Ходатайство о приеме на работу сотрудника: образец и правила оформления

Для кого эта статья:

• Руководители и менеджеры по персоналу
• HR-специалисты

• Студенты и начинающие профессионалы в области управления человеческими ресурсами

  Когда речь идет о найме нового сотрудника, грамотное оформление документов играет решающую роль в соблюдении трудового законодательства. Ходатайство о приеме на работу – один из ключевых документов этого процесса, который инициирует официальное трудоустройство кандидата и подтверждает потребность организации в конкретном специалисте. Руководители и HR-специалисты ежедневно сталкиваются с необходимостью составления подобных документов, однако далеко не все знают тонкости их оформления. Именно поэтому мы подготовили исчерпывающее руководство с актуальными образцами и рекомендациями, которые помогут избежать типичных ошибок и ускорить процесс найма. ??

Хотите стать профессионалом в области управления персоналом и никогда не сомневаться в правильности оформления кадровых документов? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro – идеальное решение! Вы освоите все аспекты кадрового делопроизводства, включая составление ходатайств о приеме на работу и других важных документов. Наши эксперты научат вас грамотно оформлять документацию и эффективно управлять персоналом в любой организации.

Что такое ходатайство о приеме на работу: назначение и функции

Ходатайство о приеме на работу представляет собой официальный документ, инициирующий процесс трудоустройства конкретного кандидата в организацию. По сути, это обоснованная просьба руководителя структурного подразделения к вышестоящему руководству или собственнику бизнеса о необходимости принять определенного специалиста на имеющуюся вакантную должность.

Основные функции ходатайства о приеме на работу:

• Формализация потребности подразделения в новом сотруднике
• Обоснование необходимости найма конкретного специалиста
• Информирование высшего руководства о кадровых решениях
• Документальное подтверждение согласия непосредственного руководителя на прием сотрудника
• Инициирование процедуры официального трудоустройства

Данный документ особенно важен в крупных компаниях со сложной иерархической структурой, где решение о найме принимается на нескольких уровнях управления. В небольших организациях ходатайство может иметь более простую форму, но его функциональное значение остается неизменным.

Елена Петрова, директор по персоналу Я помню случай, когда в нашу компанию требовался высококлассный маркетолог. Руководитель отдела маркетинга нашел идеального кандидата, но формально не оформил ходатайство о приеме на работу, решив, что устной договоренности с генеральным директором достаточно. В результате возникла путаница: HR-отдел не был проинформирован должным образом, кандидат ждал официального предложения больше недели, а тем временем получил и принял оффер от конкурентов. С тех пор мы внедрили четкий процесс, где ходатайство о приеме является обязательным звеном процедуры найма, и подобных случаев больше не возникало.

Важно понимать, что ходатайство не является обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, однако его использование позволяет структурировать внутренние процессы найма и обеспечить необходимый уровень контроля за кадровыми решениями. В 2025 году, когда компании все больше внимания уделяют оптимизации бизнес-процессов, грамотно составленное ходатайство становится эффективным инструментом кадрового менеджмента. ??

Структура и содержание ходатайства о приеме сотрудника

Правильно составленное ходатайство о приеме на работу должно содержать определенные элементы, обеспечивающие его информативность и юридическую корректность. Рассмотрим основные структурные компоненты этого документа, актуальные в 2025 году.

Стандартная структура ходатайства включает:

1. Шапка документа – содержит информацию об адресате (должность, ФИО руководителя, которому направляется ходатайство) и отправителе (должность, ФИО руководителя, составившего ходатайство).
2. Наименование документа – указывается по центру "ХОДАТАЙСТВО о приеме на работу".
3. Основная часть – включает обращение к руководителю, просьбу о приеме конкретного лица, обоснование необходимости найма.
4. Данные о кандидате – полное ФИО, сведения об образовании, квалификации, опыте работы.
5. Условия трудоустройства – предлагаемая должность, подразделение, график работы, размер заработной платы, дата начала работы.
6. Обоснование выбора кандидата – аргументация преимуществ данного специалиста.
7. Заключительная часть – информация о приложениях (если имеются).
8. Подпись – должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, составившего ходатайство.
9. Дата – дата составления документа.
10. Визы согласования – при необходимости документ может содержать визы других заинтересованных лиц.

Содержание ходатайства должно быть лаконичным, но при этом содержать всю необходимую информацию для принятия решения о найме сотрудника. Важно указывать фактические данные о кандидате, избегая субъективных оценок и неподтвержденных характеристик.

Обоснование необходимости найма может включать следующие аспекты:

• Расширение штата в связи с увеличением объема работ
• Замещение временно отсутствующего сотрудника
• Потребность в специалисте с определенными компетенциями
• Реализация нового проекта или направления деятельности
• Оптимизация рабочих процессов в подразделении

При составлении ходатайства следует использовать деловой стиль, исключая эмоциональные высказывания и неформальные обороты. Документ должен быть убедительным, объективным и профессионально составленным. ??

Образец ходатайства о приеме на работу с пояснениями

Ниже представлен актуальный образец ходатайства о приеме на работу сотрудника, соответствующий требованиям 2025 года, с подробными пояснениями к каждому разделу:

Генеральному директору ООО "Технологии будущего" Иванову И.И. от руководителя IT-отдела Петрова П.П.

• ХОДАТАЙСТВО о приеме на работу

Уважаемый Иван Иванович!

Прошу Вас рассмотреть возможность приема на работу в IT-отдел на должность старшего разработчика программного обеспечения Сидорова Сергея Сергеевича.

Сидоров С.С. имеет высшее образование по специальности "Информационные технологии и программирование" (Московский технический университет, 2018 г.), опыт работы в сфере разработки программного обеспечения – 7 лет. Предыдущее место работы – ООО "ИТ-Решения", должность – ведущий разработчик (2019-2025 гг.).

Необходимость приема данного специалиста обусловлена расширением проекта по разработке корпоративной системы управления данными и отсутствием в штате компании разработчика с требуемой квалификацией в области Java и Python.

Предлагаемые условия трудоустройства:

• Должность: старший разработчик программного обеспечения
• Подразделение: IT-отдел
• График работы: полный рабочий день, 5/2
• Заработная плата: 180 000 рублей (до налогообложения)
• Планируемая дата начала работы: 01.03.2025

Сидоров С.С. успешно прошел все этапы собеседования и технического тестирования, продемонстрировав высокий уровень профессиональных знаний и навыков, соответствующих требуемой квалификации. Кандидат также проявил готовность к немедленному началу работы над проектом.

Прошу рассмотреть данное ходатайство в ближайшее время для своевременного оформления трудовых отношений с кандидатом.

Приложения:

1. Резюме Сидорова С.С. – 2 л.
2. Результаты технического тестирования – 1 л.

Руководитель IT-отдела _ / Петров П.П. /

15.02.2025

Пояснения к образцу:

• Адресная часть – указаны должность и ФИО лица, принимающего решение о найме, а также должность и ФИО составителя ходатайства.
• Наименование документа – четко указан тип документа.
• Обращение – использована корректная форма делового обращения к руководителю.
• Основная просьба – четко сформулирована суть обращения с указанием должности и ФИО кандидата.
• Данные о кандидате – предоставлена фактическая информация об образовании и опыте работы.
• Обоснование найма – указаны конкретные причины необходимости принять именно этого специалиста.
• Условия трудоустройства – подробно расписаны все ключевые параметры будущих трудовых отношений.
• Аргументация выбора – приведены объективные факторы, подтверждающие квалификацию кандидата.
• Приложения – перечислены дополнительные документы, подкрепляющие ходатайство.
• Подпись и дата – документ корректно завершен, содержит все необходимые реквизиты.

Данный образец может быть адаптирован под конкретные нужды организации с сохранением основной структуры и содержания. Главное правило – документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения о приеме сотрудника. ??

Задумываетесь о смене карьерного пути или выборе профессионального направления в HR? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам карьера в кадровом администрировании. Узнайте, обладаете ли вы необходимыми навыками для работы с документацией, включая составление ходатайств о приеме на работу, и получите персональные рекомендации по развитию в сфере HR!

Правила оформления и типичные ошибки в ходатайствах

Грамотное оформление ходатайства о приеме на работу – залог его эффективности и беспрепятственного согласования. Соблюдение определенных правил позволит избежать возвратов документа на доработку и ускорить процесс трудоустройства нужного специалиста. ??

Ключевые правила оформления ходатайств:

• Используйте фирменный бланк организации, если таковой предусмотрен внутренними регламентами
• Соблюдайте единый корпоративный стиль оформления документации
• Выравнивайте текст по ширине для придания документу аккуратного вида
• Используйте стандартный шрифт (Times New Roman, Arial) размером 12-14 пт
• Оставляйте поля: верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1,5 см
• Нумеруйте листы документа, если их больше одного
• Избегайте аббревиатур и сокращений, за исключением общепринятых
• Используйте деловой стиль изложения, исключая эмоциональные высказывания

При составлении ходатайства важно учитывать типичные ошибки, которые могут привести к задержке в рассмотрении документа или его отклонению.

Андрей Соколов, HR-директор Помню случай, когда мне пришлось отклонить ходатайство о приеме перспективного специалиста из-за критических ошибок в документе. Руководитель отдела продаж настаивал на срочном найме менеджера, но в ходатайстве указал должность, отсутствующую в штатном расписании, предложил зарплату выше утвержденного бюджета и не предоставил обоснования необходимости найма. Пришлось вернуть документ на доработку, что заняло дополнительное время. За это время кандидат получил другое предложение и отказался от работы в нашей компании. Этот случай стал показательным, и мы разработали шаблон ходатайства с подробными инструкциями, который теперь используют все руководители. С тех пор подобных ситуаций не возникало.

Особое внимание следует уделить юридически значимым аспектам документа. Избегайте формулировок, которые могут быть интерпретированы как дискриминационные или нарушающие трудовое законодательство. Например, недопустимы упоминания о возрасте, поле, семейном положении кандидата как о преимуществах при найме.

При составлении ходатайства также важно учитывать внутренние регламенты организации, которые могут предъявлять дополнительные требования к оформлению и содержанию данного документа. В некоторых компаниях существуют утвержденные шаблоны, использование которых является обязательным. ??

Как грамотно составить ходатайство: пошаговая инструкция

Для составления эффективного ходатайства о приеме на работу следуйте детальной пошаговой инструкции, которая поможет учесть все важные аспекты и избежать типичных ошибок. ??

Шаг 1: Подготовка к составлению документа

• Уточните актуальное наименование должности согласно штатному расписанию
• Соберите полную информацию о кандидате (образование, опыт, квалификация)
• Проверьте, соответствуют ли предлагаемые условия труда внутренним политикам компании
• Выясните, кто именно должен быть адресатом ходатайства в вашей организации
• Ознакомьтесь с внутренними требованиями к оформлению подобных документов

Шаг 2: Оформление шапки документа

• Укажите полное наименование должности адресата
• Добавьте ФИО адресата в дательном падеже
• Укажите свою должность и ФИО в родительном падеже
• Разместите название документа по центру листа

Шаг 3: Составление основной части

• Начните с уважительного обращения к адресату
• Четко сформулируйте просьбу о приеме конкретного человека на определенную должность
• Укажите полное ФИО кандидата без сокращений
• Опишите образование кандидата, указав учебное заведение, специальность и год окончания
• Представьте информацию о предыдущем опыте работы, акцентируя внимание на релевантных позициях

Шаг 4: Обоснование необходимости найма

• Ясно опишите причину, по которой необходимо принять нового сотрудника
• Подчеркните ценность кандидата для организации
• При возможности, свяжите найм с конкретными бизнес-задачами или проектами
• Если должность новая, объясните причины её создания

Шаг 5: Детализация условий трудоустройства

• Четко укажите предлагаемую должность
• Определите подразделение, в котором будет работать сотрудник
• Обозначьте график работы (полный день, неполный день, гибкий график)
• Укажите размер заработной платы (с уточнением "до налогообложения" или "после налогообложения")
• Определите желаемую дату начала работы

Шаг 6: Аргументация выбора кандидата

• Опишите преимущества кандидата, основываясь на объективных фактах
• Упомяните о прохождении кандидатом всех этапов отбора
• При наличии, укажите результаты тестирования или оценки
• Подчеркните соответствие кандидата корпоративной культуре компании

Шаг 7: Завершение документа

• Сформулируйте просьбу о своевременном рассмотрении ходатайства
• Перечислите приложения к документу (если имеются)
• Укажите свою должность, оставьте место для подписи
• Впишите расшифровку подписи (инициалы и фамилию)
• Проставьте дату составления документа

Шаг 8: Проверка и редактирование

• Внимательно перечитайте весь текст на предмет орфографических и пунктуационных ошибок
• Проверьте корректность всех указанных данных
• Удостоверьтесь, что документ соответствует деловому стилю
• При необходимости согласуйте содержание с HR-специалистом

Шаг 9: Согласование и подписание

• Подпишите документ собственноручно
• При необходимости получите визы других заинтересованных лиц
• Сделайте копию документа для своего архива

Шаг 10: Передача ходатайства адресату

• Определите правильный канал передачи документа (лично, через секретариат, электронный документооборот)
• Отслеживайте статус рассмотрения документа
• Будьте готовы предоставить дополнительную информацию по запросу

Следуя этой детальной инструкции, вы сможете составить профессиональное ходатайство о приеме на работу, которое максимально эффективно выполнит свою функцию и ускорит процесс трудоустройства нужного специалиста. Помните, что качественно оформленная документация – это визитная карточка профессионального руководителя и показатель высокой организационной культуры. ??

Грамотно составленное ходатайство о приеме на работу – не просто формальность, а эффективный инструмент кадровой политики, который обеспечивает прозрачность процесса найма и способствует принятию обоснованных управленческих решений. Следуя рекомендациям, приведенным в данном руководстве, вы сможете оптимизировать процесс трудоустройства новых сотрудников, избежать типичных ошибок в документальном оформлении и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов. Помните, что за каждым документом стоит реальный человек и его профессиональное будущее, поэтому ответственный подход к составлению ходатайства – это показатель не только вашего профессионализма, но и уважения к кандидату и коллегам.