Принимаем на работу: полный пакет документов и пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Начинающие и опытные HR-специалисты
• Руководители и собственники бизнеса

• Студенты и обучающиеся в области управления персоналом или права

  Правильное оформление новых сотрудников — фундамент успешных трудовых отношений и защита бизнеса от штрафов и претензий. Прием работника — это не просто рукопожатие и договоренности на словах, а четко регламентированный законом процесс с обязательным пакетом документов. В 2025 году требования стали еще строже: инспекции труда проводят внеплановые проверки на 30% чаще, а средний штраф за нарушения в кадровом делопроизводстве достигает 50 000 рублей. Разберемся, как правильно оформить сотрудника с первого дня и избежать типичных ошибок. ??

Хотите быстро освоить все тонкости приема сотрудников и избежать дорогостоящих ошибок? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам актуальные знания в сфере кадрового делопроизводства и трудового законодательства. За 9 месяцев вы освоите все аспекты работы с персоналом — от грамотного оформления документов до построения HR-стратегии компании. Начните развивать карьеру HR-специалиста прямо сейчас!

Процесс приема на работу: законодательные требования

Трудовой кодекс РФ жестко регламентирует процедуру приема на работу. Глава 11 ТК РФ посвящена заключению трудового договора и устанавливает четкую последовательность действий работодателя. Отклонение от этих требований может привести к серьезным санкциям — от предписаний до штрафов.

Законодательный минимум при приеме сотрудника включает:

• Ознакомление работника с локальными нормативными актами
• Оформление трудового договора в письменной форме в двух экземплярах
• Издание приказа о приеме на работу
• Внесение записи в трудовую книжку (или формирование электронной трудовой книжки)
• Оформление личной карточки работника

С 2023 года все работодатели обязаны сообщать о трудоустройстве сотрудника в ПФР (теперь — СФР) через систему ЕФС-1, а с 2025 года вступили в силу дополнительные требования по защите персональных данных сотрудников, требующие обновленных форм согласий.

Елена Соколова, HR-директор Когда мы открывали второй офис в региональном центре, нам пришлось одновременно оформлять 12 новых сотрудников. Я не обратила внимания на сроки подачи сведений в СФР и подала информацию о трудоустройстве через неделю после фактического начала работы. Результат — штраф 15 000 рублей и выговор от руководства. Теперь у меня в календаре стоит автоматическое напоминание на следующий день после приема каждого нового сотрудника, и я строго соблюдаю все сроки подачи отчетности. Для компаний с частой ротацией персонала рекомендую создать четкий чек-лист с датами и назначить ответственных за каждый этап.

Важно отметить, что законодательство устанавливает запрет на необоснованный отказ в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ). Работодатель не вправе отказать кандидату по дискриминационным признакам, таким как пол, возраст, национальность, семейное положение и другие, не связанные с деловыми качествами соискателя. При отказе рекомендуется письменно зафиксировать объективные причины.

Необходимые документы при трудоустройстве сотрудника

Прием сотрудника на работу требует сбора и оформления комплекта документов, часть из которых предоставляет соискатель, а часть создает работодатель. Строгое соблюдение этого перечня — гарантия соответствия трудовому законодательству. ??

Документы, которые предоставляет сотрудник согласно ст. 65 ТК РФ:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР), кроме случаев первичного трудоустройства
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Документ об образовании/квалификации (при необходимости)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинское заключение (для работников определенных профессий)

С 2025 года сотрудник может предоставить электронные копии документов через Госуслуги, что значительно упрощает процесс для дистанционных работников. При этом работодатель вправе запросить оригиналы при личной встрече.

Документы, которые оформляет работодатель:

• Заявление о приеме на работу (хотя ТК РФ не требует, многие компании используют для подстраховки)
• Трудовой договор в двух экземплярах
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а)
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Согласие на обработку персональных данных
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами
• Должностная инструкция (при необходимости)
• Договор о материальной ответственности (для определенных должностей)

Дополнительные документы могут понадобиться в зависимости от специфики должности и отрасли. Например, для водителей необходимо водительское удостоверение, для работников общепита — медицинская книжка.

Не знаете, подходит ли вам карьера в HR? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте свои сильные стороны и профессиональные склонности. Тест поможет определить, насколько вам подходит работа с кадровыми документами и людьми. Результаты анализа дадут конкретные рекомендации по развитию карьеры и укажут оптимальные направления для профессионального роста. Всего 10 минут — и вы получите ясную картину своего карьерного потенциала!

Оформляем трудовой договор: ключевые пункты и нюансы

Трудовой договор — основополагающий документ, регулирующий взаимоотношения между работодателем и сотрудником. Согласно ст. 57 ТК РФ, в нем должны быть отражены все существенные условия трудовых отношений. Отсутствие даже одного обязательного пункта может привести к признанию договора частично недействительным. ??

Обязательные элементы трудового договора:

• Полные данные работодателя (наименование, ИНН, адрес) и работника (ФИО, паспортные данные, СНИЛС)
• Место работы (конкретный адрес или обособленное подразделение)
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность с указанием квалификации)
• Дата начала работы (а для срочного договора — и дата окончания)
• Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка, доплаты, надбавки, премии)
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Условия обязательного социального страхования
• Испытательный срок (если устанавливается)

В 2025 году особое внимание следует уделить формулировкам, связанным с удаленной работой. В договоре необходимо четко прописать порядок взаимодействия с дистанционным сотрудником, способы контроля выполнения работы, порядок предоставления отчетности и компенсации расходов на оборудование рабочего места.

Важно! Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр передается работнику, а на экземпляре работодателя должна стоять отметка работника о получении своего экземпляра.

Для некоторых категорий работников трудовой договор имеет дополнительные особенности:

• Для руководителей — особый порядок привлечения к материальной ответственности и расширенный перечень оснований для расторжения
• Для дистанционных работников — порядок обмена документами и условия обеспечения оборудованием
• Для совместителей — указание на работу по совместительству и особый режим работы
• Для сезонных работников — указание на сезонный характер работы и особые условия расторжения

Михаил Давыдов, юрист по трудовому праву Ко мне обратился предприниматель, который получил иск от бывшего сотрудника с требованием компенсации за неиспользованный отпуск за три года. В трудовом договоре отсутствовал пункт о конкретном режиме рабочего времени и отдыха — была лишь общая фраза «согласно правилам внутреннего трудового распорядка». При этом сами правила не были должным образом оформлены и работник с ними не был ознакомлен под подпись. Суд встал на сторону работника, и предпринимателю пришлось выплатить не только компенсацию, но и проценты за задержку выплаты, а также судебные издержки. Этот случай наглядно демонстрирует, насколько важно детально прописывать все условия в трудовом договоре и оформлять ознакомление с внутренними документами.

Внутренние документы компании при приеме на работу

Корректное оформление приема на работу требует не только заключения трудового договора, но и подготовки комплекта внутренних документов. Эти документы регламентируют процедуры компании и подтверждают соблюдение требований трудового законодательства. ???

Основные внутренние документы, связанные с приемом сотрудника:

• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а)
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Штатное расписание (если вводится новая должность)
• Табель учета рабочего времени
• Журнал регистрации трудовых договоров
• Журнал учета движения трудовых книжек
• Журнал проведения инструктажа по технике безопасности

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. С 2023 года работодатели вправе использовать собственную форму приказа вместо унифицированной формы Т-1, но в нем должны содержаться все необходимые сведения: ФИО работника, структурное подразделение, должность, условия оплаты труда, дата начала работы, испытательный срок (при наличии).

Личная карточка работника содержит подробные сведения о сотруднике: персональные данные, образование, стаж, воинский учет, семейное положение и т.д. Она заполняется на основании предоставленных документов и хранится в отделе кадров.

Важно обеспечить ознакомление нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами, регулирующими его трудовую деятельность:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда и премировании
• Положение о защите персональных данных
• Должностная инструкция
• Инструкция по охране труда
• Корпоративный кодекс (при наличии)
• Положение о коммерческой тайне (для определенных должностей)

Ознакомление с каждым документом необходимо зафиксировать подписью работника. Для удобства можно использовать единый журнал ознакомления с локальными нормативными актами или листы ознакомления к каждому документу.

С 2025 года компании активно переходят на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве, что позволяет оптимизировать процессы и сократить бумажную работу. Для этого необходимо:

• Принять локальный нормативный акт о переходе на электронный документооборот
• Получить письменное согласие работников
• Обеспечить защиту персональных данных
• Использовать усиленную квалифицированную электронную подпись

При этом даже при переходе на электронный документооборот определенные документы все равно должны оформляться на бумажных носителях, например, трудовые книжки для сотрудников, не перешедших на электронные трудовые книжки.

Типичные ошибки работодателей при оформлении найма

Несмотря на кажущуюся простоту процедуры приема на работу, многие работодатели допускают ошибки, которые могут привести к административным штрафам, судебным разбирательствам и репутационным потерям. Рассмотрим наиболее распространенные проблемы и способы их предотвращения. ??

Ошибки при сборе документов:

• Требование избыточных документов (например, свидетельства о браке/разводе, характеристики с предыдущего места работы)
• Непроверка подлинности предоставленных документов
• Отсутствие копий документов в личном деле сотрудника
• Хранение оригиналов документов работника (кроме трудовой книжки)
• Неполучение согласия на обработку персональных данных

Ошибки при оформлении трудового договора:

• Отсутствие обязательных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ
• Включение дискриминационных условий (например, запрет на беременность в период работы)
• Установление испытательного срока для категорий работников, которым он не может быть установлен
• Несвоевременное заключение трудового договора (после фактического допуска к работе)
• Заключение гражданско-правового договора вместо трудового при наличии признаков трудовых отношений

Ошибки при издании приказа и ведении кадрового делопроизводства:

• Несоответствие данных приказа условиям трудового договора
• Отсутствие ознакомления работника с приказом под подпись
• Несвоевременное внесение записи в трудовую книжку
• Ошибки в формулировках записей в трудовой книжке
• Отсутствие регистрации приказа в журнале учета

Наиболее частые нарушения при ознакомлении с локальными нормативными актами:

• Формальное ознакомление без фактического предоставления документов
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении
• Ознакомление с устаревшими версиями документов
• Отсутствие ознакомления с должностной инструкцией

Последствия указанных ошибок могут быть серьезными. Например, в случае проверки Государственной инспекцией труда компании грозит штраф:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей
• Для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей

При повторном нарушении суммы штрафов значительно увеличиваются, вплоть до дисквалификации должностных лиц на срок от одного года до трех лет.

Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется:

• Разработать чек-лист действий при приеме нового сотрудника
• Использовать актуальные шаблоны документов, соответствующие последним изменениям в законодательстве
• Регулярно проводить внутренний аудит кадровой документации
• Обеспечить обучение сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство
• Рассмотреть возможность привлечения внешних консультантов для проверки процессов и документов

Правильное оформление приема на работу — это не просто соблюдение формальностей, а важная часть построения здоровых трудовых отношений и защита интересов как работодателя, так и сотрудника. Грамотно составленные документы позволят избежать недоразумений, споров и претензий в будущем. Помните, что каждый этап процесса имеет свои нюансы и сроки, а любая, даже незначительная на первый взгляд, ошибка может привести к серьезным последствиям. Поэтому инвестиции в качественное кадровое делопроизводство и постоянное обновление знаний в этой области — одно из самых рациональных решений для любого бизнеса.