Как завизировать заявление на увольнение: пошаговое руководство

Для кого эта статья:

• Специалисты по кадровому делопроизводству и HR-менеджеры
• Руководители и менеджеры, принимающие участие в процессе увольнения сотрудников

• Студенты и начинающие специалисты, стремящиеся освоить навыки управления кадровыми процессами

  Процесс увольнения — юридически значимая процедура, где каждый шаг имеет свои последствия. Визирование заявления становится ключевым этапом, который либо защищает ваши права, либо создает почву для будущих конфликтов. Правильно оформленный документ и корректный маршрут согласования могут сэкономить не только нервы, но и деньги обеим сторонам трудовых отношений. Рассмотрим детально, как превратить стандартное заявление в юридически безупречный документ через процесс визирования. 📝

Хотите уверенно управлять всеми кадровыми процессами — от приема до увольнения сотрудников? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам актуальные навыки правильного оформления всех типов документов. Вы освоите юридически выверенные процессы визирования заявлений, составления приказов и проведения кадровых процедур в соответствии с законодательством 2025 года — знания, которые защитят и вас, и компанию от возможных споров.

Что такое визирование заявления на увольнение

Визирование заявления на увольнение — это процесс последовательного согласования и утверждения документа ответственными лицами перед окончательным принятием решения руководителем. Данная процедура не только подтверждает легитимность документа, но и демонстрирует соблюдение внутренних регламентов организации. 🔍

В отличие от простой подписи, визирование представляет собой комплексный процесс, включающий:

• Согласование с непосредственным руководителем увольняющегося сотрудника
• Проверку наличия необходимых передаточных документов
• Подтверждение отсутствия материальных претензий
• Уточнение сроков отработки
• Финальное утверждение заявления высшим руководством

Визирование — это формализованное "да" от каждого причастного к увольнению специалиста. Можно сказать, что это своеобразный "паспортный контроль" для документа, подтверждающий его легальное перемещение до конечной точки — принятия решения главой организации.

Важно понимать: виза — это не просто формальная отметка. Этим действием визирующее лицо принимает на себя определенную ответственность за содержание документа и подтверждает отсутствие возражений по своему направлению.

Елена Дмитриева, руководитель отдела кадров В мою практику часто попадают заявления без необходимых виз, что приводит к неприятным последствиям. Помню случай с инженером Павлом из производственного отдела, который подал заявление без визы начальника смены. Заявление дошло до директора и было подписано, но когда дело дошло до увольнения, выяснилось, что Павел — ключевой специалист в крупном проекте, замены которому нет. Результат: срыв сроков проекта, штрафные санкции от клиента и испорченные отношения. После этого инцидента мы пересмотрели всю процедуру визирования и ввели жесткий контроль последовательности согласования.

Подготовка заявления на увольнение: правила и нюансы

Правильная подготовка заявления является фундаментом успешного процесса визирования. Документ должен быть составлен с учетом требований законодательства и внутренних нормативов компании. 📋

Ключевые элементы заявления на увольнение:

• Корректное наименование организации-работодателя и должности руководителя
• Точное указание своей должности и структурного подразделения
• Четкая формулировка просьбы об увольнении
• Указание основания увольнения в соответствии с ТК РФ (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.)
• Конкретная дата увольнения с учетом сроков предупреждения
• Дата составления заявления
• Личная подпись сотрудника с расшифровкой

Особое внимание следует уделить формулировке основания увольнения. Наиболее распространенное основание — увольнение по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ), требует стандартной двухнедельной отработки. При использовании иных оснований важно точно указать соответствующую статью ТК РФ.

При составлении заявления необходимо учитывать и внутренние правила компании. Например, некоторые организации требуют заполнения заявления по специальной форме или использования фирменного бланка. ⚠️

Распространенные ошибки при составлении заявления:

• Неправильное указание наименования организации
• Отсутствие четкой даты увольнения
• Некорректное указание основания увольнения
• Использование эмоциональных формулировок или претензий
• Отсутствие даты составления заявления

Правильный маршрут визирования: от составления до подписи

Эффективный маршрут визирования заявления на увольнение предполагает последовательное прохождение документа через определенные инстанции. Эта цепочка согласований обеспечивает юридическую корректность и организационную готовность компании к увольнению сотрудника. 🔄

Стандартный маршрут визирования в большинстве компаний выглядит следующим образом:

1. Непосредственный руководитель — первичная оценка возможности и условий увольнения, согласование сроков отработки и передачи дел.
2. Руководитель подразделения (если отличается от непосредственного) — подтверждение отсутствия критических рисков для отдела.
3. Материально-ответственные лица (при наличии на балансе сотрудника материальных ценностей) — проверка состояния материальной ответственности.
4. Бухгалтерия — подтверждение отсутствия финансовых задолженностей, авансовых отчетов и планирование выплат.
5. Отдел кадров — проверка корректности оформления, соответствия срокам и нормам ТК РФ.
6. Юридический отдел (при необходимости) — проверка наличия правовых рисков.
7. Служба безопасности (при необходимости) — контроль возврата пропусков, ключей, доступов.
8. Руководитель организации или уполномоченное лицо — финальное утверждение решения об увольнении.

Антон Соловьев, HR-директор Как-то к нам пришел новый технический директор, который решил оптимизировать процессы и сократил маршрут визирования, исключив бухгалтерию и службу безопасности. Спустя месяц у нас возникла ситуация, когда уволившийся руководитель проекта ушел с действующими доступами к ключевой системе и непогашенной задолженностью по командировочным расходам. Компания понесла убытки, когда он внес изменения в систему уже будучи сотрудником конкурента. После этого инцидента мы не только восстановили полный цикл визирования, но и внедрили электронную систему согласований с обязательным отчетом о выполненных проверках от каждого визирующего. Теперь каждая виза — это активное подтверждение безопасности, а не просто подпись.

Для эффективного прохождения маршрута визирования рекомендуется:

• Начать процесс заблаговременно, с учетом возможных задержек
• Лично передавать заявление на каждый этап визирования, не полагаясь на внутреннюю почту
• Вести учет прохождения документа, фиксируя даты и комментарии
• Проактивно решать возникающие вопросы на каждом этапе
• Иметь при себе копию заявления с отметкой о принятии для подстраховки

Важно понимать, что отсутствие хотя бы одной обязательной визы может стать причиной задержки или отказа в рассмотрении заявления. В крупных организациях визирование может занимать до 3-5 рабочих дней, что необходимо учитывать при планировании увольнения. ⏱️

Сложные случаи при визировании заявлений об увольнении

В процессе визирования заявлений об увольнении нередко возникают сложные ситуации, требующие особого подхода и знания нормативных нюансов. Разберем наиболее типичные проблемы и пути их решения. ⚖️

Отказ в визировании заявления Законодательство не предусматривает право работодателя отказать в приеме заявления об увольнении. Однако на практике руководители могут пытаться не визировать документ. В этом случае:

• Направьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении
• Составьте акт об отказе в принятии заявления при свидетелях
• Подайте заявление через канцелярию с отметкой о принятии
• Обратитесь напрямую в отдел кадров, минуя непосредственного руководителя

Визирование при конфликтной ситуации Конфликты между сотрудником и руководством могут существенно осложнять процесс визирования. В таких случаях:

• Фиксируйте все коммуникации в письменной форме
• Привлекайте представителя HR-службы как медиатора
• Используйте официальные каналы коммуникации (корпоративную почту)
• При критической ситуации обращайтесь к вышестоящему руководству

Особые категории сотрудников Определенные категории работников имеют особые условия при увольнении, что должно учитываться при визировании:

Визирование при дистанционной работе Современные реалии часто предполагают удаленную работу, что создает свои сложности при визировании:

• Используйте электронный документооборот с ЭЦП (если внедрен в компании)
• Направляйте сканы заявления по корпоративной почте с последующим предоставлением оригиналов
• Согласуйте процедуру визирования через видеоконференцию с фиксацией
• Отправляйте документы курьерской службой с описью вложения

Визирование в нестандартные сроки При необходимости экстренного увольнения (например, по медицинским показаниям) можно ускорить процесс визирования путем:

• Личного обращения к каждому визирующему с объяснением ситуации
• Получения предварительного согласования от генерального директора
• Организации параллельного (а не последовательного) процесса визирования
• Приложения документов, подтверждающих необходимость ускорения (медицинские справки)

Помните, что в сложных ситуациях ключевое значение имеет не только знание процедур, но и умение выстраивать конструктивные коммуникации со всеми участниками процесса. 🤝

Не уверены, подходит ли вам работа с кадровой документацией? Чтобы определить свои профессиональные склонности и понять, насколько вам подходит сфера HR и делопроизводства, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Этот инструмент оценивает ваши навыки работы с документами, стрессоустойчивость при решении конфликтных ситуаций и аналитические способности — ключевые качества для специалистов, занимающихся кадровыми процедурами и визированием документов.

Правовые аспекты визирования заявлений на увольнение

Процесс визирования заявлений на увольнение имеет не только организационное, но и правовое значение. Понимание юридических нюансов защищает интересы как работника, так и работодателя. ⚖️

Законодательная база Основные нормативные акты, регулирующие процедуру увольнения и визирования документов:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 77-84, особенно статья 80 — регламентирует увольнение по собственному желанию)
• Федеральный закон "О персональных данных" — в части обеспечения конфиденциальности при обработке документов
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — устанавливает требования к оформлению документов
• Локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение о делопроизводстве)

Правовое значение виз С юридической точки зрения визы обладают определенным правовым статусом:

• Не являются обязательным элементом с точки зрения ТК РФ
• Служат доказательством соблюдения внутренних процедур компании
• Могут использоваться как свидетельство ознакомления с фактом увольнения при спорах
• Подтверждают передачу информации внутри организации

Важно: отсутствие требуемых виз не может быть основанием для отказа в увольнении по собственному желанию по истечении двухнедельного срока предупреждения.

Срок рассмотрения заявления Законодательство устанавливает, что работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении, если он не противоречит нормам ТК РФ. Однако сроки визирования законом не регламентируются и обычно устанавливаются внутренними документами.

Рекомендуемые сроки визирования:

• Непосредственным руководителем — не более 1 рабочего дня
• Бухгалтерией и материально-ответственными лицами — до 2 рабочих дней
• Кадровой службой — 1 рабочий день
• Руководителем организации — до 3 рабочих дней

Правовые последствия ошибок при визировании Нарушения процедуры визирования могут иметь серьезные последствия:

• Незаконное удержание трудовой книжки — административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ
• Задержка расчета при увольнении — материальная ответственность работодателя (ст. 236 ТК РФ)
• Принуждение к отзыву заявления — может быть квалифицировано как давление на работника
• Фальсификация виз — уголовная ответственность за подделку документов

Доказательная база при спорах При возникновении трудовых споров, связанных с увольнением, визы на заявлении могут служить важными доказательствами. Для укрепления доказательной базы рекомендуется:

• Получать отметку о принятии заявления на своей копии документа
• Фиксировать даты постановки виз в присутствии свидетелей
• Сохранять всю переписку по процессу визирования
• При отказе в визировании составлять акт с привлечением коллег

Необходимо учитывать, что в случае спора бремя доказывания правильности оформления увольнения лежит на работодателе (ст. 56 ГПК РФ), что делает правильное визирование не только организационной, но и юридической необходимостью.

Электронное визирование С развитием цифровых технологий все большую популярность приобретает электронное визирование документов. С правовой точки зрения:

• Электронные визы имеют юридическую силу при наличии усиленной квалифицированной ЭЦП (ФЗ "Об электронной подписи")
• Требуется наличие утвержденного регламента электронного документооборота
• Необходимо обеспечение технической возможности доказать аутентичность и неизменность документа
• Все участники процесса должны иметь доступ к системе ЭДО

Визирование заявления на увольнение — процесс, значительно превосходящий по важности простую формальность. Это многоуровневая система проверок и согласований, обеспечивающая законность и прозрачность расторжения трудовых отношений. Строгое следование описанной процедуре гарантирует защиту прав обеих сторон, минимизирует риски последующих споров и обеспечивает корректное закрытие рабочих отношений. Правильное визирование документов — признак профессионального подхода и правовой культуры организации.