Какие документы нужны для удаленной работы: полный список по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Работодатели, желающие организовать дистанционную работу согласно законодательству
• Специалисты по кадровому делопроизводству и HR-менеджеры

• Соискатели и работники, ищущие информацию о правовых аспектах удаленной работы

  Удаленная работа из экзотического формата превратилась в повседневную реальность, и тысячи компаний и специалистов переходят на дистанционный формат. Но многие сталкиваются с юридическими сложностями: какие документы нужны? Как правильно оформить отношения? Достаточно ли просто договориться "на словах"? ТК РФ дает четкие ответы на эти вопросы, и неследование им может привести к серьезным штрафам и проблемам как для работодателя, так и для сотрудника. Разберем полный список необходимых документов, чтобы ваша удаленная работа была юридически безупречной. ??

Хотите стать профессионалом в области кадрового делопроизводства и грамотно оформлять дистанционных сотрудников согласно ТК РФ? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам все необходимые знания! Вы изучите актуальные требования законодательства к документальному оформлению удаленной работы, получите готовые шаблоны документов и научитесь избегать типичных ошибок при организации дистанционного труда. Инвестируйте в свое профессиональное будущее уже сегодня!

Что такое удаленная работа по Трудовому кодексу РФ

Удаленная работа (дистанционная работа) — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя с использованием информационно-телекоммуникационных сетей для взаимодействия с работодателем. С 1 января 2021 года в ТК РФ действует обновленная глава 49.1, которая регулирует особенности дистанционной работы.

Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционная работа подразделяется на три вида:

• Постоянная — на весь срок действия трудового договора
• Временная — на срок до 6 месяцев
• Комбинированная (периодическая) — чередование работы удаленно и на стационарном рабочем месте

Ключевое отличие дистанционной работы от других форм занятости — взаимодействие между работником и работодателем происходит преимущественно с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, включая интернет.

Александр Петров, HR-директор В 2021 году наша компания столкнулась с необходимостью перевести 80% персонала на удаленную работу. Первоначально мы думали, что достаточно простой договоренности по электронной почте. Но когда к нам пришла проверка из трудовой инспекции, выяснилось, что мы нарушаем закон. Штраф составил более 150 000 рублей, и нам пришлось срочно оформлять все документы согласно ТК РФ. Это был отличный урок о важности правильного юридического оформления дистанционной работы. Сейчас у нас разработаны четкие шаблоны всех необходимых документов, и мы строго следуем законодательству при найме каждого удаленного сотрудника.

Законодательство устанавливает, что дистанционные работники имеют те же права и обязанности, что и обычные сотрудники. На них распространяются все положения трудового законодательства, включая нормирование рабочего времени, отпуска, больничные и другие социальные гарантии.

Обязательные документы для оформления дистанционной работы

При оформлении дистанционного работника необходимо собрать определенный пакет документов, который частично соответствует стандартному набору для обычного трудоустройства, но имеет свои особенности. Рассмотрим полный перечень необходимых документов в 2025 году. ??

Документы, предоставляемые работником:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (можно в виде электронной копии)
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-ПФР)
• Документ об образовании и квалификации (при необходимости)
• СНИЛС
• ИНН
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинская справка (если требуется для конкретной должности)

Документы, оформляемые работодателем:

• Трудовой договор о дистанционной работе
• Приказ о приеме на работу
• Должностная инструкция
• Соглашение об электронном документообороте
• Положение о дистанционной работе (локальный нормативный акт)
• Приказ о назначении ответственного за электронный документооборот
• Согласие на обработку персональных данных

Особое внимание стоит уделить договору о материальной ответственности, если работнику передается оборудование компании. Этот документ защитит интересы работодателя в случае потери или повреждения имущества.

Не уверены, какая профессия подойдет вам для удаленной работы? Узнайте свои сильные стороны и идеальную сферу деятельности с помощью Теста на профориентацию от Skypro! Тест учитывает ваши навыки, личностные особенности и потребности современного рынка труда, включая возможности дистанционной занятости. Проходите тест прямо сейчас и получите персональные рекомендации по построению карьеры в формате удаленной работы!

Важно отметить, что с 2021 года при взаимном согласии сторон документы могут оформляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При этом работодатель обязан направить работнику бумажную копию трудового договора заказным письмом с уведомлением в течение трех рабочих дней.

Особенности трудового договора при удаленной занятости

Трудовой договор о дистанционной работе является основополагающим документом, регулирующим отношения между работником и работодателем. Согласно ТК РФ, этот документ должен содержать все стандартные разделы обычного трудового договора, а также дополнительные положения, отражающие специфику удаленной работы. ???

Обязательные положения, которые должны быть в трудовом договоре с дистанционным работником:

• Указание на дистанционный характер работы (постоянный, временный или периодический)
• Порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием
• Порядок компенсации расходов, связанных с использованием личного оборудования работника
• Режим рабочего времени и времени отдыха (или указание, что работник устанавливает их самостоятельно)
• Способы взаимодействия работодателя и работника
• Порядок вызова работника на стационарное рабочее место (для временной и периодической дистанционной работы)
• Основания для увольнения, специфичные для дистанционной работы

Статья 312.5 ТК РФ устанавливает дополнительное основание для расторжения трудового договора с дистанционным работником — если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд с момента поступления запроса от работодателя.

Если дистанционная работа носит временный характер, в трудовом договоре обязательно указываются:

• Срок временного перевода на дистанционную работу
• Обстоятельства, послужившие основанием для такого перевода
• Порядок и сроки возвращения работника на стационарную работу

Важно понимать, что при комбинированной дистанционной работе в трудовом договоре должны быть четко прописаны периоды выполнения работы дистанционно и на стационарном рабочем месте, а также порядок их чередования.

Электронный документооборот при дистанционной работе

Одной из ключевых особенностей дистанционной работы является возможность организации электронного документооборота между работником и работодателем. Статья 312.3 ТК РФ устанавливает правила такого взаимодействия. ??

Мария Соколова, юрист по трудовому праву Ко мне обратился клиент, который работал удаленно в IT-компании. Возник конфликт с работодателем, и его уволили, сославшись на то, что он не отвечал на сообщения в мессенджере два дня. Однако в трудовом договоре не было указано, что мессенджер является официальным каналом связи — был указан только корпоративный email. Мы обратились в суд, и увольнение признали незаконным, так как работодатель нарушил установленный порядок взаимодействия. Этот случай демонстрирует, насколько важно четко прописать все каналы связи в документах при дистанционной работе. Работнику вернули должность и выплатили компенсацию за вынужденный прогул.

При взаимодействии работодателя и дистанционного работника могут использоваться:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя
• Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника
• Обмен электронными документами через корпоративную информационную систему
• Отправка документов через операторов почтовой связи
• Иные способы, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами

Для организации электронного документооборота необходимо заключить соглашение об электронном взаимодействии, которое должно содержать:

• Перечень документов, которые могут быть оформлены в электронном виде
• Способы подтверждения получения документов
• Сроки ознакомления с документами
• Порядок проведения электронного документооборота
• Виды электронной подписи, используемой работником и работодателем

Даже при использовании электронного документооборота, трудовые книжки дистанционных работников ведутся по общим правилам. Работодатель может по желанию работника вносить записи в бумажную трудовую книжку или формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Важно отметить, что в случае если в соглашении об электронном взаимодействии предусмотрено использование работником усиленной квалифицированной электронной подписи, работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для этого средствами или компенсировать соответствующие расходы.

Оформление удаленной работы: пошаговая инструкция

Процесс оформления дистанционного работника имеет свою последовательность действий, которую необходимо соблюдать для юридически корректного трудоустройства. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий для работодателя в 2025 году. ??

Шаг 1: Подготовка локальных нормативных актов

• Разработать и утвердить Положение о дистанционной работе
• Подготовить шаблон трудового договора о дистанционной работе
• Утвердить форму соглашения об электронном документообороте
• Разработать должностную инструкцию для дистанционного работника

Шаг 2: Сбор документов от кандидата

• Запросить электронные копии паспорта, СНИЛС, ИНН, документов об образовании
• Получить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР)
• При необходимости запросить другие документы в зависимости от специфики должности

Шаг 3: Оформление трудовых отношений

• Заключить трудовой договор о дистанционной работе
• Подписать соглашение об электронном документообороте
• Издать приказ о приеме на работу
• Ознакомить работника с должностной инструкцией и локальными нормативными актами
• Заключить договор о материальной ответственности (при необходимости)

Шаг 4: Обеспечение техническими средствами

• Предоставить необходимое оборудование или утвердить порядок использования личного оборудования
• Оформить акт приема-передачи оборудования
• Установить порядок компенсации расходов, связанных с использованием личного оборудования

Шаг 5: Организация взаимодействия

• Установить способы и график коммуникации
• Определить порядок постановки задач и контроля их выполнения
• Обеспечить работника доступом к корпоративным информационным системам

Шаг 6: Кадровое делопроизводство

• Оформить личное дело работника
• Внести сведения в трудовую книжку или в электронные сведения о трудовой деятельности
• Отправить уведомление в Пенсионный фонд о приеме на работу

При оформлении временного перевода на дистанционную работу необходимо дополнительно:

• Издать приказ о временном переводе с указанием причин и сроков
• Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору
• Установить порядок возвращения работника на стационарное рабочее место

Важно помнить, что при прекращении дистанционной работы работодатель обязан в течение трех рабочих дней направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оригиналы документов, которые были получены от работника в электронном виде.

Грамотное оформление документов для удаленной работы — это не просто бюрократическая формальность, а надежная юридическая защита интересов обеих сторон трудовых отношений. Четкие договоренности, зафиксированные в документах, предотвращают конфликты и недопонимание, позволяя сосредоточиться на результатах работы, а не на выяснении организационных вопросов. Помните: правильно составленный комплект документов — это инвестиция в спокойное и продуктивное сотрудничество на расстоянии.