Приказ о сокращении рабочего времени: правила, образец, основания

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по управлению персоналом
• Юристы, занимающиеся трудовым правом

• Руководители компаний и работодатели, принимающие решения о сокращении рабочего времени

  Сокращение рабочего времени – мера, к которой работодатели прибегают всё чаще в условиях экономической нестабильности. Однако без правильного оформления приказа такое решение может обернуться штрафами и судебными разбирательствами. За 15 лет практики в сфере трудового права я видел десятки случаев, когда формальная ошибка в документе стоила компаниям сотен тысяч рублей. Давайте разберемся, как составить юридически безупречный приказ о сокращении рабочего времени и избежать типичных ошибок, которые допускают даже опытные кадровики. ??

Хотите избежать ошибок при работе с кадровой документацией? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас грамотно оформлять все виды приказов, включая приказы о сокращении рабочего времени. Вы получите не только теоретические знания, но и практические шаблоны документов, одобренные юристами. Инвестируйте в свои навыки сейчас, чтобы защитить компанию от рисков в будущем!

Что такое приказ о сокращении рабочего времени

Приказ о сокращении рабочего времени – это локальный нормативный акт работодателя, который официально устанавливает изменение продолжительности рабочего времени сотрудников в сторону уменьшения по сравнению с ранее действовавшим режимом. Документ имеет юридическую силу и является основанием для перерасчета заработной платы и изменения условий трудового договора. ??

Важно понимать, что данный приказ — это не просто формальность, а документ, который защищает интересы как работодателя, так и сотрудника при возникновении спорных ситуаций. Согласно статье 74 ТК РФ, работодатель обязан уведомить работников о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца, и приказ играет ключевую роль в этой процедуре.

Александр Петров, руководитель юридического департамента

Ко мне обратился директор производственной компании, столкнувшийся с резким падением заказов. Он планировал перевести 80% персонала на сокращенную рабочую неделю, но не знал, как правильно оформить документы. Просто издав приказ, он рисковал получить коллективный иск. Мы разработали поэтапный план: сначала обосновали экономическую необходимость изменений, затем направили персональные уведомления каждому сотруднику за 2 месяца, документально зафиксировали согласие или отказ работников и только потом оформили приказ с четким указанием новых графиков и порядка оплаты. Благодаря такому подходу компания избежала судебных разбирательств и сохранила коллектив, хотя трое несогласных сотрудников были уволены с выплатой компенсаций согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ.

Следует различать сокращение рабочего времени и сокращение штата. В первом случае меняется только режим работы при сохранении трудовых отношений, во втором — происходит полное прекращение трудовых отношений с выплатой соответствующих компенсаций.

Законные основания для сокращения рабочего времени

Сокращение рабочего времени допускается только при наличии объективных причин, предусмотренных трудовым законодательством. Работодатель не может произвольно изменять условия труда — для этого необходимы веские основания. ??

Основными законными причинами для сокращения рабочего времени являются:

• Организационные или технологические изменения условий труда (ст. 74 ТК РФ) — реорганизация производства, внедрение новых технологий, изменение структуры управления;
• Экономические причины — финансовые трудности предприятия, снижение объемов производства, необходимость оптимизации расходов;
• Соглашение сторон (ст. 93 ТК РФ) — когда работник и работодатель добровольно договариваются об изменении режима работы;
• Просьба работника — беременные женщины, родители детей до 14 лет, лица с инвалидностью и другие категории работников имеют право требовать неполное рабочее время;
• Введение режима неполной занятости для предотвращения массовых увольнений (ст. 74 ТК РФ).

Для подтверждения законности издания приказа необходимо документально обосновать наличие одного из перечисленных оснований. Например, экономические причины подтверждаются финансовой отчетностью, справками о снижении объемов производства, экспертными заключениями.

Ирина Соколова, HR-директор

В прошлом году наша розничная сеть столкнулась с 40% падением выручки. Перед нами стоял выбор: сократить персонал или сохранить команду, уменьшив рабочие часы. Мы выбрали второй вариант, но сразу столкнулись с сопротивлением. Ключом к успешному внедрению стала абсолютная прозрачность. Мы провели общее собрание, где финансовый директор детально представил экономическую ситуацию, а я разъяснила юридические аспекты. Затем мы организовали индивидуальные встречи с каждым сотрудником, где обсуждали новый график и получали письменное согласие. Для тех, кто сомневался, подготовили альтернативные варианты — частичная удаленная работа или гибкий график. В результате 92% сотрудников согласились на новые условия, и мы сохранили костяк команды до восстановления рынка.

Следует помнить, что введение сокращенного рабочего времени по инициативе работодателя требует соблюдения строгой процедуры. Иначе действия руководства могут быть признаны незаконными, что повлечет административную ответственность и судебные иски.

Не уверены, подходит ли вам карьера в HR или трудовом праве? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить, насколько вам подходит работа с кадровыми документами и управление персоналом. Тест учитывает ваши сильные стороны и предпочтения, предлагая оптимальные карьерные траектории. Особенно полезно для специалистов, задумывающихся о смене профессиональной сферы!

Обязательные элементы приказа о сокращении часов

Правильно составленный приказ о сокращении рабочего времени должен содержать ряд обязательных элементов, отсутствие которых может привести к признанию документа недействительным. Рассмотрим эти элементы подробно. ??

• Полное наименование организации в соответствии с учредительными документами;
• Дата и номер приказа — для корректного документооборота и отслеживания;
• Заголовок, четко отражающий суть документа (например, "О введении режима неполного рабочего времени");
• Преамбула с указанием правовых оснований и причин принятия решения;
• Распорядительная часть с конкретными указаниями:
• Категории или конкретные работники, в отношении которых вводится сокращенное время;
• Точные параметры нового режима (количество рабочих дней в неделю, часов в день);
• Срок действия сокращенного режима (если он временный);
• Порядок оплаты труда в новых условиях;
• Поручения ответственным лицам (кадровой службе, бухгалтерии) о внесении изменений в учетные документы;
• Подпись руководителя с расшифровкой и указанием должности;
• Визы ознакомления сотрудников с приказом.

Особое внимание следует уделить формулировке причины введения сокращенного рабочего времени. Она должна быть конкретной, объективной и соответствовать действительности, поскольку именно этот пункт часто становится предметом споров при обжаловании приказа.

Включение всех перечисленных элементов в приказ о сокращении рабочего времени обеспечивает его юридическую корректность и снижает риск возникновения трудовых споров. При этом стиль изложения должен быть официально-деловым, а формулировки — однозначными, не допускающими двойного толкования. ???

Пошаговый порядок оформления приказа работодателем

Корректное оформление приказа о сокращении рабочего времени требует соблюдения определенной последовательности действий. Игнорирование любого из этапов может привести к признанию приказа недействительным. Рассмотрим алгоритм действий работодателя пошагово. ??

1. Подготовка обоснования

   • Составление докладной записки о необходимости сокращения рабочего времени
   • Сбор подтверждающих документов (финансовые отчеты, аналитические справки)
   • Проведение консультаций с юристом о правомерности планируемых изменений

2. Уведомление профсоюза (при его наличии)

   • Направление профсоюзному органу письменного уведомления о планируемых изменениях
   • Учет мнения профсоюза (согласно ст. 372 ТК РФ)

3. Уведомление работников

   • Подготовка письменных уведомлений о предстоящем изменении условий труда
   • Вручение уведомлений каждому работнику под подпись не менее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ)
   • Фиксация согласия или отказа работника от новых условий

4. Подготовка проекта приказа

   • Разработка текста приказа с учетом всех обязательных элементов
   • Согласование проекта с юридической службой и другими подразделениями

5. Издание приказа

   • Подписание приказа руководителем организации
   • Регистрация приказа в журнале учета

6. Ознакомление работников с приказом

   • Организация процедуры ознакомления всех затрагиваемых сотрудников
   • Сбор подписей об ознакомлении

7. Внесение изменений в кадровую документацию

   • Оформление дополнительных соглашений к трудовым договорам
   • Внесение изменений в штатное расписание (при необходимости)
   • Корректировка графиков работы

8. Информирование бухгалтерии

   • Передача копии приказа в бухгалтерию для перерасчета заработной платы

9. Увольнение отказавшихся (при необходимости)

   • Издание приказов об увольнении работников, отказавшихся от новых условий
   • Выплата выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка

10. Архивирование документации

    • Формирование пакета документов, связанных с процедурой сокращения рабочего времени
    • Обеспечение надлежащего хранения документов

Особое внимание следует уделить работе с уведомлениями. Уведомление должно содержать четкую информацию о причинах изменений, новом режиме работы, сроках введения новых условий и последствиях отказа работника. Рекомендуется вручать уведомления лично под подпись, а при невозможности — направлять заказным письмом с уведомлением о вручении. ??

При наличии в организации особых категорий работников (беременные женщины, инвалиды, многодетные родители), следует учитывать дополнительные гарантии, предусмотренные для них трудовым законодательством, и отразить это в приказе.

Образец приказа о сокращении рабочего времени

Ниже представлен образец приказа о сокращении рабочего времени, который соответствует всем требованиям трудового законодательства и включает необходимые элементы. Данный шаблон можно использовать в качестве основы, адаптируя его под конкретные условия организации. ??

Общество с ограниченной ответственностью "Горизонт"

ПРИКАЗ № 78-к

"О введении режима неполного рабочего времени"

г. Москва 15.05.2025

В связи с сокращением объема заказов на 40% в первом квартале 2025 года, что подтверждается отчетом коммерческого отдела №12 от 05.05.2025, и необходимостью оптимизации расходов на оплату труда для предотвращения массового увольнения работников, руководствуясь статьей 74 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести с 01.08.2025 режим неполного рабочего времени для сотрудников отдела производства в количестве 15 человек согласно Приложению №1 к настоящему приказу.

2. Установить следующий режим работы для указанных сотрудников:

   • 4-дневная рабочая неделя (понедельник-четверг);
   • продолжительность рабочего дня — 7 часов (с 9:00 до 17:00, перерыв на обед с 13:00 до 14:00).

3. Установить срок действия режима неполного рабочего времени — 3 месяца (с 01.08.2025 по 31.10.2025).

4. Оплату труда производить пропорционально отработанному времени исходя из окладов, установленных трудовыми договорами.

5. Начальнику отдела кадров Петровой А.И.:

   • подготовить и вручить уведомления работникам о введении режима неполного рабочего времени не позднее 31.05.2025;
   • подготовить дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, согласившимися на новые условия труда;
   • оформить увольнение работников, отказавшихся от работы в новых условиях, в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

6. Главному бухгалтеру Ивановой Е.П. произвести перерасчет заработной платы указанных сотрудников с 01.08.2025 в соответствии с новым режимом работы.

7. Системному администратору Сидорову Н.В. внести соответствующие изменения в систему учета рабочего времени.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по персоналу Николаеву О.А.

Генеральный директор [подпись] Смирнов А.В.

С приказом ознакомлены:

Петрова А.И. [подпись] 16.05.2025 Иванова Е.П. [подпись] 16.05.2025 Сидоров Н.В. [подпись] 16.05.2025 Николаева О.А. [подпись] 16.05.2025

При использовании данного образца необходимо учитывать особенности конкретной организации и ситуации. В частности, следует адаптировать формулировку причин введения сокращенного рабочего времени, перечень сотрудников, затрагиваемых изменениями, а также распределение ответственности между должностными лицами. ??

Помните, что приказ — это финальный документ в цепочке юридически значимых действий по сокращению рабочего времени. Перед его изданием должны быть соблюдены все предварительные процедуры, включая уведомление работников, консультации с профсоюзом и подготовку обосновывающих документов.

Корректное оформление приказа о сокращении рабочего времени — это не просто соблюдение юридических формальностей, а гарантия правовой защищенности как для работодателя, так и для сотрудников. Тщательная подготовка документов, соблюдение сроков уведомления и прозрачная коммуникация позволяют избежать трудовых споров даже в сложной экономической ситуации. Помните: каждый шаг в процедуре должен быть документально зафиксирован, а каждая формулировка — юридически выверена. Только так можно обеспечить законность принимаемых мер и сохранить доверие коллектива.