Прием на работу нового сотрудника: пошаговая инструкция и документы

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и профессионалы в области управления персоналом
• Руководители и менеджеры, отвечающие за найм сотрудников

• Студенты и начинающие специалисты, желающие освоить процесс оформления сотрудников

  Грамотное оформление нового сотрудника – это фундамент успешных трудовых отношений и страховка компании от потенциальных юридических рисков. Ошибка в документах или пропущенный этап процедуры найма могут обернуться штрафами, судебными разбирательствами или потерей ценного специалиста на этапе испытательного срока. По статистике, 37% компаний сталкиваются с проблемами из-за некорректно оформленной документации при приеме на работу. Давайте разберем пошаговый алгоритм найма, который защитит интересы вашей организации и создаст комфортный старт для нового члена команды. 📝

Хотите стать востребованным HR-специалистом и профессионально оформлять новых сотрудников без ошибок? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам не только теоретическую базу, но и практические навыки работы с кадровой документацией. Наши студенты получают готовые шаблоны документов, изучают актуальное трудовое законодательство и осваивают эффективные HR-процессы под руководством практикующих экспертов.

Процесс приема на работу нового сотрудника: общий обзор

Процесс приема на работу нового сотрудника представляет собой комплексную процедуру, состоящую из нескольких взаимосвязанных этапов. Каждый из этих этапов имеет свои особенности и требует внимательного подхода. 🔍

Прием на работу начинается с предварительного этапа – поиска и отбора кандидатов. После успешного прохождения собеседований и принятия решения о найме наступает официальная часть процедуры:

1. Сбор необходимых документов от кандидата
2. Проверка предоставленных документов и сведений
3. Подготовка и подписание трудового договора
4. Издание приказа о приеме на работу
5. Оформление личной карточки работника
6. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами
7. Проведение инструктажей по охране труда и технике безопасности
8. Внесение записи в трудовую книжку (если применимо)
9. Запуск процесса адаптации

Правильно организованный процесс найма сотрудника гарантирует соблюдение трудового законодательства и минимизирует риски возникновения споров между работодателем и работником. По данным Роструда, более 40% трудовых споров связаны именно с нарушениями, допущенными при оформлении трудовых отношений.

Важно понимать, что процесс приема на работу регламентируется не только Трудовым кодексом РФ, но и другими нормативными актами, включая отраслевые особенности. Например, для некоторых категорий работников (педагоги, медработники, госслужащие) существуют дополнительные требования к оформлению.

Елена Волкова, руководитель HR-департамента В 2024 году в нашей компании произошел показательный случай. Новый HR-менеджер, не имея достаточного опыта, принял на работу сотрудника без проверки подлинности диплома о высшем образовании. Спустя два месяца выяснилось, что диплом поддельный, а занимаемая должность требовала обязательного высшего образования согласно профстандарту. Пришлось расторгать трудовой договор, что повлекло дополнительные расходы и репутационные риски. После этого случая мы пересмотрели процедуру найма, внедрив обязательную проверку документов об образовании через официальные реестры и обучив персонал кадровой службы правильному алгоритму действий при приеме сотрудников.

Эффективность процесса приема на работу напрямую зависит от четкого соблюдения всех необходимых процедур и требований законодательства. Налаженный механизм найма позволяет не только избежать юридических рисков, но и создает положительное впечатление о компании у нового сотрудника.

Документы для трудоустройства: что подготовить заранее

Перед началом оформления трудовых отношений необходимо собрать определенный пакет документов. Действующее трудовое законодательство устанавливает четкий перечень документов, которые работодатель вправе требовать от поступающего на работу, а также документы, которые обязан подготовить сам работодатель. ✅

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (в том числе в электронном виде)
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС)
• Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву)
• Документ об образовании и (или) квалификации при трудоустройстве на работу, требующую специальных знаний или подготовки
• Справку о наличии (отсутствии) судимости (для определенных категорий работников)
• Справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств (для отдельных видов деятельности)

В некоторых случаях законодательство предусматривает предоставление дополнительных документов в зависимости от специфики работы. Например, медицинское заключение для работников детских учреждений, медиков, пищевой промышленности и других категорий.

Со своей стороны, работодатель должен заранее подготовить следующие документы:

• Форму трудового договора, соответствующую специфике должности
• Должностную инструкцию (при необходимости)
• Проект приказа о приеме на работу
• Личную карточку работника (форма Т-2)
• Журнал регистрации трудовых договоров
• Локальные нормативные акты для ознакомления
• Документы для проведения инструктажей по охране труда

Особое внимание стоит уделить проверке подлинности предоставляемых документов. В 2025 году работодатели имеют доступ к различным реестрам и базам данных для верификации дипломов, справок и других документов.

Важно понимать, что согласно ст. 65 ТК РФ, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Нарушение этого требования может повлечь административную ответственность.

Оформление трудовых отношений: договор и приказы

Следующим ключевым этапом после сбора документов является оформление трудовых отношений путем заключения трудового договора и издания соответствующих приказов. Эти документы составляют правовую основу взаимоотношений между работодателем и работником. 📃

Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре обязательно должны быть указаны:

• Данные работника и работодателя
• Место работы
• Трудовая функция (должность, профессия, специальность)
• Дата начала работы
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Условие об обязательном социальном страховании
• Другие условия, предусмотренные трудовым законодательством

В 2025 году особое внимание при составлении трудового договора следует уделить условиям о дистанционной работе (если применимо), конфиденциальности и обработке персональных данных, а также условиям об использовании электронного документооборота.

После подписания трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Наиболее распространенной формой такого приказа является унифицированная форма Т-1, хотя работодатель вправе разработать собственную форму приказа. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Согласно ст. 68 ТК РФ, приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа.

Андрей Северов, директор по персоналу В практике нашей компании был случай, когда HR-менеджер допустил серьезную ошибку при оформлении трудовых отношений с новым руководителем отдела. В трудовом договоре была указана одна дата начала работы, а в приказе о приеме – другая, на неделю позже. При этом сотрудник фактически приступил к работе в дату, указанную в договоре. Через полгода при увольнении возник спор о размере положенной компенсации. Дело дошло до суда, который встал на сторону работника. Компании пришлось не только выплатить дополнительную компенсацию за "спорную" неделю, но и оплатить судебные издержки, а также штраф за нарушение трудового законодательства. После этого случая мы внедрили обязательную двойную проверку всех кадровых документов и автоматизировали часть процессов с помощью HR-систем, что исключило подобные ошибки в будущем.

После издания приказа о приеме на работу кадровая служба должна внести соответствующую запись в трудовую книжку работника (если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки) и направить сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

Также на основании приказа заполняется личная карточка работника по форме Т-2, в которую вносятся персональные данные работника, сведения о воинском учете, образовании, подготовке и профессиональной карьере.

Сомневаетесь в выборе профессии или хотите переквалифицироваться в HR? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и определите, подходит ли вам работа с людьми и документами. Тест анализирует ваши навыки, личностные качества и предпочтения, предлагая оптимальные карьерные траектории. Результаты помогут понять, стоит ли вам осваивать процедуры приема персонала или лучше выбрать другое направление в бизнесе.

Необходимо помнить, что неправильное оформление трудовых отношений может повлечь серьезные последствия для работодателя, включая административные штрафы, проведение внеплановых проверок Государственной инспекцией труда и судебные разбирательства с работниками.

Пошаговая процедура приема на работу нового сотрудника

Рассмотрим подробную пошаговую инструкцию по приему нового сотрудника на работу, которая поможет избежать типичных ошибок и обеспечить правильное документальное оформление трудовых отношений. 📋

Шаг 1: Предварительные действия

1. Согласуйте с кандидатом условия трудоустройства (должность, заработную плату, график работы).
2. Составьте список необходимых документов и направьте его кандидату.
3. Назначьте дату выхода на работу и время для оформления документов.
4. Подготовьте рабочее место (компьютер, доступы к системам, канцтовары и т.д.).

Шаг 2: Сбор и проверка документов

1. Получите от кандидата документы согласно ст. 65 ТК РФ.
2. Сверьте оригиналы с копиями и заверьте копии.
3. Проверьте подлинность документов (при необходимости).
4. Убедитесь в наличии всех необходимых страниц паспорта и других документов.

Шаг 3: Подготовка и подписание трудового договора

1. Составьте проект трудового договора с учетом согласованных условий.
2. Проведите правовую экспертизу проекта (при необходимости).
3. Распечатайте трудовой договор в двух экземплярах.
4. Ознакомьте работника с содержанием договора.
5. Подпишите трудовой договор обеими сторонами.
6. Передайте один экземпляр работнику под подпись.

Шаг 4: Оформление приказа о приеме на работу

1. Подготовьте приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная форма).
2. Убедитесь, что данные в приказе соответствуют трудовому договору.
3. Подпишите приказ у руководителя организации.
4. Ознакомьте работника с приказом под подпись.
5. Выдайте копию приказа работнику по его требованию.

Шаг 5: Оформление личной карточки

1. Заполните личную карточку работника по форме Т-2.
2. Внесите сведения о работнике на основании предоставленных документов.
3. Получите подпись работника в личной карточке.

Шаг 6: Оформление трудовой книжки

1. Проверьте выбор работника относительно ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
2. Внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку (если применимо).
3. Направьте сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Шаг 7: Ознакомление с локальными нормативными актами

1. Подготовьте перечень ЛНА, с которыми должен быть ознакомлен работник.
2. Предоставьте документы работнику для ознакомления.
3. Получите подписи работника об ознакомлении с каждым документом.

Шаг 8: Проведение инструктажей

1. Проведите вводный инструктаж по охране труда.
2. Организуйте первичный инструктаж на рабочем месте.
3. Проведите инструктаж по пожарной безопасности.
4. Внесите записи в соответствующие журналы регистрации инструктажей.

Шаг 9: Оформление прочих документов

1. Заполните личное дело работника.
2. Оформите пропуск или иной документ для доступа на территорию организации.
3. Подготовьте документы для бухгалтерии (заявление на налоговые вычеты, банковские реквизиты и т.д.).
4. Внесите информацию о новом сотруднике во все необходимые системы учета.

Шаг 10: Завершение процедуры оформления

1. Проверьте комплектность и правильность оформления всех документов.
2. Передайте документы в архив или иное место хранения.
3. Уведомите все заинтересованные подразделения о приеме нового сотрудника.
4. Запустите процесс адаптации работника.

Стоит отметить, что в зависимости от специфики организации и должности некоторые шаги могут дополняться или модифицироваться. Например, для руководящих должностей может потребоваться согласование с советом директоров, а для работников, имеющих доступ к коммерческой тайне, – подписание соответствующего соглашения о конфиденциальности.

Адаптация и ввод в должность: первые шаги работника

После завершения официального оформления трудовых отношений начинается важнейший этап интеграции нового сотрудника в команду – адаптация и ввод в должность. Эффективное проведение этого этапа повышает шансы на успешное прохождение испытательного срока и долгосрочное сотрудничество. 🚀

Процесс адаптации можно разделить на несколько ключевых составляющих:

• Организационная адаптация – знакомство с компанией, ее структурой, правилами, процедурами
• Социально-психологическая адаптация – интеграция в коллектив, знакомство с корпоративной культурой
• Профессиональная адаптация – освоение профессиональных обязанностей и рабочих процессов
• Психофизиологическая адаптация – привыкание к условиям труда, режиму работы и отдыха

Рассмотрим практический алгоритм введения нового сотрудника в должность:

День первый: Организационное введение

1. Встреча нового сотрудника и представление его команде
2. Экскурсия по офису, показ рабочего места, санитарных зон, столовой
3. Выдача пропуска, ключей, доступов к необходимым системам
4. Предоставление информационного пакета (справочных материалов о компании)
5. Объяснение организационных моментов (время работы, перерывы, дресс-код)

Первая неделя: Погружение в работу

1. Детальное знакомство с должностной инструкцией и рабочими процессами
2. Обучение работе с корпоративными системами и программным обеспечением
3. Встреча с ключевыми сотрудниками смежных подразделений
4. Постановка первых рабочих задач с детальным объяснением
5. Ежедневные встречи с наставником для ответов на возникающие вопросы

Первый месяц: Интеграция и самостоятельная работа

1. Постепенное увеличение сложности и объема задач
2. Включение в командные проекты и активности
3. Проведение первой обратной связи по результатам работы
4. Корректировка индивидуального плана развития (при необходимости)
5. Участие в корпоративных мероприятиях для глубокой интеграции в культуру

Для эффективной адаптации многие компании используют систему наставничества, когда к новому сотруднику прикрепляется более опытный коллега, который помогает освоиться на новом месте. По данным исследований, компании, внедрившие формализованную программу наставничества, на 50% улучшили удержание новых сотрудников в первый год работы.

Также важным элементом является четкая коммуникация ожиданий от нового сотрудника. Рекомендуется составить план работы на испытательный срок с конкретными задачами, критериями успешности и контрольными точками.

Эффективно организованный процесс адаптации приносит пользу как работнику, так и компании. Сотрудники, прошедшие структурированную адаптацию, на 70% чаще остаются в компании более трех лет и на 60% быстрее достигают требуемого уровня производительности.

В 2025 году особую важность приобретает цифровизация процесса адаптации. Многие компании внедряют онлайн-платформы для адаптации, которые содержат обучающие материалы, интерактивные задания и автоматический трекинг прогресса нового сотрудника.

Не менее важным становится адаптация сотрудников, работающих удаленно или в гибридном формате. Для таких работников необходимо разрабатывать специальные программы, учитывающие особенности дистанционной работы и обеспечивающие эффективную интеграцию в команду даже без физического присутствия в офисе.

Грамотно организованная процедура приема на работу и последующая адаптация – это инвестиция в долгосрочные отношения с сотрудником. Компании, выстроившие прозрачные и структурированные процессы найма, получают значительное преимущество на рынке труда: снижение текучести кадров, повышение лояльности персонала и укрепление репутации как работодателя. Помните, что первое впечатление формируется один раз – и именно процесс оформления и адаптации становится тем фундаментом, на котором строится дальнейшее сотрудничество между сотрудником и организацией.