Правила заполнения трудовых книжек: инструкция с примерами

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и работники кадровых служб
• Работодатели и руководители компаний

• Студенты и слушатели курсов по управлению персоналом

  Трудовая книжка — документ государственного образца, ошибки в котором могут обернуться серьезными проблемами для работника и работодателя. Неверная запись способна поставить под сомнение весь трудовой стаж, а неправильное оформление увольнения — привести к судебным разбирательствам. По данным Роструда, каждая третья проверка выявляет нарушения в ведении трудовых книжек, что грозит штрафами до 50 000 рублей. Как избежать этих проблем и обеспечить безупречное ведение кадровой документации? Давайте разберем правила заполнения трудовых книжек, которые актуальны в 2025 году. ??

Грамотное ведение трудовых книжек — одна из ключевых компетенций современного HR-специалиста. Если вы хотите освоить эту и другие важные навыки кадрового делопроизводства, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает комплексную программу обучения. Вы получите не только теоретические знания, но и практические шаблоны документов, разбор реальных кейсов и персональную поддержку наставников — профессионалов с опытом работы в крупных компаниях.

Основные правила заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка — главный документ, фиксирующий трудовой путь человека. Несмотря на переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки остаются актуальными для многих работников. Правильное заполнение этого документа — залог корректного учета трудового стажа и гарантия соблюдения прав как работника, так и работодателя. ??

Базовые принципы, которых следует придерживаться при работе с трудовыми книжками:

• Все записи вносятся на основании приказов (распоряжений) не позднее недельного срока со дня издания
• Используются только чернила, паста или гель черного, синего или фиолетового цвета
• Записи делаются аккуратно, разборчивым почерком, без сокращений
• Каждая запись о приеме, переводе и увольнении имеет свой порядковый номер
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии)

Елена Петрова, главный специалист по кадровому делопроизводству Однажды ко мне обратился сотрудник, который не мог подтвердить свой 15-летний опыт работы из-за небрежно заполненной трудовой книжки. В ней отсутствовали печати, даты были указаны неверно, а некоторые записи о переводах вообще не были внесены. Это создало серьезные проблемы при оформлении пенсии. Мы потратили почти полгода на восстановление справедливости: запрашивали архивные справки, связывались с бывшими работодателями, некоторые из которых уже не существовали. Этот случай стал для меня наглядным примером того, насколько важно скрупулезно соблюдать все правила заполнения трудовых книжек.

Важно понимать, что ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет работодатель. При этом непосредственное заполнение документа поручается специально уполномоченному лицу, назначенному приказом руководителя организации. ??

Нормативная база по ведению трудовых книжек

Процесс заполнения трудовых книжек жестко регламентирован законодательством. Знание актуальной нормативной базы позволяет избежать ошибок и обеспечить законность кадрового делопроизводства. В 2023-2025 годах действуют следующие основные документы: ??

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 66.1, 84.1)
• Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 «Об утверждении форм, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в действующей редакции)
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

С 1 января 2021 года для впервые трудоустраивающихся работников трудовые книжки оформляются только в электронном виде. Однако сотрудники, имеющие бумажные трудовые книжки, вправе сохранить их параллельно с электронными. Поэтому знание правил заполнения бумажных трудовых книжек остается актуальным. ??

Важно помнить, что требования к порядку ведения трудовых книжек периодически обновляются. Так, с 1 сентября 2023 года вступили в силу изменения, касающиеся учета трудового стажа работников, занятых на опасных производствах. HR-специалисту необходимо регулярно отслеживать законодательные новеллы. ??

Оформление титульного листа и первичная запись

Правильное оформление титульного листа трудовой книжки — первый шаг к безупречному кадровому учету. Именно здесь фиксируется основная информация о работнике, которая будет сопровождать его на протяжении всей трудовой деятельности. ??

Пошаговая инструкция по заполнению титульного листа:

1. Указать фамилию, имя и отчество работника полностью, без сокращений. Данные вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Записать дату рождения арабскими цифрами (число, месяц, год).
3. Внести сведения об образовании: «основное общее», «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее» и т.д.
4. Указать профессию и/или специальность в соответствии с документом об образовании.
5. Проставить дату заполнения трудовой книжки.
6. Получить подпись владельца трудовой книжки.
7. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

При оформлении титульного листа важно избегать помарок, исправлений и сокращений. Все данные должны точно соответствовать документам, представленным работником. ??

Александр Соколов, руководитель отдела кадров Работая в крупной производственной компании, я столкнулся с ситуацией, когда сотрудница предоставила трудовую книжку с неправильно указанным отчеством на титульном листе. Ошибка была допущена более 20 лет назад, и все последующие записи делались без учета этого несоответствия. Когда пришло время оформлять досрочную пенсию, возникли проблемы: Пенсионный фонд отказался признавать стаж из-за расхождения в данных. Нам пришлось проводить сложную процедуру исправления: составлять акт об обнаружении ошибки, вносить корректную запись на титульном листе и заверять ее в присутствии свидетелей. С тех пор я требую от подчиненных особой внимательности при первичном оформлении трудовых книжек — это экономит огромное количество времени и нервов в будущем.

После оформления титульного листа следует перейти к первой записи в разделе «Сведения о работе». Эта запись всегда имеет порядковый номер 1 и содержит информацию о первом трудоустройстве. ??

Пример правильной первой записи:

• В графе 1: «1»
• В графе 2: «12.03.2025»
• В графе 3: «Принят в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе»
• В графе 4: «Приказ от 12.03.2025 № 15-к»

Если работник ранее имел трудовой стаж, но трудовая книжка оформляется впервые, рекомендуется внести записи о предыдущих местах работы. Это возможно на основании надлежаще заверенных справок, трудовых договоров, выписок из приказов. Такие записи вносятся отдельными пунктами в хронологическом порядке. ???

Правильное оформление трудовой книжки — важный шаг в профессиональном развитии. Не уверены, соответствуют ли ваши карьерные цели текущей специализации? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить оптимальное направление развития. Тест анализирует ваши навыки, ценности и предпочтения, предлагая персонализированные рекомендации по построению карьеры в сфере HR или смежных областях. Результаты помогут понять, подходит ли вам работа с кадровой документацией или стоит рассмотреть другие направления.

Записи о приеме, переводе и увольнении с образцами

Корректное внесение записей о ключевых событиях трудовой биографии сотрудника — важнейший аспект кадрового делопроизводства. Каждая запись должна отражать характер кадрового решения и содержать точную формулировку, соответствующую законодательству. ??

Записи о приеме на работу должны содержать:

• Полное наименование организации
• Структурное подразделение
• Должность/профессию/специальность
• Ссылку на приказ о приеме на работу

Пример записи о приеме на работу:

• Графа 1: «2»
• Графа 2: «15.06.2025»
• Графа 3: «Принят в Общество с ограниченной ответственностью "Горизонт" в финансовый отдел на должность ведущего экономиста»
• Графа 4: «Приказ от 15.06.2025 № 45-к»

При переводе работника внутри организации запись должна четко отражать характер изменений: перевод на другую постоянную работу, изменение должности, структурного подразделения. ??

Пример записи о переводе:

• Графа 1: «3»
• Графа 2: «10.09.2025»
• Графа 3: «Переведен в отдел корпоративных финансов на должность руководителя группы бюджетирования»
• Графа 4: «Приказ от 08.09.2025 № 78-к»

Особого внимания требуют записи об увольнении. Они должны в точности соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ с указанием статьи, части, пункта. ??

Примеры корректных записей об увольнении:

• По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
• По соглашению сторон: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
• В связи с сокращением: «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важно помнить, что при расторжении трудового договора запись в трудовую книжку вносится в последний день работы. Выдача трудовой книжки на руки должна быть произведена не позднее следующего дня после увольнения. ??

Дополнительные правила для особых случаев:

1. При внесении записи о работе по совместительству указывается, что работа является совместительством. При увольнении с основной работы запись о работе по совместительству не вносится.
2. При изменении наименования организации в трудовой книжке делается соответствующая запись.
3. При смене фамилии работника на титульном листе зачеркивается прежняя фамилия и вписывается новая. Ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки.

Исправление ошибок в трудовых книжках

Даже опытные HR-специалисты могут допускать ошибки при заполнении трудовых книжек. Ключевое правило — никогда не использовать корректор, не зачеркивать неверные записи и не писать поверх них. Существует установленный порядок исправления ошибок, который необходимо строго соблюдать. ???

Алгоритм исправления ошибок в трудовой книжке:

1. Если ошибка обнаружена сразу после внесения записи, зачеркивать ее не следует. Вместо этого необходимо внести следующую запись, признающую предыдущую недействительной, и сделать правильную запись.
2. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.
3. Исправленная запись должна быть заверена подписью и печатью.

Пример исправления ошибки в сведениях о работе:

• Графа 1: «4»
• Графа 2: «15.10.2025»
• Графа 3: «Запись за номером 3 недействительна. Переведен в отдел стратегического планирования на должность руководителя группы проектного анализа»
• Графа 4: «Приказ от 08.09.2025 № 78-к»

Особые случаи требуют специального подхода:

• Ошибки в титульном листе (ФИО, дата рождения) исправляются только на основании паспорта или других документов
• Исправления, связанные с изменением наименования организации, вносятся по заявлению работника на основании подтверждающих документов
• При массовом обнаружении ошибок следует составить акт об обнаружении ошибок

Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвалась, намокла), необходимо оформить дубликат. Для этого издается специальный приказ, а на титульном листе новой трудовой книжки делается пометка «Дубликат». ??

Типичные ошибки, которых следует избегать:

Помните, что качество ведения трудовых книжек напрямую влияет на защищенность прав как работника, так и работодателя. Скрупулезное соблюдение установленных правил позволяет избежать множества проблем в будущем. ??

Правильное ведение трудовых книжек — это не просто соблюдение формальностей, а важный элемент защиты трудовых прав граждан и юридической безопасности организации. Даже небольшая ошибка или неточность может обернуться серьезными проблемами при оформлении пенсии, подтверждении стажа или при трудовых спорах. Строго следуя представленным инструкциям и регулярно обновляя свои знания, HR-специалисты обеспечивают надежный документооборот и способствуют формированию позитивной репутации компании как ответственного работодателя.