Как предоставить электронную трудовую книжку новому работодателю: 5 шагов

Для кого эта статья:

• Соискатели, ищущие работу в условиях перехода на электронные трудовые книжки
• HR-специалисты, которым необходимо разобраться в новых форматах документооборота

• Люди, заинтересованные в получении информации о процессе получения и предоставления электронной трудовой книжки

  Переход на электронные трудовые книжки вызывает массу вопросов у соискателей. Как подтвердить свой опыт работы без привычной бумажной книжки? Что именно нужно предоставить работодателю? Где взять эти сведения? ?? Эти вопросы особенно актуальны в 2025 году, когда всё больше организаций полностью отказываются от бумажного документооборота. Разберем четкий алгоритм действий, который поможет вам без стресса пройти этап оформления в новую компанию с электронной трудовой книжкой.

Столкнулись с переходом на электронный кадровый документооборот и не уверены в своих знаниях? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет разобраться во всех тонкостях современного кадрового делопроизводства. Вы освоите не только работу с электронными трудовыми книжками, но и полный комплекс навыков современного HR-специалиста. Программа регулярно обновляется с учетом последних изменений в законодательстве!

Что такое электронная трудовая книжка и её преимущества

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности работника в базе Пенсионного фонда России. С 2020 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в ПФР, а с 2021 года для впервые трудоустраивающихся граждан трудовые книжки оформляются только в электронном формате.

ЭТК содержит всю ту же информацию, что и бумажная версия: сведения о работнике, даты приема и увольнения, переводы, должности, а также основания кадровых изменений.

Марина Ковалева, HR-директор Когда я впервые столкнулась с необходимостью проверить электронную трудовую книжку соискателя, возникло немало вопросов. Кандидат на должность руководителя отдела продаж предоставил распечатку с Госуслуг вместо привычной бумажной книжки. Мне пришлось срочно изучать законодательство, чтобы убедиться в легитимности такого формата. Оказалось, что это не только законно, но и значительно упрощает процесс проверки трудового стажа. Теперь я рекомендую всем HR-специалистам заранее изучить особенности работы с ЭТК, чтобы не тратить время на проверку их подлинности в процессе собеседований.

Электронная трудовая книжка имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажным аналогом:

Важно понимать, что если вы ранее приняли решение сохранить бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, работодатель продолжит вести её одновременно с передачей сведений в ПФР. Однако всё больше сотрудников выбирают полный переход на электронный формат, отказываясь от бумажного носителя. ??

Запрос сведений о трудовой деятельности через Госуслуги

Самый быстрый и удобный способ получить выписку из электронной трудовой книжки — воспользоваться порталом Госуслуги. Для этого вам понадобится подтвержденная учетная запись. Процесс получения сведений о трудовой деятельности через Госуслуги прост и занимает не более 5 минут.

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги, используя логин и пароль.
2. Перейдите в раздел «Услуги» и выберите категорию «Работа и занятость».
3. Найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите на неё.
4. Выберите формат получения: «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-ПФР).
5. Нажмите кнопку «Получить услугу».
6. Дождитесь формирования выписки (обычно происходит моментально).
7. Скачайте документ в формате PDF.

Полученный документ имеет юридическую силу благодаря присутствию на нем квалифицированной электронной подписи Пенсионного фонда России. Вы можете как распечатать выписку, так и сохранить её в электронном виде для дальнейшей отправки работодателю.

Алексей Воронов, специалист по кадровому делопроизводству Мне довелось консультировать клиента, который переживал из-за перехода на электронную трудовую. Иван, 45 лет, проработал в одной компании почти 20 лет и привык к бумажной трудовой книжке. Когда ему потребовалось срочно устроиться на подработку, он попросил помощи в получении сведений о своем стаже в электронном виде. Мы вместе зашли на портал Госуслуги, и через 3 минуты у него на руках была официальная выписка с электронной подписью ПФР. Иван был поражен скоростью и простотой процесса — раньше ему приходилось ждать по несколько дней, чтобы получить копию трудовой книжки в отделе кадров. Электронная выписка была принята новым работодателем без вопросов, и Иван смог приступить к работе уже на следующий день.

Обратите внимание, что через Госуслуги вы можете получить два типа выписок:

• СТД-ПФР — формируется Пенсионным фондом и содержит информацию о всей трудовой деятельности с 2020 года (или с момента первого трудоустройства, если оно произошло после 2020 года).
• СТД-Р — формируется текущим работодателем и содержит сведения только о работе в данной организации.

Для предоставления новому работодателю рекомендуется запрашивать форму СТД-ПФР, так как она содержит полную информацию о вашей трудовой деятельности. ??

Не уверены, какое направление карьеры выбрать после смены работы? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подходящие профессиональные сферы. Пройдите тест перед составлением резюме и поиском новой работы, чтобы сделать осознанный выбор карьерного пути. Результаты теста помогут вам сфокусироваться на подходящих вакансиях и эффективнее использовать данные из электронной трудовой книжки!

Получение информации в отделении ПФР или МФЦ

Если у вас нет возможности воспользоваться порталом Госуслуги или возникли сложности с получением выписки онлайн, вы можете получить сведения о трудовой деятельности через отделение Пенсионного фонда России или Многофункциональный центр (МФЦ).

Процедура получения выписки в ПФР:

1. Подготовьте паспорт и СНИЛС.
2. Обратитесь в ближайшее территориальное отделение ПФР.
3. Заполните заявление на получение сведений о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР.
4. Подайте заявление сотруднику ПФР вместе с документами.
5. Получите выписку. В большинстве случаев её выдают в день обращения.

Процедура получения выписки через МФЦ:

1. Подготовьте паспорт и СНИЛС.
2. Запишитесь на прием в ближайший МФЦ (можно через сайт МФЦ или по телефону).
3. В назначенное время посетите МФЦ с документами.
4. Заполните заявление у специалиста МФЦ.
5. Получите расписку о принятии заявления.
6. Заберите готовую выписку в установленный срок (обычно в течение 3-5 рабочих дней).

Важное отличие между получением выписки в ПФР и МФЦ — это скорость обработки запроса. В ПФР документ чаще всего выдают в день обращения, тогда как в МФЦ может потребоваться ожидание из-за передачи запроса в ПФР и обратно. ??

Независимо от способа получения, выписка из электронной трудовой книжки содержит одинаковую информацию и имеет равную юридическую силу при предоставлении новому работодателю.

Как предоставить электронную трудовую новому работодателю

После получения выписки из электронной трудовой книжки наступает момент её предоставления новому работодателю. Этот процесс имеет несколько особенностей, которые важно учитывать для успешного трудоустройства.

Пять шагов для правильного предоставления электронной трудовой книжки:

1. Запросите актуальную выписку. Рекомендуется получать выписку непосредственно перед трудоустройством, чтобы она содержала самые свежие данные, включая информацию об увольнении с предыдущего места работы.
2. Подготовьте электронную и бумажную версии. Сохраните PDF-файл выписки и распечатайте её. Даже если работодатель принимает документы в электронном виде, бумажная копия может понадобиться для архива компании.
3. Проверьте корректность данных. Внимательно изучите выписку на предмет ошибок в датах, должностях или наименованиях организаций. При обнаружении несоответствий обратитесь к текущему или бывшему работодателю для исправления.
4. Уточните у работодателя формат предоставления. Некоторые компании могут запросить выписку в электронном виде на корпоративную почту, другие предпочитают получить распечатанный документ с вашей подписью.
5. Передайте выписку вместе с комплектом документов. Электронная трудовая книжка предоставляется одновременно с другими документами, необходимыми для трудоустройства.

Обратите внимание, что форма СТД-ПФР принимается работодателями в двух вариантах:

• В электронном виде с электронной подписью ПФР (например, отправленная по электронной почте)
• В бумажном виде (распечатанная выписка)

Если вы предоставляете распечатанную выписку, работодатель имеет право заверить её, поставив отметку "Копия верна" с указанием должности, подписи и даты заверения. ??

Важно помнить, что согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель не имеет права отказать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки, если вы предоставили выписку из электронной трудовой в установленной форме. Это прямо закреплено в законодательстве и является вашим правом как соискателя.

Дополнительные документы для успешного трудоустройства

Помимо электронной трудовой книжки, для успешного трудоустройства вам потребуется предоставить стандартный пакет документов. Полная подготовка всех необходимых бумаг позволит избежать задержек при оформлении и быстрее приступить к работе.

Обязательные документы для трудоустройства в 2025 году:

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
• ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика).
• Документ об образовании (диплом, аттестат, сертификаты) и квалификации.
• Документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
• Медицинская книжка (для определенных профессий).
• Справка о наличии/отсутствии судимости (для педагогов, госслужащих и других категорий работников).

Дополнительные документы, которые могут потребоваться:

• Резюме с детальным описанием опыта работы и достижений.
• Рекомендательные письма с предыдущих мест работы.
• Справка о доходах по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (для расчета пособий).
• Заверенные копии приказов о приеме и увольнении (в некоторых случаях).
• Справка о прохождении обязательных медицинских осмотров (для отдельных профессий).

Стоит отметить, что конкретный перечень документов может варьироваться в зависимости от отрасли, должности и требований работодателя. Рекомендуется заранее уточнить полный список необходимых документов у представителя HR-отдела компании, в которую вы трудоустраиваетесь. ???

Если вы ранее сохранили бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, работодатель может запросить её для ознакомления. Однако отказать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной версии при наличии электронной выписки работодатель не имеет права.

Электронная трудовая книжка — это не просто технологическое новшество, а полноценный юридический документ, значительно упрощающий процесс трудоустройства. Следуя пяти простым шагам: запрос актуальной выписки, подготовка электронной и бумажной версий, проверка данных, уточнение формата и комплектное предоставление документов — вы обеспечите себе беспроблемное оформление на новое место работы. Главное преимущество электронной трудовой — это защищенность ваших данных и постоянный доступ к информации о трудовом стаже, независимо от физического носителя. Используйте эти преимущества грамотно, и цифровизация трудовых отношений станет вашим надежным помощником в карьерном росте.