Образец заявления о персональных данных при приеме на работу – шаблон

Для кого эта статья:

• Соискатели, ищущие работу и нуждающиеся в понимании процесса оформления документов
• HR-специалисты, занимающиеся кадровым делопроизводством и обработкой персональных данных

• Юридические консультанты и специалисты по трудовому праву, интересующиеся актуальными законодательными нормами

  Трудоустройство — процесс волнительный, и зачастую кандидаты теряются перед горой документов, которые требует заполнить будущий работодатель. Одним из таких документов является заявление о согласии на обработку персональных данных. Многие соискатели затрудняются с составлением этого документа с юридически корректными формулировками. Давайте разберемся, что должно содержать такое заявление, и предоставим готовый шаблон, который поможет избежать ошибок и лишних переживаний в 2025 году. 📄✅

Если кадровое делопроизводство вызывает у вас сложности, возможно, стоит задуматься о профессиональном развитии в этой области. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить все тонкости работы с персональными данными сотрудников, от составления заявлений до организации защищенного хранения документации. Курс особенно полезен для специалистов по подбору персонала, которые хотят получить комплексные знания по всем юридическим аспектам трудоустройства.

Что такое заявление о персональных данных при трудоустройстве

Заявление о согласии на обработку персональных данных при приеме на работу — это документ, в котором сотрудник дает разрешение работодателю на сбор, хранение, обработку и другие действия с его личными сведениями. Этот документ является обязательным, поскольку без него работодатель не имеет права использовать персональные данные кандидата или сотрудника.

Персональными данными, согласно законодательству РФ, считается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному физическому лицу. В контексте трудоустройства к ним относятся: 🔍

• ФИО соискателя
• Дата и место рождения
• Паспортные данные
• Адрес регистрации и фактического проживания
• ИНН и СНИЛС
• Данные об образовании, квалификации и профессиональной подготовке
• Сведения о предыдущих местах работы
• Семейное положение
• Контактные телефоны и электронная почта

Анна Петрова, HR-директор Однажды в нашу компанию обратился кандидат, который категорически отказывался подписывать заявление о согласии на обработку персональных данных. Он беспокоился, что его данные могут быть использованы не по назначению. Я обстоятельно объяснила ему, что без этого документа мы не имеем права не только принять его на работу, но даже обрабатывать его резюме и проводить собеседование. Мы детально рассмотрели пункты заявления, объяснив, какие именно данные и для каких целей будут использоваться. Я также продемонстрировала ему систему защиты информации, действующую в компании. После этого кандидат сменил свою позицию и подписал согласие, а впоследствии стал одним из наших ценных сотрудников. Этот случай показал, насколько важна прозрачность в отношениях с соискателями.

Работодателю необходимо получить согласие сотрудника на обработку персональных данных в тот момент, когда эти данные начинают храниться в информационных системах организации. На практике это происходит уже на этапе рассмотрения резюме и проведения собеседования. 📱

Правовые основы согласия на обработку данных при приеме

Необходимость получения согласия на обработку персональных данных закреплена в нескольких законодательных актах РФ. Основными нормативно-правовыми документами, регулирующими этот вопрос, являются:

• Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 "О персональных данных" (актуальная редакция)
• Трудовой Кодекс РФ (глава 14 "Защита персональных данных работника")
• Постановление Правительства РФ №687 от 15.09.2008 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных"
• Приказ Роскомнадзора №996 от 24.02.2021 "Об утверждении требований к содержанию согласия на обработку персональных данных" (актуальное требование на 2025 год)

Согласно данным законам, обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта этих данных. Исключения составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством.

Важно отметить, что работодатель имеет право запрашивать только те персональные данные, которые необходимы для исполнения трудовых отношений. Любое избыточное требование информации без обоснованной цели может быть расценено как нарушение закона. ⚖️

Ответственность за нарушение требований закона при обработке персональных данных может быть различной:

• Административная ответственность (штрафы до 75 000 рублей для юридических лиц)
• Дисциплинарная ответственность для должностных лиц
• В особо серьезных случаях — уголовная ответственность

Структура и содержание заявления о персональных данных

Правильно составленное заявление о согласии на обработку персональных данных должно содержать определенные элементы, чтобы соответствовать требованиям законодательства. Рассмотрим подробно каждый из них:

1. Шапка документа — включает информацию о работодателе (наименование организации, юридический адрес) и сотруднике (ФИО полностью)
2. Название документа — "Согласие на обработку персональных данных"
3. Вводная часть — ФИО работника, паспортные данные, адрес регистрации
4. Основная часть — перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие, цели обработки, перечень действий с персональными данными, срок действия согласия
5. Заключительная часть — информация о праве отозвать согласие, подпись, дата

В заявлении обязательно должны быть указаны следующие моменты: 📋

• ФИО и подпись субъекта персональных данных
• Конкретное наименование и реквизиты организации-оператора
• Цель обработки персональных данных
• Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
• Перечень действий с персональными данными
• Срок действия согласия и порядок его отзыва

Сергей Михайлов, юрисконсульт по трудовому праву В моей практике был случай, когда компания-клиент столкнулась с серьезными штрафными санкциями от Роскомнадзора из-за некорректно составленного заявления о согласии на обработку персональных данных. Главная ошибка заключалась в том, что в документе не были четко определены цели обработки данных и не указан срок, на который давалось согласие. Кроме того, компания запрашивала избыточные данные, которые не имели отношения к трудовой деятельности. После проведенной проверки компания была оштрафована на значительную сумму. Мы провели полный аудит кадровой документации, разработали новые формы согласий в строгом соответствии с законодательством и провели обучение HR-отдела. Этот случай наглядно продемонстрировал, что даже небольшие упущения в оформлении согласий могут привести к серьезным последствиям.

Находитесь в поиске работы или рассматриваете возможность смены профессиональной сферы? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и выявить подходящие карьерные направления. Понимание своих профессиональных склонностей особенно важно при поиске новой работы, когда предстоит заполнять различные документы, включая заявления о персональных данных. Тест займет всего 10 минут, но может изменить ваше профессиональное будущее!

Готовый шаблон заявления с комментариями по заполнению

Ниже представлен универсальный шаблон заявления о согласии на обработку персональных данных при приеме на работу, который соответствует всем требованиям законодательства по состоянию на 2025 год:

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, (ФИО полностью), паспорт серия номер , выдан _ (когда и кем), зарегистрированный(ая) по адресу: ,

даю свое согласие _ (полное наименование организации), расположенному по адресу: _ (юридический адрес компании), ИНН _, ОГРН _, на обработку моих персональных данных на следующих условиях:

1. Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие:
   • фамилия, имя, отчество;
   • дата и место рождения;
   • гражданство;
   • паспортные данные;
   • адрес регистрации и фактического проживания;
   • контактные телефоны, адрес электронной почты;
   • сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке;
   • сведения о предыдущих местах работы;
   • ИНН, СНИЛС;
   • семейное положение, наличие иждивенцев;
   • сведения о воинском учете;
   • сведения о состоянии здоровья в объеме сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
   • фотографии;
   • иные сведения, необходимые для реализации трудовых отношений.
2. Цели обработки персональных данных:
   • обеспечение соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов;
   • содействие в трудоустройстве;
   • обучение и продвижение по службе;
   • обеспечение личной безопасности;
   • контроль количества и качества выполняемой работы;
   • обеспечение сохранности имущества;
   • ведение кадрового и бухгалтерского учета;
   • предоставление социальных льгот и гарантий, предусмотренных законодательством РФ.
3. Перечень действий с персональными данными: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
4. Способы обработки персональных данных: с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
5. Срок действия согласия: с момента подписания настоящего согласия до прекращения трудовых отношений, а также в течение срока хранения документов, установленного законодательством РФ.
6. Порядок отзыва согласия: настоящее согласие может быть отозвано путем направления письменного уведомления оператору. В случае отзыва согласия оператор вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных".

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с положениями Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных", содержание действий по обработке персональных данных, необходимость их выполнения мне понятны.

"" 20 г. _ (подпись) (расшифровка подписи)

Комментарии по заполнению шаблона: 💡

Частые ошибки в оформлении согласия на обработку данных

При составлении и заполнении заявления о согласии на обработку персональных данных часто допускаются ошибки, которые могут привести к признанию документа недействительным. Разберем наиболее распространенные из них: ⚠️

1. Отсутствие четкого перечня персональных данных. Согласие должно содержать конкретный перечень данных, которые будут обрабатываться. Формулировки вроде "и иные персональные данные" без конкретизации не допускаются.

2. Неопределенные или избыточные цели обработки. Цели должны быть конкретными и соответствовать трудовым отношениям. Формулировка "для любых целей" или слишком широкое определение целей недопустимы.

3. Отсутствие указания на срок действия согласия. В документе обязательно должен быть указан срок действия согласия или условие его прекращения.

4. Отсутствие информации о порядке отзыва согласия. Работник должен знать, каким образом он может отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

5. Включение в согласие избыточных категорий данных. Запрашивать можно только те данные, которые действительно необходимы для трудовых отношений.

6. Отсутствие подписи субъекта персональных данных. Согласие должно быть подписано собственноручно, электронная подпись допустима только в случаях, предусмотренных законодательством.

7. Неполные реквизиты оператора (работодателя). В документе должно быть указано полное наименование организации, ее адрес, а также ИНН и ОГРН.

8. Использование устаревших формулировок. Законодательство о персональных данных периодически меняется, поэтому важно использовать формулировки, соответствующие актуальной редакции закона.

Особенно важно избегать следующих распространенных заблуждений при заполнении согласий на обработку персональных данных:

• Считать, что один раз подписанное согласие действует бессрочно (без указания срока)
• Полагать, что общее согласие распространяется на все возможные случаи обработки данных
• Думать, что согласие может быть дано в устной форме
• Считать, что требования к содержанию согласия — формальность, которой можно пренебречь

Важно помнить, что неправильно оформленное согласие может быть признано недействительным при проверках Роскомнадзора, что влечет за собой административную ответственность для работодателя. 🚨

Правильно оформленное заявление о согласии на обработку персональных данных — не просто формальность, а важный юридический документ, защищающий интересы как работника, так и работодателя. Используя предложенный шаблон и следуя рекомендациям по его заполнению, вы обеспечиваете соблюдение требований законодательства и предотвращаете возможные риски, связанные с нарушением правил обработки персональных данных. Помните, что прозрачность и законность в вопросах персональных данных — залог доверительных трудовых отношений и безопасности личной информации.