Какие справки дают при увольнении: полный перечень документов

Для кого эта статья:

• Работники, увольняющиеся с места работы
• HR-специалисты и кадровики

• Юридические консультанты по трудовому праву

  Момент увольнения — своеобразный «пограничный» этап в трудовой биографии каждого сотрудника. Правильно оформленные документы при этом становятся не просто формальностью, а важнейшим активом для дальнейшей карьеры. Знание полного перечня справок, положенных при увольнении, поможет избежать неприятных сюрпризов в виде отказа в пособии по безработице или затруднений при трудоустройстве на новое место. Последние изменения в трудовом законодательстве 2023-2024 годов внесли коррективы в процедуру оформления документации при расторжении трудовых отношений — давайте разберемся, какие справки работодатель обязан выдать, а о каких нужно позаботиться самостоятельно. ??

Хотите стать экспертом по кадровому документообороту? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваш путь к профессиональному успеху в HR-сфере! На курсе вы освоите не только тонкости оформления документации при увольнении, но и все аспекты работы с персоналом: от рекрутинга до развития сотрудников. Получите практические навыки, которые сразу применимы в работе. Дипломированные HR-специалисты никогда не останутся без работы! ?

Полный перечень справок при увольнении по закону

Правовая база выдачи документов при увольнении регламентируется Трудовым кодексом РФ. Ключевыми статьями здесь выступают ст. 84.1 ТК РФ (порядок оформления прекращения трудового договора), ст. 140 ТК РФ (сроки расчета при увольнении), ст. 62 ТК РФ (выдача документов, связанных с работой). Также необходимо учитывать Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ, регулирующий выдачу сведений о трудовой деятельности (СТД-Р).

Законодательство выделяет два типа документов при увольнении:

• Обязательные — работодатель должен выдать их в любом случае без дополнительных заявлений
• По запросу — выдаются только по письменному заявлению сотрудника

Важно понимать, что набор документов может варьироваться в зависимости от оснований увольнения. Например, при сокращении штата или ликвидации предприятия выдаются дополнительные справки, подтверждающие эти обстоятельства. ??

Елена Дмитриева, руководитель отдела кадров Недавно столкнулась с ситуацией, когда уволившийся сотрудник вернулся через неделю, требуя дополнительные справки для центра занятости. Он был уверен, что мы обязаны были выдать их автоматически. Пришлось объяснять, что часть документов выдается только по запросу. После этого случая мы разработали памятку для увольняющихся сотрудников со списком всех возможных справок и порядком их получения. Теперь при оформлении увольнения даем эту памятку вместе с обязательными документами. Количество "возвращенцев" за дополнительными бумагами сократилось на 90%.

Обязательные документы: что выдаёт работодатель

Независимо от основания прекращения трудовых отношений, работодатель обязан выдать сотруднику определенный набор документов в последний рабочий день. Неисполнение этой обязанности может повлечь административную ответственность для организации и ее должностных лиц. ??

1. Трудовая книжка (если ведется в бумажном виде). В ней должна быть внесена запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ и заверена подписью руководителя и печатью организации.
2. Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — для сотрудников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки в пользу электронной формы.
3. Справка о сумме заработка за два календарных года (форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н). Требуется для расчета пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам на новом месте работы.
4. Справка о заработке и налоге по форме 2-НДФЛ. С 2023 года чаще выдается в составе объединенной формы 6-НДФЛ.
5. Справка о среднем заработке за последние три месяца (для предоставления в службу занятости, если человек планирует встать на учет как безработный).

Для удобства сотрудников многие компании также выдают расчетный листок с расшифровкой всех выплат при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, хотя это не является строгим требованием закона. ??

Отдельно стоит отметить, что при увольнении военнообязанных сотрудников необходимо выдать им документы воинского учета. Работодатель также обязан уведомить военкомат о прекращении трудовых отношений с этими лицами.

Меняете профессию или сомневаетесь в выбранном карьерном пути? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и выявить подходящие профессиональные направления. Увольнение — отличная возможность для переоценки карьерных целей. Пройдите тест и узнайте, какая сфера деятельности раскроет ваш потенциал наилучшим образом. Сделайте первый шаг к новой успешной карьере прямо сейчас!

Дополнительные справки по требованию работника

Помимо обязательных документов, работник имеет право запросить дополнительные справки, которые могут потребоваться при трудоустройстве, оформлении кредита или для других целей. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать эти документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. ??

К таким документам относятся:

• Справка о периоде работы у данного работодателя с указанием должности и выполняемых функций
• Заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах и увольнении
• Справка с места работы (подтверждающая факт трудоустройства и уровень дохода)
• Копия должностной инструкции или выписка из нее
• Справка об отчислениях в Пенсионный фонд
• Справка о неиспользованных днях отпуска
• Характеристика с места работы (не является обязательной, но работодатели обычно идут навстречу сотруднику)

Особое внимание стоит уделить справкам для центра занятости, если вы планируете встать на учет по безработице. Помимо стандартной справки о среднем заработке, может потребоваться подтверждение основания увольнения. ??

Андрей Соколов, юрист по трудовому праву Ко мне обратился клиент, которому отказали в выплате пособия по безработице из-за отсутствия справки о среднем заработке. Работодатель утверждал, что не обязан был ее выдавать автоматически. Мы составили официальный запрос с указанием на ст. 178 ТК РФ и приказ Минтруда №82н, где четко прописана обязанность предоставления этого документа при увольнении. После получения нашего обращения компания выдала справку в течение дня. Урок для всех: знайте свои права и не стесняйтесь их отстаивать, особенно когда речь идет о документах, влияющих на ваше финансовое положение после увольнения.

Сроки выдачи справок и ответственность работодателя

Законодательство четко регламентирует сроки выдачи документов при увольнении. Их нарушение может повлечь серьезные последствия для работодателя — от административных штрафов до компенсации работнику материального и морального вреда. ??

Сроки выдачи основных документов:

• Обязательные документы (трудовая книжка, расчетный лист, справки о доходах) — должны быть выданы в последний рабочий день
• Документы по запросу — не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления
• Справки для бывших сотрудников — также в трехдневный срок после получения запроса (даже если человек уволился несколько лет назад)

Если в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается получать трудовую книжку, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку его по почте. С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

За нарушение сроков выдачи документов предусмотрена следующая ответственность:

1. Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
   • Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей
   • Для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
2. Материальная ответственность: при задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя, он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ)
3. Компенсация морального вреда по решению суда

Для работников важно знать: если работодатель уклоняется от выдачи необходимых документов, следует направить письменную претензию (желательно с уведомлением о вручении), а затем обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. ??

Как проверить правильность полученных документов

Получив документы при увольнении, крайне важно проверить их правильность и полноту. Ошибки или недочеты могут создать проблемы при трудоустройстве или получении социальных выплат. Предлагаю алгоритм проверки основных документов. ??

Трудовая книжка (бумажная):

• Проверьте корректность записи об увольнении — она должна включать дату, причину со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ
• Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации
• Убедитесь в отсутствии исправлений, помарок, неточностей

Справка СТД-Р (электронная трудовая):

• Проверьте наличие всех периодов работы в компании
• Убедитесь в правильности указания должностей и оснований для кадровых перемещений
• Основание увольнения должно соответствовать реальной причине и документам

Справка о доходах (2-НДФЛ):

• Проверьте правильность личных данных (ФИО, ИНН, даты рождения)
• Сверьте суммы доходов с вашими расчетными листками
• Убедитесь, что отражены все виды выплат, включая премии и компенсации

Справка о среднем заработке для центра занятости:

• Проверьте расчетный период (обычно последние 3 месяца работы)
• Сверьте среднедневной заработок — он влияет на размер пособия по безработице
• Убедитесь в наличии печати организации и подписи руководителя

При обнаружении ошибок немедленно обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию компании для их исправления. Если работодатель отказывается исправлять ошибки, составьте письменную претензию. В крайнем случае, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд. ??

Важно сохранять все полученные документы в надежном месте, оптимально сделать электронные копии для подстраховки. Эти бумаги могут потребоваться даже спустя годы, например, при оформлении пенсии.

Увольнение — не конец пути, а лишь новый поворот в карьере. Правильно оформленные документы — это ваш профессиональный багаж, который обеспечит беспрепятственный переход к следующему этапу. Внимательно проверяйте каждую справку, не стесняйтесь запрашивать дополнительные документы и отстаивать свои права. Помните: грамотное оформление увольнения сегодня — это залог вашего успешного трудоустройства завтра.