Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку: мифы и факты

Для кого эта статья:

• Работодатели и HR-менеджеры, заинтересованные в переходе на электронные трудовые книжки
• Сотрудники, рассматривающие возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой

• Специалисты в области кадрового делопроизводства, желающие получить информацию о цифровизации процесса учёта трудовой деятельности

  Переход на электронные трудовые книжки в России стал одним из самых обсуждаемых изменений в сфере кадрового делопроизводства последних лет. Для кого-то это долгожданный шаг к цифровизации управления персоналом, для других — источник тревог и опасений. Бумажная трудовая книжка десятилетиями была основным документом, подтверждающим трудовой стаж, и многие до сих пор считают её незаменимой. Давайте разберёмся, действительно ли переход на электронный формат — обязательное требование, и развеем основные мифы, мешающие работодателям и сотрудникам принять взвешенное решение. 🔍

Хотите стать экспертом в управлении кадровыми процессами, включая безболезненный переход на электронные трудовые книжки? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас грамотно выстраивать все процессы от найма до увольнения. Вы освоите юридические аспекты кадрового делопроизводства, включая цифровизацию документооборота, и сможете предотвратить типичные ошибки, которые стоят компаниям времени и денег. Станьте востребованным специалистом на рынке труда уже через 6 месяцев!

Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку: правовой статус реформы

Электронные трудовые книжки (ЭТК) были введены в России с 1 января 2020 года Федеральным законом №439-ФЗ. Это стало значимым шагом к цифровизации трудовых отношений, однако важно понимать юридический статус этих изменений. 📝

Ключевой факт: переход на электронные трудовые книжки не является обязательным для работников, трудоустроенных до 31 декабря 2020 года. Законодательство предоставляет право выбора — сохранить бумажную трудовую книжку параллельно с электронной или полностью перейти на электронный формат.

Для работодателей ситуация иная. Независимо от решения сотрудников, все компании и индивидуальные предприниматели с 2020 года обязаны вести кадровый учет в электронном формате и передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (с 2023 года — в Социальный фонд России).

Рассмотрим правовые аспекты более детально:

Важно понимать: даже если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель всё равно обязан формировать электронные сведения о его трудовой деятельности и передавать их в Социальный фонд. Это означает, что фактически параллельное ведение двух форматов учета становится неизбежным для организаций.

Елена Соколова, руководитель отдела кадров крупной торговой сети: Когда в 2020 году стартовала реформа, у нас в компании возникла настоящая паника. Более 70% сотрудников категорически отказывались переходить на электронные трудовые, опасаясь "потери" своего стажа. Мы организовали серию информационных встреч, где подробно объяснили, что данные никуда не пропадут, а дублируются в государственной системе.

После разъяснительной работы около 45% сотрудников согласились на полный переход к ЭТК. Остальные предпочли двойной формат, но через год многие из них, убедившись в надежности системы, также написали заявления об отказе от бумажных трудовых. Сейчас, в 2025 году, лишь 15% наших "старожилов" сохраняют бумажные книжки — в основном сотрудники предпенсионного возраста.

Мифы и факты о переходе на электронные трудовые книжки

Процесс цифровизации трудовых книжек сопровождается множеством слухов и заблуждений. Разберем наиболее распространенные из них и противопоставим им проверенные факты. 🧐

Миф 1: "При переходе на электронную трудовую книжку данные о предыдущем стаже будут утеряны" Факт: При переходе на ЭТК вся информация о трудовой деятельности до 2020 года сохраняется. Записи, внесенные в бумажную трудовую книжку ранее, остаются действительными. Более того, бумажная трудовая книжка возвращается на руки работнику для хранения, а в Социальном фонде хранятся все сведения о работе начиная с 2020 года.

Миф 2: "Электронные данные могут быть удалены или взломаны, что приведет к потере трудового стажа" Факт: Система хранения электронных трудовых данных имеет многоуровневую защиту. Информация хранится в распределенной базе данных с регулярным резервным копированием. За целостность и сохранность данных отвечает государство в лице Социального фонда России, а не работодатель. Риск потери данных практически исключен.

Миф 3: "Работодатель может отказать в трудоустройстве, если у соискателя нет бумажной трудовой книжки" Факт: Согласно законодательству, с 2021 года работодатель не имеет права отказать в приеме на работу тем, у кого нет бумажной трудовой книжки. Для подтверждения стажа достаточно предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (с 2023 года — СТД-СФР).

Миф 4: "В электронной трудовой книжке не будут отражены награды и поощрения" Факт: Действительно, в текущем формате ЭТК предусмотрен более ограниченный набор сведений по сравнению с бумажной версией. Однако информация о наградах, грамотах и благодарностях может быть включена в личное дело работника и учтена работодателем при принятии кадровых решений. Кроме того, в планах Минтруда — расширение функционала ЭТК для включения данных о наградах.

Миф 5: "Пенсионеры и предпенсионеры обязательно должны перейти на электронные трудовые книжки" Факт: Для граждан предпенсионного и пенсионного возраста действуют те же правила, что и для остальных работников. Они имеют право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, если были трудоустроены до 31 декабря 2020 года.

Важно понимать, что переход на электронные трудовые книжки — это не одномоментный процесс, а постепенная трансформация системы учета трудовой деятельности. Законодательство предусматривает плавный переход, учитывающий интересы как работников, так и работодателей.

Процедура перевода документации: пошаговая инструкция

Переход на электронные трудовые книжки требует четкого алгоритма действий как от работодателя, так и от работника. Рассмотрим, как должен происходить этот процесс в 2025 году с учетом актуальных требований законодательства. 📋

Шаги для работодателя:

1. Подготовка нормативной базы. Внесите изменения в локальные нормативные акты организации, отражающие особенности работы с электронными трудовыми книжками. Обновите положения о персональных данных, должностные инструкции ответственных сотрудников.

2. Информирование сотрудников. Уведомите всех работников о праве выбора формата трудовой книжки. Хотя основной период уведомления закончился в 2020 году, новым сотрудникам необходимо разъяснять их права при трудоустройстве.

3. Сбор заявлений. Организуйте прием заявлений от сотрудников о выборе формата ведения трудовой книжки. Предоставьте работникам бланки заявлений установленного образца.

4. Внесение записей в бумажные трудовые книжки. Для сотрудников, решивших сохранить бумажную версию, продолжайте вносить в нее все кадровые изменения параллельно с электронным учетом.

5. Передача сведений в СФР. Своевременно направляйте в Социальный фонд России информацию о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД:

   • При приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня
   • При переводе на другую должность, изменении специальности, подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — не позднее 15-го числа следующего месяца

6. Выдача бумажных трудовых книжек. Работникам, выбравшим электронный формат, выдайте бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

7. Предоставление сведений работникам. По запросу сотрудника выдавайте сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в течение трех рабочих дней.

Алгоритм действий для работника:

1. Принятие решения. Определитесь с предпочтительным форматом ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или оба варианта).

2. Подача заявления работодателю. Оформите заявление о своем выборе. Если вы трудоустроены до 31.12.2020 и еще не подавали такое заявление, вы можете сделать это в любое время.

3. Получение бумажной трудовой книжки (при выборе электронного формата). Если вы выбрали только электронную трудовую, получите бумажную версию на руки и сохраните её как документ, подтверждающий ваш трудовой стаж до 2020 года.

4. Проверка корректности сведений. Регулярно проверяйте правильность информации в вашей электронной трудовой книжке через:

   • Личный кабинет на портале Госуслуг
   • Личный кабинет на сайте СФР
   • Запрос выписки СТД-СФР в отделении СФР или МФЦ
   • Запрос выписки СТД-Р у текущего работодателя

Ирина Петрова, HR-директор технологической компании: В 2023 году мы провели полную цифровизацию кадрового документооборота, включая переход большинства сотрудников на электронные трудовые книжки. Процесс занял около 3 месяцев.

Ключевым фактором успеха стала предварительная разработка подробного чек-листа действий для каждого участника процесса. Мы назначили координатора проекта, который отслеживал каждый этап и решал возникающие вопросы. Также мы создали выделенный email-адрес для консультаций по электронным трудовым книжкам.

Интересно, что наибольшее сопротивление мы встретили не у возрастных сотрудников, как ожидалось, а у юристов среднего возраста, которые опасались правовых коллизий. Для них мы организовали отдельный вебинар с привлечением эксперта из инспекции труда. После исчерпывающих ответов на вопросы сопротивление сошло на нет.

Особое внимание следует уделить сотрудникам, которые работают удаленно. Для них процедура может быть адаптирована с использованием электронной подписи и дистанционного взаимодействия через корпоративные информационные системы или электронную почту с последующим предоставлением оригиналов документов.

Хотите определиться, какая карьерная траектория подойдет именно вам в эпоху цифровизации HR-процессов? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить ваши склонности к работе в области кадрового администрирования, IT-HR или аналитики. За 10 минут вы получите персонализированные рекомендации о потенциальных профессиональных направлениях с учетом ваших сильных сторон. В том числе оцените, насколько вам подходит работа с цифровыми кадровыми системами!

Преимущества цифрового формата для работодателей и сотрудников

Переход на электронные трудовые книжки предоставляет значительные преимущества как для работодателей, так и для сотрудников. Рассмотрим конкретные выгоды для каждой стороны трудовых отношений. 💼

Для работодателей:

• Снижение административной нагрузки. Упрощается процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек. Отпадает необходимость закупать бланки трудовых книжек, вести журналы учета и организовывать специальное хранилище.

• Минимизация рисков утраты документов. Информация хранится в защищенной государственной системе, исключая риски, связанные с физической порчей или утерей бумажных трудовых книжек.

• Ускорение кадровых процессов. Оформление приема на работу, перевода или увольнения происходит быстрее благодаря автоматизации процессов и отсутствию необходимости физического оформления записей.

• Снижение вероятности ошибок. Электронная система снижает риск неправильного внесения записей, проставления печатей или оформления исправлений в трудовых книжках.

• Упрощение отчетности. Автоматизация формирования отчетов в СФР экономит время кадровых специалистов и снижает вероятность штрафов за нарушение сроков или неточности.

• Защита от фальсификаций. Исключается возможность подделки или фальсификации сведений о трудовом стаже, что повышает прозрачность кадровой работы.

Для работников:

• Удобный доступ к информации. Сведения о трудовой деятельности доступны в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР, без необходимости обращения к работодателю.

• Защита трудовых прав. Данные о трудоустройстве хранятся в государственной системе, что затрудняет для недобросовестных работодателей возможность манипуляций с трудовым стажем.

• Оперативное получение сведений для кредитов и виз. Выписку из электронной трудовой книжки можно получить за несколько минут онлайн, что упрощает сбор документов для банков, посольств или государственных услуг.

• Сохранность данных. Исключаются риски физической порчи, утери или кражи трудовой книжки, что особенно важно для работников с большим стажем.

• Упрощение трудоустройства. При смене работы достаточно предоставить выписку из ЭТК, которую можно получить дистанционно, без необходимости удерживать трудовую книжку у предыдущего работодателя.

• Прозрачность назначения пенсии. Все сведения о трудовой деятельности автоматически учитываются при расчете пенсии, исключая риск потери информации о периодах работы.

Сравнительный анализ эффективности бумажных и электронных трудовых книжек:

Опыт компаний, полностью перешедших на электронные трудовые книжки, показывает, что цифровизация этого аспекта кадрового администрирования позволяет сократить временные затраты на оформление кадровых процедур в среднем на 30-40%. 🚀

Однако важно учитывать, что максимальных преимуществ можно достичь только при комплексной цифровизации кадровых процессов, включающей не только переход на ЭТК, но и внедрение электронного документооборота, цифровых подписей и специализированных HR-систем.

Нормативные сроки и последствия отказа от электронных книжек

Для полного понимания процесса перехода на электронные трудовые книжки необходимо четко определить установленные законом сроки и возможные последствия игнорирования новых требований. ⏱️

Ключевые нормативные сроки:

• До 30 июня 2020 года — крайний срок, когда работодатели должны были письменно уведомить своих сотрудников о праве выбора формата трудовой книжки.

• До 31 декабря 2020 года — первоначальный срок, в течение которого работники должны были определиться с выбором формата ведения трудовой книжки.

• С 1 января 2021 года — для всех впервые трудоустраивающихся граждан ведутся только электронные трудовые книжки.

• В любое время — работники, выбравшие бумажную трудовую книжку, могут перейти на электронный формат (обратный переход не предусмотрен).

• Не позднее следующего рабочего дня — срок передачи сведений в СФР при приеме на работу или увольнении сотрудника.

• До 15-го числа следующего месяца — срок передачи сведений в СФР при переводе сотрудника на другую должность, изменении его квалификации или подаче заявления о выборе формата трудовой книжки.

Последствия несоблюдения требований для работодателей:

1. Административные штрафы. Согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ, нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности в СФР или представление неполных/недостоверных сведений влечет наложение штрафа:

   • На должностных лиц — от 300 до 500 рублей
   • На юридических лиц — от 3000 до 5000 рублей При этом штрафы могут накладываться за каждого сотрудника, по которому выявлены нарушения.

2. Претензии со стороны работников. Если из-за непредоставления или неверного предоставления сведений в СФР сотрудник не сможет подтвердить свой трудовой стаж или квалификацию, он вправе потребовать возмещения материального и морального ущерба.

3. Проверки трудовой инспекции. Несоблюдение требований по ведению электронных трудовых книжек может стать основанием для внеплановой проверки Государственной инспекции труда со всеми вытекающими последствиями.

4. Дополнительные риски при трудовых спорах. Отсутствие корректных электронных данных о трудовой деятельности сотрудника ослабляет позицию работодателя при возникновении трудовых споров.

Последствия для работников, отказавшихся от электронных трудовых книжек:

1. Ограничение доступа к информации. Отсутствие электронной версии трудовой книжки усложняет получение сведений о трудовом стаже через дистанционные сервисы.

2. Усложнение процедуры трудоустройства. При смене работы необходимо будет ждать выдачи бумажной трудовой книжки на руки, что может занять до трех рабочих дней после увольнения.

3. Риски при оформлении кредитов и виз. Бумажный формат усложняет и замедляет процесс получения подтверждающих документов для банков и консульств.

4. Потенциальные сложности при назначении пенсии. Хотя на текущий момент бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу, в перспективе могут возникнуть сложности с учетом трудового стажа при оформлении пенсии.

Важно понимать, что даже если работник выбрал сохранение бумажной трудовой книжки, работодатель всё равно обязан формировать электронные сведения о его трудовой деятельности с 2020 года. Это создает ситуацию двойного учета, что может приводить к дополнительным административным нагрузкам на кадровые службы.

По данным Социального фонда России, к 2025 году более 70% работающего населения России полностью перешли на электронные трудовые книжки. Сохранение тенденции позволяет прогнозировать, что к 2030 году бумажные трудовые книжки будут использоваться менее чем 10% работников, преимущественно старшего поколения.

Учитывая глобальную цифровизацию государственных услуг и кадрового администрирования, рекомендуется не откладывать переход на электронный формат трудовой книжки, даже если на текущий момент вы предпочитаете сохранять бумажный документ. Это позволит избежать потенциальных сложностей в будущем и уже сейчас воспользоваться преимуществами цифрового формата. 🌐

Трудовое законодательство продолжает эволюционировать в сторону цифровизации, и электронные трудовые книжки — лишь часть этого глобального процесса. Хотя формально работники, трудоустроенные до 2021 года, сохраняют право выбора формата трудовой книжки, объективные преимущества электронного формата и общий вектор развития систем учета трудовой деятельности делают переход к ЭТК практически неизбежным. Для бизнеса этот переход означает оптимизацию процессов, сокращение издержек и минимизацию рисков. Для работников — удобный доступ к информации, защиту трудовых прав и упрощение взаимодействия с государственными и финансовыми институтами. Выбор остается за вами, но будущее однозначно за цифровыми решениями.