Отгул или отпуск без сохранения зарплаты: ключевые отличия

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Работники, интересующиеся своими правами на отпуск и отгулы

• Руководители и менеджеры, принимающие решения о трудовых отношениях сотрудников

  Каждый работник сталкивается с ситуациями, когда необходимо покинуть рабочее место на короткий или длительный срок. Для решения личных вопросов, отдыха или решения неотложных проблем существует два основных варианта официального отсутствия — взять отгул или оформить отпуск без сохранения заработной платы. Хотя на первый взгляд эти понятия кажутся схожими, между ними существуют значительные юридические, процедурные и практические различия, которые могут существенно повлиять на положение сотрудника, его финансовое состояние и стаж. 📝

Знание тонкостей кадровой документации и правильного оформления отгулов и отпусков — важнейшая компетенция современного HR-специалиста. Если вы хотите уверенно решать эти и многие другие вопросы трудового права, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам необходимую экспертность. За 8 месяцев вы освоите не только законодательную базу, но и научитесь эффективно управлять персоналом в различных ситуациях, включая оформление всех типов отпусков и отсутствий сотрудников.

Отгул и отпуск без сохранения зарплаты: базовые понятия

Начнем с определений, поскольку точное понимание терминологии — фундамент для правильных кадровых решений. Интересно, что термин «отгул» не встречается в Трудовом кодексе РФ, хотя активно используется как в профессиональной среде, так и в повседневной речи.

Отгул — это выходной день (или несколько дней), предоставляемый работнику в качестве компенсации за переработку, работу в выходные или праздничные дни. По сути, это форма компенсации уже отработанного времени. Ключевая характеристика отгула — сохранение заработной платы, поскольку фактически работник уже выполнил свои трудовые обязанности.

Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «административным отпуском») — официально оформленный период освобождения от работы по личным обстоятельствам работника, во время которого за ним сохраняется рабочее место, но не выплачивается заработная плата. Этот вид отпуска регулируется статьей 128 ТК РФ.

Рассмотрим ключевые различия между этими понятиями: 🔍

Елена Петрова, HR-директор

В 2023 году я консультировала компанию среднего бизнеса, где возникла напряженная ситуация с сотрудником. Инженер Сергей работал все новогодние праздники, устраняя аварийную ситуацию. По возвращении к обычному графику он запросил неделю отдыха, назвав это «отгулом». Руководитель отказал, аргументируя тем, что работа в праздники уже оплачена в двойном размере. Сергей обратился в трудовую инспекцию.

При разборе ситуации выяснилось, что руководитель был не прав. Согласно статье 153 ТК РФ, работник имеет право выбрать компенсацию за работу в выходные или праздники: либо повышенная оплата, либо дополнительный день отдыха. Причем если выбран день отдыха, то работа в выходной оплачивается в одинарном размере. Сергею полагалось либо двойная оплата (что было сделано), либо одинарная оплата плюс день отдыха за каждый отработанный праздничный день. После моей консультации компания предоставила Сергею запрошенную неделю отдыха, что предотвратило дальнейший конфликт и возможные санкции со стороны трудовой инспекции.

Правовое регулирование временного отсутствия на работе

Для полного понимания различий между отгулом и отпуском без сохранения заработной платы необходимо обратиться к правовым источникам, регламентирующим эти понятия. 📚

Хотя термин «отгул» отсутствует в ТК РФ, существуют несколько статей, которые регулируют случаи предоставления дополнительного времени отдыха:

• Ст. 153 ТК РФ — компенсация за работу в выходные и праздничные дни;
• Ст. 152 ТК РФ — компенсация за сверхурочную работу;
• Ст. 119 ТК РФ — дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день;
• Ст. 95 ТК РФ — сокращение рабочего дня накануне праздников;
• Ст. 186 ТК РФ — дополнительные выходные для доноров.

Отпуск без сохранения заработной платы регулируется преимущественно статьей 128 ТК РФ, которая определяет условия предоставления такого отпуска. Согласно данной статье, работодатель может (но не обязан) предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы по его письменному заявлению.

Однако существуют категории работников и ситуации, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск:

• Участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• Работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году;
• Родителям и супругам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей — до 14 календарных дней в году;
• Работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• Работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.

С 2023 года также появились дополнительные основания для обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы:

• Мужу в период нахождения его жены в родильном доме — до 7 календарных дней;
• Родителю (опекуну, попечителю), воспитывающему ребенка-инвалида — до 14 календарных дней;
• Работнику, являющемуся добровольцем (волонтером) — до 10 календарных дней.

Важно отметить, что правовое регулирование обоих типов отсутствия на работе отражает их фундаментальное различие: отгул — это право работника получить компенсацию за уже выполненную работу, тогда как отпуск без сохранения заработной платы — это возможность решения личных вопросов, предоставляемая работодателем. 🧐

Процедура оформления: от заявления до приказа

Процедуры оформления отгула и отпуска без сохранения заработной платы схожи в общих чертах, но имеют принципиальные отличия. Рассмотрим подробно каждый этап для обоих вариантов. ✍️

Для оформления отгула последовательность действий такова:

1. Работник подает заявление с указанием конкретных дат и основания (например, переработка или работа в выходной).
2. Руководитель проверяет обоснованность запроса и визирует заявление.
3. Кадровая служба готовит приказ о предоставлении дополнительного выходного дня (дней).
4. Работник знакомится с приказом под подпись.
5. В табеле учета рабочего времени дни отгула отмечаются соответствующим кодом.

Для оформления отпуска без сохранения заработной платы:

1. Работник составляет заявление с указанием причины и периода запрашиваемого отпуска.
2. При необходимости к заявлению прилагаются подтверждающие документы (например, свидетельство о рождении ребенка).
3. Руководитель рассматривает заявление и принимает решение (обязан удовлетворить в случаях, предусмотренных ст. 128 ТК РФ).
4. На основании согласованного заявления издается приказ по форме Т-6 или Т-6а.
5. Работник знакомится с приказом под подпись.
6. Кадровая служба вносит соответствующие отметки в личную карточку работника и табель.

Михаил Соколов, начальник отдела кадров

В моей практике был случай, когда небольшая производственная компания столкнулась с серьезными проблемами из-за неправильного оформления документов. Сотрудник Алексей, уходя в отпуск без сохранения заработной платы на три недели для решения семейных вопросов, оформил лишь устную договоренность с директором. Никаких заявлений и приказов оформлено не было.

Через полгода при проверке трудовой инспекции это нарушение всплыло, и компания получила штраф. Более того, у Алексея возникли проблемы с подсчетом страхового стажа при оформлении больничного, так как неправильно оформленный отпуск без сохранения зарплаты был учтен неверно. Пришлось восстанавливать документы задним числом и вносить корректировки в отчетность.

После этого случая мы внедрили чек-листы по оформлению всех видов отсутствия на работе и проводим регулярные тренинги для руководителей подразделений. За последние два года подобных инцидентов больше не было.

Влияние на стаж и другие социальные гарантии

Одним из ключевых отличий между отгулом и отпуском без сохранения заработной платы является их влияние на различные виды стажа и социальные гарантии. Эти различия могут оказаться критически важными для сотрудников, особенно в долгосрочной перспективе. ⏳

Влияние на непрерывный трудовой стаж:

• Отгул: Полностью включается в трудовой стаж, так как является компенсацией за уже отработанное время.
• Отпуск без сохранения заработной платы: Первые 14 календарных дней в течение рабочего года включаются в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска. Все дни свыше этого лимита исключаются из стажа.

Влияние на страховой стаж для больничных:

• Отгул: Полностью включается в страховой стаж для расчета пособия по временной нетрудоспособности.
• Отпуск без сохранения заработной платы: Не влияет на страховой стаж, если его общая продолжительность в течение года не превышает 14 календарных дней. Периоды свыше этого срока из страхового стажа исключаются.

Влияние на пенсионный стаж:

• Отгул: Полностью включается в стаж для назначения пенсии, поскольку является оплачиваемым периодом.
• Отпуск без сохранения заработной платы: В общем случае не включается в пенсионный стаж, так как за этот период не производятся отчисления в Пенсионный фонд. Исключение составляют периоды ухода за ребенком-инвалидом, инвалидом I группы или престарелым лицом старше 80 лет.

Расчет среднего заработка:

• Отгул: Не влияет на расчет среднего заработка, так как это оплачиваемый период.
• Отпуск без сохранения заработной платы: Исключается из расчетного периода при исчислении среднего заработка для оплаты отпуска или компенсации за неиспользованный отпуск.

В 2024-2025 годах особое внимание стоит обратить на изменения в подсчете страхового стажа для пособий по временной нетрудоспособности. С учетом перехода к прямым выплатам через ФСС, правильное оформление периодов отсутствия сотрудника становится еще более важным. 🗓️

Не знаете, как наиболее эффективно использовать свои профессиональные навыки и построить карьеру в HR? Возможно, вы уже работаете с кадровыми документами, но хотите расширить свои компетенции? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить свои сильные стороны и получить персональные рекомендации. Тест учитывает ваш опыт работы с документами, знание трудового законодательства и поможет спланировать дальнейший карьерный путь в сфере HR.

Что выбрать: рекомендации для разных ситуаций

Выбор между отгулом и отпуском без сохранения заработной платы должен основываться на конкретных обстоятельствах и потребностях как работника, так и работодателя. Рассмотрим оптимальные решения для различных ситуаций. 🤔

Когда лучше воспользоваться отгулом:

• При наличии переработок: Если вы регулярно задерживаетесь на работе или работали в выходные, логично использовать накопленное время в виде отгулов.
• Для короткого отсутствия: На 1-2 дня отгул оформить проще и выгоднее с точки зрения сохранения заработной платы.
• При необходимости сохранения дохода: В отличие от отпуска без содержания, отгул не приведет к потере в заработке.
• Для решения срочных вопросов: Если нужно отлучиться на короткое время для решения неотложных дел (визит к врачу, оформление документов).
• Перед или после отпуска: Удобно использовать отгулы для продления ежегодного отпуска без дополнительных финансовых потерь.

Когда целесообразнее отпуск без сохранения заработной платы:

• Для длительного отсутствия: Если требуется значительный период времени (более недели) для решения личных вопросов, а переработок недостаточно.
• При форс-мажорных обстоятельствах: Внезапная болезнь близких, необходимость срочного переезда или ремонта.
• Для обучения: Если вы проходите длительное обучение, не связанное с работой.
• При сезонном характере работы: В период низкой загрузки компании этот вариант может быть взаимовыгодным.
• Для пробного периода на новом месте работы: Когда вы рассматриваете новое предложение, но не хотите сразу увольняться с текущего места.

Стратегические рекомендации для работников:

1. Планируйте заранее: Обсуждайте возможность отсутствия с руководителем как можно раньше, особенно если речь идет о длительном периоде.
2. Учитывайте финансовый аспект: Рассчитайте, как отпуск без сохранения заработной платы повлияет на ваш бюджет.
3. Следите за лимитами: Помните, что отпуск без сохранения заработной платы свыше 14 дней в год влияет на стаж для основного отпуска.
4. Комбинируйте варианты: Можно сочетать отгулы с отпуском без сохранения заработной платы для оптимального решения.
5. Документируйте все договоренности: Всегда оформляйте отсутствие официально, даже если у вас доверительные отношения с руководством.

Рекомендации для работодателей и HR-специалистов:

1. Разработайте четкую политику: Создайте понятные правила предоставления как отгулов, так и отпусков без сохранения заработной платы.
2. Обеспечьте баланс интересов: Учитывайте как потребности сотрудника, так и рабочие процессы компании.
3. Автоматизируйте учет: Используйте HR-системы для отслеживания отгулов и дополнительных отпусков.
4. Информируйте сотрудников: Проводите разъяснительную работу о различиях между типами отсутствия и их последствиях.
5. Следите за законодательством: Регулярно обновляйте внутренние политики в соответствии с изменениями в трудовом законодательстве.

Правильный выбор между отгулом и отпуском без сохранения заработной платы позволяет найти оптимальное решение, которое учитывает интересы и права всех сторон трудовых отношений. 👥

Нет универсального ответа на вопрос, что выбрать — отгул или отпуск без сохранения заработной платы. Это всегда индивидуальное решение, зависящее от конкретных обстоятельств. Однако теперь вы вооружены знаниями о юридических, финансовых и практических аспектах каждого варианта. Помните, что грамотное оформление временного отсутствия на работе — это защита ваших прав как работника и залог корректных взаимоотношений с работодателем. Относитесь внимательно к каждому шагу процедуры оформления и всегда сохраняйте копии всех документов, связанных с вашим отсутствием на рабочем месте.