Как оформить перевод на удаленную работу: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и руководители, занимающиеся кадровыми вопросами
• Юристы, работающие в области трудового права и кадрового делопроизводства

• Владельцы бизнеса, переходящие на удалённый режим работы и ищущие информацию о правовых аспектах этого процесса

  Переход сотрудников на удаленный режим работы – процедура, требующая тщательного юридического оформления. Неправильно составленные документы или пропущенные шаги могут привести к серьезным последствиям: от трудовых споров до штрафов от контролирующих органов. Согласно статистике, более 70% компаний, практикующих удаленный формат, допускают ошибки при оформлении перевода сотрудников. Как избежать этих проблем и организовать процесс в соответствии с актуальным законодательством 2025 года? Разберем пошагово ??

Хотите стать востребованным HR-специалистом и грамотно управлять кадровыми процессами, включая оформление удаленной работы? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет освоить все тонкости профессии. Вы получите практические навыки оформления трудовых отношений, включая современные форматы работы, и изучите правовые аспекты кадрового делопроизводства под руководством опытных экспертов-практиков. Инвестируйте в свое профессиональное будущее и станьте экспертом в HR! ??

Законодательное регулирование удаленной работы

Удаленная (дистанционная) работа регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ. В 2020-2021 годах в законодательство были внесены существенные изменения, которые актуальны и в 2025 году. Особое внимание стоит обратить на статьи 312.1-312.9 ТК РФ, определяющие особенности трудовых отношений при дистанционной работе.

Закон выделяет три режима дистанционной работы:

• Постоянная удаленная работа — когда сотрудник выполняет трудовые функции вне офиса в течение всего срока действия трудового договора;
• Временная удаленная работа — непрерывная работа вне офиса до 6 месяцев;
• Комбинированная удаленная работа — чередование периодов работы в офисе и удаленно.

При переводе сотрудника на удаленный режим работы необходимо определить, какой именно формат будет использоваться. От этого зависит содержание документов и особенности оформления. ??

Елена Соколова, руководитель отдела кадров Когда мы столкнулись с необходимостью перевести 30% персонала на удаленную работу, первая реакция была паническая. Никто не знал, с чего начать и какие документы оформлять. Мы изучили законодательство и обнаружили, что ТК РФ достаточно чётко регламентирует этот процесс. Главная ошибка, которую мы чуть не допустили — попытка оформить удаленку устным соглашением. Оказалось, что без письменного оформления мы рисковали получить штраф до 50 000 рублей за каждого сотрудника. После правильного оформления всех документов мы провели аудит — все было в порядке. Сейчас наши удаленные сотрудники работают в полном соответствии с законодательством, а компания защищена от рисков.

Ключевые законодательные требования к оформлению удаленной работы в 2025 году:

Важно отметить, что с начала 2024 года вступили в силу новые положения, упрощающие электронный документооборот при дистанционной работе, а также уточняющие порядок обеспечения сотрудников необходимым оборудованием. Эти изменения остаются актуальными и в 2025 году. ??

Необходимые документы для перевода на удаленку

Правильный набор документов — основа легитимного перевода сотрудника на удаленную работу. Рассмотрим обязательный пакет документов, который потребуется оформить:

1. Заявление сотрудника о переводе на удаленную работу (если инициатива исходит от работника) или уведомление работодателя (если инициатива исходит от компании);
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на дистанционную работу;
3. Приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу;
4. Локальные нормативные акты, регулирующие дистанционную работу (если не были приняты ранее);
5. Акт приема-передачи оборудования (если работодатель предоставляет оборудование);
6. Соглашение о конфиденциальности при работе с документами вне офиса.

В 2025 году многие компании практикуют полный электронный документооборот с удаленными сотрудниками. Для этого требуется:

• Наличие у работодателя системы электронного документооборота;
• Усиленная квалифицированная электронная подпись у работодателя;
• Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись у работника (зависит от типа документа).

При отсутствии системы электронного документооборота обмен документами может осуществляться по почте заказными письмами с уведомлением о вручении. ??

Тест на профориентацию от Skypro поможет HR-специалистам точнее определить, кто из сотрудников наиболее эффективно справится с удаленным форматом работы. Научно обоснованная методика анализирует ключевые компетенции и личностные качества, необходимые для продуктивной работы вне офиса: самоорганизацию, ответственность и коммуникативные навыки. Используйте этот инструмент перед переводом сотрудников на удаленку и минимизируйте риски снижения эффективности команды! ??

Рассмотрим особенности каждого документа:

Важно помнить, что электронные копии документов должны храниться в кадровой системе компании с теми же сроками хранения, что и бумажные аналоги. Это требование остается актуальным и в 2025 году. ??

Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Центральным документом при переводе сотрудника на удаленную работу является дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот документ фиксирует все изменения условий труда и должен содержать следующие разделы:

1. Вводная часть с указанием даты, места составления, сторон договора;
2. Основания для заключения дополнительного соглашения (например, заявление работника);
3. Новые условия работы с четким указанием на дистанционный характер;
4. Режим работы (постоянная, временная или комбинированная удаленная работа);
5. Рабочее время и способы учета рабочего времени;
6. Место выполнения работы (может быть указано конкретное место или право работника самостоятельно определять рабочее место);
7. Порядок взаимодействия с непосредственным руководителем и коллегами;
8. Обеспечение оборудованием и компенсация расходов;
9. Порядок предоставления отчетов о выполненной работе;
10. Основания для прекращения дистанционной работы;
11. Срок действия соглашения (для временной удаленной работы);
12. Заключительные положения.

При составлении дополнительного соглашения важно избегать распространенных ошибок:

• Отсутствие четкого режима рабочего времени и порядка контроля за его соблюдением;
• Неопределенность в вопросе обеспечения работника необходимым оборудованием;
• Отсутствие условий о порядке компенсации расходов, связанных с выполнением работы удаленно;
• Нечеткие формулировки относительно места выполнения работы.

Пример формулировки пункта о режиме работы:

"С 01.02.2025 Работник переводится на дистанционную (удаленную) работу на постоянной основе. Работник самостоятельно определяет место выполнения трудовых обязанностей при условии наличия в этом месте стабильного доступа к интернету, электронной почте и корпоративным информационным системам. Работник обязан быть доступен для связи с Работодателем ежедневно с понедельника по пятницу с 10:00 до 19:00 по московскому времени с перерывом на обед с 13:00 до 14:00."

Александр Петров, юрист по трудовому праву К нам обратилась IT-компания, столкнувшаяся с проблемой: сотрудник, переведенный на удаленную работу, утверждал, что компания обязана компенсировать ему расходы на электроэнергию, интернет и даже часть арендной платы за квартиру. В дополнительном соглашении этот момент не был прописан, что создало почву для конфликта. Мы помогли урегулировать ситуацию, но компании пришлось пойти на компромисс.

После этого случая мы разработали шаблон дополнительного соглашения, где четко прописали, какие именно расходы и в каком размере компенсирует работодатель. Документ включал условие о фиксированной ежемесячной компенсации в размере 2000 рублей на оплату интернета и электроэнергии. Также были четко определены требования к оборудованию, рабочему месту и режиму конфиденциальности. С тех пор подобных споров в компании не возникало. Правильно составленное соглашение — ключ к гармоничным трудовым отношениям при удаленной работе.

Порядок оформления перевода: пошаговая инструкция

Процесс перевода сотрудника на удаленную работу должен быть последовательным и четко документированным. Предлагаю пошаговую инструкцию, которая поможет избежать ошибок и обеспечит соблюдение всех требований законодательства: ??

1. Шаг 1: Оценка возможности перевода

   • Проанализируйте, позволяет ли должность работать удаленно
   • Оцените технические возможности для обеспечения удаленной работы
   • Проверьте наличие локальных нормативных актов, регулирующих дистанционную работу

2. Шаг 2: Согласование с сотрудником

   • Проведите переговоры с работником о возможности и условиях перевода
   • Обсудите все важные аспекты: режим работы, обеспечение оборудованием, компенсации
   • Определите конкретную дату начала работы в удаленном формате

3. Шаг 3: Оформление инициативного документа

   • Если инициатива исходит от работника — подготовьте заявление о переводе
   • Если инициатива исходит от работодателя — подготовьте уведомление о переводе
   • Зарегистрируйте документ в журнале входящей документации

4. Шаг 4: Подготовка дополнительного соглашения

   • Составьте проект соглашения с учетом всех обсужденных условий
   • Согласуйте документ с юридическим отделом
   • Внесите необходимые корректировки

5. Шаг 5: Подписание документов

   • Подпишите дополнительное соглашение в двух экземплярах
   • Передайте один экземпляр работнику
   • Получите подпись работника о получении экземпляра

6. Шаг 6: Издание приказа о переводе

   • Оформите приказ по унифицированной форме или в свободной форме
   • Укажите в приказе основание, срок и условия перевода
   • Ознакомьте работника с приказом под подпись

7. Шаг 7: Передача оборудования (при необходимости)

   • Составьте перечень передаваемого оборудования
   • Оформите акт приема-передачи с указанием состояния техники
   • Укажите сроки использования и условия возврата

8. Шаг 8: Внесение изменений в кадровые документы

   • Внесите соответствующую запись в личную карточку работника (форма Т-2)
   • При необходимости скорректируйте должностную инструкцию
   • Обновите данные в системе кадрового учета

9. Шаг 9: Организация рабочего процесса

   • Настройте удаленный доступ к корпоративным системам
   • Проведите инструктаж по информационной безопасности
   • Организуйте процесс коммуникации и отчетности

При переводе группы сотрудников рекомендуется составить план перехода с указанием сроков выполнения каждого этапа и ответственных лиц. Это поможет контролировать процесс и избежать задержек. ??

Особенности кадрового учета при дистанционной работе

Удаленная работа имеет свою специфику в области кадрового учета. Зная эти особенности, можно избежать многих проблем при проверках инспекцией труда и снизить административную нагрузку на HR-службу. ??

Основные особенности кадрового учета при дистанционной работе:

• Электронное взаимодействие — возможность обмена документами в электронном виде при наличии электронной подписи;
• Особый порядок ознакомления с локальными нормативными актами — через электронную почту или корпоративные системы с подтверждением получения;
• Особенности учета рабочего времени — работодатель вправе устанавливать собственную систему учета при условии, что она прописана в локальных нормативных актах;
• Оформление листков нетрудоспособности — с 2022 года только в электронном виде;
• Особенности оформления отпусков — заявление может подаваться в электронном виде, а график отпусков должен доводиться до сведения дистанционных работников в установленном порядке.

Сравнение кадрового учета для офисных и удаленных сотрудников:

Важно организовать систему хранения электронных документов, обеспечивающую их сохранность в течение установленных законом сроков. Для этого можно использовать специализированные системы электронного документооборота с функцией архивирования.

С 2024 года действует упрощенный порядок ведения электронного документооборота с дистанционными работниками, который остается актуальным и в 2025 году. Согласно этому порядку, при отсутствии у работника усиленной электронной подписи допускается обмен электронными образами документов с последующим обменом оригиналами (при необходимости).

При организации кадрового учета удаленных сотрудников важно учитывать следующие рекомендации:

1. Разработайте четкий регламент электронного документооборота
2. Определите порядок подтверждения получения электронных документов
3. Установите сроки ответа на электронные уведомления
4. Создайте систему резервного копирования электронной кадровой документации
5. Проводите регулярные инструктажи по работе с электронными документами

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать большинства проблем при ведении кадрового учета дистанционных работников и обеспечит соответствие процессов требованиям законодательства. ??

Перевод сотрудников на удаленную работу — процесс, требующий внимательного отношения к деталям и строгого соблюдения законодательства. Правильно оформленные документы защищают интересы как работодателя, так и сотрудника, создавая четкие и прозрачные условия сотрудничества. Следуя приведенной пошаговой инструкции, вы сможете организовать перевод без юридических рисков и административных проблем. Помните, что ключом к успешной удаленной работе является не только техническая организация процесса, но и грамотное документальное оформление всех аспектов трудовых отношений.