Полный список документов для трудоустройства на работу: что взять

Для кого эта статья:

• Соискатели, планирующие трудоустройство в 2025 году
• Лица, желающие улучшить свои знания о процессе подготовки документов для трудоустройства

• Специалисты по кадровому обеспечению и HR-менеджеры

  Правильно подготовленный комплект документов — ключевой фактор успешного трудоустройства. Отсутствие даже одной справки способно затянуть процесс оформления на недели! По статистике 2025 года, 32% кандидатов теряют перспективные вакансии именно из-за неполного пакета документов. Особенно это критично при работе с крупными компаниями и госструктурами, где бюрократические процедуры строго регламентированы. Давайте разберемся, какие документы обязательно нужно иметь при себе, а какие могут понадобиться в зависимости от специфики работодателя. 📝

Хотите быть во всеоружии при трудоустройстве и уверенно проходить все этапы оформления? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваш инсайдерский взгляд на процесс найма. Вы узнаете не только о необходимых документах, но и о том, как HR-специалисты оценивают кандидатов, что ищут в резюме и на что обращают внимание при проверке документов. Понимание процесса "с другой стороны стола" даст вам неоспоримое преимущество!

Обязательные документы при трудоустройстве на работу

Базовый пакет документов — то, без чего официальное трудоустройство в России невозможно в принципе. Эти документы регламентированы Трудовым кодексом и являются обязательными для всех категорий работников.

Согласно статье 65 ТК РФ (с учетом последних изменений на 2025 год), при заключении трудового договора вы обязаны предоставить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность — основной документ, без которого трудоустройство невозможно. Удостоверение личности должно быть действующим, без истекшего срока действия.
• Трудовая книжка — если это не первое место работы. С 2021 года возможно ведение электронной трудовой книжки, но многие работодатели по-прежнему требуют бумажный вариант.
• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счета, необходимый для пенсионных отчислений.
• Документы воинского учета — для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву (военный билет или приписное свидетельство).
• Документ об образовании — диплом, аттестат или иной документ о полученном образовании. Для некоторых должностей может потребоваться подтверждение квалификации.
• ИНН — хотя формально не входит в обязательный перечень по ТК РФ, большинство работодателей требуют его предоставить.

Для определенных категорий работников обязательными также являются:

Елена Викторовна, HR-директор

Ко мне однажды пришел кандидат на позицию финансового аналитика — молодой человек с блестящим резюме и превосходным собеседованием. Мы были готовы немедленно оформить его, но выяснилось, что он забыл принести оригинал диплома, имея при себе только ксерокопию. Согласно нашим правилам, мы не могли завершить процедуру трудоустройства. Пока кандидат ездил домой за дипломом (а жил он в пригороде), директор финансового отдела, которому срочно требовался сотрудник, встретил другого кандидата и взял его. Таким образом, из-за одного недостающего документа человек потерял перспективную позицию. Такие ситуации, к сожалению, случаются регулярно.

Отдельно стоит упомянуть о медицинской книжке. Она обязательна для работников определенных сфер:

• Пищевая промышленность и общественное питание
• Образовательные и детские учреждения
• Медицинские организации
• Коммунальное и бытовое обслуживание
• Торговля продовольственными товарами

Важный момент: если вы уже работали ранее, но потеряли трудовую книжку, необходимо получить дубликат. Для этого придется обратиться к последнему работодателю с соответствующим заявлением. Процедура может занять до 15 дней, поэтому лучше позаботиться об этом заранее. 🕒

Дополнительные документы для успешного трудоустройства

Помимо обязательного перечня, существует ряд документов, которые хотя и не являются требованием законодательства, но могут значительно повысить ваши шансы на трудоустройство или ускорить процесс оформления.

• Резюме и портфолио — профессионально составленное резюме с актуальными данными и портфолио с примерами работ особенно ценятся в творческих и технических профессиях.
• Рекомендательные письма — письменные рекомендации от бывших руководителей или коллег, подтверждающие ваши профессиональные навыки и личные качества.
• Сертификаты о дополнительном образовании — документы, подтверждающие прохождение курсов повышения квалификации, тренингов, семинаров.
• Медицинская справка по форме 086/у — даже если работодатель не требует медкнижку, эта справка может понадобиться для подтверждения вашей пригодности к определенному виду работы.
• Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы — полезна при обсуждении уровня заработной платы и для оформления кредитов через нового работодателя.
• Заверенные копии трудовой книжки — могут пригодиться, если оригинал трудовой книжки находится у текущего работодателя.

Не уверены, какая профессия подходит именно вам? Стоите на распутье карьерных дорог? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и профессиональные наклонности. Результаты теста укажут на сферы, в которых вы сможете максимально реализовать свой потенциал. Знание своих сильных сторон — залог успешного выбора карьерного пути и эффективного трудоустройства!

Для некоторых специфических профессий могут понадобиться:

• Водительское удостоверение — для работников, связанных с управлением транспортными средствами (даже если вождение не является основной функцией).
• Лицензии и допуски — для работы с опасными материалами, оружием или в особых условиях.
• Заграничный паспорт — для должностей, предполагающих командировки за рубеж.
• Подтверждение уровня владения иностранными языками — сертификаты международного образца (TOEFL, IELTS, Cambridge, DELF и др.).

С развитием цифровых технологий многие работодатели приветствуют электронные версии документов на предварительных этапах. Однако для окончательного оформления трудовых отношений потребуются оригиналы или заверенные копии. 📋

Отдельного внимания заслуживает вопрос о фотографиях. Хотя законодательство не обязывает предоставлять фотографии при трудоустройстве (кроме оформления служебных удостоверений), многие кадровые службы просят предоставить несколько фотографий формата 3×4 см для внутреннего учета.

В 2025 году многие работодатели при трудоустройстве требуют также согласие на обработку персональных данных. Этот документ обычно предоставляется самой компанией, вам необходимо лишь внимательно его изучить и подписать.

Особенности сбора документов для разных типов организаций

Требования к комплекту документов существенно варьируются в зависимости от типа организации. Государственные структуры, международные компании и небольшие частные фирмы имеют свои особенности документооборота, которые важно учитывать при подготовке к трудоустройству в 2025 году.

При трудоустройстве в государственные организации будьте готовы к тому, что процесс сбора и проверки документов может занять несколько недель. Помимо стандартного пакета, вам потребуется заполнить подробную анкету с информацией о предыдущих местах работы, образовании, военной службе. Для некоторых должностей может понадобиться справка из налоговой об отсутствии задолженности и декларация о доходах и имуществе.

Для работы в финансовом секторе (банки, страховые компании, инвестиционные фонды) обычно требуется подтверждение отсутствия судимости, а иногда — справки об отсутствии административных правонарушений. Многие банки запрашивают кредитную историю потенциальных сотрудников.

Образовательные учреждения обязательно потребуют справку об отсутствии судимости и медицинскую книжку с результатами обследований, включая тест на COVID-19 (это требование появилось после пандемии и сохраняется в 2025 году).

В международных компаниях все документы должны быть переведены на английский язык, некоторые из них — с нотариальным заверением перевода. Часто требуется заполнение комплаенс-форм о потенциальном конфликте интересов.

Для работы в силовых структурах и службах безопасности список необходимых документов наиболее обширен. Помимо стандартного перечня, потребуются характеристики с предыдущих мест работы, сведения о родственниках, проживающих за границей, справки об отсутствии психиатрических и наркологических заболеваний.

В IT-сфере и креативных индустриях больший акцент делается на портфолио и результатах тестовых заданий, чем на формальных документах. Однако базовый пакет документов также необходим.

Михаил Сергеевич, консультант по трудоустройству

Однажды ко мне обратилась клиентка, которая пыталась устроиться в крупную нефтяную компанию. Девушка успешно прошла три этапа собеседований, но столкнулась с неожиданным препятствием — для окончательного оформления ей потребовалось предоставить не только стандартный пакет документов, но и заверенные копии всех предыдущих трудовых договоров за последние 10 лет. Некоторые компании уже не существовали, что создало серьезные проблемы. Мы решили вопрос через запросы в архивы и пенсионный фонд, но процесс занял почти месяц. Урок: всегда храните копии всех трудовых документов, особенно если планируете работать в крупных корпорациях или отраслях с повышенными требованиями к безопасности.

Правила оформления и подачи документов работодателю

Правильная подготовка и подача документов работодателю — важный этап, отражающий вашу организованность и внимание к деталям. Это первое впечатление, которое вы производите на будущего работодателя еще до начала работы.

Основные правила оформления документов в 2025 году:

• Актуальность — все документы должны иметь актуальные сроки действия. Просроченный паспорт или медицинская справка могут стать причиной отказа.
• Целостность — документы не должны иметь повреждений, затрудняющих прочтение информации (порванные страницы, размытые печати).
• Читаемость — все копии должны быть четкими, с хорошо различимыми печатями и подписями.
• Соответствие оригиналам — если вы предоставляете копии, они должны точно соответствовать оригиналам.
• Правильное заверение — копии некоторых документов требуют нотариального заверения или заверения у предыдущего работодателя (например, трудовой книжки).

При подаче документов рекомендуется следовать определенному порядку:

1. Предварительное уточнение — до визита к потенциальному работодателю уточните полный перечень необходимых документов. Это можно сделать по телефону или электронной почте.
2. Систематизация — сложите документы в логическом порядке, можно использовать папку с файлами для лучшей организации.
3. Подготовка копий — сделайте копии всех документов заранее. Многие работодатели оставляют у себя именно копии, возвращая оригиналы.
4. Своевременность — сдавайте документы в назначенный срок. Опоздание может создать впечатление о вашей необязательности.
5. Полнота комплекта — убедитесь, что у вас есть все необходимые документы. Неполный пакет может затянуть процесс трудоустройства.

Особое внимание следует уделить электронному формату документов. В 2025 году многие компании