Как затребовать объяснительную с работника: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Руководители и менеджеры по управлению персоналом
• Специалисты по HR и юристы, работающие в сфере трудового права

• Владельцы и управляющие малым и средним бизнесом, заинтересованные в грамотном документировании дисциплинарных процедур

  Рабочий день руководителя переполнен задачами, но внезапные дисциплинарные нарушения сотрудников могут мгновенно изменить все планы. Опоздание ключевого специалиста, невыполнение важного проекта или конфликт в коллективе — ситуации, требующие немедленной реакции. Первый шаг в грамотном документировании любого нарушения — получение объяснительной записки от работника. Но как запросить её правильно, соблюдая все требования трудового законодательства? Разберём пошаговый алгоритм, который защитит интересы компании и не нарушит права сотрудника. ??

Столкнулись с необходимостью выстроить эффективную и юридически безопасную систему управления персоналом? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить не только правильное документирование дисциплинарных процедур, но и все аспекты HR-менеджмента — от подбора персонала до построения систем мотивации. Вы получите практические инструменты и готовые шаблоны документов, которые можно применять сразу после каждого занятия.

Зачем нужна объяснительная и когда её затребовать

Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает свою версию произошедшего события или причины своего поведения. Для работодателя это не просто формальность, а важный юридический документ, который имеет несколько ключевых функций:

• Фиксирует позицию работника по факту нарушения
• Позволяет объективно оценить ситуацию, услышав обе стороны
• Служит доказательной базой при возможных трудовых спорах
• Обеспечивает соблюдение законной процедуры дисциплинарного взыскания
• Документирует обстоятельства, которые могут смягчить или исключить ответственность

Михаил Соколов, руководитель юридического отдела: «Несколько лет назад наша компания столкнулась с серьезной проблемой — один из ключевых специалистов систематически опаздывал на работу. Мы решили применить дисциплинарное взыскание, но пропустили этап запроса объяснительной. Сотрудник обратился в трудовую инспекцию, и нам пришлось не только отменить выговор, но и выплатить компенсацию морального вреда. С тех пор у нас действует железное правило: никаких дисциплинарных мер без письменного объяснения работника или акта об отказе его предоставить. Это стало нашей страховкой от подобных ошибок».

Когда требуется затребовать объяснительную? Трудовой кодекс РФ дает четкий ответ: перед применением любого дисциплинарного взыскания. На практике это означает необходимость запросить объяснения при следующих нарушениях:

Важно помнить, что объяснительная затребуется даже в очевидных случаях нарушений. Закон не делает исключений в зависимости от тяжести проступка или наличия свидетелей — процедура должна быть соблюдена всегда. ??

Правовые основания для запроса объяснений работника

Процедура запроса объяснительной записки строго регламентирована Трудовым кодексом РФ. Основным правовым фундаментом является статья 193 ТК РФ, которая устанавливает порядок применения дисциплинарных взысканий.

Согласно части 1 статьи 193 ТК РФ: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт».

Это положение закона создает правовую основу для следующих ключевых моментов:

• Запрос объяснений является обязательным этапом дисциплинарного производства
• Работнику должно быть предоставлено не менее двух рабочих дней на подготовку объяснения
• Требование должно быть оформлено в письменном виде с подтверждением вручения
• Отказ работника от дачи объяснений не препятствует применению взыскания, но должен быть документально зафиксирован

Помимо основной статьи 193 ТК РФ, при запросе объяснительной следует учитывать положения:

• Статья 192 ТК РФ — определяет виды дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение)
• Статья 194 ТК РФ — регламентирует снятие дисциплинарного взыскания
• Статья 81 ТК РФ (пункты 5-10) — устанавливает основания увольнения за дисциплинарные проступки
• Локальные нормативные акты компании (правила внутреннего трудового распорядка, положения о дисциплине)

Не уверены, какая профессиональная сфера подходит именно вам? Разобраться в своих карьерных предпочтениях и найти направление, где вы сможете максимально реализовать свой потенциал, поможет Тест на профориентацию от Skypro. Особенно полезен для тех, кто интересуется сферой управления персоналом и хочет понять, насколько эта область соответствует их навыкам и личностным качествам.

Важно учитывать сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Согласно ТК РФ, дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее:

• 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников)
• 6 месяцев со дня совершения проступка
• 2 лет со дня совершения проступка — по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки

Соблюдение этих сроков критически важно. Если вы пропустите момент запроса объяснительной и выйдете за рамки месячного срока, все дальнейшие дисциплинарные меры могут быть признаны незаконными. ??

Как правильно оформить требование о предоставлении объяснительной

Правильное оформление требования о предоставлении объяснительной — залог юридической чистоты всей процедуры дисциплинарного взыскания. Давайте рассмотрим пошаговый алгоритм:

1. Подготовка документа — составьте письменное требование на официальном бланке организации
2. Правильное наименование — укажите «Требование о предоставлении письменного объяснения»
3. Адресация — укажите полные ФИО работника, его должность и структурное подразделение
4. Описание нарушения — четко и конкретно опишите суть проступка, дату, время и обстоятельства
5. Запрос объяснений — сформулируйте прямое требование предоставить письменное объяснение
6. Указание срока — напомните о законном двухдневном сроке предоставления объяснений
7. Подпись руководителя — документ должен быть подписан уполномоченным лицом
8. Вручение — ознакомьте работника под подпись с указанием даты получения

Елена Морозова, HR-директор: «В моей практике был случай, когда региональный менеджер не выполнил план продаж, что привело к серьезным финансовым потерям. Я подготовила требование об объяснительной, но допустила ошибку — не конкретизировала, в чем именно заключалось нарушение, указав общую фразу "невыполнение должностных обязанностей". Когда дело дошло до суда, судья указал на расплывчатость формулировки. С тех пор мы предельно конкретны: указываем пункт должностной инструкции, который нарушен, сравниваем плановые и фактические показатели, прикладываем доказательства. Такой подход не оставляет места для оспаривания».

Образец содержания требования о предоставлении объяснительной записки:

При вручении требования необходимо получить подпись работника в получении. Если сотрудник отказывается расписываться, необходимо составить акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей. ??

Дополнительные способы вручения требования при невозможности личного контакта:

• Заказное письмо с уведомлением — отправьте документ по домашнему адресу, указанному в личном деле
• Корпоративная электронная почта — если в компании есть регламент о юридической значимости электронной переписки
• Телеграмма с уведомлением о вручении — альтернативный способ для срочных случаев

Помните, что даже при использовании альтернативных способов доставки, двухдневный срок для предоставления объяснений начинает течь только с момента фактического получения требования работником, что должно быть документально подтверждено. ??

Что делать, если работник отказался писать объяснительную

Отказ работника предоставить объяснения — не редкость в дисциплинарной практике. Однако трудовое законодательство предусмотрело и эту ситуацию, предоставив работодателю четкий алгоритм действий. ??

Если по истечении двух рабочих дней с момента получения требования работник не предоставил объяснение, необходимо зафиксировать этот факт специальным документом — актом об отказе (непредоставлении) письменного объяснения.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Дождитесь истечения срока — отсчитайте полные два рабочих дня с момента вручения требования
2. Сформируйте комиссию — пригласите минимум двух свидетелей из числа сотрудников компании
3. Составьте акт — оформите документ с указанием всех обстоятельств
4. Подпишите акт — все члены комиссии должны поставить подписи
5. Попытайтесь ознакомить — предложите работнику ознакомиться с актом
6. Зафиксируйте отказ — если работник отказывается знакомиться с актом, укажите это в документе

Важно понимать, что отказ от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Статья 193 ТК РФ прямо указывает на это. Однако грамотное документирование этого отказа — обязательное условие законности последующих действий.

Наиболее распространенные формы отказа и реакция на них:

• Прямой отказ — работник открыто заявляет, что не будет писать объяснительную (составляется акт об отказе)
• Уклонение — работник избегает получения требования (используются альтернативные способы вручения)
• Затягивание — работник обещает предоставить объяснение, но не делает этого (фиксируется по истечении двух дней)
• Игнорирование — работник получил требование, но никак не реагирует (составляется акт о непредоставлении)

Образец акта о непредоставлении письменного объяснения должен содержать:

• Название организации и наименование документа (АКТ)
• Дату, время и место составления
• Состав комиссии (не менее трех человек включая председателя)
• Ссылку на ранее врученное требование (дата и номер)
• Констатацию факта непредоставления объяснения в установленный срок
• Подписи всех членов комиссии
• Отметку о попытке ознакомить работника с актом

Важно учесть особые случаи, когда работник физически не может предоставить объяснение:

• Болезнь — если работник находится на больничном, двухдневный срок начинается после его выхода на работу
• Отпуск — аналогично, срок предоставления объяснений начинается по возвращении из отпуска
• Командировка — требование можно направить электронно, если это предусмотрено локальными актами

Документы, составленные в отсутствие работника без уважительных причин, имеют полную юридическую силу при условии соблюдения всех формальностей и наличия свидетелей. ??

Дальнейшие действия после получения объяснительной записки

Получение объяснительной записки или составление акта о её непредоставлении — только промежуточный этап дисциплинарного производства. Что делать дальше? Рассмотрим последовательность дальнейших действий работодателя. ??

1. Анализ содержания объяснительной — внимательно изучите доводы работника, оцените их обоснованность
2. Сбор дополнительных доказательств — при необходимости получите показания свидетелей, запросите документы
3. Оценка тяжести проступка — учитывайте характер нарушения и его последствия
4. Изучение личности нарушителя — примите во внимание предыдущее поведение работника, его отношение к труду
5. Принятие решения о взыскании — определите, какая мера воздействия будет адекватной: замечание, выговор или увольнение
6. Издание приказа — оформите решение соответствующим приказом
7. Ознакомление работника — ознакомьте сотрудника с приказом под подпись в течение трех рабочих дней

При принятии решения о виде дисциплинарного взыскания необходимо соблюдать принцип соразмерности наказания тяжести проступка. Руководствуйтесь следующей таблицей для оценки ситуации:

Важные моменты, которые следует учесть в дальнейшем процессе:

• Соблюдение сроков — дисциплинарное взыскание должно быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка
• Один проступок — одно взыскание — за каждое нарушение может быть применено только одно дисциплинарное взыскание
• Документирование процесса — все этапы должны быть подкреплены документами для возможной защиты в суде
• Учет мнения профсоюза — при наличии профсоюзной организации в некоторых случаях требуется учет её мнения

Если работник отказывается ознакомиться с приказом о дисциплинарном взыскании под подпись, необходимо составить соответствующий акт с участием свидетелей. Такой акт будет подтверждать факт доведения информации до сотрудника.

Помните, что согласно статье 194 ТК РФ, дисциплинарное взыскание действует в течение одного года со дня его применения. Если в течение этого срока работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Работодатель имеет право снять взыскание досрочно по собственной инициативе, просьбе работника или ходатайству представительного органа работников. ???

Грамотное документирование дисциплинарного процесса — это не просто юридическая формальность, а важный управленческий инструмент. Правильно затребованная объяснительная записка становится ключевым элементом справедливой дисциплинарной системы, защищающей как интересы компании, так и права сотрудников. Соблюдение всех процедурных моментов позволяет не только избежать судебных разбирательств, но и создать в коллективе атмосферу уважения к правилам и прозрачности применения взысканий. Инвестируйте время в корректное оформление документов — это окупится стабильностью трудовых отношений и предсказуемостью кадровой политики.