Приказ о приеме на работу работника: образец и правила оформления

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-менеджеры, ответственные за кадровое делопроизводство
• Специалисты по трудовому праву и юриспруденции

• Новый персонал и руководители, заинтересованные в правильном оформлении трудовых документов

  Неправильно оформленный приказ о приеме на работу может стоить компании до 50 000 рублей штрафа при проверке трудовой инспекции. Ошибки в этом документе ставят под сомнение законность трудоустройства и могут привести к серьезным юридическим последствиям. Правильный приказ — это не просто формальность, а ключевой документ, защищающий интересы и работодателя, и сотрудника. Давайте разберемся, как безупречно оформить этот документ в 2025 году, избежать типичных ошибок и обеспечить юридическую чистоту трудовых отношений. ???

Устали от неразберихи в кадровой документации? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы научитесь правильно оформлять все кадровые документы, включая приказы о приеме на работу. Курс охватывает все аспекты кадрового делопроизводства с учетом последних изменений законодательства 2025 года. Получите практические навыки, которые защитят вашу компанию от штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.

Что такое приказ о приеме на работу и его значение

Приказ о приеме на работу — это официальный распорядительный документ, который оформляется работодателем и подтверждает факт заключения трудового договора с работником. Данный документ является обязательным элементом кадрового делопроизводства согласно статье 68 Трудового кодекса РФ и служит юридическим основанием для начала трудовых отношений. ??

Значение приказа о приеме на работу трудно переоценить, поскольку он выполняет несколько важных функций:

• Фиксирует точную дату начала трудовых отношений
• Определяет условия трудоустройства (должность, подразделение, оклад)
• Является основанием для внесения записи в трудовую книжку
• Обеспечивает доступ сотрудника к рабочему месту и корпоративным ресурсам
• Служит основанием для начисления заработной платы
• Подтверждает правомерность действий работодателя при проверках

Марина Валерьева, HR-директор

Однажды к нам обратилась компания, которая получила предписание от трудовой инспекции с угрозой штрафа в 40 000 рублей. Причина — отсутствие приказов о приеме на работу у 5 сотрудников. Руководитель был уверен, что наличие трудового договора достаточно, а приказ — лишь формальность. Мы срочно подготовили недостающие документы по всем правилам, датировав их задним числом (что, кстати, является нарушением), и компании удалось избежать штрафа. Но этот случай наглядно показал, что даже опытные руководители недооценивают значимость правильного оформления приказа о приеме.

В отличие от трудового договора, который является соглашением двух сторон, приказ — это односторонний документ работодателя. Однако его содержание должно строго соответствовать условиям трудового договора, и работник обязательно должен быть с ним ознакомлен под подпись.

Важно понимать, что отсутствие или неправильное оформление приказа о приеме на работу может привести к серьезным правовым последствиям — от административных штрафов до оспаривания законности трудовых отношений в судебном порядке.

Обязательные реквизиты приказа о приеме на работу

Правильно оформленный приказ о приеме на работу должен содержать определенный набор обязательных реквизитов, без которых документ может быть признан недействительным. Рассмотрим подробно каждый из них, чтобы избежать типичных ошибок при составлении этого важного кадрового документа. ??

• Наименование организации — полное и, при наличии, сокращенное наименование работодателя в соответствии с учредительными документами
• Наименование документа — "Приказ" (распоряжение)
• Дата и номер документа — дата издания приказа и его регистрационный номер согласно принятой в организации системе нумерации
• Место издания — населенный пункт, где издан приказ
• Заголовок к тексту — "О приеме на работу"
• Персональные данные работника — ФИО полностью
• Структурное подразделение — название отдела, департамента и т.д.
• Должность (профессия, специальность) — в соответствии со штатным расписанием
• Условия приема на работу — постоянно, временно, по совместительству и др.
• Срок работы — при заключении срочного трудового договора
• Условия оплаты труда — оклад, тарифная ставка, надбавки
• Характер работы — подвижной, разъездной, в пути и др. (при наличии)
• Испытательный срок — его продолжительность (если установлен)
• Основание — ссылка на трудовой договор
• Подпись руководителя — должность, личная подпись, расшифровка
• Отметка об ознакомлении работника — его подпись и дата ознакомления

Особое внимание следует уделить правильному оформлению должности и структурного подразделения. Согласно требованиям трудового законодательства, наименование должности должно соответствовать штатному расписанию, а при наличии — профессиональным стандартам или квалификационным справочникам. Некорректное указание должности может привести к проблемам при оформлении льгот, связанных с профессиональной деятельностью.

Алексей Петров, юрист по трудовому праву

В моей практике был случай, когда сотрудник IT-отдела не мог подтвердить свой стаж для получения льготной пенсии, потому что в приказе о приеме на работу его должность была указана как "программист", а не "инженер-программист", как требовалось по льготному перечню профессий. Пришлось инициировать сложную процедуру внесения изменений в кадровые документы задним числом и доказывать в суде, что фактически сотрудник выполнял работу именно инженера-программиста. Этой ситуации можно было избежать, если бы изначально должность в приказе была указана корректно, в соответствии со штатным расписанием и квалификационным справочником.

При оформлении приказа о приеме нескольких работников могут использоваться сводные формы, но важно учитывать, что в любом случае каждый сотрудник должен быть ознакомлен только с той частью документа, которая касается непосредственно его. Это связано с требованиями законодательства о защите персональных данных.

Образец и шаблон приказа по форме Т-1 и Т-1а

Для оформления приказа о приеме на работу работодатели могут использовать унифицированные формы Т-1 (для одного сотрудника) и Т-1а (для нескольких сотрудников), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, либо разработать собственные формы, включающие все обязательные реквизиты. Рассмотрим особенности заполнения стандартных форм и приведем образцы заполнения. ??

Форма Т-1 состоит из нескольких разделов:

• Шапка документа (наименование организации, код ОКПО, номер и дата приказа)
• Основная часть с информацией о работнике и условиях приема
• Раздел для подписи руководителя
• Раздел для отметки об ознакомлении работника

При заполнении формы Т-1 особое внимание следует уделить следующим полям:

• Табельный номер — присваивается новому сотруднику в соответствии с принятой в организации системой табельного учета
• Тарифная ставка (оклад) — указывается сумма в рублях и дополнительно (в скобках) прописью
• Характер работы — заполняется только при наличии особых условий (разъездной, в пути и т.п.)
• Условия приема на работу, характер работы — здесь указываются такие условия, как работа по совместительству, в порядке перевода и т.д.

Форма Т-1а используется при одновременном приеме нескольких работников и имеет табличную структуру. Для каждого сотрудника заполняется отдельная строка с аналогичными форме Т-1 сведениями.

Важно помнить, что с 1 января 2013 года работодатели вправе применять собственные формы приказов, но при условии, что они содержат все необходимые реквизиты. Тем не менее, большинство организаций продолжают использовать унифицированные формы, поскольку они хорошо известны и проверены многолетней практикой.

Пример заполнения приказа по форме Т-1:

• Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью "Техностарт"
• Номер документа: 78-к
• Дата составления: 15.05.2025
• Принять на работу: Иванова Ивана Ивановича
• Табельный номер: 153
• В (структурное подразделение): Отдел разработки программного обеспечения
• Должность (специальность, профессия): Ведущий инженер-программист
• Условия приема на работу: Основное место работы
• Тарифная ставка (оклад): 120 000 (Сто двадцать тысяч) рублей
• Надбавка: 25 000 (Двадцать пять тысяч) рублей
• Испытание на срок: 3 месяца
• Основание: Трудовой договор от 15.05.2025 № 153-ТД

Хотите узнать, какая профессия в HR подойдет именно вам? Пройдите бесплатный Тест на профориентацию от Skypro. Всего за 5 минут вы получите персональные рекомендации по карьерному развитию в сфере управления персоналом, в том числе в направлении кадрового делопроизводства. Тест поможет определить, обладаете ли вы необходимыми навыками для качественного оформления кадровых документов, включая приказы о приеме на работу.

При использовании формы Т-1а для оформления приема нескольких сотрудников все данные заносятся в таблицу, что упрощает процесс подготовки документа. Однако важно помнить, что ознакомление с таким приказом должно проводиться с соблюдением требований о конфиденциальности персональных данных — каждый сотрудник знакомится только с информацией, касающейся его лично.

С 2023 года работодатели, полностью перешедшие на электронный документооборот, могут оформлять приказы о приеме на работу в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В 2025 году эта практика стала еще более распространенной, особенно среди крупных компаний и IT-организаций.

Сроки оформления и порядок ознакомления работника

Своевременное оформление приказа о приеме на работу и правильное ознакомление с ним работника — это не просто формальность, а важное юридическое требование, нарушение которого может привести к серьезным последствиям для работодателя. Разберем подробно сроки и процедуру, которых необходимо строго придерживаться. ??

Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, приказ о приеме на работу должен быть оформлен в течение трех рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудником. Это максимально допустимый срок, но лучшей практикой считается издание приказа в день подписания трудового договора или в первый рабочий день сотрудника.

Процесс оформления приказа и ознакомления работника включает следующие этапы:

1. Подготовка проекта приказа кадровой службой на основании заключенного трудового договора
2. Подписание приказа руководителем организации или уполномоченным лицом
3. Регистрация приказа в журнале регистрации приказов по личному составу
4. Ознакомление работника с содержанием приказа под подпись
5. Передача копии приказа в бухгалтерию для начисления заработной платы
6. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку (в течение 5 рабочих дней)
7. Формирование личного дела сотрудника и включение в него копии приказа

Особого внимания заслуживает процедура ознакомления работника с приказом. Ознакомление должно быть проведено под подпись, при этом сотруднику должна быть предоставлена возможность прочитать документ полностью. По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия приказа.

В случае, если работник отказывается ознакомиться с приказом под подпись, необходимо составить соответствующий акт. Этот акт должен быть подписан несколькими свидетелями (обычно двумя-тремя сотрудниками организации) и приложен к приказу.

С 2023 года в связи с переходом на электронный документооборот в сфере трудовых отношений появилась возможность ознакомления с приказом в электронном виде при условии, что работодатель внедрил систему электронного документооборота (СЭД), а работник дал согласие на взаимодействие в электронном формате. В этом случае ознакомление подтверждается электронной подписью работника.

Важно помнить, что с момента издания приказа и ознакомления с ним работника начинается отсчет испытательного срока (если он установлен). Поэтому дата ознакомления имеет важное юридическое значение и должна быть точно зафиксирована.

Нарушение сроков оформления приказа или процедуры ознакомления может привести к следующим последствиям:

• Административный штраф (до 50 000 рублей для юридических лиц)
• Признание испытательного срока недействительным
• Сложности с доказыванием законности трудовых отношений в случае трудового спора
• Проблемы при подтверждении трудового стажа работника

Частые ошибки при составлении приказа о приеме на работу

Даже опытные HR-специалисты иногда допускают ошибки при оформлении приказов о приеме на работу. Некоторые из этих ошибок могут показаться незначительными, но на практике они способны привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их предотвращения. ??

1. Несоответствие данных в приказе и трудовом договоре — должность, оклад, подразделение и другие условия труда должны быть идентичны в обоих документах.
2. Неправильное указание наименования должности — должность должна соответствовать штатному расписанию и, при необходимости, профессиональным стандартам или квалификационным справочникам.
3. Ошибки в персональных данных работника — неточности в ФИО, дате рождения или других персональных данных.
4. Неправильное установление испытательного срока — например, установление испытательного срока для категорий работников, которым он не может быть установлен по закону.
5. Отсутствие ссылки на трудовой договор — в приказе обязательно должны быть указаны реквизиты трудового договора.
6. Нарушение сроков издания приказа — издание приказа позже трех рабочих дней с момента фактического начала работы.
7. Отсутствие подписи руководителя — приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом.
8. Отсутствие отметки об ознакомлении работника — работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
9. Неверное оформление условий оплаты труда — неточное указание размера оклада, надбавок, доплат.
10. Отсутствие указания на характер работы — при наличии особых условий (разъездной характер, работа в пути и т.д.).

Особо распространенной ошибкой является использование некорректных формулировок при указании должности, что может повлечь проблемы с признанием трудового стажа по определенной профессии, особенно если работа связана с вредными условиями труда или дает право на льготную пенсию.

Для минимизации рисков ошибок рекомендуется:

• Использовать проверенные шаблоны и формы документов
• Внедрить систему многоступенчатой проверки документов перед подписанием
• Регулярно обновлять знания в области трудового законодательства
• Использовать специализированные программы для кадрового делопроизводства
• Проводить периодический аудит кадровой документации

В случае обнаружения ошибки в уже подписанном и зарегистрированном приказе, необходимо издать приказ о внесении изменений. Нельзя просто исправлять ошибки в оригинале документа или переиздавать приказ задним числом — это является серьезным нарушением.

Елена Сергеева, кадровый аудитор

Проводя аудит документации в одной производственной компании, я обнаружила, что в приказах о приеме на работу должности рабочих цеха были указаны не в соответствии со штатным расписанием и профессиональными стандартами. Вместо "Оператор станка с ЧПУ 4 разряда" использовалось упрощенное наименование "Станочник". Казалось бы, мелочь, но именно из-за этого несоответствия пять сотрудников предпенсионного возраста не могли подтвердить свой льготный стаж для досрочного выхода на пенсию. Пришлось проводить сложную процедуру внесения изменений в десятки документов за несколько лет, включая приказы, трудовые книжки и отчетность в ПФР. Всего этого можно было избежать, если бы изначально должности указывались корректно.

При переходе на электронный документооборот следует учитывать дополнительные нюансы, такие как обеспечение юридической значимости электронных документов, их корректное хранение и защиту от несанкционированного доступа. Электронные приказы о приеме на работу должны подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, а ознакомление работника должно подтверждаться его электронной подписью.

Правильно оформленный приказ о приеме на работу — это не просто формальность, а важный юридический документ, обеспечивающий защиту интересов как работодателя, так и сотрудника. Следуя рекомендациям, приведенным в этой статье, вы сможете минимизировать риски ошибок, избежать штрафов при проверках и создать надежную юридическую основу для трудовых отношений. Помните, что затраты времени на корректное оформление документов несоизмеримо меньше, чем ресурсы, которые потребуются для исправления последствий допущенных ошибок.