Местная командировка: правила оформления, оплата и документы

Для кого эта статья:

• Кадровые работники и менеджеры, занимающиеся кадровым делопроизводством
• Бухгалтера и финансовые специалисты, отвечающие за учет командировочных расходов

• Работодатели и руководители, заинтересованные в правильном оформлении командировок своих сотрудников

  Отправить сотрудника в командировку в соседний офис? Оформить поездку по городу как служебную? В мире кадрового учета такие вопросы возникают ежедневно. Местные командировки — это особый вид служебных поездок, требующий точного документального оформления и корректных выплат. Но где проходит грань между обычной рабочей поездкой и официальной командировкой? Как не допустить ошибок, которые могут обернуться штрафами при проверках? Разберем правовые нюансы, документальное оформление и финансовые аспекты местных командировок согласно актуальному законодательству на 2025 год. ????

Работа с командировочной документацией требует точности и внимания к деталям. Организовать правильный учет поможет курс «Excel для работы» с нуля от Skypro. Вы научитесь создавать автоматизированные таблицы для расчета командировочных, освоите формулы для мгновенного подсчета суточных и функции для анализа командировочных расходов. Экономьте время на рутине и исключите ошибки в расчетах!

Что такое местная командировка и ее правовой статус

Местная командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя в пределах одного населенного пункта (города, поселка) или административно-территориальной единицы. Ключевое отличие от обычной командировки: сотрудник не покидает населенный пункт, где располагается его постоянное рабочее место, и возвращается домой в тот же день.

Интересный факт: понятие «местная командировка» юридически отсутствует в Трудовом кодексе РФ. Согласно статье 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом законодательство не делает различий между местными и неместными командировками.

Алексей Петров, главный специалист по кадровому делопроизводству

Мой опыт работы с аудиторскими проверками показывает, что около 40% компаний допускают критические ошибки при оформлении местных командировок. Например, в одной производственной компании вообще не оформляли командировочные документы на поездки сотрудников между цехами, расположенными в разных частях города. При проверке ГИТ это привело к штрафу в 50 000 рублей, так как не были оформлены распоряжения о командировке и не велся учет рабочего времени сотрудников вне офиса. Проблема решилась только после внедрения полноценного регламента оформления местных командировок и обучения кадровой службы.

С юридической точки зрения, для правильной квалификации поездки как местной командировки необходимо соблюдение следующих условий:

• Поездка осуществляется по распоряжению работодателя (не по инициативе работника)
• Целью является выполнение служебного задания
• Место выполнения задания находится вне постоянного рабочего места сотрудника
• Поездка происходит в пределах одного населенного пункта
• Сотрудник возвращается домой в тот же день (без ночевки в другом месте)

Важно разграничивать местную командировку и разъездной характер работы. Если в трудовом договоре указано, что работа имеет разъездной характер (например, курьер, торговый представитель), то поездки в пределах обслуживаемой территории не оформляются как командировки.

Нормативная база по местным командировкам включает:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 166-168)
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
• Письмо Минфина России от 14.04.2023 № 03-03-06/1/34209 (о расходах на местные командировки)
• Локальные нормативные акты организации (положение о командировках)

Оформление документов для местной командировки

Корректное документальное оформление местных командировок — это не просто бюрократическая формальность, а важная правовая защита как для работодателя, так и для сотрудника. Прозрачное оформление поездок минимизирует риски трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов. ??

Документы, необходимые для оформления местной командировки:

1. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку — основной документ, который издается в произвольной форме или по унифицированной форме Т-9 (для одного сотрудника) или Т-9а (для группы сотрудников). В приказе обязательно указываются: ФИО и должность командируемого, цель, место и сроки командировки.
2. Служебное задание — документ необязательный с 2015 года, но многие организации продолжают его использовать для четкой постановки задач командированному сотруднику.
3. Авансовый отчет (форма АО-1) — заполняется сотрудником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих расходы.

Важное отличие от обычных командировок: при местных командировках не требуется оформление командировочного удостоверения, так как данный документ отменен с 8 января 2015 года. Также не оформляется отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

Пошаговый алгоритм оформления местной командировки:

1. Определение необходимости направления сотрудника в местную командировку
2. Подготовка и согласование проекта приказа о командировке
3. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись
4. Выдача аванса на командировочные расходы (при необходимости)
5. Оформление авансового отчета и подтверждающих документов по возвращении сотрудника
6. Утверждение отчета руководителем
7. Возмещение расходов сотруднику или возврат неиспользованного аванса

Планирование карьеры в сфере кадрового учета или бухгалтерии? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, насколько вам подходит работа с документами и цифрами. Тест определит ваши сильные стороны и поможет понять, стоит ли развиваться в направлении кадрового делопроизводства или финансового учета. Результаты анализа помогут спланировать дальнейшее профессиональное развитие в сфере документооборота!

Обратите внимание на часто встречающиеся ошибки при оформлении местных командировок:

• Отсутствие приказа о направлении в командировку (нельзя ограничиваться устным распоряжением)
• Неверное определение срока командировки (начало и окончание командировки должны быть четко зафиксированы)
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом
• Невнесение сведений о командировке в табель учета рабочего времени (код «К» или «06»)
• Отсутствие документального подтверждения служебного характера поездки

Особенности оплаты поездок внутри населенного пункта

Финансовый аспект местных командировок вызывает наибольшее количество вопросов у работодателей. Основное отличие местной командировки от обычной в части оплаты — это отсутствие законодательного требования о выплате суточных. ??

При этом организация имеет право самостоятельно установить выплату суточных или иной компенсации при местных командировках в своих локальных нормативных актах. Это решение должно быть отражено в положении о командировках или коллективном договоре.

Марина Соколова, финансовый директор

Недавно мы столкнулись с необычной ситуацией. Сотрудник IT-отдела регулярно направлялся в местные командировки по объектам компании для настройки оборудования. Командировки оформлялись должным образом, но компенсация расходов на проезд не производилась, так как в положении о командировках этот пункт был прописан недостаточно четко. Сотрудник обратился в бухгалтерию с требованием компенсировать расходы за последние 6 месяцев, предоставив все проездные документы. Ситуация обернулась внеплановым пересмотром положения о командировках и выплатой компенсации в размере более 45 000 рублей. После этого мы внедрили четкие правила для местных командировок с указанием лимитов на разные виды транспорта и процедуры согласования расходов.

Обязательные выплаты при местных командировках:

• Сохранение среднего заработка за весь период командировки
• Возмещение фактических расходов на проезд к месту выполнения поручения и обратно (при наличии подтверждающих документов)
• Иные расходы, произведенные с разрешения работодателя

В отличие от командировок с выездом в другую местность, при местных командировках не возникает вопросов с расходами на проживание, так как сотрудник возвращается домой. Однако если рабочий день при выполнении задания превышает нормальную продолжительность, то должны применяться положения ТК РФ о сверхурочной работе.

Налоговые аспекты выплат при местных командировках:

• НДФЛ: компенсация проезда не облагается при наличии подтверждающих документов. Если выплачиваются суточные, то они облагаются НДФЛ полностью (в отличие от обычных командировок, где необлагаемый лимит составляет 700 руб. в день).
• Страховые взносы: компенсация проезда не облагается страховыми взносами. Суточные при местных командировках облагаются страховыми взносами в полном размере.
• Налог на прибыль: все документально подтвержденные расходы на местные командировки учитываются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу.

Учет расходов и компенсации при местных командировках

Правильный учет расходов на местные командировки — важный элемент финансовой дисциплины организации. Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов должен быть организован в соответствии с законодательством и внутренними регламентами компании. ??

Основные виды расходов, подлежащих компенсации при местных командировках:

1. Расходы на проезд — включают стоимость билетов на общественный транспорт, такси (если это предусмотрено локальными актами), оплату ГСМ при использовании личного или служебного автомобиля.
2. Прочие расходы — могут включать оплату платной парковки, приобретение материалов или инструментов для выполнения задания, оплату услуг связи и т.д.
3. Суточные или компенсационные выплаты — если предусмотрены локальными актами организации.

Документальное подтверждение расходов при местных командировках:

• Проездные билеты (автобус, метро, трамвай, такси)
• Чеки на оплату бензина и квитанции об оплате парковки
• Путевые листы при использовании служебного автомобиля
• Товарные чеки и кассовые чеки на приобретение необходимых для выполнения задания материалов
• Акты выполненных работ, счета-фактуры

Для возмещения расходов на проезд в общественном транспорте, где не предусмотрена выдача именных билетов (например, метро), можно использовать следующие варианты:

• Приобретение билетов через кассу с получением кассового чека
• Использование транспортных карт с возможностью получения детализации поездок
• Составление сотрудником служебной записки с указанием фактических расходов (в крайнем случае)

Порядок учета и выплаты компенсаций:

1. Сотрудник после возвращения из командировки (как правило, в течение 3 рабочих дней) предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы.
2. Бухгалтерия проверяет правильность оформления документов, их соответствие требованиям законодательства и локальных актов.
3. Утвержденный авансовый отчет служит основанием для выплаты компенсации (если аванс не выдавался) или для расчета суммы к возврату (если аванс превысил фактические расходы).
4. Выплаченные компенсации отражаются в бухгалтерском учете проводками в зависимости от вида расходов и подразделения, к которому относится сотрудник.

Типичные проводки по учету расходов на местные командировки:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выдан аванс на командировочные расходы
• Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены командировочные расходы
• Дт 71 Кт 50 (51) — возврат неиспользованного аванса
• Дт 50 (51) Кт 71 — возмещение перерасхода по авансовому отчету

Важно помнить, что в целях налогового учета расходы на местные командировки признаются только при наличии документального подтверждения их производственной необходимости и связи с деятельностью организации. Для этого в служебном задании или отчете о командировке должны быть четко отражены цели поездки и полученные результаты.

Спорные вопросы при оформлении местных командировок

В практике оформления местных командировок возникает ряд неоднозначных ситуаций, требующих особого внимания со стороны кадровиков и бухгалтеров. Рассмотрим наиболее распространенные спорные вопросы и способы их решения. ??

1. Разграничение местной командировки и разъездного характера работы

Один из ключевых вопросов: когда поездка сотрудника в пределах населенного пункта должна оформляться как командировка, а когда является частью его трудовой функции?

• Если поездки регулярны и предусмотрены должностной инструкцией (например, курьер, торговый представитель), их следует оформлять как работу разъездного характера с внесением соответствующего пункта в трудовой договор.
• Если поездка носит разовый характер и выходит за рамки обычных должностных обязанностей, это местная командировка.

Решение: четко определите в локальных нормативных актах критерии отнесения поездок к командировкам или разъездному характеру работы.

2. Необходимость выплаты суточных при местных командировках

Законодательство не содержит прямого требования о выплате суточных при местных командировках, но и не запрещает их выплату.

Решение: если организация принимает решение о выплате суточных при местных командировках, необходимо:

• Закрепить это положение в локальных нормативных актах
• Установить конкретный размер выплат
• Помнить, что такие выплаты полностью облагаются НДФЛ и страховыми взносами

3. Оформление командировки в филиал или обособленное подразделение в том же населенном пункте

Если организация имеет несколько подразделений в одном городе, возникает вопрос: является ли направление сотрудника из головного офиса в филиал командировкой?

Решение: согласно разъяснениям Роструда, если в трудовом договоре местом работы указана организация в целом (без привязки к конкретному адресу), то перемещение между подразделениями не является командировкой. Если же в договоре четко определено место работы с указанием конкретного подразделения, то направление в другое подразделение оформляется как командировка.

4. Использование личного автомобиля в местной командировке

При использовании сотрудником личного автомобиля для поездок по служебным делам возникают вопросы о порядке компенсации расходов.

Решение:

• Заключить с сотрудником соглашение об использовании личного транспорта в служебных целях
• Установить размер компенсации за амортизацию (рекомендуемые минимальные размеры: 1200 руб. в месяц для легковых автомобилей до 2000 куб. см и 1500 руб. — свыше)
• Компенсировать расходы на ГСМ на основании путевых листов и чеков

5. Командировка в выходной день

Если местная командировка приходится на выходной или праздничный день, возникают вопросы о порядке оплаты.

Решение: согласно ст. 153 ТК РФ, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Альтернативой может быть предоставление другого дня отдыха (в этом случае работа в выходной оплачивается в одинарном размере).

6. Документальное подтверждение расходов при отсутствии проездных документов

В некоторых случаях сотрудник не может представить документы, подтверждающие расходы на проезд (например, при проезде в метро).

Решение:

• Предусмотреть в локальных актах возможность компенсации расходов на основании служебной записки сотрудника
• Установить фиксированную сумму компенсации на транспортные расходы в пределах города
• Использовать корпоративные транспортные карты с возможностью получения детализации поездок

7. Отражение местной командировки в табеле учета рабочего времени

Возникает вопрос, каким кодом отмечать дни местной командировки в табеле учета рабочего времени.

Решение: в табеле учета рабочего времени дни местной командировки отмечаются кодом «К» или «06» с указанием количества отработанных часов. Если продолжительность работы в командировке превышает нормальную продолжительность рабочего дня, необходимо оформить сверхурочную работу.

Правильное оформление и учет местных командировок — это не просто соблюдение формальностей, а важный элемент кадровой и финансовой дисциплины организации. Четкие регламенты, закрепленные в локальных нормативных актах, помогут избежать споров с сотрудниками и претензий со стороны контролирующих органов. Помните, что грамотно организованный документооборот и учет расходов на командировки способствуют прозрачности бизнес-процессов и повышают доверие сотрудников к работодателю.