Какие документы выдавать при увольнении работника с электронной ТК

Для кого эта статья:

• Специалисты по управлению персоналом (HR) и кадровики
• Руководители и менеджеры организаций

• Юридические консультанты в области трудового законодательства

  Увольнение работника с электронной трудовой книжкой — процедура, требующая безупречной документальной точности. Малейшая ошибка грозит работодателю судебными исками и штрафами до 50 000 рублей. По данным Роструда, 62% нарушений трудового законодательства в 2024 году связаны именно с некорректным оформлением документов при увольнении. С переходом на электронные трудовые книжки ситуация услложнилась — теперь вместо привычной записи в бумажной трудовой многие работодатели теряются в digital-документообороте. Разберем алгоритм действий, исключающий риски для бизнеса. 📋

Чувствуете неуверенность при оформлении кадровых процедур? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваше решение. Вы освоите правовые аспекты увольнения сотрудников с любым типом трудовой книжки, научитесь грамотно составлять все необходимые документы и минимизировать юридические риски. Курс включает практические кейсы по работе с электронной документацией и актуальными формами отчетности. Инвестиция в профессиональные знания защитит вашу компанию от штрафов и судебных разбирательств.

Документы при увольнении работника с электронной ТК

При увольнении сотрудника, выбравшего электронный формат трудовой книжки, работодатель обязан выдать комплект документов, определенный трудовым законодательством. Замена бумажной трудовой книжки электронной не отменяет, а лишь модифицирует процесс расторжения трудовых отношений. 🔄

Комплект документов, обязательных к выдаче при увольнении:

• Трудовая книжка (если она осталась у работодателя) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
• Приказ об увольнении (копию) или выписку из него
• Справку о сумме заработка за два календарных года (форма по приказу Минтруда №182н)
• Справку о периоде работы у данного работодателя (ст. 62 ТК РФ)
• Справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (форма ДСВ-3)
• Форму 2-НДФЛ за текущий год
• Расчетный листок с указанием составных частей заработной платы

Ключевым отличием при увольнении сотрудников с электронной трудовой книжкой является замена записи в бумажной трудовой книжке предоставлением сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Елена Ковалева, руководитель HR-отдела

В прошлом году мы столкнулись с увольнением IT-специалиста, выбравшего электронную трудовую книжку. Процесс казался стандартным: оформили приказ, подготовили расчет. Но в день увольнения возник вопрос: что выдавать вместо трудовой книжки? Специалист настаивал на получении документа, подтверждающего его стаж у нас. Оказалось, мы должны были оформить форму СТД-Р с указанием всего периода работы и причины увольнения. Дополнительно пришлось срочно заполнять форму 182н и справку 2-НДФЛ. Один недочет едва не обернулся судебным разбирательством, когда бывший сотрудник не смог подтвердить свой опыт работы при трудоустройстве в новую компанию. Теперь у нас разработан четкий чек-лист документов для каждого типа увольнения.

Важно условие: все документы должны быть выданы сотруднику в день увольнения. Если работник отсутствует на рабочем месте, необходимо направить уведомление о необходимости явиться за документами либо дать согласие на отправку их почтой.

Обязательные формы для оформления увольнения

Процесс увольнения работника с электронной трудовой книжкой требует заполнения нескольких обязательных форм документов. Их корректное оформление гарантирует юридическую чистоту процедуры и минимизирует риски трудовых споров. 📑

Главные формы, обязательные для оформления увольнения:

1. Приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а) — основной документ, фиксирующий прекращение трудовых отношений. Указывается дата, причина увольнения и ссылка на статью ТК РФ.
2. Форма СТД-Р — выдается работнику с электронной трудовой книжкой вместо традиционной записи в бумажной трудовой.
3. Форма СЗВ-ТД — направляется в Пенсионный фонд РФ не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
4. Записка-расчет (форма Т-61) — документ для расчета окончательных выплат работнику.
5. Личная карточка работника (форма Т-2) — вносится запись об увольнении.

Каждый документ имеет регламентированную форму и требования к заполнению. Например, в форме СТД-Р необходимо указать не только текущее место работы, но и все предыдущие периоды трудовой деятельности, которые были внесены в его трудовую книжку.

Сомневаетесь в своем карьерном пути в HR? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам работа с кадровой документацией. Профессиональный HR должен сочетать знание юридических тонкостей и организаторские способности, особенно при работе с электронным документооборотом. Тест анализирует 15 ключевых компетенций и даст персональные рекомендации по развитию навыков, необходимых для безупречного ведения процедуры увольнения и других кадровых процессов.

Обратите внимание на распространенные ошибки при оформлении документов увольнения:

• Несоответствие формулировки основания увольнения в приказе и форме СТД-Р
• Отсутствие точной ссылки на статью, пункт и часть ТК РФ
• Неверное указание даты прекращения трудового договора
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с приказом
• Несвоевременное направление формы СЗВ-ТД в ПФР

Правильное оформление обязательных форм документов — это не просто формальность, а юридическая гарантия защиты интересов как работодателя, так и сотрудника при возникновении споров о правомерности увольнения. 🛡️

Специфика СЗВ-ТД при расторжении трудового договора

Форма СЗВ-ТД при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой приобретает особую значимость, поскольку именно она становится основным документом, фиксирующим факт прекращения трудовых отношений в государственной информационной системе. 🔍

Ключевые особенности заполнения СЗВ-ТД при увольнении:

• Срок подачи сведений — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении
• В графе «Дата увольнения» указывается последний день работы сотрудника
• В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» выбирается код «3-Увольнение»
• Основание увольнения должно точно соответствовать формулировке ТК РФ с указанием статьи, части, пункта
• Реквизиты приказа об увольнении (дата и номер) указываются обязательно

При заполнении формы СЗВ-ТД для увольняемого сотрудника необходимо учитывать ряд технических нюансов. Например, если работник ранее был трудоустроен, переведен на другую должность и в текущем периоде увольняется, в отчете необходимо отразить именно текущее кадровое событие — увольнение, а не всю историю кадровых изменений.

Особое внимание стоит уделить точности формулировок при заполнении основания увольнения. Например, при уходе работника по собственному желанию в форме СЗВ-ТД следует указать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-ТД при увольнении:

1. Нарушение сроков подачи сведений в ПФР
2. Некорректное указание основания увольнения
3. Ошибки в персональных данных сотрудника (СНИЛС, ФИО)
4. Отсутствие или неверное указание реквизитов приказа об увольнении
5. Неправильный выбор кода кадрового мероприятия

При обнаружении ошибки в поданной форме СЗВ-ТД необходимо незамедлительно предоставить уточненные сведения. Это позволит избежать проблем с подтверждением трудового стажа работника в будущем.

Максим Соколов, HR-директор

Весной 2024 года у нас произошел показательный случай с подачей СЗВ-ТД при увольнении руководителя отдела. Кадровик оформил все документы, но в спешке допустил ошибку в форме СЗВ-ТД — указал неверную дату увольнения (на один день раньше фактической). Отчет был отправлен в ПФР, и мы думали, что процедура завершена. Через месяц бывший сотрудник связался с нами: при трудоустройстве в новую компанию выяснилось, что в его электронной трудовой книжке образовался «разрыв» в один день, что вызвало вопросы у нового работодателя. Пришлось срочно готовить корректирующую форму СЗВ-ТД, письменные объяснения в ПФР и ждать обновления данных. Этот случай показал, насколько критична точность при заполнении этого документа — даже однодневная ошибка может создать проблемы для бывшего сотрудника и дополнительную работу для компании.

Альтернатива трудовой книжке: что выдать сотруднику

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан предоставить альтернативный документ, подтверждающий трудовой стаж и основание прекращения трудовых отношений. Главной заменой традиционной записи в бумажной трудовой книжке становится форма СТД-Р. 📄

Форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем») содержит следующую информацию:

• Данные о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС)
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР)
• Информация о трудовой деятельности работника у данного работодателя:
• дата приема на работу
• трудовая функция (должность, профессия, специальность)
• переводы на другую работу (при наличии)
• дата и основание прекращения трудового договора
• Дата выдачи документа, подпись уполномоченного лица

Существенное преимущество формы СТД-Р перед бумажной трудовой книжкой заключается в том, что она не просто фиксирует последнюю запись об увольнении, а содержит полную информацию о трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя.

Процедура выдачи формы СТД-Р при увольнении:

1. Заполнить форму СТД-Р на основании приказа об увольнении
2. Распечатать документ в двух экземплярах
3. Заверить подписью уполномоченного лица
4. Проставить печать организации (при наличии)
5. Выдать один экземпляр работнику под подпись во втором экземпляре
6. Второй экземпляр хранить в организации в течение 50 лет

Важно понимать, что работнику с электронной трудовой книжкой может потребоваться документ, подтверждающий его общий трудовой стаж, включая работу у предыдущих работодателей. Для этих целей сотрудник может:

• Запросить форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде России
• Получить форму СТД-ПФР через портал Госуслуг
• Обратиться в МФЦ для получения формы СТД-ПФР

Форма СТД-ПФР содержит информацию о всей трудовой деятельности гражданина, которая отражена в системе персонифицированного учета ПФР с 2020 года, а также сведения, перенесенные из бумажной трудовой книжки за более ранние периоды.

Законодательные требования к документообороту

Документооборот при увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой регламентируется комплексом нормативных актов, определяющих обязанности работодателя и защищающих права увольняемого работника. Несоблюдение этих требований влечет серьезную административную ответственность. ⚖️

Ключевые нормативные акты, регламентирующие процесс увольнения:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66.1, 84.1, 140, 234)
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
• Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем»
• Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица»

Законодательные сроки, которые необходимо соблюдать при увольнении работника:

Административная ответственность за нарушение законодательства при увольнении:

• За нарушение трудового законодательства — штраф до 5 000 руб. для должностных лиц, до 50 000 руб. для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
• За необоснованный отказ в выдаче документов, связанных с работой — штраф до 5 000 руб. для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
• За нарушение сроков предоставления СЗВ-ТД в ПФР — штраф 500 руб. в отношении каждого работника (ст. 15.33.2 КоАП РФ)
• За задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности — компенсация работнику в размере среднего заработка за все время задержки (ст. 234 ТК РФ)

Существенным моментом является правильное документирование процесса выдачи документов увольняемому сотруднику. Практическая рекомендация — создать журнал учета выдачи документов при увольнении, где работник будет расписываться за получение каждого документа. Это позволит избежать споров о том, были ли фактически выданы те или иные документы.

При отсутствии работника на рабочем месте в день увольнения необходимо:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за документами или дать согласие на отправку их почтой
2. Зафиксировать факт направления уведомления в журнале исходящей корреспонденции
3. Сохранить доказательства направления уведомления (почтовую квитанцию, опись вложения)
4. В случае согласия работника, направить документы заказным письмом с уведомлением о вручении

При соблюдении всех законодательных требований к документообороту работодатель минимизирует риски трудовых споров и административных санкций, а работник получает полный комплект документов, необходимых для дальнейшего трудоустройства и подтверждения трудового стажа.

Процесс оформления увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой требует безупречного знания регламентирующих документов и внимания к деталям. Своевременная выдача правильно оформленной формы СТД-Р, передача сведений в ПФР через СЗВ-ТД и соблюдение всех процедурных сроков — это не просто юридическая обязанность работодателя, но и показатель профессионализма HR-службы. Помните: качественное документальное сопровождение увольнения не только защищает компанию от рисков, но и сохраняет её репутацию как ответственного работодателя.