Порядок заключения трудового договора: пошаговая инструкция по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-специалисты
• Юристы, работающие в области трудового права

• Люди, заинтересованные в трудоустройстве и оформлении трудовых договоров

  Подписание трудового договора — юридическая основа отношений между работодателем и сотрудником, определяющая судьбу обеих сторон на долгие годы. Ошибки при его заключении могут стоить компании до 100 000 рублей штрафа или привести к затяжным судебным разбирательствам. По статистике Роструда, каждый третий работодатель допускает нарушения при оформлении трудовых отношений, часто из-за незнания базовых требований закона. Разберем пошагово, как грамотно заключить трудовой договор в 2025 году и избежать типичных ловушек. ????

Освоить все тонкости кадрового делопроизводства и стать востребованным HR-специалистом поможет Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. За 6 месяцев вы изучите трудовое законодательство, научитесь безошибочно оформлять документы и эффективно управлять персоналом. Программа включает практические кейсы по составлению трудовых договоров с учетом последних изменений в ТК РФ. Начните карьеру в HR с фундаментальных знаний!

Что такое трудовой договор и когда он необходим

Трудовой договор — это письменное соглашение между работодателем и работником, определяющее права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений. Документ регламентируется главой 10 Трудового кодекса РФ и является обязательным при любом официальном трудоустройстве. ??

Трудовой договор необходимо заключать в следующих случаях:

• При приеме на постоянную работу
• При временном трудоустройстве (срочный договор)
• При удаленной/дистанционной работе
• При работе по совместительству
• При приеме на работу несовершеннолетних (с учетом дополнительных гарантий)

Принципиально важно различать трудовой договор и гражданско-правовой договор (ГПД). Их ключевые отличия представлены в таблице:

Анна Соколова, HR-директор:

Однажды к нам обратился владелец небольшого кафе, который два года оформлял сотрудников по гражданско-правовым договорам, считая, что так выгоднее. После проверки трудовой инспекции ему пришлось выплатить штраф в размере 80 000 рублей и переоформить всех работников по трудовым договорам. Фактически отношения с персоналом имели все признаки трудовых: постоянный характер работы, подчинение графику, выполнение должностных обязанностей, а не конкретного результата. Важно помнить: подмена трудовых отношений гражданско-правовыми — частое нарушение, которое инспекторы выявляют в первую очередь.

Заключение трудового договора является обязательным независимо от формы собственности организации, количества сотрудников и режима налогообложения. Даже если компания состоит из директора и одного работника, трудовой договор должен быть заключен.

Подготовительный этап: документы для заключения ТД

Перед заключением трудового договора необходимо собрать и подготовить комплект документов, подтверждающих личность, квалификацию и другие данные соискателя. Этот этап критически важен для соблюдения требований трудового законодательства. ??

Согласно статье 65 ТК РФ, при трудоустройстве работник обязан предоставить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР)
• СНИЛС (или документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Документ об образовании/квалификации (при необходимости)
• Справку о наличии/отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинскую книжку или медицинское заключение (если требуется)

Важно: работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами.

Михаил Петров, юрист по трудовому праву:

В моей практике был случай, когда индивидуальный предприниматель требовал от всех соискателей предоставить рекомендательные письма с предыдущих мест работы, ИНН и характеристику от участкового. После отказа в трудоустройстве кандидата, который не предоставил эти документы, последовало обращение в трудовую инспекцию. Предприниматель получил предписание и был оштрафован на 5000 рублей. Запомните золотое правило: требовать можно только те документы, которые прямо перечислены в законе или обусловлены спецификой работы. Все остальное — по желанию кандидата.

Перед подписанием трудового договора работодатель также должен подготовить:

• Должностную инструкцию (если предусмотрена)
• Проект трудового договора
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а)
• Личную карточку работника (форма Т-2)
• Правила внутреннего трудового распорядка для ознакомления

Для иностранных граждан перечень документов расширяется и зависит от режима пребывания на территории РФ:

Порядок заключения трудового договора по ТК РФ

Процедура заключения трудового договора состоит из последовательных шагов, каждый из которых имеет юридическое значение. Нарушение порядка может привести к признанию договора недействительным или к административной ответственности работодателя. ??

Шаг 1: Проверка документов соискателя

• Удостоверьтесь в действительности и подлинности всех предоставленных документов
• Проверьте сроки действия (например, медицинского заключения)
• Сделайте копии для личного дела работника

Шаг 2: Медицинский осмотр (при необходимости)

• Для работников отдельных профессий (здравоохранение, образование, пищевая промышленность)
• Для лиц до 18 лет (обязательно)
• При работе во вредных или опасных условиях труда

Шаг 3: Составление и согласование условий трудового договора

• Определите существенные условия (должность, оплата труда, место работы)
• Обсудите дополнительные условия (испытательный срок, график работы)
• Подготовьте проект договора для ознакомления

Шаг 4: Ознакомление работника с локальными нормативными актами

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Должностная инструкция
• Положение о коммерческой тайне (если применимо)
• Инструкции по охране труда

Шаг 5: Подписание трудового договора

• Договор составляется в двух экземплярах
• Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами
• Один экземпляр передается работнику (с отметкой о получении на экземпляре работодателя)

Шаг 6: Издание приказа о приеме на работу

• Приказ оформляется на основании заключенного трудового договора
• Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение 3 рабочих дней

Шаг 7: Оформление кадровых документов

• Внесение записи в трудовую книжку (если ведется)
• Заполнение личной карточки работника (форма Т-2)
• Включение в табель учета рабочего времени

Не уверены, что HR — ваше призвание? Возможно, ваши таланты лежат в другой сфере! Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, какая профессия подойдет именно вам. Бесплатный тест оценит ваши навыки, предпочтения и личностные качества, предложив оптимальные карьерные траектории. Результаты теста помогут определить, стоит ли вам развиваться в HR или ваше призвание в другой области.

Сроки оформления трудовых отношений строго регламентированы ТК РФ:

• Трудовой договор должен быть подписан не позднее первого дня работы
• Приказ о приеме издается в течение 3 рабочих дней с момента фактического начала работы
• Запись в трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней со дня приема
• Сведения о трудоустройстве подаются в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа

Обязательные и дополнительные условия трудового договора

Содержание трудового договора должно соответствовать требованиям статьи 57 ТК РФ, включая обязательные и дополнительные условия. Отсутствие существенных условий может стать основанием для признания договора незаключенным. ??

Обязательные условия трудового договора:

• Место работы (с указанием структурного подразделения)
• Трудовая функция (должность, специальность, профессия)
• Дата начала работы (и срок действия для срочных договоров)
• Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка, премии, надбавки)
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Условия труда на рабочем месте (класс вредности)
• Характер работы (подвижной, разъездной, в пути)
• Условия, определяющие характер работы (при наличии)
• Условие об обязательном социальном страховании

Дополнительные условия, которые могут включаться в трудовой договор:

• Испытательный срок (не более 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев)
• Неразглашение коммерческой или служебной тайны
• Обязанность отработать после обучения (если обучение оплачивал работодатель)
• Дополнительное страхование работника
• Улучшение социально-бытовых условий
• Уточнение прав и обязанностей сторон

Важно отметить различия в оформлении стандартного и специальных видов трудовых договоров:

При составлении трудового договора рекомендуется использовать отраслевые шаблоны и образцы, адаптируя их под конкретную ситуацию. Формулировки должны быть четкими, однозначными и соответствовать актуальному трудовому законодательству.

Типичные ошибки при оформлении трудовых отношений

Даже опытные специалисты по кадрам допускают ошибки при заключении трудовых договоров. Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и способы их избежать. ??

Ошибка 1: Отсутствие письменного договора

• Фактический допуск к работе без оформления документов
• Устная договоренность о трудоустройстве
• Откладывание подписания договора «на потом» Последствия: штраф до 100 000 рублей для организации, признание фактических трудовых отношений через суд.

Ошибка 2: Неправильное определение вида договора

• Подмена трудового договора гражданско-правовым
• Необоснованное заключение срочного договора
• Заключение договора подряда при наличии признаков трудовых отношений Последствия: переквалификация отношений, доначисление налогов и взносов, штрафы.

Ошибка 3: Неполный перечень обязательных условий

• Отсутствие конкретного размера оплаты труда
• Неуказание режима рабочего времени
• Неопределенная трудовая функция Последствия: признание условий недействительными, применение общих норм ТК РФ, споры с работником.

Ошибка 4: Включение незаконных условий

• Штрафные санкции для работника
• Запрет на увольнение по собственному желанию
• Возложение полной материальной ответственности вне случаев, предусмотренных ТК РФ
• Обязанность сотрудника компенсировать затраты на обучение без договора об обучении Последствия: признание условий недействительными, административная ответственность.

Ошибка 5: Нарушение процедуры оформления

• Отсутствие второго экземпляра договора у работника
• Неознакомление с локальными нормативными актами
• Несвоевременное издание приказа о приеме на работу
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом Последствия: затруднения при доказывании условий договора, административная ответственность.

Ошибка 6: Нарушение запретов и ограничений при трудоустройстве

• Прием бывшего госслужащего без уведомления бывшего работодателя
• Установление испытательного срока для беременных женщин и других защищенных категорий
• Требование избыточных документов при трудоустройстве Последствия: штрафы, предписания об устранении нарушений, возможные судебные иски.

Чтобы избежать ошибок при заключении трудового договора:

• Используйте актуальные типовые формы, адаптированные под специфику вашей организации
• Регулярно обновляйте знания трудового законодательства
• Проводите внутренний аудит кадровых документов
• Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций
• Сверяйте договоры с актуальными профстандартами и тарифно-квалификационными справочниками

Грамотное оформление трудовых отношений — фундамент стабильного функционирования любой организации. Каждый шаг от проверки документов до подписания договора имеет юридическое значение и влияет на будущие взаимоотношения с сотрудником. Соблюдение описанной пошаговой инструкции позволит выстроить прозрачные и законные трудовые отношения, минимизировать риски штрафов и споров. Помните: время, потраченное на корректное оформление документов сегодня, сэкономит значительные ресурсы компании завтра, а работнику обеспечит гарантии соблюдения его трудовых прав.