Как оформить работника: пошаговая инструкция с перечнем документов

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадрам
• Владельцы и руководители малых и средних компаний

• Студенты и специалисты, интересующиеся карьерой в области управления персоналом

  Правильное оформление сотрудника — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия вашей юридической защищенности и фундамент здоровых трудовых отношений. При неправильном оформлении работника компания рискует получить штрафы до 100 000 рублей за каждого неоформленного сотрудника. В 2025 году трудовая инспекция проводит до 30% внеплановых проверок именно по жалобам работников на неправильное оформление. Давайте разберем пошагово, как легально оформить сотрудника и избежать потенциальных проблем с законодательством. 🧾

Хотите стать экспертом в области управления персоналом и безупречно оформлять все кадровые процедуры? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам все необходимые инструменты: от правильного составления документации до создания эффективных систем найма. Более 83% выпускников курса трудоустраиваются в течение месяца после окончания обучения. Программа разработана с учетом последних изменений в трудовом законодательстве 2025 года.

Этапы оформления нового работника по ТК РФ

Процесс оформления нового сотрудника состоит из нескольких последовательных этапов, каждый из которых требует внимания к деталям. Ключевым нормативным документом, регулирующим этот процесс, является Трудовой кодекс РФ. Согласно статье 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом работодателя на основании заключенного трудового договора. 📝

Анна Викторовна, HR-директор

В моей практике был случай, когда небольшая компания из 20 человек пренебрегла формальным оформлением одного из ключевых сотрудников. Руководитель решил, что "потом оформим, когда человек еще докажет свою ценность". Через 3 месяца сотрудник, не получив обещанную премию, обратился в трудовую инспекцию. Результат — штраф компании в размере 80 000 рублей, обязательство выплатить все положенные суммы включая компенсацию за задержку, а также экстренное оформление всех документов задним числом. С тех пор в этой компании действует железное правило: ни один сотрудник не приступает к работе без полного оформления документов.

Рассмотрим основные этапы оформления нового сотрудника по ТК РФ:

1. Предварительный этап — проверка документов кандидата, прохождение им предварительного медицинского осмотра (если требуется для данной должности).
2. Сбор необходимых документов от будущего сотрудника (паспорт, СНИЛС, документы об образовании и др.).
3. Заключение трудового договора — составление, подписание обеими сторонами, выдача экземпляра работнику.
4. Издание приказа о приеме на работу на основании подписанного трудового договора.
5. Оформление личного дела и внесение записи в трудовую книжку (или формирование электронной трудовой книжки).
6. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами под подпись.
7. Проведение инструктажей по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности.
8. Оформление личной карточки работника по форме Т-2.

Сроки оформления сотрудника строго регламентированы законодательством. Вот ключевые временные рамки, которые необходимо соблюдать: 🕒

Важно помнить, что с 2021 года работодатель обязан предоставлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (СЗВ-ТД). Эта форма подается не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. 💻

Какие документы потребовать от сотрудника при найме

При приеме на работу сотрудника у работодателя возникает обязанность запросить определенный перечень документов. Статья 65 ТК РФ устанавливает исчерпывающий список обязательных документов, которые работодатель вправе требовать от лица, поступающего на работу. Запрос дополнительных документов, не предусмотренных законодательством, может быть расценен как нарушение трудовых прав гражданина. 📄

Полный перечень обязательных документов для оформления трудового договора:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность — основной документ для идентификации сотрудника.
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР) — для подтверждения трудового стажа (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые).
• СНИЛС — для персонифицированного учета.
• Документы воинского учета — для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу.
• Документ об образовании и/или квалификации — при трудоустройстве на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
• Справка о наличии (отсутствии) судимости — для определенных категорий работников (педагогический состав, сотрудники правоохранительных органов и др.).

В зависимости от специфики должности и отрасли могут потребоваться дополнительные документы: 🔍

Затрудняетесь в выборе специальности для построения карьеры в HR или хотите определить свои сильные стороны? Тест на профориентацию от Skypro поможет выявить ваши профессиональные склонности и эффективно выстроить карьерный путь в сфере управления персоналом. Тест учитывает 12 ключевых компетенций, необходимых для успешной работы с кадровой документацией и процессами найма. По результатам вы получите персональные рекомендации по развитию.

Важно отметить, что работодатель не имеет права требовать от соискателя документы, не предусмотренные ТК РФ. К таким незаконным требованиям относятся: характеристики с предыдущих мест работы, данные о семейном положении (кроме необходимых для предоставления льгот), информация о политических и религиозных взглядах и т.д. ⚠️

При получении от сотрудника документов рекомендуется:

• Снимать копии с оригиналов документов, заверять их подписью ответственного лица.
• Получать согласие на обработку персональных данных (в соответствии с ФЗ "О персональных данных").
• Проверять достоверность предоставленных документов.
• Хранить полученные документы и их копии в соответствии с требованиями о защите персональных данных.

Оформление трудового договора с работником: требования

Трудовой договор является основополагающим документом, регулирующим отношения между работодателем и работником. Его правильное оформление имеет критическое значение для защиты интересов обеих сторон. Требования к содержанию и форме трудового договора закреплены в статьях 56-71 ТК РФ. 📝

Игорь Петрович, юрист по трудовому праву

В моей практике был показательный случай с ИТ-компанией, которая в трудовом договоре указала размер заработной платы меньше фактически выплачиваемой, чтобы оптимизировать налоги. Когда возник конфликт с одним из ключевых разработчиков, и дело дошло до суда, все "джентльменские договоренности" о реальной сумме выплат не были приняты во внимание. Суд руководствовался исключительно суммой, указанной в трудовом договоре. Компания потеряла не только ценного сотрудника, но и значительные финансовые средства, выплачивая налоговые штрафы и пени. Это яркий пример того, насколько важно корректно отражать все существенные условия в трудовом договоре.

Трудовой договор должен содержать следующие обязательные положения (статья 57 ТК РФ): 📋

• Сведения о сторонах договора: полные реквизиты работодателя и персональные данные работника.
• Место работы: конкретное структурное подразделение или филиал организации.
• Трудовая функция: должность, специальность, профессия с указанием квалификации.
• Дата начала работы, а для срочного трудового договора — срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного договора.
• Условия оплаты труда: размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты.
• Режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общих правил, установленных у данного работодателя.
• Условия труда на рабочем месте (класс условий труда).
• Условия об обязательном социальном страховании.
• Другие условия, предусмотренные трудовым законодательством.

Помимо обязательных условий, трудовой договор может включать дополнительные условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством: 🤝

• Условие об испытательном сроке (не может превышать 3 месяцев, для руководящих должностей — 6 месяцев).
• Условие о неразглашении охраняемой законом тайны.
• Обязанность работника отработать после обучения не менее определенного срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.
• Условие о дополнительном страховании работника.
• Условие об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи.

Порядок оформления трудового договора включает следующие шаги: 🔄

1. Подготовка проекта договора с учетом специфики должности и условий труда.
2. Согласование условий с будущим сотрудником.
3. Подписание договора обеими сторонами.
4. Присвоение договору регистрационного номера и внесение в журнал регистрации.
5. Выдача одного экземпляра договора работнику (факт получения подтверждается подписью работника на экземпляре работодателя).

Важно учитывать, что с 2021 года работодатели имеют возможность заключать трудовые договоры в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Это существенно упрощает процесс оформления, особенно для удаленных сотрудников. 💻

При составлении трудового договора следует избегать следующих типичных ошибок: ⚠️

• Отсутствие существенных условий, предусмотренных ТК РФ.
• Включение условий, ухудшающих положение работника по сравнению с трудовым законодательством.
• Использование размытых формулировок относительно трудовых обязанностей и оплаты труда.
• Установление испытательного срока для категорий работников, для которых он не предусмотрен законодательством.
• Включение условия о штрафах для работников (не предусмотрены ТК РФ).

Приказ о приеме и другие обязательные документы

После заключения трудового договора следующим обязательным шагом является издание приказа о приеме на работу. Этот документ официально фиксирует факт начала трудовых отношений и служит основанием для всех последующих кадровых процедур. 📃

Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 или по самостоятельно разработанной форме, которая должна содержать все обязательные реквизиты. Основные требования к приказу:

• Приказ должен быть издан не позднее трех рабочих дней с даты фактического начала работы сотрудником.
• Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
• Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в трехдневный срок.

Структура и содержание приказа о приеме на работу (форма Т-1): 📋

• Наименование работодателя — полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• Номер документа и дата составления.
• ФИО работника, принимаемого на работу.
• Структурное подразделение (если есть).
• Должность (профессия, специальность).
• Условия приема на работу (постоянная работа, по совместительству, временно).
• Характер работы (при необходимости).
• Условия оплаты труда (оклад, тарифная ставка).
• Срок испытания (если устанавливается).
• Основание (трудовой договор, его номер и дата).

Помимо приказа о приеме на работу, работодателю необходимо оформить и другие обязательные документы: 📑

1. Личная карточка работника (форма Т-2) — содержит подробные сведения о работнике, включая его персональные данные, сведения об образовании, стаже, воинском учете и т.д.
2. Должностная инструкция — документ, определяющий трудовые обязанности работника, его права, ответственность и взаимоотношения в организации.
3. Документы по охране труда:
   • Карта специальной оценки условий труда рабочего места.
   • Журнал проведения инструктажа на рабочем месте.
   • Лист ознакомления с результатами специальной оценки условий труда.
4. Согласие на обработку персональных данных — необходимо для соблюдения требований Федерального закона "О персональных данных".
5. Обходной лист (если предусмотрен внутренними правилами организации).

При оформлении документов важно соблюдать последовательность действий и не упустить ни один из обязательных шагов. Вот оптимальный алгоритм действий при приеме нового сотрудника: 🔄

Все вышеперечисленные документы следует хранить в соответствии с установленными сроками хранения. Например, личные дела работников хранятся 75 лет, приказы по личному составу — 75 лет, трудовые договоры — 75 лет после увольнения работника. 🕒

В современных условиях многие компании переходят на электронный документооборот, что значительно упрощает процесс хранения и обработки кадровой документации. Однако при этом важно соблюдать требования к защите персональных данных и обеспечивать надежное хранение этой информации. 💻

Ведение личного дела и оформление трудовой книжки

Ведение личного дела работника и правильное оформление трудовой книжки — важные аспекты кадрового делопроизводства, обеспечивающие систематизацию информации о сотруднике и документальное подтверждение его трудового стажа. 📁

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности в организации. Хотя ведение личных дел не является обязательным для коммерческих организаций (в отличие от государственных и муниципальных учреждений), многие компании практикуют их формирование для удобства работы с кадровыми документами. 🗂️

В состав личного дела обычно входят:

• Внутренняя опись документов.
• Личный листок по учету кадров или анкета.
• Автобиография или резюме.
• Копии документов об образовании и квалификации.
• Копия приказа о приеме на работу.
• Экземпляр трудового договора.
• Должностная инструкция.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Копии приказов о переводах, поощрениях.
• Копии документов о повышении квалификации.
• Характеристики, рекомендательные письма (при наличии).

Что касается трудовой книжки, то с 2021 года работодатель ведет их только для тех работников, которые подали соответствующее заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Для остальных работников сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде. ⚙️

При оформлении трудовой книжки (бумажной) необходимо соблюдать следующие правила:

1. Внесение первой записи — если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в течение 5 дней с начала работы.
2. Заполнение титульного листа — указываются фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, уровень образования. Все записи заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).
3. Внесение записи о приеме на работу — в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема, в графе 3 — сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения и должности, в графе 4 — реквизиты приказа.

При формировании электронных трудовых книжек работодатель обязан:

• Передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• Выдавать работнику при его обращении сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
• Информировать работника о возможности получения сведений о трудовой деятельности.

Сравнение бумажных и электронных трудовых книжек: 📊

Для эффективного ведения личных дел и трудовых книжек рекомендуется: 🔍

• Назначить ответственного за ведение кадровой документации.
• Разработать внутренние регламенты по работе с личными делами.
• Обеспечить безопасное хранение личных дел и трудовых книжек (бумажных).
• Регулярно проверять правильность и актуальность содержащейся в них информации.
• Внедрить систему электронного документооборота для упрощения работы с кадровыми документами.

Помните, что личные дела и трудовые книжки содержат персональные данные работников и являются конфиденциальными документами. Доступ к ним должен быть ограничен кругом лиц, имеющих соответствующие полномочия. 🔒

Корректное оформление и ведение документации при приеме на работу — это не просто формальность, а важный правовой механизм защиты интересов как работодателя, так и сотрудника. Правильно составленные документы позволяют избежать трудовых споров, штрафов и предписаний контролирующих органов. Особенно важно учитывать последние изменения законодательства и тенденции к цифровизации кадровых процессов. Инвестиции в качественное оформление трудовых отношений — это инвестиции в стабильное развитие вашей компании и здоровую корпоративную атмосферу.