовить:

1. Служебная записка от непосредственного руководителя отсутствующего сотрудника на имя руководителя организации
2. Письменное требование о предоставлении объяснений от работника
3. Акт об отказе или непредоставлении объяснений (при необходимости)
4. Докладная записка специалиста отдела персонала о проведенной проверке

Служебная записка руководителя должна содержать следующую информацию:

• Дата составления документа
• ФИО и должность отсутствовавшего работника
• Дата/даты отсутствия
• Последствия отсутствия для рабочего процесса
• Предложение о применении дисциплинарного взыскания

Особое внимание следует уделить получению объяснений от работника. Согласно статье 193 ТК РФ, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан запросить письменное объяснение. Отсутствие такого запроса или нарушение процедуры запроса может привести к признанию взыскания недействительным.

Способы направления требования о предоставлении объяснений:

Важно корректно установить срок для предоставления объяснений. Согласно части 1 статьи 193 ТК РФ, если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, составляется соответствующий акт. Отказ от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Акт о непредоставлении объяснений должен содержать:

• Дату и место составления
• Сведения о работнике
• Информацию о запросе объяснений (когда и как был направлен)
• Констатацию факта непредоставления объяснений в установленный срок
• Подписи составителей акта (минимум трех человек)

После сбора всех необходимых документов специалист по персоналу составляет докладную записку на имя руководителя организации, в которой обобщает собранную информацию и предлагает возможные варианты дисциплинарного взыскания с учетом тяжести проступка и предыдущего поведения работника.

Процедура применения дисциплинарного взыскания

После документального подтверждения факта прогула работодатель вправе инициировать процедуру применения дисциплинарного взыскания. Трудовой кодекс РФ (статья 192) предусматривает три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. Выбор конкретной меры зависит от тяжести проступка, обстоятельств его совершения и предыдущего поведения работника. ⚖️

Основные этапы применения дисциплинарного взыскания:

1. Принятие руководителем решения о применении конкретного вида взыскания
2. Подготовка проекта приказа о применении дисциплинарного взыскания
3. Издание приказа в установленный законом срок
4. Ознакомление работника с приказом под подпись
5. Внесение соответствующей записи в личную карточку работника

Важнейшим аспектом процедуры является соблюдение сроков. Согласно части 3 статьи 193 ТК РФ, дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. При этом дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка.

Критерии выбора вида дисциплинарного взыскания:

• Тяжесть совершенного проступка
• Обстоятельства, при которых он был совершен
• Предшествующее поведение работника
• Отношение работника к труду
• Наличие предыдущих дисциплинарных взысканий

Приказ о применении дисциплинарного взыскания должен содержать:

• Номер и дату составления
• Данные о работнике (ФИО, должность, структурное подразделение)
• Описание дисциплинарного проступка с указанием даты его совершения
• Пункт правил внутреннего трудового распорядка или трудового договора, который был нарушен
• Вид применяемого взыскания
• Реквизиты документов, подтверждающих факт проступка (акты, объяснения и т.д.)
• Подпись руководителя

Особое внимание следует уделить процедуре ознакомления работника с приказом. Согласно части 6 статьи 193 ТК РФ, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

В случае если работник отказывается ознакомиться с приказом под подпись, составляется соответствующий акт. Этот документ должен содержать:

• Дату и место составления
• ФИО и должности лиц, составивших акт (не менее трех человек)
• Факт предъявления приказа работнику для ознакомления
• Фиксацию отказа работника от подписи
• Подписи всех составителей

Дополнительно рекомендуется направить копию приказа работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, что будет являться дополнительным доказательством уведомления работника о примененном взыскании.

Увольнение при систематических прогулах: правовые аспекты

Увольнение представляет собой крайнюю меру дисциплинарного взыскания и может быть применено за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины, каковым является прогул (подпункт "а" пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ). При этом необходимо учитывать, что процедура увольнения за прогул должна быть реализована с особой тщательностью, поскольку именно эта категория трудовых споров является одной из самых распространенных в судебной практике. 🔍

Основания для увольнения за прогул:

• Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены)
• Отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены)
• Самовольный уход в отпуск (в том числе учебный)
• Самовольное использование дней отдыха

Процедура увольнения за прогул включает следующие этапы:

1. Фиксация факта прогула (акты, табели учета рабочего времени)
2. Затребование письменных объяснений от работника
3. Оценка уважительности причин отсутствия (при наличии объяснений)
4. Издание приказа об увольнении по подпункту "а" пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ
5. Ознакомление работника с приказом
6. Оформление трудовой книжки и личной карточки
7. Расчет с работником в день увольнения

Особенности формулировки записи в трудовой книжке:

"Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул, пункт 6 часть 1 статья 81 ТК РФ"

При увольнении за прогул особое внимание следует уделить особым категориям работников, увольнение которых возможно только при соблюдении дополнительных требований:

Важно помнить, что уволить работника за прогул можно только при наличии его вины в совершении проступка. Если отсутствие на работе было обусловлено уважительными причинами, увольнение будет признано незаконным.

Типичные ошибки работодателей при увольнении за прогул:

• Нарушение процедуры фиксации прогула
• Незатребование объяснений от работника
• Несоблюдение сроков применения дисциплинарного взыскания
• Непроведение проверки уважительности причин отсутствия
• Нарушение порядка увольнения защищенных категорий работников
• Неправильное оформление кадровых документов

Судебная практика показывает, что наиболее распространенной причиной восстановления работников на работе является именно процедурное нарушение со стороны работодателя. При этом суд может счесть недостаточным доказательством прогула только показания свидетелей — коллег работника, без надлежащего документального оформления.

При систематических прогулах рекомендуется вести учет всех случаев нарушения трудовой дисциплины конкретным работником для формирования доказательной базы о его отношении к трудовым обязанностям, что может потребоваться при судебном разбирательстве.

Правильное оформление отсутствия сотрудника — не просто юридическая формальность, а гарантия защиты интересов компании. Четкое следование описанному алгоритму позволяет минимизировать риски оспаривания решений работодателя, экономить ресурсы на судебных разбирательствах и поддерживать трудовую дисциплину в коллективе. Помните: документальное подтверждение всех шагов — от фиксации отсутствия до применения взыскания — это ваш надежный щит в трудовых спорах и эффективный инструмент управления персоналом.