Где взять трудовой договор на работе: пошаговая инструкция по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Работники, желающие узнать о своих правах относительно трудового договора
• HR-специалисты, занимающиеся кадровым делопроизводством

• Юридические консультанты и лица, интересующиеся трудовым законодательством России

  Защита трудовых прав начинается с базовой документации — трудового договора. Каждый официально работающий россиянин должен иметь этот документ на руках, но реальность такова, что многие сотрудники либо никогда не получали свой экземпляр, либо потеряли его, либо столкнулись с необходимостью предоставить копию в различные инстанции. Как законно получить трудовой договор у работодателя, в какие сроки вам обязаны его предоставить и что делать, если вы сталкиваетесь с отказом? Вооружитесь знанием своих прав и действуйте по чёткому алгоритму, который мы разберём детально. ??

Столкнулись с необходимостью получить трудовой договор и не знаете с чего начать? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы освоите все тонкости кадрового делопроизводства. Научитесь грамотно составлять, оформлять и работать с трудовыми договорами в соответствии с актуальными требованиями законодательства. Преподаватели-практики раскроют секреты профессиональной работы с кадровыми документами, которые применимы как в HR-сфере, так и для личного использования.

Правовые основания для получения трудового договора

Право работника на получение копии трудового договора строго регламентировано Трудовым кодексом РФ. Согласно статье 67 ТК РФ, трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а второй хранится у работодателя. Получение экземпляра договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. ??

Дополнительные правовые основания предоставляет статья 62 ТК РФ, которая обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, включая копию трудового договора. Это право сохраняется как за действующими сотрудниками, так и за теми, кто уже уволился из компании.

Ирина Петрова, HR-директор

За 15 лет работы в крупных компаниях я сталкивалась с разными ситуациями, когда сотрудникам требовалось получить копию трудового договора. Самый показательный случай произошёл с Дмитрием, специалистом IT-отдела. При оформлении ипотеки банк запросил у него заверенную копию трудового договора, а оригинал он потерял при переезде. Дмитрий обратился ко мне в полной уверенности, что процедура займёт недели. Я объяснила ему, что по закону мы обязаны предоставить копию в течение трёх рабочих дней. Уже на следующий день он получил заверенный документ. Это стандартная процедура, которая часто вызывает необоснованное беспокойство у сотрудников из-за незнания своих прав.

Рассмотрим ключевые правовые основания, которые гарантируют ваше право на получение трудового договора:

Важно понимать, что право на получение трудового договора распространяется на следующие категории работников:

• Действующие сотрудники компании
• Бывшие сотрудники (в том числе уволенные)
• Лица, работающие по срочному трудовому договору
• Совместители (как внешние, так и внутренние)
• Сотрудники на испытательном сроке

Отдельно стоит отметить, что закон не устанавливает ограничений по количеству запросов на получение копии трудового договора. Вы вправе запрашивать копию столько раз, сколько вам необходимо, в том числе если первоначально выданный экземпляр был утерян. ??

Как правильно запросить трудовой договор у работодателя

Процедура запроса трудового договора должна быть формализована для того, чтобы у вас были доказательства обращения в случае отказа работодателя. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий. ??

1. Подготовка письменного заявления. Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные элементы:

   • ФИО и должность руководителя организации
   • ФИО и должность заявителя
   • Чёткая формулировка запроса (например, "Прошу выдать заверенную копию трудового договора №от ")
   • Обоснование запроса (можно указать, но не обязательно)
   • Дата составления и подпись

2. Регистрация заявления. Заявление подаётся в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором (вашем) экземпляре должна быть поставлена отметка о принятии документа (дата, подпись принявшего лица, печать организации).

3. Направление заявления адресату. Заявление можно подать:

   • Лично в отдел кадров или канцелярию
   • Через непосредственного руководителя
   • Заказным письмом с уведомлением о вручении (если вы не имеете возможности прийти лично)
   • Через электронную систему документооборота компании (если такая возможность предусмотрена)

4. Ожидание ответа в установленный законом срок (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления согласно ст. 62 ТК РФ).

5. Получение документа с проверкой правильности оформления (наличие печати организации, подписи уполномоченного лица и отметки "Копия верна").

Образец заявления на выдачу копии трудового договора (базовый вариант):

Генеральному директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера по продажам Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне заверенную копию трудового договора №36 от 15.01.2023 г. Копия необходима для предоставления в банк для оформления кредита.

12.04.2025 Петров П.П. /подпись/

При запросе трудового договора стоит учитывать несколько важных нюансов:

• Работодатель не имеет права требовать обоснования вашего запроса (хотя указание причины может ускорить процесс)
• Запрос можно подавать независимо от вашего стажа работы в компании
• Если вы уже уволились, лучше предварительно позвонить в отдел кадров и уточнить процедуру запроса документов
• Сохраняйте все подтверждения подачи заявления (отметку о принятии, почтовые квитанции и т.д.)

Если вам постоянно приходится разбираться в трудовых вопросах, возможно, у вас есть склонность к HR-сфере. Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам карьера в управлении персоналом. Тест выявит ваши сильные стороны и предрасположенность к работе с кадровыми документами, трудовыми договорами и другими аспектами HR-деятельности. Результаты помогут определить оптимальное направление профессионального развития.

Сроки предоставления копии трудового договора по ТК РФ

Трудовое законодательство устанавливает чёткие временные рамки для предоставления копии трудового договора и других документов, связанных с работой. Знание этих сроков поможет вам контролировать процесс и своевременно реагировать в случае их нарушения. ??

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника. Этот срок является императивным, то есть работодатель не может его увеличить даже при наличии уважительных причин.

Важно отметить несколько существенных моментов относительно сроков:

• Трёхдневный срок — это максимально допустимый период, работодатель вправе предоставить документы и быстрее
• В срок не включаются выходные и праздничные дни (учитываются только рабочие дни)
• Если последний день срока приходится на выходной, документы должны быть предоставлены в первый следующий за ним рабочий день
• При направлении запроса по почте срок отсчитывается с момента получения заявления работодателем

Отслеживание сроков имеет юридическое значение, поскольку их нарушение является основанием для обращения в контролирующие органы. Рекомендуется вести учёт дат подачи заявления и получения документов, чтобы в случае необходимости иметь доказательства нарушений. ??

Алексей Смирнов, юрист по трудовому праву

В моей практике был показательный случай с медсестрой Еленой, которой срочно понадобился трудовой договор для оформления визы. Елена подала заявление в четверг, а в понедельник ей отказали, мотивируя тем, что "специалист, ответственный за оформление копий, будет только в среду". Когда я объяснил главврачу клиники, что трёхдневный срок уже истёк (пятница, понедельник, вторник), и что это нарушение может привести к штрафу до 50 000 рублей, документ был выдан в течение часа. Работодатели часто забывают, что срок предоставления документов — это не рекомендация, а строгое требование закона.

Действия при отказе в выдаче трудового договора

Несмотря на чёткие требования закона, на практике работники иногда сталкиваются с отказом в предоставлении трудового договора. Такая ситуация требует последовательных и юридически грамотных действий. ??

Первым шагом следует выяснить причину отказа. Типичные отговорки работодателей и правильная реакция на них:

• "У нас нет вашего договора/он потерялся" — напомните, что по закону работодатель обязан хранить оригинал трудового договора, и восстановление утраченного документа — его обязанность.
• "Нет сотрудника, который этим занимается" — объясните, что трёхдневный срок установлен законом и не зависит от наличия конкретных сотрудников.
• "Приходите позже" — зафиксируйте факт устного отказа, повторно подайте письменное заявление.
• "Зачем вам копия? У вас же есть оригинал" — поясните, что причина запроса не имеет значения, это ваше законное право.
• "Мы не можем выдать вам документы, так как вы судитесь с компанией" — такой отказ незаконен, право на получение документов не зависит от наличия трудового спора.

Если устные объяснения не помогают, переходите к формальной процедуре обжалования отказа:

1. Оформите письменное требование с указанием сроков предоставления документа, ссылками на нормы ТК РФ и предупреждением о возможных последствиях отказа.
2. Направьте жалобу руководителю организации (если отказ поступил от сотрудника отдела кадров).
3. При отсутствии реакции обратитесь в контролирующие органы в следующем порядке:
   • Государственная инспекция труда (можно подать жалобу онлайн через портал "Онлайнинспекция.рф")
   • Прокуратура по месту нахождения работодателя
   • Суд (заявление о выдаче судебного приказа или исковое заявление)

При обращении в контролирующие органы необходимо приложить доказательства обращения к работодателю:

• Копию заявления с отметкой о принятии
• Почтовое уведомление о вручении заявления (если оно направлялось по почте)
• Переписку по электронной почте (если запрос направлялся электронно)
• Аудиозапись разговора с отказом (если велась с предупреждением о записи)
• Показания свидетелей, присутствовавших при отказе

Важно понимать, что отказ в выдаче копии трудового договора может повлечь для работодателя серьёзные последствия:

• Административный штраф: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• При повторном нарушении: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей
• Выдача предписания об устранении нарушения
• Репутационные риски для компании

Помните, что настойчивость и знание своих прав — ключевые факторы успеха в получении необходимых документов. Большинство работодателей предпочитают выполнить требования закона после первого официального напоминания, чтобы избежать проверок и штрафов. ??

Где хранить и как использовать полученный трудовой договор

После получения трудового договора важно правильно его хранить и использовать. Это документ, который подтверждает ваши трудовые отношения и может понадобиться в различных жизненных ситуациях. ??

Рекомендации по хранению трудового договора:

• Храните оригинал в защищённом от влаги и прямого солнечного света месте (например, в папке с другими важными документами)
• Сделайте несколько копий для повседневного использования, чтобы не подвергать риску оригинал
• Отсканируйте договор и храните электронную копию на защищённом носителе или в облачном хранилище
• Рекомендуется хранить трудовой договор вместе с дополнительными соглашениями к нему и другими важными документами, связанными с работой
• Обновляйте копии при внесении изменений в трудовой договор

Трудовой договор может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Финансовые операции:
   • Оформление кредита или ипотеки
   • Получение налогового вычета
   • Открытие банковского счёта
2. Миграционные вопросы:
   • Оформление визы
   • Получение вида на жительство
   • Подтверждение статуса для иностранных граждан
3. Социальные гарантии:
   • Оформление пособий и выплат
   • Подтверждение стажа для пенсии
   • Получение социальных льгот
4. Юридическая защита:
   • Доказательство в трудовых спорах
   • Подтверждение условий труда при разногласиях
   • Обоснование требований при нарушении прав

Важно внимательно изучить содержание полученного трудового договора и проверить наличие в нём всех существенных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ. Особое внимание стоит обратить на:

• Точное наименование должности, специальности, профессии
• Условия оплаты труда (в том числе размер оклада, доплаты, надбавки)
• Режим рабочего времени и отдыха
• Компенсации за тяжёлую работу и работу с вредными условиями труда
• Условия об обязательном социальном страховании
• Срок действия договора (для срочных трудовых договоров)

Если при проверке вы обнаружите несоответствия между фактическими условиями труда и положениями договора, рекомендуется обсудить это с работодателем и инициировать внесение изменений путём подписания дополнительного соглашения. ??

Помните, что трудовой договор — это не просто формальность, а юридический документ, защищающий ваши права. Он определяет взаимоотношения между вами и работодателем, поэтому относитесь к его содержанию и хранению с должным вниманием. ??

Получение и правильное использование трудового договора — не просто формальность, а важный шаг в защите ваших трудовых прав. Знание законодательных норм и процедур даёт вам преимущество при взаимодействии с работодателем. Помните, что трудовой договор — ваш главный юридический инструмент для подтверждения условий работы, получения социальных гарантий и защиты в случае споров. Не откладывайте получение этого документа, если он отсутствует, и грамотно используйте свои права. Часто одного упоминания соответствующих статей ТК РФ достаточно, чтобы работодатель выполнил свои обязанности без дальнейших напоминаний.