Прием на работу: как правильно оформить запись в трудовой книжке

Для кого эта статья:

• Специалисты в области кадрового делопроизводства
• Работодатели и руководители кадровых служб

• Студенты и начинающие HR-менеджеры

  Корректное оформление трудовой книжки при приеме сотрудника на работу — процедура, требующая безукоризненной точности и знания нормативных актов. Одна ошибка в записи может привести к серьезным правовым последствиям, включая административные штрафы до 50 000 рублей для организации и проблемы с будущим пенсионным обеспечением работника. В 2025 году, несмотря на цифровизацию кадрового учета, трудовая книжка остается ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж. Разберем процесс оформления без права на ошибку. ??

Хотите избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и стать востребованным специалистом на рынке труда? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это комплексная программа, которая научит вас не только правильно оформлять трудовые книжки, но и разбираться во всех тонкостях трудового законодательства. Более 87% выпускников курса успешно трудоустраиваются в течение 3 месяцев после обучения. Инвестируйте в свое будущее уже сегодня!

Основные правила внесения записи при приеме на работу

Правильное оформление записи в трудовой книжке при трудоустройстве — залог юридической защищенности как работодателя, так и сотрудника. Эта процедура регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Основополагающие принципы внесения записей при приеме на работу:

• Запись делается не позднее недельного срока после издания приказа о приеме
• Формулировки должны точно соответствовать приказу о приеме на работу
• Используются только разрешенные сокращения (ИП, АО, ООО и т.д.)
• Запрещено использование корректирующих средств при ошибке
• Все записи делаются чернилами, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета
• Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)

Елена Соколова, руководитель кадровой службы

Несколько лет назад я столкнулась с ситуацией, когда целая партия трудовых книжек новых сотрудников была заполнена с нарушением правил. Записи были сделаны обычной шариковой ручкой, которая со временем выцветает. При проверке инспекцией по труду нам выписали штраф, а все записи пришлось переделывать согласно правилам. С тех пор в нашем отделе кадров появился специальный набор ручек для трудовых книжек и регулярные тренинги для кадровиков. Совет начинающим специалистам: создайте чек-лист по оформлению трудовой книжки и следуйте ему, даже если вы уверены в своих знаниях.

Важно помнить, что при приеме на работу запись вносится строго на основании приказа о приеме. Номер записи в трудовой книжке должен следовать хронологическому порядку, а дата внесения записи соответствовать дате фактического начала работы согласно приказу. ??

Порядок заполнения трудовой книжки новому сотруднику

Процесс заполнения трудовой книжки для нового сотрудника, у которого ее еще нет, имеет особый порядок. Работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной. ??

Пошаговый алгоритм заполнения новой трудовой книжки:

1. Оформление титульного листа:
   • Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений)
   • Дата рождения (число, месяц, год – цифрами)
   • Образование (среднее, среднее профессиональное, высшее)
   • Профессия, специальность (при наличии)
2. Заверение титульного листа:
   • Подпись владельца трудовой книжки
   • Подпись ответственного лица
   • Печать организации (при наличии)
   • Дата заполнения
3. Внесение записи о приеме на работу (в раздел "Сведения о работе"):
   • Порядковый номер записи — 1
   • Дата приема
   • Сведения о приеме
   • Основание внесения записи

При заполнении титульного листа важно убедиться, что все данные работника указаны правильно. Оптимально сверить информацию с паспортом и документами об образовании. Дата рождения указывается арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Подпись работника на титульном листе — обязательный элемент. Если работник по каким-либо причинам не может поставить подпись (например, из-за травмы руки), это должно быть зафиксировано в специальном акте.

Михаил Петров, HR-директор

В начале моей карьеры в сфере HR произошел случай, ставший хорошим уроком. Мы приняли на работу молодого специалиста, для которого это было первое трудоустройство. Я заполнил титульный лист трудовой книжки, внес первую запись о приеме, но забыл взять подпись самого работника на титульном листе. Спустя полгода при увольнении сотрудник оспорил подлинность трудовой книжки, что привело к трудовому спору. С тех пор я ввел в компании процедуру двойной проверки всех новых трудовых книжек и создал наглядную памятку для кадровиков с примерами правильного заполнения.

Обязательные реквизиты записи о трудоустройстве

Качественно оформленная запись о приеме на работу должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к признанию записи недействительной. ??

Рассмотрим детально каждый обязательный реквизит:

• Номер записи — указывается арабскими цифрами в хронологическом порядке. Для первой работы — цифра "1", для последующих — продолжение нумерации.
• Дата приема — число, месяц и год начала работы в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Дата должна соответствовать дате фактического начала работы, указанной в приказе.
• Сведения о приеме — включают формулировку "Принят" или "Принята" с указанием:
• Полного наименования организации-работодателя
• Структурного подразделения (при наличии)
• Должности/профессии/специальности с указанием квалификации
• Характера работы (при наличии особенностей: временно, по совместительству и т.д.)
• Основание — реквизиты приказа о приеме на работу с указанием даты и номера.

Особое внимание следует уделить точному наименованию должности. Рекомендуется использовать формулировки из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) или профессиональных стандартов. Это важно не только для правильного оформления трудовой книжки, но и для последующего корректного исчисления страхового стажа и пенсионных прав.

Важно: запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью работодателя (при наличии). В организации должен быть соответствующий приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. ??

Не уверены, какая профессия в сфере HR подойдет именно вам? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, какое направление кадрового дела соответствует вашим навыкам и личностным качествам. Многие выпускники наших программ начинали именно с позиции специалиста по кадровому делопроизводству, а затем успешно развивались в карьере HR. Уделите 10 минут тесту сегодня — инвестируйте в профессиональное будущее!

Типичные ошибки в записях при оформлении на работу

Практика показывает, что даже опытные кадровики могут допускать ошибки при оформлении трудовых книжек. Знание типичных ошибок поможет их избежать и обеспечить безупречное ведение кадровой документации. ??

Наиболее распространенные ошибки при оформлении записей о приеме на работу:

1. Неточности в наименовании организации:
   • Использование устаревшего наименования
   • Неправильное указание организационно-правовой формы
   • Произвольные сокращения в наименовании
2. Ошибки в указании должности:
   • Несоответствие записи штатному расписанию
   • Использование разговорных названий должностей
   • Отсутствие указания на структурное подразделение (когда оно есть)
3. Неправильное оформление исправлений:
   • Использование корректирующих средств
   • Зачеркивание ошибочной записи без надлежащего оформления
   • Отсутствие заверительной надписи "Запись за номером... недействительна"
4. Ошибки в датах и нумерации:
   • Нарушение хронологии номеров записей
   • Расхождение даты в записи с датой в приказе
   • Неправильный формат указания даты
5. Проблемы с заверением записей:
   • Отсутствие печати (если организация использует печать)
   • Подпись неуполномоченного лица
   • Отсутствие расшифровки подписи

Особое внимание следует уделить процедуре исправления ошибок. В трудовой книжке недопустимы подчистки и использование корректирующих средств. Правильный алгоритм исправления ошибки включает:

• Признание предыдущей записи недействительной в следующей строке
• Внесение правильной записи
• Ссылку на соответствующий документ-основание

Пример корректного исправления: "Запись за номером 12 недействительна. Принят в ООО "Альфа" на должность ведущего специалиста отдела маркетинга. Приказ от 15.03.2025 № 24-к".

Ответственность за неправильное ведение трудовых книжек

Небрежное отношение к оформлению трудовых книжек может повлечь серьезную ответственность для работодателя. Трудовая книжка — официальный документ, и ее неправильное ведение расценивается как нарушение трудового законодательства. ??

Виды ответственности за нарушения в оформлении трудовых книжек:

• Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
• Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей
• Повышенная ответственность при повторном нарушении:
• Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация до 3 лет
• Для индивидуальных предпринимателей — от 10 000 до 20 000 рублей
• Для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей
• Материальная ответственность:
• Возмещение работнику ущерба при утрате трудовой книжки
• Компенсация морального вреда
• Оплата вынужденного прогула, если ошибки в трудовой книжке стали причиной отказа в трудоустройстве

Помимо прямых штрафов, неправильное оформление трудовых книжек может привести к:

• Трудовым спорам и судебным разбирательствам
• Проблемам при назначении пенсии работникам
• Затруднениям при подтверждении трудового стажа
• Репутационным рискам для организации

Чтобы минимизировать риски, рекомендуется:

1. Регулярно проводить внутренний аудит трудовых книжек
2. Организовать обучение кадровых специалистов
3. Разработать четкие инструкции по оформлению трудовых книжек
4. Внедрить систему двойного контроля при внесении записей
5. Своевременно отслеживать изменения в законодательстве

Грамотное оформление трудовой книжки — это не просто соблюдение формальностей, а защита интересов и работодателя, и сотрудника. Запись о приеме на работу закладывает фундамент трудовых отношений в их документальном выражении. Каждая деталь имеет значение: от правильного указания наименования организации до корректной ссылки на приказ. Руководствуясь изложенными правилами и рекомендациями, вы обеспечите юридическую чистоту документа и избежите потенциальных проблем в будущем. Помните: минута внимательности при заполнении трудовой книжки экономит часы разбирательств при возникновении спорных ситуаций.