Приказ о предоставлении отпуска работнику: заполненный образец

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Руководители и менеджеры по персоналу

• Студенты и лица, обучающиеся в области HR и управления персоналом

  Оформление отпуска сотрудника — процедура, требующая юридической точности и знания нюансов. Неправильно составленный приказ может обернуться штрафами при проверках, конфликтами с работниками и путаницей в документообороте компании. Правильный образец приказа о предоставлении отпуска работнику избавит от головной боли и сэкономит драгоценное время HR-специалиста. Давайте разберём, как грамотно и быстро оформить этот документ в 2025 году. 📝

Хотите избежать ошибок в кадровом учёте и строить карьеру в HR уверенно? Записывайтесь на Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. Наши эксперты научат вас правильно оформлять все виды отпусков, составлять безупречные приказы и вести кадровый учёт согласно актуальному законодательству. Старт ближайшего потока уже скоро — не упустите возможность стать востребованным HR-специалистом!

Что такое приказ об отпуске: правовые основы и назначение

Приказ о предоставлении отпуска — это локальный нормативный акт работодателя, который документально подтверждает право сотрудника на отдых с сохранением рабочего места и среднего заработка. Этот документ является обязательным в кадровом делопроизводстве и служит основанием для расчета и выплаты отпускных.

Правовой фундамент для оформления отпусков закладывают статьи 114-128 Трудового кодекса РФ. В 2025 году особое внимание уделяется электронному документообороту — приказы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Приказ выполняет сразу несколько важных функций:

• Официально фиксирует период отсутствия сотрудника на рабочем месте
• Служит основанием для расчета и выплаты отпускных
• Защищает права работника и работодателя
• Является документальным подтверждением при проверках ГИТ
• Обеспечивает корректный учет рабочего времени

Срок издания приказа законодательно не фиксируется, однако учтите, что отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Следовательно, приказ должен быть подготовлен заранее, чтобы бухгалтерия успела произвести все необходимые расчеты.

Елена Петрова, HR-директор

В начале моей карьеры я столкнулась с серьезной проблемой — компания была оштрафована на 50 000 рублей из-за некорректно оформленных приказов об отпусках. В документах отсутствовали некоторые обязательные реквизиты, а в нескольких случаях даты в приказах не совпадали с фактическими датами отпусков сотрудников. После этого случая я разработала четкий чек-лист по оформлению отпускных документов, и за последующие 7 лет работы у нас не возникло ни одного нарекания со стороны контролирующих органов. Главное правило — внимательность к деталям и знание актуального законодательства.

Структура и обязательные элементы приказа об отпуске

Корректно составленный приказ об отпуске — это документ со строго определенной структурой. Независимо от того, используете ли вы унифицированную форму Т-6 или собственный шаблон, документ должен включать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации (полное или сокращенное согласно уставу)
• Название документа ("Приказ") и его регистрационный номер
• Дату и место составления приказа
• Персональные данные работника (ФИО полностью, табельный номер)
• Должность, структурное подразделение
• Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, дополнительный и т.д.)
• Период работы, за который предоставляется отпуск (рабочий год)
• Продолжительность отпуска в календарных днях
• Даты начала и окончания отпуска
• Подпись руководителя организации с расшифровкой
• Ознакомительную подпись работника

Если используется форма Т-6, все эти поля уже предусмотрены в бланке. При разработке собственной формы необходимо включить все перечисленные элементы, иначе документ может быть признан недействительным. 📋

Структурно приказ об отпуске можно разделить на три части:

1. Шапка документа — содержит реквизиты организации, номер и дату приказа
2. Основная часть — включает распорядительное действие ("Предоставить отпуск..."), данные сотрудника и информацию об отпуске
3. Заключительная часть — содержит подписи руководителя и сотрудника

Важным элементом является основание для предоставления отпуска. Для ежегодного оплачиваемого отпуска — это график отпусков и/или заявление сотрудника. Для других видов отпусков могут требоваться дополнительные документы, например, листок нетрудоспособности для отпуска по беременности и родам.

Пошаговая инструкция по заполнению приказа T-6

Рассмотрим процесс заполнения унифицированной формы Т-6 — наиболее распространённого варианта оформления приказа об отпуске. Правильное заполнение всех полей избавит вас от ошибок и последующих проблем. 🔍

Шаг 1. Оформление шапки документа

• Укажите полное (или сокращенное) наименование организации согласно учредительным документам
• Внесите код организации по ОКПО
• Присвойте порядковый номер приказу согласно принятой в организации нумерации
• Укажите дату составления приказа (число, месяц, год)

Шаг 2. Заполнение информации о сотруднике

• Впишите фамилию, имя и отчество работника полностью
• Укажите табельный номер сотрудника
• Внесите название структурного подразделения, где работает сотрудник
• Укажите должность согласно штатному расписанию

Шаг 3. Указание информации об отпуске

• Определите тип предоставляемого отпуска, отметив соответствующую графу (А — ежегодный основной оплачиваемый, Б — ежегодный дополнительный оплачиваемый, В — другой вид отпуска)
• Укажите период работы, за который предоставляется отпуск (например, "за период работы с 15.03.2024 по 14.03.2025")
• Внесите общую продолжительность отпуска в календарных днях
• Укажите даты начала и окончания отпуска

Шаг 4. Оформление дополнительной информации

Если сотрудник берет несколько видов отпуска одновременно (например, основной и дополнительный), заполните таблицу "Дополнительные сведения", указав для каждого вида отпуска:

• Вид отпуска
• Количество календарных дней
• Даты начала и окончания

Шаг 5. Оформление подписей

• Впишите должность руководителя, уполномоченного подписывать приказ
• Руководитель ставит подпись с расшифровкой
• Работник знакомится с приказом и ставит подпись с датой ознакомления

Михаил Соколов, HR-менеджер

Однажды из-за человеческого фактора в нашей компании возникла путаница с датами отпуска: в заявлении сотрудника стояли одни даты, в приказе — другие, а в личной карточке — третьи. Когда сотрудник вышел на работу раньше указанного в приказе срока, начались проблемы с расчетом отпускных и зарплаты. Пришлось оформлять отзыв из отпуска задним числом, что привлекло внимание при последующей проверке. После этого случая я создал автоматизированную систему в Excel, где при внесении дат из заявления сотрудника автоматически генерировался черновик приказа со всеми необходимыми данными. Это полностью исключило ошибки с датами и сэкономило минимум час рабочего времени на каждый приказ.

Особенности оформления различных типов отпусков

Разные виды отпусков имеют свои нюансы оформления, которые необходимо учитывать при подготовке приказа. Рассмотрим особенности для каждого основного типа отпуска, актуальные в 2025 году. 🗓️

При оформлении разделения отпуска на части в приказе указываются даты каждой части отдельно. Важно помнить, что согласно ст. 125 ТК РФ хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Для отзыва работника из отпуска оформляется отдельный приказ с указанием причины отзыва и количества неиспользованных дней отпуска. Отзыв возможен только с согласия работника.

При продлении отпуска в связи с болезнью сотрудника или другими причинами (ст. 124 ТК РФ) оформляется приказ о продлении с указанием новой даты окончания отпуска.

При переносе отпуска на другой срок в приказе указываются причины переноса и новые даты. Обязательно делается ссылка на заявление работника или служебную записку.

Если предоставляется отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ), в приказе обязательно делается об этом отметка, а датой увольнения считается последний день отпуска.

Важно: при оформлении любого вида отпуска необходимо правильно рассчитать количество дней. Все нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются.

Уверены ли вы в своей профессиональной ориентации? Возможно, вам стоит проверить свои HR-способности и склонности! Пройдите бесплатный Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам работа с кадровыми документами. Тест покажет, насколько точно вы умеете работать с деталями, анализировать информацию и понимать юридические нюансы — качества, необходимые при работе с приказами об отпусках и другими кадровыми документами.

Распространённые ошибки в приказе и способы их избежать

При оформлении приказов о предоставлении отпуска часто возникают ошибки, которые могут привести к серьезным проблемам — от недопонимания с сотрудниками до штрафов при проверках. Рассмотрим типичные ошибки и методы их предотвращения. ⚠️

1. Ошибки в персональных данных сотрудника

• Неправильное написание ФИО
• Неточное указание должности или структурного подразделения
• Ошибки в табельном номере

Как избежать: создайте базу данных сотрудников с правильным написанием всех реквизитов и используйте функцию автозаполнения при составлении приказов. Перед печатью документа сверяйте данные с кадровой системой.

2. Неверное определение периода отпуска

• Неправильный расчет даты окончания отпуска
• Включение праздничных дней в количество дней отпуска
• Неверное указание рабочего года, за который предоставляется отпуск

Как избежать: используйте специальные календари или программы для расчета периода отпуска с учетом праздничных дней. Отслеживайте рабочий год каждого сотрудника (он начинается с даты приема на работу).

3. Ошибки в оформлении приказа

• Отсутствие необходимых подписей
• Неправильное оформление совмещения разных видов отпуска
• Отсутствие номера или даты приказа
• Неуказание основания для предоставления отпуска

Как избежать: создайте чек-лист проверки приказа перед его подписанием. Используйте электронные шаблоны с обязательными полями, которые нельзя пропустить.

4. Процедурные нарушения

• Нарушение сроков издания приказа (менее трех дней до начала отпуска)
• Отсутствие ознакомления работника с приказом
• Предоставление отпуска без заявления работника или приказа
• Отзыв из отпуска без согласия работника

Как избежать: настройте автоматическое напоминание о необходимости издания приказа за 5-7 рабочих дней до начала отпуска. Внедрите процедуру обязательного ознакомления работника с приказом под подпись.

5. Юридические ошибки

• Неправильное указание вида отпуска
• Предоставление отпуска меньшей продолжительности, чем положено по закону
• Разделение отпуска на части с нарушением требований ст. 125 ТК РФ
• Непредоставление положенных дополнительных отпусков (за вредные условия труда и др.)

Как избежать: регулярно проходите обучение по трудовому законодательству. Создайте справочник по всем видам отпусков, положенных сотрудникам вашей организации, с указанием их продолжительности и оснований.

Дополнительные рекомендации для предотвращения ошибок:

• Внедрите практику двойной проверки приказов (принцип "четырех глаз")
• Используйте специализированное ПО для кадрового делопроизводства
• Создайте шаблоны для каждого вида отпуска
• Ведите реестр приказов об отпусках для контроля их исполнения
• Регулярно сверяйте данные об отпусках в разных документах (личная карточка, график отпусков, приказы)

Грамотное оформление приказа о предоставлении отпуска — не просто формальность, а важнейшая часть эффективного кадрового делопроизводства. Правильно составленный документ защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и предотвращает возможные конфликты. Используйте представленные образцы и рекомендации как надежный ориентир, но не забывайте регулярно обновлять свои знания с учетом изменений в трудовом законодательстве. В 2025 году особое внимание стоит уделить электронному документообороту и цифровым подписям — технологии, которые существенно упрощают и ускоряют процесс оформления отпусков.