Полный перечень документов для официального трудоустройства в России

Для кого эта статья:

• Соискатели, впервые устраивающиеся на работу или возвращающиеся на рынок труда после перерыва
• Иностранные граждане, планирующие трудоустройство в России

• HR-специалисты и работодатели, занимающиеся оформлением трудовых договоров и документов сотрудников

  Правильно подготовленный пакет документов — ваш пропуск в мир официального трудоустройства. Многие соискатели сталкиваются с отказами или задержками оформления из-за некомплектности документов, особенно если это первое рабочее место или возвращение на рынок труда после длительного перерыва. Иностранцам же этот процесс может показаться настоящим лабиринтом бюрократии. Давайте разберемся, что потребуется в 2025 году для беспроблемного старта в новой компании. ??

Хотите уверенно вести процесс трудоустройства от А до Я? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это глубокое погружение в кадровое делопроизводство, трудовое законодательство и практические аспекты оформления сотрудников. Выпускники курса безошибочно определяют необходимый пакет документов для любой категории работников и знают все нюансы официального трудоустройства в России. Станьте экспертом в HR и избавьтесь от стресса при работе с документами!

Базовые документы для официального трудоустройства в России

Трудовой кодекс РФ строго регламентирует список документов, без которых официальное трудоустройство невозможно. В 2025 году этот перечень включает как традиционные документы, так и некоторые новые требования, связанные с цифровизацией кадрового делопроизводства.

Независимо от сферы деятельности и должности, каждый соискатель должен предоставить работодателю следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность — главный документ гражданина, без которого невозможно оформление трудовых отношений.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) — необходим для персонифицированного учёта в системе пенсионного страхования. С 2025 года принимается как в бумажном, так и в электронном формате.
• Документ об образовании и квалификации — диплом, аттестат или свидетельство о получении профессии, если должность требует специальных знаний.
• Документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу.

С 2020 года трудовая книжка стала необязательным физическим документом для тех, кто впервые трудоустраивается. Однако работники со стажем могут выбрать между бумажной и электронной формой учёта трудовой деятельности.

Елена Кравцова, HR-директор

Однажды к нам пришла выпускница вуза Анна, которая была уверена, что для трудоустройства достаточно только паспорта и диплома. На собеседовании она блестяще себя показала, и мы были готовы принять её на следующий день. Однако при оформлении выяснилось, что у Анны нет СНИЛС — она никогда не работала официально и не знала о его необходимости.

Мы не могли оформить трудовой договор без этого документа, а процесс получения СНИЛС занимал время. Анна была в панике — она уже уволилась с предыдущей подработки и рассчитывала на немедленное трудоустройство. К счастью, мы нашли решение: помогли ей срочно подать заявление на получение СНИЛС через портал Госуслуг, и временно оформили её на стажировку с компенсацией, пока документ находился в процессе оформления. Через 5 дней она получила СНИЛС и была официально трудоустроена.

Этот случай стал для нас поводом включить в карьерный раздел корпоративного сайта подробную информацию о необходимых для трудоустройства документах, чтобы другие кандидаты не сталкивались с подобными проблемами.

Дополнительно в 2025 году требуется предоставить:

Помните, что отсутствие какого-либо из обязательных документов может стать причиной отказа в трудоустройстве или затянуть процесс оформления. Особенно это касается специализированных должностей, где требуются дополнительные сертификаты и разрешения. ??

Особенности оформления документов для иностранных граждан

Трудоустройство иностранных граждан в России имеет существенные отличия от процедуры для россиян. В 2025 году требования к документам иностранцев зависят от их правового статуса в РФ и страны происхождения.

Базовые документы, необходимые всем иностранным гражданам:

• Паспорт иностранного гражданина (с нотариально заверенным переводом на русский язык)
• Миграционная карта (кроме граждан стран ЕАЭС)
• Регистрация по месту пребывания (уведомление о постановке на миграционный учёт)
• Полис ДМС (добровольного медицинского страхования), действующий на территории РФ
• Документ об образовании и квалификации (с нотариально заверенным переводом и, при необходимости, свидетельством о признании иностранного образования)

В зависимости от статуса иностранного гражданина, требуются дополнительные документы:

С 2023 года в России действует новый порядок миграционного учёта через Единую цифровую платформу "Работа в России". Работодатели обязаны регистрировать всех иностранных работников в этой системе, что требует от соискателя предоставления электронной почты и контактного номера телефона для получения уведомлений.

Марина Соколова, специалист по миграционному праву

В 2024 году я консультировала IT-компанию по вопросу найма специалиста из Индии. Компания была уверена, что у них есть все необходимые документы для оформления разрешения на работу: диплом с отличием из престижного технического университета, резюме с внушительным опытом и даже рекомендации от предыдущих работодателей.

Однако при подаче документов в МВД выяснилось, что диплом не прошёл процедуру признания в России, что обязательно для большинства иностранных документов об образовании. Процесс признания занимает до 45 рабочих дней, а компания планировала запустить проект через месяц.

Мы нашли решение: оформили специалиста как высококвалифицированного (ВКС) на основании его подтверждённого опыта работы и заработной платы выше пороговой для ВКС (2 млн рублей в год). Для ВКС не требуется признание иностранного образования, что позволило ускорить процесс. Параллельно мы запустили процедуру признания диплома через Главэкспертцентр.

Этот случай показывает, как важно заранее узнать все нюансы оформления документов для иностранцев и начинать процесс подготовки задолго до планируемого трудоустройства.

Важный момент: с 2024 года все иностранные граждане, планирующие работать в России более 90 дней, обязаны пройти дактилоскопическую регистрацию и медицинское освидетельствование, включая анализы на наркотики и инфекционные заболевания. Эти процедуры необходимо пройти в течение 30 дней после въезда в РФ. ??

Дополнительные документы для отдельных категорий работников

Некоторые профессии и сферы деятельности требуют предоставления специфических документов, подтверждающих право на осуществление определённого вида работ. Отсутствие этих документов делает трудоустройство невозможным, а их игнорирование может привести к серьёзным административным и даже уголовным последствиям для работодателя.

Рассмотрим основные категории работников, для которых требуются дополнительные документы:

• Педагогические работники — справка об отсутствии судимости, психиатрическое освидетельствование, медицинская книжка
• Медицинские работники — сертификат специалиста или свидетельство об аккредитации, медицинская книжка, справка об отсутствии судимости (для работы с несовершеннолетними)
• Водители — водительское удостоверение соответствующей категории, медицинская справка, карта тахографа (для междугородних перевозок)
• Работники пищевой промышленности и общепита — медицинская книжка с результатами обязательных обследований
• Работники с вредными условиями труда — заключение предварительного медицинского осмотра
• Специалисты по охране труда — удостоверение о проверке знаний требований охраны труда
• Работники частных охранных предприятий — удостоверение частного охранника, разрешение на хранение и ношение оружия (при необходимости)

Особые требования предъявляются к лицам, работающим с детьми. С 2025 года расширен перечень преступлений, наличие судимости за которые является абсолютным препятствием для работы в образовательных, медицинских организациях, организациях отдыха и оздоровления детей. В этот список входят не только преступления против половой неприкосновенности, но и ряд тяжких преступлений против личности, а также преступления, связанные с незаконным оборотом наркотиков.

Хотите раз и навсегда определиться с подходящей сферой работы и избежать необходимости переучиваться для смены профессии? Тест на профориентацию от Skypro поможет выявить ваши скрытые таланты и предпочтения, определить оптимальные карьерные траектории и сферы, где будут востребованы ваши сильные стороны. Узнайте, какие документы потребуются именно для вашей идеальной профессии, и готовьтесь к трудоустройству целенаправленно!

Для некоторых высокорегулируемых профессий требуются специфические документы:

• Аудиторы — квалификационный аттестат аудитора
• Адвокаты — удостоверение адвоката
• Нотариусы — лицензия на право нотариальной деятельности
• Пилоты — свидетельство пилота, медицинское заключение, лётная книжка
• Моряки — удостоверение личности моряка, мореходная книжка
• Работники атомной промышленности — разрешение на право ведения работ в области использования атомной энергии

С 2024 года для ряда профессий введено обязательное независимое подтверждение квалификации в специализированных центрах оценки квалификаций. Это касается некоторых строительных специальностей, бухгалтеров, специалистов по охране труда и ряда других профессий. ??

Порядок предоставления документов работодателю

Процесс предоставления документов при трудоустройстве имеет чёткую последовательность, соблюдение которой позволит избежать задержек и недоразумений. В 2025 году этот процесс включает как традиционные этапы, так и элементы цифрового взаимодействия.

Стандартный алгоритм предоставления документов:

1. Предварительное информирование — на этапе финального собеседования HR-специалист обычно информирует кандидата о перечне необходимых документов.
2. Подготовка пакета документов — соискатель собирает все требуемые документы, проверяя их действительность и актуальность.
3. Предоставление оригиналов — в назначенную дату кандидат приносит оригиналы всех документов.
4. Проверка документов HR-специалистом — проверяется комплектность и подлинность предоставленных документов.
5. Снятие копий — работодатель снимает копии с оригиналов для формирования личного дела.
6. Возврат оригиналов — оригиналы документов возвращаются соискателю (кроме трудовой книжки при выборе бумажного варианта и заявления о приёме на работу).
7. Оформление трудового договора — на основании предоставленных документов готовится трудовой договор.
8. Ознакомление с локальными нормативными актами — соискатель знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами организации.
9. Подписание трудового договора — после проверки всех документов подписывается трудовой договор.
10. Издание приказа о приёме на работу — на основании подписанного трудового договора издаётся приказ.

С 2023 года многие работодатели предлагают электронное предоставление некоторых документов через защищённые порталы или специализированные HR-системы. Это касается документов, имеющих электронные аналоги: СНИЛС, ИНН, сведения о трудовой деятельности. Однако даже при электронном предоставлении на финальном этапе оформления необходимо предъявить оригиналы для сверки.

Важные рекомендации по предоставлению документов:

• Уточните формат предоставления документов (электронный/бумажный) заранее
• Составьте чек-лист документов и проверьте их наличие до визита к работодателю
• Проверьте сроки действия документов (медицинские справки, разрешительные документы)
• Подготовьте копии основных документов заранее, чтобы ускорить процесс
• Храните оригиналы в отдельной папке для защиты от повреждений
• Уточните, нужны ли нотариально заверенные копии определённых документов

При приёме на удалённую работу возможно дистанционное предоставление документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). С 2023 года этот процесс регламентирован главой 49.1 Трудового кодекса РФ. ??

Проверка подлинности документов при трудоустройстве

Проверка подлинности документов — важный этап трудоустройства, защищающий работодателя от найма неквалифицированных сотрудников и потенциальных правовых рисков. В 2025 году эта процедура включает как традиционные методы, так и цифровые инструменты верификации.

Работодатели обязаны проверять подлинность следующих документов:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Документы об образовании и квалификации
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности
• Разрешительные документы для иностранных граждан
• Специальные разрешения и лицензии для отдельных категорий работников

Методы проверки документов, применяемые работодателями:

С 2022 года все образовательные документы, выданные после 2000 года, должны быть внесены в ФРДО. Это позволяет работодателям быстро проверить подлинность диплома или аттестата через официальный портал.

Обнаружение поддельных документов имеет серьёзные последствия:

• Для соискателя — отказ в трудоустройстве, а в некоторых случаях — уголовная ответственность по статье 327 УК РФ (подделка документов)
• Для работодателя, не выполнившего проверку — административная ответственность, особенно при найме иностранных граждан или работников на должности с квалификационными требованиями

Рекомендации для соискателей:

• Предоставляйте только подлинные документы — риск использования поддельных документов не стоит потенциальных последствий
• При утере оригиналов своевременно получайте дубликаты через официальные каналы
• Проверяйте правильность данных в ваших документах до предоставления работодателю
• Храните электронные копии важных документов в защищённом облачном хранилище

Важно помнить, что современные технологии делают обнаружение поддельных документов всё более эффективным, а межведомственное электронное взаимодействие позволяет быстро получить подтверждение подлинности большинства официальных документов. ???

Корректное оформление трудовых отношений — это фундамент вашей карьеры и социальной защищённости. Подготовка полного пакета документов не только ускоряет процесс трудоустройства, но и защищает ваши права как работника. Помните, что требования к документам регулярно обновляются, поэтому стоит проверять актуальную информацию перед каждым новым трудоустройством. Инвестируйте время в правильную подготовку документов сейчас, чтобы избежать проблем и отказов в будущем.