Как сделать выговор сотруднику: правила и образец документа

Для кого эта статья:

• Руководители и менеджеры по управлению персоналом
• Специалисты по HR и кадровому учету

• Юридические консультанты в области трудового законодательства

  Дисциплинарные взыскания — неприятный, но необходимый инструмент управления персоналом. Грамотно оформленный выговор не только помогает корректировать поведение сотрудника, но и защищает компанию юридически при потенциальных спорах. Ошибки в процедуре могут привести к отмене взыскания судом и финансовым потерям. 73% руководителей признаются, что испытывают дискомфорт при необходимости объявления выговора — и это неудивительно. Но правильный подход превращает выговор из карательной меры в эффективный инструмент управления. 🔍

Хотите стать профессионалом в управлении персоналом и уверенно решать сложные HR-задачи? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает практические инструменты для эффективной работы с дисциплинарными взысканиями. Вы научитесь грамотно оформлять выговоры, избегая юридических рисков, и превратите сложные ситуации в возможности для развития команды. Более 87% выпускников успешно применяют полученные знания уже через месяц после обучения!

Правовые основы выговора в трудовом законодательстве

Согласно статье 192 Трудового кодекса РФ, выговор относится к одному из трех основных видов дисциплинарных взысканий, наряду с замечанием и увольнением. Важно понимать: выговор — это официальная санкция, которая может иметь серьезные последствия для карьеры сотрудника и должна применяться в строгом соответствии с законодательством. 📝

Правовые основания для объявления выговора возникают только при наличии дисциплинарного проступка — неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих трудовых обязанностей. Такие обязанности должны быть зафиксированы в трудовом договоре, должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актах компании.

При применении дисциплинарного взыскания необходимо соблюдать строгие временные рамки:

• Выговор может быть применен не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни, отпуска работника и времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников)
• Взыскание недопустимо по истечении 6 месяцев со дня совершения проступка
• По результатам ревизии или аудиторской проверки — не позднее 2 лет со дня совершения проступка

Принципиально важно: за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя за одно нарушение объявить работнику и выговор, и замечание.

Максим Петров, руководитель отдела кадров

В моей практике был случай, когда директор торговой сети потребовал объявить выговор сотруднику за отказ работать сверхурочно. Я объяснил, что такое взыскание незаконно, поскольку согласно статье 99 ТК РФ привлечение к сверхурочной работе возможно только с письменного согласия работника. Директор настаивал, и выговор был объявлен. Через месяц сотрудник обратился в трудовую инспекцию, и компании пришлось не только отменить выговор, но и выплатить компенсацию морального вреда. Этот случай показал всем руководителям, что дисциплинарные взыскания — не инструмент давления, а мера, применяемая строго в рамках закона.

Шаги перед оформлением выговора сотруднику

Правильная подготовительная работа перед объявлением выговора не только защитит компанию юридически, но и поможет донести до сотрудника серьезность нарушения. Последовательность действий критически важна для легитимности всей процедуры. 🧩

Алгоритм действий руководителя перед оформлением выговора:

1. Фиксация факта нарушения. Необходимо документально зафиксировать проступок работника: составить акт о нарушении, собрать свидетельские показания, сохранить материальные доказательства (фотографии, видеозаписи, электронные сообщения).
2. Затребование письменного объяснения. В соответствии со статьей 193 ТК РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Для этого составляется официальный запрос в двух экземплярах.
3. Ожидание объяснений. На предоставление объяснений работнику даётся 2 рабочих дня с момента получения требования.
4. Составление акта об отказе. Если по истечении 2 рабочих дней объяснение не представлено, составляется соответствующий акт с подписями не менее двух свидетелей.
5. Анализ ситуации и оценка тяжести проступка. Необходимо учесть все обстоятельства: тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, предшествующее поведение работника, его отношение к труду.

Важно собрать и подготовить следующие документы:

• Акт о совершении дисциплинарного проступка
• Докладные или служебные записки о нарушении
• Требование о представлении письменного объяснения
• Письменное объяснение работника или акт об отказе от дачи объяснений
• Документы, подтверждающие ознакомление работника с нарушенными им нормами (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)

При оценке целесообразности выговора следует взвесить несколько факторов:

Составление документа о выговоре: ключевые элементы

Приказ о выговоре — это официальный документ, который должен соответствовать определенным правовым нормам и содержать конкретные элементы. От корректности его составления зависит юридическая сила взыскания. 📄

Для оформления приказа о дисциплинарном взыскании рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-8, утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать собственную форму (при условии наличия всех обязательных реквизитов).

Елена Соколова, HR-директор

Однажды в нашей компании произошла неприятная ситуация с объявлением выговора ведущему специалисту отдела продаж. Генеральный директор, возмущенный срывом важной сделки, самостоятельно составил приказ о выговоре в свободной форме и отправил его сотруднику по корпоративной почте. В приказе не были указаны конкретные пункты должностной инструкции, которые нарушил работник, отсутствовала ссылка на объяснительную. Через два месяца, когда встал вопрос о лишении премии этого сотрудника со ссылкой на имеющийся выговор, юридический отдел указал на недействительность взыскания из-за грубых процедурных нарушений. Теперь у нас действует строгий регламент оформления дисциплинарных взысканий, а все руководители прошли специальное обучение.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде выговора должен содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации
• Дата и номер приказа
• Полное имя работника (ФИО)
• Должность, структурное подразделение
• Подробное описание дисциплинарного проступка с указанием даты его совершения
• Ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора или иных локальных актов
• Указание на запрошенные и полученные объяснения (либо акт об отказе)
• Вид дисциплинарного взыскания (в данном случае — выговор)
• Основание для издания приказа (докладная записка, акт и т.д.)
• Подпись руководителя организации

Типичные ошибки при составлении приказа о выговоре, которых следует избегать:

1. Неконкретное описание проступка ("недобросовестное отношение к работе" вместо конкретных фактов)
2. Отсутствие указания на нарушенные нормы
3. Назначение нескольких взысканий за один проступок
4. Несоблюдение сроков издания приказа
5. Применение взыскания во время болезни или отпуска работника
6. Отсутствие подписи руководителя
7. Использование оскорбительных формулировок или субъективных оценок личности работника

Разумно иметь в компании готовый шаблон приказа о выговоре, содержащий все необходимые реквизиты и соответствующий актуальным нормам трудового законодательства. Это поможет избежать ошибок и ускорит процедуру оформления. 🔖

Процедура официального объявления выговора работнику

Процесс объявления выговора имеет не только формальное юридическое значение, но и психологический аспект. Правильно проведенная процедура позволяет добиться дисциплинирующего эффекта и минимизировать негативные эмоциональные последствия. 🗣️

После подписания приказа о выговоре руководителем организации наступает этап официального объявления взыскания работнику. Эта процедура должна быть проведена в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа, не считая времени отсутствия работника (болезнь, отпуск).

Порядок ознакомления сотрудника с приказом о выговоре:

1. Подготовка к встрече. Выберите конфиденциальное место (кабинет, переговорная), подготовьте все документы: приказ, докладные записки, объяснительную сотрудника.
2. Приглашение сотрудника. Лучше сделать это лично или по телефону, не указывая цель встречи при посторонних.
3. Проведение беседы. Объясните причину выговора, укажите на конкретное нарушение и его последствия, ссылайтесь на факты и документы.
4. Предоставление приказа для ознакомления. Дайте работнику время спокойно прочитать приказ.
5. Получение подписи. Сотрудник должен расписаться в приказе, подтверждая факт ознакомления (не согласия!).
6. Составление акта (при отказе от подписи). Если работник отказывается подписывать приказ, составьте акт об отказе в присутствии свидетелей.
7. Выдача копии приказа. По требованию работника ему должна быть выдана копия приказа.

Психологические рекомендации для руководителя при объявлении выговора:

• Проводите беседу один на один или в присутствии только необходимых лиц (HR-менеджер, непосредственный руководитель)
• Сохраняйте профессиональный и спокойный тон, избегайте эмоциональных высказываний
• Фокусируйтесь на проступке, а не на личности сотрудника
• Четко объясните последствия проступка для компании
• Дайте сотруднику возможность высказаться
• Обсудите пути исправления ситуации и недопущения подобных нарушений в будущем
• Завершите разговор конструктивно, обозначив ожидания от дальнейшей работы

Тест на профориентацию от Skypro поможет понять, подходит ли вам карьера в HR или управлении персоналом. Многие руководители испытывают дискомфорт при необходимости объявления дисциплинарных взысканий — возможно, ваши сильные стороны лежат в другой области? Пройдите тест и узнайте, какие профессиональные роли соответствуют вашим личностным качествам и навыкам коммуникации в сложных ситуациях. Результаты помогут определить оптимальный карьерный путь с учетом ваших психологических особенностей!

Последствия и документооборот после объявления выговора

После оформления и объявления выговора начинается важный этап, связанный с документальным сопровождением и мониторингом последующего поведения сотрудника. Грамотное управление этим процессом имеет решающее значение как для правовой защиты компании, так и для достижения корректирующего эффекта. 📊

Юридические последствия выговора для работника:

Согласно статье 194 ТК РФ, дисциплинарное взыскание действует в течение одного года со дня его применения. Если в течение этого срока работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.

Документооборот после объявления выговора включает:

1. Хранение оригинала приказа в отделе кадров в соответствии с номенклатурой дел (как правило, 5 лет)
2. Внесение информации о взыскании в личную карточку работника по форме Т-2 (раздел VIII)
3. Формирование пакета подтверждающих документов (докладные, акты, объяснительные) и их хранение вместе с приказом
4. Учет выговора в специальном журнале регистрации дисциплинарных взысканий (если такой ведется в организации)
5. Контроль за поведением работника после объявления взыскания

Работодатель имеет право досрочно снять с работника дисциплинарное взыскание по собственной инициативе, просьбе работника, ходатайству представительного органа работников или непосредственного руководителя. В этом случае издается соответствующий приказ, с которым работник также должен быть ознакомлен под роспись.

Стратегические рекомендации по работе с сотрудником после выговора:

• Организуйте дополнительное обучение или инструктаж, если нарушение связано с недостатком знаний или навыков
• Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и предоставления обратной связи
• Установите четкие и измеримые показатели успешности для наглядной демонстрации улучшений
• Публично отмечайте позитивные изменения в работе сотрудника
• Рассмотрите возможность досрочного снятия взыскания при устойчивом улучшении показателей работы

Важно помнить, что конечная цель выговора — не наказание ради наказания, а коррекция поведения сотрудника и улучшение его работы. Поэтому после объявления выговора руководителю стоит сосредоточиться на конструктивных мерах, которые помогут сотруднику исправить ситуацию. 🌱

Грамотно оформленный выговор — это элемент управленческой культуры, а не способ выразить недовольство работником. Соблюдение всех юридических тонкостей процедуры не только обеспечивает законность взыскания, но и демонстрирует профессионализм руководителя. Помните: лучший выговор — тот, который приводит к позитивным изменениям в работе сотрудника и не требует повторения. Используйте каждый случай применения дисциплинарного взыскания как возможность для улучшения процессов и корпоративной культуры компании.