Как создать электронную трудовую книжку: подробная инструкция для работников и работодателей

• Работники должны подать письменное заявление
• Работодатели обязаны уведомить своих сотрудников до 30.06.2020 и собрать заявления
• Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через gosuslugi.ru или портал Пенсионного фонда
• Работодатели вносят данные с электронной подписью
• Соблюдение законодательства

Для работников

1. Принятие решения : Решите, хотите ли вы перейти на электронную трудовую книжку. Помните, что с 01.01.2021 новые сотрудники будут автоматически включены в электронную систему, в то время как текущие сотрудники имеют выбор.
2. Подача письменного заявления : Если вы решили перейти на электронный формат, подайте письменное заявление своему работодателю. Для текущих сотрудников срок подачи заявления истек 31.12.2020, но он все еще действует для новых сотрудников или тех, кто еще не сделал свой выбор.
3. Проверка : Убедитесь, что ваши личные данные (полное имя, дата рождения, СНИЛС) правильно внесены в систему вашим работодателем. Это важно для точности вашей трудовой истории и расчета пенсии.
4. Доступ к электронной трудовой книжке : Зарегистрируйтесь на сайте государственных услуг (gosuslugi.ru) или портале Пенсионного фонда России, чтобы получить доступ к электронной трудовой книжке. Для входа в систему вам потребуется усовершенствованная квалифицированная электронная подпись (ЕСИА).

Для работодателей

1. Уведомление сотрудников : Предупредите всех сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки до 30.06.2020. Это включает в себя предоставление информации о выборе между бумажным и электронным форматом.
2. Сбор заявлений : Соберите письменные заявления от сотрудников, которые выбрали электронный формат. Ведите учет этих заявлений для последующего использования.
3. Настройка системы : Убедитесь, что ваша система управления персоналом обновлена и способна взаимодействовать с порталом Пенсионного фонда России для обновления электронной трудовой книжки. Это может потребовать технических настроек или обновлений программного обеспечения.
4. Ввод данных : Введите данные о трудоустройстве в систему с помощью электронной подписи. Это включает прием на работу, переводы, увольнения и другие значительные события в трудовой деятельности. Подача заявления в Пенсионный фонд должна производиться в течение одного дня события для работодателей, имеющих более 25 сотрудников.
5. Ведение учета : Ведите двойную систему (электронную и бумажную) для сотрудников, которые не выбрали электронный формат до истечения срока. Это необходимо до полного перехода, предусмотренного законом.
6. Обеспечение соблюдения законодательства : Обновите трудовые договоры и внутренние положения, чтобы отразить новый процесс ведения электронной трудовой книжки. Это включает уточнение того, как ведется и доступна трудовая история.
7. Обучение сотрудников : Обучите сотрудников, как получить доступ к своей электронной трудовой книжке через сайт государственных услуг или портал Пенсионного фонда. Предоставьте помощь тем, кто может столкнуться с трудностями при доступе к этим платформам или их использовании.