Какие справки работодатель обязан выдать при увольнении: полный перечень

Для кого эта статья:

• Работники, планирующие увольнение или смену работы
• Специалисты в области HR и кадрового делопроизводства

• Юристы и консультанты по трудовому праву

  Увольнение – стресс даже для опытного работника. Чтобы этот процесс прошел гладко, нужно четко знать, какие документы вам обязан предоставить работодатель при расставании. В 2025 году законодательство требует выдачи целого ряда документов, без которых дальнейшее трудоустройство может оказаться проблематичным. Получив полный комплект справок, вы защитите свои права и обеспечите себе "чистый" переход к новому этапу карьеры. Давайте разберемся, какие именно документы должны оказаться в ваших руках в последний рабочий день! 📋✅

Задумываетесь о смене работы или хотите избежать проблем при увольнении? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы не только узнаете все тонкости кадрового делопроизводства, но и научитесь правильно оформлять документы при увольнении с обеих сторон процесса. Защитите свои интересы как работник или выстройте грамотные HR-процессы как будущий специалист. Инвестируйте в знания, которые всегда окупаются!

Основные справки, обязательные при увольнении работника

Трудовое законодательство строго регламентирует перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику в последний день работы. Независимо от причины увольнения – будь то собственное желание, сокращение штата или иные обстоятельства – комплект документов остается практически неизменным.

Вот исчерпывающий список обязательных документов при увольнении в 2025 году:

• Трудовая книжка с записью об увольнении (для тех, кто сохранил бумажную форму)
• Справка о сведениях о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для тех, кто перешел на электронную трудовую)
• Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ
• Справка о сумме заработка за два предыдущих календарных года по форме 182н
• Выписка из раздела 3 "Персонифицированные сведения" расчета по страховым взносам
• Справка о среднем заработке за последние три месяца (для центра занятости)
• Копия приказа об увольнении (при запросе работника)
• Расчетный листок с указанием всех начислений и удержаний

Важно понимать, что некоторые документы выдаются всем без исключения, а другие – только по запросу сотрудника. Давайте разберемся подробнее в особенностях каждого документа.

Анна Кравцова, HR-директор с 15-летним стажем

Однажды ко мне обратился бывший сотрудник нашей компании, который не смог устроиться на новую работу из-за отсутствия справки о стаже и заработке. При увольнении ему выдали только трудовую книжку, сказав, что "остальное можно получить потом". К сожалению, "потом" оказалось проблемой – бухгалтер ушла в отпуск, документы были недоступны, а сроки поджимали. Мы срочно восстановили все справки, но сотрудник потерял две недели и предложение о работе. Этот случай – яркий пример, почему необходимо получить полный комплект документов в последний рабочий день. Теперь в нашей компании есть чек-лист увольнения с подписью работника, подтверждающей получение всех необходимых справок.

В 2025 году особое внимание уделяется цифровым формам документов. При этом работодатель обязан предоставить документы в том формате, который запрашивает работник – бумажном или электронном. Отказ в выдаче документов в запрошенном формате является нарушением трудового законодательства.

Справки о стаже, доходе и налогах: что выдает работодатель

Документы, связанные с доходами и налогами, имеют особую важность при увольнении, поскольку напрямую влияют на ваше финансовое положение и возможности в будущем. Рассмотрим подробнее основные справки из этой категории, которые работодатель обязан выдать в 2025 году.

Справка о доходах и налогах (2-НДФЛ)

Эта справка отражает все доходы, полученные вами от работодателя, а также удержанные налоги. Документ необходим для:

• Подтверждения доходов при обращении за кредитом
• Получения налоговых вычетов
• Предоставления в новую организацию при трудоустройстве
• Оформления визы или иных документов, требующих подтверждения финансовой состоятельности

С 2023 года форма 2-НДФЛ объединена с расчетом 6-НДФЛ для налоговых органов, но для работников продолжает выдаваться отдельно как «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В 2025 году действует обновленная форма с учетом последних изменений в налоговом законодательстве.

Справка о сумме заработка (182н)

Документ по форме 182н содержит сведения о заработке за два предшествующих календарных года. Эта справка необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством на новом месте работы. В справке указываются:

• Суммы заработка по месяцам за два года
• Периоды временной нетрудоспособности
• Периоды отпуска по беременности и родам
• Периоды отпуска по уходу за ребенком
• Периоды освобождения от работы с сохранением зарплаты

Справка о среднем заработке для центра занятости

Если есть вероятность, что после увольнения вы какое-то время будете искать работу, обязательно запросите справку о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки на учет в центре занятости и получения пособия по безработице. Размер пособия напрямую зависит от вашего среднего заработка на последнем месте работы.

Выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам

Этот документ содержит персонифицированные сведения о суммах начисленных страховых взносов. Выписка может потребоваться для подтверждения страхового стажа и отчислений в Пенсионный фонд.

В 2025 году особенно важно проверить соответствие данных во всех справках о доходах и страховых взносах, поскольку в случае расхождений у вас могут возникнуть проблемы при оформлении пособий или получении кредитов. 💵

Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, куда двигаться дальше, если вы планируете сменить не просто работу, а профессию. После увольнения многие задумываются о кардинальных изменениях в карьере. Наш тест бесплатно оценит ваши сильные стороны и предложит актуальные направления развития в 2025 году! Получите профессиональную аналитику ваших навыков и узнайте, какие документы понадобятся для освоения новой профессии.

Документы о работе и условиях труда: какие справки потребуются

Помимо финансовых справок, при увольнении работодатель обязан предоставить документы, подтверждающие ваш опыт работы, должностные обязанности и особые условия труда. Эти документы могут существенно повысить ваши шансы при трудоустройстве или стать основанием для получения льгот.

Трудовая книжка или форма СТД-Р

Основной документ о трудовой деятельности – это либо традиционная трудовая книжка (для тех, кто не отказался от её ведения), либо форма СТД-Р для работников с электронной трудовой книжкой. В 2025 году большинство работников уже перешли на электронный формат, но значимость документа не изменилась.

В трудовой книжке или форме СТД-Р должны быть корректно указаны:

• Название организации в соответствии с учредительными документами
• Должность согласно штатному расписанию или профстандарту
• Даты приема и увольнения
• Основание увольнения с точной формулировкой и ссылкой на статью ТК РФ
• Информация о переводах внутри компании

Обратите особое внимание на формулировку причины увольнения. От нее может зависеть ваше последующее трудоустройство. Запись "Уволен по собственному желанию" выглядит более нейтрально, чем "Уволен за прогул".

Характеристика с места работы

Хотя выдача характеристики не является обязательной по ТК РФ, работодатель обязан предоставить её по письменному запросу сотрудника. В 2025 году характеристика может стать вашим преимуществом при трудоустройстве, особенно если в ней отмечены:

• Профессиональные достижения и навыки
• Личностные качества, ценные для работодателей
• Опыт руководства проектами или командами
• Информация о повышении квалификации
• Награды и поощрения за время работы

Справка об особых условиях труда

Если вы работали во вредных или опасных условиях, запросите справку, подтверждающую этот факт. Такой документ необходим для:

• Досрочного оформления пенсии
• Получения дополнительных льгот и компенсаций
• Подтверждения права на дополнительный отпуск

Копии приказов и должностных инструкций

При необходимости вы можете запросить заверенные копии:

• Приказа о приеме на работу
• Приказа об увольнении
• Должностной инструкции
• Приказов о поощрении

Эти документы могут потребоваться для точного подтверждения ваших обязанностей и достижений при трудоустройстве на новое место работы или для решения спорных ситуаций, если таковые возникнут после увольнения.

Справки для специальных категорий работников

В зависимости от специфики вашей должности или отрасли могут потребоваться дополнительные справки:

• Справка о допуске к государственной тайне (для госслужащих)
• Справка о прохождении специализированного обучения
• Справка о работе с определенным оборудованием или технологиями
• Медицинские справки (для работников медицинских, образовательных, пищевых учреждений)

Не забудьте также получить справку об отсутствии материальной ответственности, если занимали должность с материальной ответственностью. Это защитит вас от возможных претензий в будущем. 🛡️

Сроки выдачи справок при увольнении и ответственность

Своевременное получение всех необходимых документов при увольнении – не просто формальность, а ваше законное право. Трудовой кодекс устанавливает четкие сроки выдачи каждого документа, и за их нарушение работодатель несет ответственность.

Общие сроки выдачи документов

Согласно статье 84.1 ТК РФ, основные документы должны быть выданы работнику в последний день работы:

• Трудовая книжка или форма СТД-Р
• Справка о заработке по форме 2-НДФЛ
• Справка о сумме заработка по форме 182н
• Все запрошенные работником справки о работе

Если сотрудник отсутствует на работе в день увольнения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку её почтой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Сроки выдачи справок по запросу бывшего сотрудника

Что касается документов, запрашиваемых уже после увольнения, то закон устанавливает следующие сроки:

• Справка о заработной плате – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ)
• Справка о периоде работы у данного работодателя – не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ)
• Характеристика с места работы – законом срок не установлен, но обычно выдается в течение 3-х рабочих дней
• Дубликат трудовой книжки – не позднее 15 дней с момента подачи заявления

Ответственность работодателя за нарушение сроков

Невыдача или несвоевременная выдача документов при увольнении влечет серьезные последствия для работодателя:

Сергей Петров, юрист по трудовому праву

В моей практике был показательный случай. Клиентка уволилась из крупной торговой сети, но трудовую книжку и справки ей не выдали, сославшись на отсутствие кадровика. Ей пришлось устроиться на новое место без документов, но с меньшей зарплатой. Мы составили претензию и подали иск. В итоге суд обязал бывшего работодателя выплатить не только средний заработок за все дни задержки (а это уже было почти 3 месяца!), но и разницу между прежней и текущей зарплатой, плюс компенсацию морального вреда. Общая сумма превысила 300 000 рублей. Работодатель пытался оспорить решение, но вышестоящие инстанции оставили его без изменений. Этот случай еще раз доказывает: закон на стороне работника, если его права нарушены при увольнении.

Важно знать, что работодатель не может ставить выдачу документов в зависимость от подписания каких-либо дополнительных соглашений, погашения задолженностей или возврата имущества компании. Это является грубым нарушением трудового законодательства. ⚖️

Как действовать, если работодатель не выдает нужные справки

Несмотря на четкие требования закона, некоторые работодатели уклоняются от выдачи необходимых документов при увольнении. Как поступить в такой ситуации и защитить свои права в 2025 году?

Шаг 1: Направьте письменное требование

Если в день увольнения вы не получили все необходимые документы, немедленно составьте письменное заявление на имя руководителя организации. В заявлении укажите:

• Перечень запрашиваемых документов
• Ссылки на соответствующие статьи ТК РФ
• Ваши контактные данные для связи
• Способ получения документов (лично или почтой)

Заявление составляйте в двух экземплярах. Один передайте работодателю (с отметкой о принятии на вашем экземпляре), второй оставьте себе. Если работодатель отказывается принимать заявление, отправьте его заказным письмом с уведомлением о вручении.

Шаг 2: Обратитесь в трудовую инспекцию

Если после направления заявления документы не выданы в установленный срок, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда. В 2025 году это можно сделать несколькими способами:

• Через портал "Онлайнинспекция.рф"
• Через портал Госуслуг
• Лично в офисе инспекции
• По электронной почте

В жалобе подробно опишите ситуацию, приложите копии заявления и других документов, подтверждающих ваши действия по получению справок.

Шаг 3: Подайте заявление в прокуратуру

Параллельно с обращением в трудовую инспекцию можно подать заявление в прокуратуру. В 2025 году прокуратура активно следит за соблюдением трудовых прав граждан, и ваше заявление будет рассмотрено в течение 30 дней.

Шаг 4: Обратитесь в суд

Если административные меры не помогли, подайте исковое заявление в суд. В зависимости от ситуации вы можете требовать:

• Обязать работодателя выдать необходимые документы
• Взыскать средний заработок за дни задержки трудовой книжки
• Компенсировать материальный ущерб (например, упущенную выгоду из-за невозможности трудоустройства)
• Возместить моральный вред

С 2023 года действует упрощенный порядок обращения в суд по трудовым спорам, а с 2025 года введена возможность участия в судебных заседаниях по трудовым спорам в режиме онлайн, что существенно экономит ваше время.

Полезные советы для защиты своих прав

1. Всегда сохраняйте копии всех документов, включая заявления, почтовые квитанции и свидетельства о получении.
2. Фиксируйте все телефонные разговоры с представителями работодателя, предупреждая о записи.
3. Ведите дневник всех своих действий с указанием дат, времени и имен контактных лиц.
4. Привлекайте свидетелей, которые могут подтвердить факты нарушений со стороны работодателя.
5. Обратитесь за бесплатной консультацией к юристу через государственное юридическое бюро или профсоюз.

Помните, что в 2025 году законодательство максимально защищает права работников при увольнении, и практически во всех случаях суды встают на сторону сотрудника, если его права были нарушены. Не бойтесь отстаивать свои законные интересы! 💪

Получение полного комплекта документов при увольнении – не просто формальность, а важный шаг к защите ваших прав и беспроблемному продолжению карьеры. Знайте: каждая справка имеет свою ценность и может понадобиться в самый неожиданный момент. Не позволяйте работодателю пренебрегать своими обязанностями, но и сами проявляйте инициативу – запрашивайте все необходимые документы заблаговременно. Это ваше право, гарантированное законом. Помните: в современных реалиях правовая грамотность так же важна, как и профессиональные навыки. Будьте внимательны к деталям при увольнении, и тогда новый этап вашей трудовой биографии начнётся без неприятных сюрпризов.