Обязательна ли трудовая книжка по закону: требования ТК РФ и нюансы

Для кого эта статья:

• Работники, интересующиеся вопросами трудового законодательства и оформления трудовых книжек
• Работодатели и кадровики, которым необходимо знать нюансы ведения трудовых книжек

• Студенты и будущие HR-специалисты, желающие расширить свои знания о трудовом праве

  Вопрос обязательности трудовой книжки вызывает массу споров среди работников и работодателей. В 2025 году, когда цифровизация проникает во все сферы, многие задаются вопросом: нужен ли физический документ трудового стажа или можно обойтись электронными записями? Трудовой кодекс РФ даёт чёткие ответы на эти вопросы, однако законодательные нюансы способны запутать даже опытных кадровиков. Разберёмся, что говорит закон о необходимости оформления трудовой книжки и какие изменения произошли в последние годы. 📚

Знаете ли вы все тонкости ведения трудовых книжек и оформления трудовых отношений? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы освоите не только документооборот, но и все аспекты управления персоналом. Наши преподаватели-практики помогут разобраться в последних изменениях трудового законодательства и подготовят вас к реальным ситуациям в HR. Инвестируйте в свое профессиональное развитие сегодня – получите востребованную профессию с перспективами карьерного роста!

Как определяет закон обязательность трудовой книжки

Обязательность трудовой книжки закреплена в статье 66 Трудового кодекса РФ. Этот документ по-прежнему остаётся основным, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Ключевые положения законодательства однозначно указывают: работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней, если это его основная работа. 🔍

Важно понимать, что с 2020 года был запущен процесс цифровизации трудовых отношений, который принёс существенные изменения в порядок ведения трудовых книжек. Однако это не отменило их обязательность как таковую, а лишь предоставило альтернативный формат.

Анна Викторова, руководитель кадровой службы За 15 лет работы в HR я наблюдала эволюцию отношения к трудовым книжкам. Помню случай с IT-специалистом Михаилом, который при трудоустройстве в 2022 году категорически отказывался от бумажной трудовой книжки, считая это "пережитком прошлого". Когда я объяснила, что это его право, но в таком случае необходимо подать заявление о ведении сведений в электронном виде, он был приятно удивлён гибкостью законодательства. Сейчас Михаил спокойно работает с электронной трудовой книжкой, а его трудовой стаж надёжно фиксируется в системе ПФР. Этот случай показателен: многие работники не знают о своих правах и возможностях в отношении формата ведения трудовой книжки.

Основные положения закона об обязательности трудовых книжек:

• Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж
• Работодатель обязан вести трудовую книжку каждого работника, за исключением совместителей
• Работник имеет право выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности — бумажный или электронный
• Для работников, впервые трудоустраивающихся с 2021 года, ведутся только электронные трудовые книжки
• Отказ от бумажной трудовой книжки является необратимым решением

Нормы ТК РФ о ведении трудовых книжек работодателями

Трудовой кодекс возлагает на работодателей серьёзную ответственность по ведению трудовых книжек. Статьи 66 и 66.1 ТК РФ подробно регламентируют процедуру их оформления, хранения и учёта. 📝

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек включают:

• Оформление трудовой книжки для работника, трудоустраивающегося впервые (до 2021 года)
• Внесение в трудовую книжку записей о приёме, переводе, увольнении
• Ведение учёта и обеспечение сохранности трудовых книжек
• Выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника
• Передачу в ПФР сведений о трудовой деятельности сотрудников

Важно отметить, что работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку работника даже при наличии задолженности или иных споров. Этот документ должен быть выдан сотруднику в день увольнения.

Вся информация о приёме на работу, переводах, увольнении, а также сведения о награждениях должны быть своевременно внесены в трудовую книжку. Запись заверяется подписью работника кадровой службы и печатью организации (при наличии).

Сомневаетесь в своём профессиональном призвании или хотите сменить сферу деятельности? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы выяснить, подходит ли вам работа с документами и трудовым законодательством. Этот современный инструмент анализирует ваши склонности и способности, предлагая наиболее подходящие профессиональные направления. Особенно полезно, если вы рассматриваете карьеру HR-специалиста или юриста по трудовому праву, где знание нюансов оформления трудовых книжек критически важно!

Порядок ведения трудовых книжек жёстко регламентирован Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. (с последующими изменениями) и предусматривает следующие правила:

Электронные трудовые книжки: право выбора формата

С 1 января 2020 года в России стартовал переход на электронные трудовые книжки. Этот процесс стал значительным шагом в цифровизации трудовых отношений и внёс существенные изменения в понимание обязательности традиционных трудовых книжек. 💻

Ключевое нововведение законодательства — предоставление работникам права выбора формата ведения сведений о трудовой деятельности. Сотрудник может выбрать:

• Продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде параллельно с передачей сведений в ПФР
• Отказ от бумажной трудовой книжки и переход исключительно на электронный формат

Для реализации этого права работник должен подать работодателю письменное заявление. Важно понимать, что решение об отказе от бумажной трудовой книжки является необратимым — возврат к бумажному формату законом не предусмотрен.

Для работников, впервые поступающих на работу с 2021 года, выбора уже нет — для них ведутся только электронные трудовые книжки. Это означает, что работодатель не оформляет им бумажные документы, а сразу передаёт сведения о трудоустройстве в Пенсионный фонд России.

Михаил Корнеев, юрист по трудовому праву В моей практике была показательная ситуация с компанией, которая в 2023 году проводила массовый перевод сотрудников на электронные трудовые книжки. Руководство настаивало, что это обязательное требование закона, и не обеспечило работникам право выбора, что вызвало конфликт. Среди недовольных оказалась Елена Петровна, главный бухгалтер с 30-летним стажем, которая категорически отказывалась отдавать бумажную трудовую. Когда она обратилась за консультацией, я разъяснил, что закон гарантирует ей право выбора. Вооружившись знанием своих прав, Елена Петровна смогла отстоять свою позицию. В результате руководство компании провело информационную кампанию, объяснило преимущества обоих форматов, и сотрудники самостоятельно приняли решение. Около 40% персонала выбрали сохранение бумажного документа.

Преимущества и особенности электронных трудовых книжек:

• Минимизация риска потери, порчи или подделки данных о трудовом стаже
• Удобный доступ к сведениям через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР
• Возможность быстрого получения сведений о трудовой деятельности в электронном виде или на бумажном носителе
• Снижение административной нагрузки на работодателей
• Упрощение процесса трудоустройства при дистанционной работе

Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или распоряжения. Эти данные формируют электронную трудовую книжку сотрудника, независимо от того, сохранил ли он бумажный документ или отказался от него.

Исключения из правил: когда трудовая необязательна

Несмотря на общее правило об обязательности трудовых книжек, существуют ситуации, когда их оформление или ведение не требуется. Рассмотрим эти исключения, чтобы понимать полную картину законодательных требований. ⚖️

Основные случаи, когда трудовая книжка не является обязательной:

• При работе по совместительству — в трудовую книжку вносятся записи только по основному месту работы (по желанию работника может быть внесена запись о совместительстве)
• При заключении гражданско-правового договора — поскольку такие отношения не являются трудовыми, они не подлежат отражению в трудовой книжке
• При работе у работодателя-физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем — такие работодатели не имеют права делать записи в трудовых книжках
• Для самозанятых и индивидуальных предпринимателей — период такой деятельности не отражается в трудовой книжке автоматически, но может быть учтён при расчёте стажа
• Для дистанционных работников — по соглашению сторон может не вестись бумажная трудовая книжка (с 2021 года)

Важно отметить особый порядок для работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года. Для них оформление бумажной трудовой книжки не предусмотрено — их трудовой стаж учитывается исключительно в электронном формате.

Для подтверждения стажа в случаях, когда трудовая книжка не ведётся, могут использоваться:

• Трудовые договоры
• Справки от работодателей
• Выписки из приказов
• Сведения индивидуального персонифицированного учёта
• Договоры ГПХ (для отдельных видов стажа)
• Документы, подтверждающие предпринимательскую деятельность или самозанятость

Для работодателей важно понимать, что даже в случаях, когда трудовая книжка не ведётся в бумажном виде, обязанность передавать сведения о трудовой деятельности работника в ПФР сохраняется. Это относится ко всем категориям работников, за исключением лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Ответственность за нарушения при оформлении трудовой

Несоблюдение требований законодательства о трудовых книжках может повлечь серьёзные последствия для работодателей. Ответственность за нарушения в этой сфере регламентируется различными нормативными актами, включая КоАП РФ и Трудовой кодекс. ⚠️

Наиболее распространённые нарушения и соответствующие санкции:

• Необоснованный отказ в выдаче трудовой книжки при увольнении — штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей
• Неправильное или несвоевременное внесение записей — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц
• Нарушение порядка хранения трудовых книжек — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Непредоставление работнику сведений о трудовой деятельности — штраф до 50 000 рублей для организаций
• Нарушение сроков передачи сведений в ПФР — штраф до 500 рублей за каждое нарушение

Кроме административной ответственности, работодатель может столкнуться с требованием о возмещении ущерба работнику, если нарушения привели к материальным потерям (например, при потере трудовой книжки) или невозможности реализации работником своих прав (например, задержка выплаты пенсии из-за отсутствия данных о стаже).

Работник, права которого нарушены, может обратиться в следующие инстанции:

• Государственную инспекцию труда
• Прокуратуру
• Суд
• Комиссию по трудовым спорам (при наличии в организации)

Для минимизации рисков работодателям рекомендуется:

• Строго соблюдать порядок и сроки внесения записей в трудовые книжки
• Обеспечить надлежащее хранение документов
• Своевременно передавать сведения в ПФР
• Информировать работников о праве выбора формата трудовой книжки
• Регулярно проводить инструктаж ответственных за ведение трудовых книжек сотрудников
• Следить за изменениями в законодательстве

Трудовая книжка в 2025 году остаётся важным документом, несмотря на цифровизацию трудовых отношений. Для работников, трудоустроенных до 2021 года, сохраняется право выбора формата. Новые сотрудники автоматически получают только электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны соблюдать требования по оформлению, хранению и учёту трудовых книжек, а также своевременно передавать сведения в ПФР. Нарушение этих требований влечёт административную ответственность и может привести к судебным спорам. Правильное ведение трудовых книжек — это не просто формальность, а гарантия соблюдения прав работников и необходимое условие для нормального функционирования системы социального обеспечения.