Может ли физ лицо нанять на работу физ лицо – правовые аспекты и риски

Для кого эта статья:

• Физические лица, рассматривающие возможность найма помощников по хозяйству, няни или водителя
• Заинтересованные в соблюдении правовых норм и избежании налоговых рисков при найме

• Люди, желающие узнать о легальных способах оформления трудовых отношений и налоговых обязательствах

  Вопрос найма помощника по хозяйству, няни или водителя рано или поздно встает перед многими. Кажется, что проще всего договориться "по-соседски" и платить наличными без лишней бумажной волокиты. Однако российское законодательство четко регламентирует отношения между физическими лицами при найме, и незнание этих правил может обернуться серьезными штрафами и проблемами с налоговой инспекцией. Разберемся, как физическому лицу легально нанять другое физлицо, какие налоги придется платить и какие риски возникают при попытке обойти закон. ??

Хотите разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства и управления персоналом? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас не только правильно оформлять трудовые отношения между физлицами, но и даст комплексное понимание HR-процессов. Вы освоите все аспекты работы с персоналом — от найма до увольнения, включая правовые нюансы и избежание налоговых рисков. Это идеальное решение как для будущих HR-специалистов, так и для тех, кто планирует нанимать персонал.

Может ли физическое лицо нанять физлицо: правовая база

Российское законодательство предусматривает возможность найма одним физическим лицом другого физического лица. Основополагающим документом в этом вопросе выступает Трудовой кодекс РФ, который прямо указывает, что работодателем может быть как юридическое лицо, так и физическое (статья 20 ТК РФ). ??

Физические лица-работодатели делятся на две категории:

• Физические лица, зарегистрированные как индивидуальные предприниматели
• Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (частные лица)

Именно второй вариант — когда обычный гражданин нанимает другого гражданина — вызывает больше всего вопросов. Ключевой момент: для законного найма не обязательно регистрироваться как ИП, если наем не связан с предпринимательской деятельностью.

Наиболее распространенные случаи найма физлицом физлица для личных нужд:

• Няня для ребенка
• Домработница или уборщица
• Садовник или помощник по хозяйству
• Водитель
• Репетитор
• Сиделка для пожилых или больных родственников

Елена Карпова, юрист по трудовому праву Ко мне обратился Михаил, владелец загородного дома, который хотел нанять садовника для ухода за участком. Он был уверен, что может просто договориться "на словах" и платить наличными. Когда я объяснила, что по закону он должен зарегистрироваться как работодатель в налоговой службе и платить НДФЛ за работника, Михаил был удивлен: "Но это же просто помощь по хозяйству, не бизнес!" Пришлось провести с ним подробную консультацию о том, что даже при найме для личных нужд он становится работодателем со всеми вытекающими обязанностями. В итоге он выбрал вариант работы с самозанятым садовником, который сам платил налог на профессиональный доход — это значительно упростило ситуацию для обеих сторон.

Законодательная база, регулирующая отношения между физлицами при найме:

Важно понимать, что закон не делает послаблений для физлиц-работодателей только потому, что они нанимают работника для личных нужд. Требования о регистрации, уплате налогов и взносов распространяются на всех работодателей без исключения.

Варианты оформления отношений между физлицами

Существует несколько легальных способов оформления отношений между физическими лицами при найме. Каждый имеет свои преимущества и недостатки. Рассмотрим основные варианты и их особенности. ??

1. Трудовой договор

Классическое оформление трудовых отношений, регулируемое Трудовым кодексом РФ. При этом варианте физическое лицо-работодатель должен:

• Зарегистрироваться в налоговой инспекции как работодатель
• Зарегистрироваться в ПФР и ФСС
• Заключить письменный трудовой договор
• Оформить трудовую книжку (если работа является основной для работника)
• Удерживать и перечислять НДФЛ
• Платить страховые взносы
• Предоставлять отпуск, больничные и другие гарантии

Это наиболее защищенный с точки зрения работника вариант, но и самый сложный для работодателя-физлица.

2. Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Подходит для разовых работ или услуг. Не создает трудовых отношений, но обязывает работодателя:

• Заключить письменный договор (подряда, оказания услуг и т.п.)
• Зарегистрироваться в налоговой как налоговый агент
• Удерживать и перечислять НДФЛ
• Платить страховые взносы (но в меньшем объеме, чем при трудовом договоре)

Этот вариант не предусматривает социальных гарантий (отпуск, больничный), но проще в администрировании.

3. Работа с самозанятым

Самый простой для работодателя вариант. Если исполнитель оформлен как самозанятый, то:

• Физлицо-заказчик не становится налоговым агентом
• Не нужно регистрироваться в ПФР и ФСС
• Не нужно удерживать и перечислять НДФЛ
• Не нужно платить страховые взносы
• Достаточно получить от самозанятого чек за услугу

Этот вариант особенно популярен при краткосрочных отношениях.

4. Работа с индивидуальным предпринимателем

По сути, это вариант договора ГПХ, но с юридическим, а не физическим лицом. Особенности:

• Заключается договор на оказание услуг с ИП
• Не нужно удерживать НДФЛ и платить взносы
• ИП самостоятельно платит налоги и взносы

Сравним основные варианты оформления:

Андрей Соловьев, налоговый консультант Семья Кузнецовых обратилась ко мне с вопросом о найме няни для ребенка. Они рассматривали вариант "неофициального" оформления, чтобы избежать "лишних расходов". Я рассказал им историю моих клиентов, которые пошли по этому пути и в итоге столкнулись с серьезными проблемами. Их няня, проработав год, получила травму в их доме и потребовала компенсацию. Когда семья отказала, няня обратилась в трудовую инспекцию. В результате проверки выяснилось, что фактически имели место трудовые отношения, которые не были оформлены. Итог: штраф за неоформленные трудовые отношения, доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы, плюс пени и штрафы за их неуплату. В сумме вместо "экономии" семья понесла расходы в несколько сотен тысяч рублей. Кузнецовы решили не рисковать и оформили няню как самозанятую.

Налоговые обязательства при найме физлицом физлица

Налоговые обязательства физического лица-работодателя существенно различаются в зависимости от выбранного способа оформления отношений. Рассмотрим каждый вариант подробно. ??

При заключении трудового договора:

1. НДФЛ (13%) — работодатель обязан удерживать из зарплаты работника и перечислять в бюджет
2. Страховые взносы — работодатель платит за свой счет:
   • На обязательное пенсионное страхование (ОПС) — 22%
   • На обязательное медицинское страхование (ОМС) — 5,1%
   • На обязательное социальное страхование (ОСС) — 2,9%
3. Отчетность — работодатель должен сдавать:
   • Расчет 6-НДФЛ (ежеквартально)
   • Расчет по страховым взносам (РСВ) (ежеквартально)
   • Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) (ежемесячно)
   • Сведения о страховом стаже (СЗВ-СТАЖ) (ежегодно)

При заключении договора ГПХ:

1. НДФЛ (13%) — работодатель также выступает налоговым агентом
2. Страховые взносы — работодатель платит:
   • На ОПС — 22%
   • На ОМС — 5,1%
   • Взносы на ОСС не уплачиваются при договорах ГПХ
3. Отчетность — аналогично трудовому договору, но с учетом особенностей ГПХ

При работе с самозанятым:

Это самый простой вариант для работодателя-физлица с точки зрения налоговых обязательств:

• Не нужно удерживать и перечислять НДФЛ
• Не нужно платить страховые взносы
• Не нужно сдавать налоговую отчетность
• Достаточно получить от самозанятого чек за оказанные услуги

Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход: 4% при работе с физлицами и 6% при работе с юрлицами и ИП.

Сроки уплаты налогов и взносов

При оформлении трудового договора или договора ГПХ работодатель должен соблюдать следующие сроки:

• НДФЛ — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
• Страховые взносы — не позднее 28-го числа следующего месяца

Нарушение сроков уплаты влечет начисление пеней и может привести к штрафам.

Налоговые вычеты

Работник имеет право на получение налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных), которые могут уменьшить размер НДФЛ. Работодатель-физлицо обязан предоставлять стандартные налоговые вычеты по заявлению работника.

Хотите понять, какая профессия подойдет вам лучше всего? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и потенциальные карьерные пути. Особенно полезен этот тест будет тем, кто рассматривает работу в сфере управления персоналом или кадрового делопроизводства. Возможно, именно профессия HR-менеджера или юриста по трудовому праву станет вашим призванием и поможет уверенно разбираться в вопросах найма персонала и трудовых отношений.

Особенности работы с самозанятыми и ИП

Взаимодействие с самозанятыми и индивидуальными предпринимателями имеет свои нюансы, которые важно учитывать при найме. Рассмотрим ключевые особенности этих форматов сотрудничества. ??

Работа с самозанятыми

Статус самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход) получил широкое распространение из-за простоты оформления и минимальной налоговой нагрузки. При найме самозанятого:

• Заказчик-физлицо не имеет налоговых обязательств
• Самозанятый сам платит налог (4% от дохода)
• Для подтверждения расходов достаточно чека из приложения "Мой налог"
• Не требуется оформление трудовой книжки или договора

Однако есть важные ограничения:

• Годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей
• Самозанятый не может иметь наемных работников
• Некоторые виды деятельности запрещены для самозанятых (перепродажа товаров, добыча и продажа полезных ископаемых и др.)

Признаки трудовых отношений и риск переквалификации

Основной риск при работе с самозанятыми — возможная переквалификация отношений в трудовые. Это может произойти, если:

• Самозанятый работает по графику, установленному заказчиком
• Выполняет работу на территории заказчика с использованием его оборудования
• Получает регулярную фиксированную оплату (по сути, зарплату)
• Подчиняется правилам внутреннего распорядка
• Выполняет работу лично, без привлечения помощников

При переквалификации заказчик может быть привлечен к ответственности за неуплату налогов и взносов.

Работа с индивидуальными предпринимателями

Сотрудничество с ИП имеет следующие особенности:

• Оформляется договор на оказание услуг или выполнение работ
• Физлицо-заказчик не является налоговым агентом
• ИП самостоятельно платит налоги и взносы
• Для подтверждения расходов необходимы акты выполненных работ и платежные документы

Преимущества работы с ИП по сравнению с самозанятыми:

• Отсутствие ограничений по видам деятельности
• Возможность для ИП иметь наемных работников
• Меньший риск переквалификации в трудовые отношения

Сравнение самозанятых и ИП для заказчика-физлица

Рекомендации по безопасному сотрудничеству с самозанятыми и ИП:

1. Всегда заключайте письменный договор, даже с самозанятыми
2. Четко фиксируйте предмет договора (конкретный результат, а не процесс работы)
3. Избегайте указания рабочего графика, подчинения правилам распорядка
4. Не предоставляйте самозанятому рабочее место и оборудование
5. Оплачивайте работу на основании достигнутого результата, а не за время
6. Сохраняйте чеки от самозанятых и акты выполненных работ от ИП

Правильно выстроенные отношения с самозанятыми и ИП позволяют физическому лицу-заказчику минимизировать административную нагрузку и избежать необходимости уплаты налогов и взносов. Однако важно соблюдать фактический характер отношений, чтобы исключить риск их переквалификации. ??

Риски неофициального найма: штрафы и последствия

Практика "неофициального" найма, когда трудовые отношения не оформляются должным образом, несет серьезные риски для физического лица-работодателя. Рассмотрим основные последствия, с которыми можно столкнуться при игнорировании требований закона. ??

Административная ответственность

За уклонение от оформления трудовых отношений предусмотрены следующие штрафы:

• Для физических лиц-работодателей — от 3 000 до 5 000 рублей за первое нарушение
• За повторное нарушение — от 5 000 до 10 000 рублей

За подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (когда фактически имеет место трудовой договор, но оформлен договор ГПХ):

• Для физических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей

Налоговые последствия

При выявлении неоформленных трудовых отношений налоговые органы могут:

• Доначислить НДФЛ (13%) со всех выплат работнику
• Доначислить страховые взносы (около 30%)
• Начислить пени за просрочку уплаты налогов и взносов
• Наложить штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (при неумышленной неуплате) или 40% (при умышленной)

В результате общая сумма доначислений может в 1,5-2 раза превысить сумму "сэкономленных" средств.

Риски в случае конфликта с работником

Особенно высоки риски, если отношения с неоформленным работником испортятся:

• Работник может обратиться в трудовую инспекцию
• Может потребовать компенсацию за все время работы без оформления
• В случае травмы или заболевания на рабочем месте может потребовать выплаты по больничному листу и компенсации
• Может инициировать установление факта трудовых отношений через суд

Как выявляются неоформленные работники

Налоговые органы и трудовая инспекция могут выявить неоформленные трудовые отношения через:

• Жалобы от самих работников
• Анонимные сообщения
• Регулярные переводы от одного физлица другому
• Косвенные признаки (регулярное посещение работником дома работодателя)
• Проверки по иным основаниям

Истории из практики и судебные решения

Судебная практика по спорам между физлицами-работодателями и работниками показывает, что суды чаще встают на сторону работников, особенно если имеются доказательства фактического выполнения трудовых функций:

• Регулярные выплаты одинаковой суммы
• Свидетельские показания
• Переписка, подтверждающая наличие трудовых отношений
• Фото и видеоматериалы с рабочего места

Как минимизировать риски при найме персонала

1. Оформите отношения легально — выберите оптимальный вариант из рассмотренных выше
2. Предпочтите сотрудничество с самозанятыми или ИП, если это возможно
3. Если необходим именно трудовой договор, не пренебрегайте его оформлением
4. Обратитесь к специалисту (бухгалтеру или юристу) для правильного оформления документов
5. Используйте сервисы для упрощения взаимодействия с налоговыми органами (онлайн-бухгалтерии, электронную отчетность)

Последствия легализации трудовых отношений после их фактического начала

Если вы уже некоторое время используете труд неоформленного работника, легализация отношений "задним числом" не всегда спасает от ответственности, но может смягчить последствия:

• Придется уплатить налоги и взносы за весь период работы
• Возможно начисление пеней
• Но добровольное устранение нарушения может быть учтено как смягчающее обстоятельство

Помните, что экономия на легальном оформлении работника в краткосрочной перспективе может обернуться значительными финансовыми потерями и юридическими проблемами в будущем. Официальное оформление — это не только соблюдение закона, но и защита интересов обеих сторон. ???

Законное оформление трудовых отношений между физическими лицами — это не просто соблюдение формальностей, а необходимая мера защиты как для работодателя, так и для работника. Выбор оптимальной формы сотрудничества зависит от конкретных обстоятельств: частоты и продолжительности работы, её характера и необходимости социальных гарантий. Работа с самозанятыми сегодня предлагает наиболее удобное решение для обеих сторон, минимизируя административную нагрузку и налоговые обязательства. Однако какой бы формат вы ни выбрали, помните: прозрачные и легальные отношения — это всегда дешевле, чем последствия нарушений, выявленных налоговыми органами или трудовой инспекцией.